公司文件号编制规定

文件编号管理作业标准 文件编号 303Q001I

版本 01

编制部门 品质部

编制人

编制日期 2013.12.20

1目的

为促进质量及环境体系文件的管制需求，方便对文件的管理作业，确保体系运作过程中文件性能的有效发挥，确保各单位能迅速、正确地使用最新资料。

2适用范围

公司与ISO有关的所有体系文件。

3职责

3.1品质部：负责本作业标准的建立、维护与实施监督。

3.2相关部门：遵循本文件管理原则。

4定义

无

5作业流程

5.1各部门在制作体系文件时，需向档案室申请文件编号。

5.2档案室依据编号原则进行编号。

5.3文件编号法则

1 23 4 567 8

X-------XX-------X------XXX-------X

对内/外规范

流水号码

文件类别

部门代码

文件阶层

5.3.1文件阶层

0：暂行性文件；1：物册文件；2：程序文件（二级文件）；3：操作性文件（三级文件，包括作业标准、规范等）

5.3.2部门代码

01：生产技术组； 02：生产部； 03：品质部； 04：物料部； 05：财务部； 06：市场部；07：人力资源； 08：总务

5.3.3文件类别

Q：ISO9000文件；E：ISO14000文件；QE：ISO9000和ISO14000共用文件

5.3.4流水号码

共有三码，号码从001开始，以部门、文件阶层为前提，进行累计编号。

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红河千山生物工程有限公司

标准管理程序

1 目的

制订文件的系统编号、版本号，以便于识别、控制及追踪。

2 适用范围

适用于本公司内所有文件。

3 职责

公司文件起草、修订负责文件的编号、版本号。

4 程序内容

4.1 文件的编号格式：

文件类别+分类代号+文件序号

4。1.1 文件类别按文件性质分为三类，用英文缩写表示。即：

标准管理程序: SMP

标准操作规程： SOP

专用技术标准: QS

4.1。2 分类代号

分类代号的组成，文件分类名称的前两个字的汉语拼音第一个字母大写+用2位数字代表的细分类别的顺序号。

4.1.3 文件序号

用两位数字表示.

4。2 文件版本号格式

4。2.4文件版本号代表文件的变更情况，以便对文件的任何变更进行记录追踪,用一个字母“B”加两位数字表示。

例如: B00—表示该程序为新起草的程序。

B01—表示该程序为第一次修订后的版本.

B02-表示该程序为第二次修订后的版本。 颁发部门：

质量管理部 标 题：

文件编号、版本号编制程序 颁发日期：

年 月 日

编号及修订号：

SMP—WJ01-02 生效日期：

年 月 日

编写人： 审核人： 批准人:

编写日期: 年 月 日 审核日期： 年 月 日 批准日期： 年 月 日

分发部门：公司各部门 文件版本号：B00 页码：2/4以此类推。

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文件编写及管理规范标准

1 目的

为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。

2 范围

本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。

3 职责

3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。

3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。

4 定义

本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。

5 管理规定

5.1 管理制度类文件（除财务类）：

5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。

5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。

编号规则 文件的命名 编排样式

由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年代号”组成。

例：本标准《文件编写及管理规范标准》编号为：Q/PRG-MDF-21-2019。 采用“编号+文件名”组合的方式予以命名，例：Q/PRG-MDF-21-2019文件编写及管理规范标准。 参见附件1。

具体明确规定制度文件的内容框架、页面设置、字体规范等。

备注：

1、 各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部存档管理。

2、 编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q”为企业标准代号；②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之间以斜线“/”分开；③“G”为标准分类号；④“MDF”为公司标准代号，即“###”（若是“###”的文件，则以“HSH”表示）；⑤“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2019”表示本规范标准编制的批准年代号，即2019年。

XXX有限公司

文件编码规则

QWXX-XX-001

编制：

审核：

批准：

执行日期:

XXX有限公司

文件编码规则

QWXX-ZB-001

1. 目的

为对产品质量体系所涉及的文件实施有效的控制，确保在使用处可获得适用文件的有效版本，特制定本办法。

2范围

质量手册，程序文件，管理办法和记录表格。

3职责

质量管理处负责管理文件编码规则的制定，各部门负责按照文件编码规则的执行。

4 内容

4.1 文件编码方法

4.1.1质量手册：

QM-XX-XXXX

手册年代“2007”

公司名称的汉语拼音首字母大写

QM代表质量手册

4.1.2程序文件

QPXX/□-□□-01

程序文件编号从01开始，顺序编号

程序文件所在标准章节号

程序文件类型

QP代表程序文件，XX代表XX公司

4.1.3管理办法、规范类：

QWXY-□□-01

部门文件编号从01开始，顺序编号

文件所属部门代码

QW代表三级文件，XX代表XX公司

4.1.4管理表格记录

QR- □□- □□□

记录表格编号从001开始，顺序编号

记录表格所属部门代码