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接待手册范本目录第一篇总则第一节定义第二节职责第二篇常规接待工作第一章接待参考标准第一节一级接待第二节二级接待第三节三级接待第二章接待程序第一节来访信息确认第二节领导评估第三节前期策划及准备第四节接待组织实施第五节接待后期工作第三章接待原则及注意事项第一节接待基本原则第二节座次原则第三节接待人员注意事项附录: 接待常用模板模版1：来访预约单模版2：参观场所放行、拍摄申请模板3：铭牌模板4：欢迎牌模报5：接待检查清单模板6：领导版接待安排表模板7：工作人员版接待安排表前言接待工作是外部联系的“窗口”，内部沟通的“桥梁”。
对于企业而言，接待工作就是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影，更重要的是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向的经济、技术合作等都有着重要意义和深远影响。
本文所述的我司接待工作，主要是指我司各部门对政府部门、业务监管部门、客户、供应商、投资机构及投资者、业务合作伙伴等单位或个人来访公司所开展的一系列活动。
主要包括会务、参观、招待等。
但不包括外部合作单位派驻公司跟踪业务、外单位常驻公司人员以及公司内部各单位安排的参观、访问活动等。
随着公司的发展壮大和知名度的提升，外部来访数量越来越多，级别也越来越高，而公司目前接待工作，组织、安排相对而言随意性、变动性很大，无具体可遵循的接待标准，接待信息传递以及具体接待安排效率较低，接待档案的建立和维护等诸多后续环节并不系统和完善。
为了建立企业接待标准，进一步完善和规范公司接待工作，合理调配接待资源，使公司接待工作有章可依、有度可依，特编写此《接待手册》。
本手册主要内容有：接待流程、接待标准、接待原则及注意事项、接待常用资料模板等。
本手册内容还将不断完善、丰富，后续集团公司所有接待需参照手册中的标准实施。
由于第一次编写和发布，不足之处在所难免，恳请广大领导、同事批评、指正。
第一篇总则第一节定义一、接待主管部门，指负责公司接待体系建设与管理的部门。
二、接待组织部门，指根据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责的部门。
接待工作指引与操作手册第一章接待工作总则一、接待工作的目的和意义接待工作也是生产力。
通过热情、周到、细致的接待工作，可以树立平安优秀的品牌形象，保持和外顺的交往关系，促进长期稳定的业务开展。
二、接待工作的原则和要求〔一〕接待工作的原则诚恳热情、以礼相待宾客至上、细致周到认真负责、有始有终外有别、讲效对口接待、分工负责遵守纪律、严守〔二〕接待工作的要求1.接待工作标准化同一层面〔集团总部层面、子公司总部层面、子公司各二级机构层面等等〕的接待工作应实现资源配置、效劳模式和操作流程的标准化和一致性，不得由于地域差异而出现执行标准差异的情况。
2.接待工作流程化接待工作必须流程化、规化。
接待过程的每一个步骤都应经过细致的考虑和周密的部署，做到事前有准备，接待有步骤，完毕有反应。
〔接待标准化流程见第二章〕3.接待工作责任制各单位分管行政的班子成员〔及以上领导〕为本单位的接待工作总负责人和总协调人；各单位办公室〔行政部门〕主持工作的领导为接待责任人；各单位还应根据实际情况，培养和配备专〔兼〕职接待联络员，负责落实具体接待事宜。
三、接待分类根据来访单位和人员的性质、级别及办理业务的种类等，接待分为不同的种类。
不同的接待种类，应提供不同的接待效劳。
接待工作按照对象划分，可分为部接待〔包括上级单位、同级单位、下级单位等〕、外部接待〔包括政府及监管部门、同业、客户、合作单位等〕。
按照容划分，可分为指导检查类、参观交流类、媒体来访类、活动会议类等。
按照应对情况划分，可分为预约接待、突发来访等。
为了规接待分类，平安系统通行的接待分类标准为接待的重要性。
根据重要性不同，可分为以下四类接待：1.一类接待：政府及监管部门指导和视察工作、VIP客户来访、行业外友好单位工作交流等由本单位高层领导〔集团层面为执委会执委层以上、子公司总部层面为班子成员、二级机构为一把手〕参与的高端接待。
2.二类接待：即以各职能部门对口接待的外部业务洽谈、参观会晤及平安系统相关单位之间的交流参观等。
一、主会场会务责任人职责（辣爸当家）（一）会议前1、打印纸质版会议资料—秘书部统一负责（1）会议资料包含会议通知、会议议程表、请假人员名单、各专题会议发言资料）。
（2）董事长资料用单面打印，其他领导资料一般为双面打印；（3）各专题会议发言资料只为董事长打印。
2、资料拷贝（人员A或B）拷贝会议资料电子版，携带U盘及会议资料、电脑提前30分钟到达会议室。
如为各中心自行拷贝会议资料需提前沟通、催促尽快拷贝到位。
3、会议室现场会务工作（人员A）（1）将会议资料纸质版（会议通知、会议议程表、请假人员名单、各专题会议发言资料）用文件夹封装放置于对应总裁办高管的会议桌上。
（2）将会议资料电子版拷贝到发言席及会议纪要人员的电脑中，并提前试播发言席电脑的PPT内容（尤其注意播放各种文件链接），确保播放正常。
（3）确认主会场设备、其他物料（如投影仪、桌椅、茶水等）准备到位。
（4）控制主会场人员到位情况，并协助引导。
确保参会人员提前10分钟全部到位。
如果有人员未及时到达，及时联系各高管/总部办负责人。
