公司文件号编制规定

皇 珈 叉 车 有 限 公 司

企 业 标 准 类 文 件 编 号 的 规 定

编号：RY-HO-1708-0001

编制：

审核：

批准：

2017-08-XX发布 一：目的

确保公司重要文件具有唯一的编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效的运转。

二：使用范围

适用于公司文件的编号和管理控制：

a.技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中的各类文件和资料。

b.其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等。

C.编号文件包括纸质文件和电子文件。

三：编号办法：

3.1公司名称约定：

公司全称为：皇珈叉车有限公司。

本组织简称：RY

3.2文件编号表示方法：

如： RY-HO-1708-0001-X

文件类别

流水识别号

日期识别号(年、月）

部门识别号（英文缩写）

本组织简称

3.3各部门英文缩写对照表：

部门 英文全称 缩写

总公司 Head Office HO

分公司 Branch Office BO

总务部 General Affairs Department GAD

采购部 Sourcing Department SD

技术部 Technolog Department TD

财务部 Financial Department FD

生产部 Productive Department PD

品质部 Quality Department QD

内销部 Domestic Sales Department DSD

外销部 External Selling Department ESD

3.4其他文件的编号：

3.4.1公司规章制度和管理文件：

WDL-ZH-2018-001

文件号编制规定

为规范公司文件管理，统一文件编制格式，现对公司内部文件编号方法作如下规定：

1、文件编号结构：公司名称代码+部门代码+年号+顺序号。

2、公司代码为公司名称拼音首字母（大写）组合而成，代码：WDL。

3、各部门代码由部门名称拼音首字母（大写）组合而成，如：

综合部代码：ZH；

财务部代码：CW；

工程部代码：GC；

成本合约部代码：CBHY；

营销部代码：YX；

拆迁部代码：CQ。

4、文件编号格式中的数字根据部门年份发文的数量（2018-001开始）

每年依次排序。

5、具体编排方法依次按照上述要求完成，如公司“成本合约部”

2018年发出第一份文件：WDL-CBHY-2018-001。

6、各部门须严格按照本规定进行文件编号的编制及管理，不得私自更改编制格式，如因工作需要，需要进行变更时，须提前告知综合部由其进行更改。

本规定由综合部负责解释

2018年8月11日

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-- 文件编号规定

1 公司码

本公司全称为“东莞市世城置业有限公司”，文件编号规定中的公司码取公司名称中“世城置业”的拼音开头的大写字母“SCZY”。

2 文件类别码

文件类别码取其英语的简称，即质量手册规定为“QM”，程序文件规定为“QP”，其他三级文件（工作指引与操作规程等）规定为“WI”，各质量记录用的表格或表单规定为“FM”。

文件级别 代 号 文件类型 备 注

一级文件 QM 质量手册 体系文件、管理制度、规定

二级文件 QP 程序文件、通用标准 企业内部标准、外来标准

三级文件 WI 工作指引或操作规程 检验规范、设备操作规范，工作文件、作业指导书

FM 质量记录用的表格

3.序号码

同要素文件的编制顺序，序号码取两位数，从01开始。

4.部门码

部门码按以下规定进行或取部门名称两个字的汉语拼音的声母组成：

部门 代码 部门 代码

设计工程部 SG 营销管理部 YX

审计法务部 SF 成本合约部 CB

开发报建部 KB 财务管理部 CW

行政人力部 XR

5.质量手册编号（一级文件）

质量手册的编码以“公司码-文件类别码”形式进行，即SCZY-QM --

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6.程序文件编号（二级文件）

程序文件的编号方式按“公司码--文件类别码--序号码”进行。

例如：《项目成本管理程序》的编号

SCZY-QP-01

序号码，文件编制顺序

文件类别码

公司码

7.工作指引或操作规程编号(三级文件)

三级文件的编号按“文件类别码-部门码-序号码”方式进行。

格式举例：

WI-CB-01

序号码，文件编制顺序，表示为该部门编制的第一份文件；

部门类别码，表示为成本合约部的文件；

文件特征码 ，表示为三级文件；

文件编号管理作业标准 文件编号 303Q001I

版本 01

编制部门 品质部

编制人

编制日期 2013.12.20

1目的

为促进质量及环境体系文件的管制需求，方便对文件的管理作业，确保体系运作过程中文件性能的有效发挥，确保各单位能迅速、正确地使用最新资料。

2适用范围

公司与ISO有关的所有体系文件。

3职责

3.1品质部：负责本作业标准的建立、维护与实施监督。

3.2相关部门：遵循本文件管理原则。

4定义

无

5作业流程

5.1各部门在制作体系文件时，需向档案室申请文件编号。

5.2档案室依据编号原则进行编号。

5.3文件编号法则

1 23 4 567 8

X-------XX-------X------XXX-------X

对内/外规范

流水号码

文件类别

部门代码

文件阶层

5.3.1文件阶层

0：暂行性文件；1：物册文件；2：程序文件（二级文件）；3：操作性文件（三级文件，包括作业标准、规范等）

5.3.2部门代码

01：生产技术组； 02：生产部； 03：品质部； 04：物料部； 05：财务部； 06：市场部；07：人力资源； 08：总务

5.3.3文件类别

Q：ISO9000文件；E：ISO14000文件；QE：ISO9000和ISO14000共用文件

5.3.4流水号码

共有三码，号码从001开始，以部门、文件阶层为前提，进行累计编号。