（5）记录下当日主会场人员到场情况，如有临时请假做好记录。
4、各地公司视频上线情况控制（人员B）（1）与信息人员及各地总经办沟通，确保各地提前10分钟视频连接完毕，会前五分钟各地会议室参会人员应在会议室就坐等待会议开始。
（2）配合集团办人员做好各地视频镜头的调整。
如遇到视频镜头不归整、会议没有开灯、话筒未关闭等情况，立即要求集团联系当地做调整。
对于发现各地着装不整齐的情况，联系大区总经办立即调整。
（3）会议开始后，告之信息总部视频在35个大区之间轮巡。
（二）会议中主会场现场（人员A ）1、维持主会场会场纪律，不允许睡觉、玩手机、随意离场等情况出现。
2、现场录音，并在会议结束后将会议现场录音拷贝予会议纪要秘书，拷贝完毕后清空。
3、结合会议状况，现场与会议中心人员调节灯光、空调等设备。
4、关注主会场领导的需求，及时给予帮助。
公司企业商务接待流程手册公司政府商务接待工作流程手册第一章接待工作总则一、目的接待也是生产力。
为梳理公司良好形象，做好政务接待,现规范接待流程。
二、原则统一协调，对口接待，有序安排，信息反馈及时，周到贴心。
三、范围接待事务适用于公司日常工作中为开展各项业务经营及其他活动而发生的接待，如出访、参观交流、商务洽谈等。
四、职责总裁办：为公司接待工作的归口执行部门。
负责信息归口整理，统筹接待及信息协调各部门。
行政部门：为公司接待的副职部门。
负责参观考察路线的踩点及用餐、住宿的预定。
媒体中心:为公司接待的宣传部门。
负责为公司做好媒体宣传，文字报道。
五、类别为了规范接待分类，科技公司接待分类标准为接待的重要性。
贵宾级别：国家、省、市重要领导，或院士、国家级影响力，对公司经营发展有重大推进作用；由总裁办主导，各相关部门协同完成。
嘉宾级别：有一定影响力，主要合作伙伴；总裁办协同资源，由受访人主导完成。
一般级:一般商务参观考察；由受访者主导。
对于一些重要的对外接待，必要时可以请求上级单位或领导支持。
六、接待工作要求：1. 接待流程化所有接待需上报总裁办，由总裁办统一安排资源配置及服务规格。
行政部门中心提供车辆、住宿、用餐的预定保障工作。
市场部门门提供接待所需的材料。
2. 接待工作工作责任制总裁办负责接待中的会场准备、信息收集反馈、人员姓名、职位信息、来访目的、材料准备等前期工作及内部资源协调。
行政部门中心负责接待中可能存在的车辆安排、住宿准备、用餐预定、会场的设备保障等。
媒体中心负责接收摄影、宣传、报道的全过程。
七、接待分类标准化根据来访单位和人员的性质、级别等，接待分为不同的种类。
不同种类提供不同的接待服务。
接待工作按照对象划分，分为内部接待（上级单位、同级单位、下级单位等）、外部接待（政府及监管部门、合作单位、有国家影响力的嘉宾等）接待工作按照内容划分，分为指导检查类、参观交流类、媒体采访类、活动会议类等。
按照应对情况划分，可分为预约接待、突发来访等。
会务接待操作手册第一章：引言1.1 目的会务接待操作手册旨在提供一套全面的指南，帮助会务接待人员有效地组织和管理各类会议、活动和接待工作。
1.2 适用范围本手册适用于各类企事业单位的会务接待人员，包括但不限于企业年会、学术研讨会、培训活动、新闻发布会等。
1.3 术语定义- 会务接待人员：指专门负责组织和管理会议、活动和接待工作的工作人员。
- 会务接待项目：指会议、活动和接待中需要组织和安排的各项事宜。
- 会务接待计划：指会议、活动和接待的详细安排和执行计划。
第二章：前期准备2.1 会务接待项目分析在正式筹备会议、活动和接待之前，会务接待人员需要对接待项目进行分析，包括目的、规模、预算、时间等方面的考虑。
2.2 制定会务接待计划根据会务接待项目的分析结果，会务接待人员需要制定详细的会务接待计划，包括日程安排、场地预订、物资采购等事宜。
2.3 确定参会人员名单根据会议、活动和接待的性质，会务接待人员需要确定参会人员的名单，并进行邀请和确认工作。
第三章：组织与安排3.1 场地预订根据会务接待计划，会务接待人员需要提前预订适当的场地，确保会议、活动和接待的顺利进行。
3.2 确定流程和仪式根据会务接待计划和会议、活动和接待的性质，会务接待人员需要确定相应的流程和仪式安排。
3.3 物资采购和布置会务接待人员需要根据会务接待计划预先进行物资采购和布置，确保会议、活动和接待所需的设施、设备和材料。
第四章：执行与监督4.1 参会人员接待会务接待人员需要准时到达接待场地，根据会务接待计划开展参会人员接待工作，包括签到、发放会议资料等。
4.2 会议秩序和安排会务接待人员需要确保会议、活动和接待的秩序和安排，保持现场的整洁和安静，提供必要的支持和协助。
4.3 物资管理和维护会务接待人员需要对所采购和布置的物资进行管理和维护，包括设备的调试和维修、场地的清洁和整理等。
第五章：后期总结5.1 总结与反馈会务接待结束后，会务接待人员需要及时总结工作经验和教训，提出改进意见，并向主管部门提交总结报告。
公司商务接待管理手册一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、严格标准，统一管理”的原则制定本手册二、范围本手册适用于公司和相关部门各种接待工作。
三、管理办公室为公司接待工作的归口管理部门，负责日常接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。
四、计划与准备、办公室在接到接待通知后，应了解相关基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、目的和要求等，在此基础上确定接待标准进行接待；、重要接待及会议接待需拟定计划和日程安排表，上报公司领导批准后实施接待；、按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所；、按照接待计划布置、准备各项接待工作；、检查、落实、督促各项接待工作的实施情况；、准备应急预案。
五、商务接待流程（附件）六、接待服务操作细则（附件）七、商务接待标准（附件）八、接待礼仪：、仪表：面容清洁，衣着得体。
、举止：稳重端庄，从容大方。
、言语：语气温和、礼貌文雅。
、态度：诚恳热情，不卑不亢。
、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
九、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息提交有关部门领导。
十、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
接待工作应知应会手册一、办公室礼仪守则第一条职工必须仪表端庄、整洁。
详细规定是： 1.头发：职工头发要常常清洗，保持清洁，男性职工头发不合适太长。
2.指甲：指甲不能太长，应常常注意修剪。
女性职工涂指甲油要尽量用淡色。
3.胡子：胡子不能太长，应常常修剪。
4.口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5.化妆：女性职工化妆应给人清洁健康旳印象，不能浓妆艳抹，不合适用香味浓烈旳香水。
第二条工作场所旳服装应清洁、以便，不追求修饰。
详细规定是： 1.衬衫：无论是什么颜色，衬衫旳领子与袖口不得污秽。
2.领带：外出前或要在众人面前出现时，应配戴领带，并注意与西装、衬衫颜色相配。
领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。
3.鞋子：鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子旳鞋。
4.服装：女性职工要保持服装淡雅得体，不得过度华丽。
职工工作时不合适穿大衣或过度雍肿旳服装。
第三条在公众场所职工应保持优雅旳姿势和动作。
详细规定是： 1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微向下，使人看清你旳面孔。
两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。
会见客人或出席典礼站立场所，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。
2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。
要移动椅子旳位置时，应先把椅子放在应放旳地方，然后再坐。
3.礼貌：与同事相遇应点头行礼体现致意。
4.握手：握手时用一般站姿，并目视对方眼睛。
握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。
伸手时同性间应先向地位低或年龄轻旳伸手，异性间应先向男方伸手。
5.出入房间旳礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。
进入后，回手关门，不能大力、粗暴。
进入房间后，如对方正在发言，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要看住机会。
并且要说：“对不起，打断您们旳谈话”。
6.递交物件：递交物件时，如递文献等，要把正面、文字对着对方旳方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方轻易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。
会务接待手册2015年 5月目录一、手册说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3二、有关会议的说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3三、会议程序⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5会前工作（按顺序） (5)议题及参会人员范围的确定 (5)会议场所的选定 (5)会议通知的起草 (5)申报会议预算 (5)人员确认 (5)设备准备（常用，根据不同会议及实际情况进行调整） (5)预定 (6)车辆安排 (6)起草会务组工作安排表 (6)会务宣传品的制作 (6)食品的采买 (6)指导服务员的工作 (6)会中工作（按顺序） (7)会议室保障 (7)汇报人员的保障 (7)用餐的保障 (7)住宿的保障 (8)会后工作（按顺序） (8)离会车辆安排 (8)退房 (8)设备整理 (8)结账 (8)设备归还 (8)费用报销 (8)会务总结 (8)四、注意事项⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8附件：附件一：会议通知样式 (10)附件二：会务通知样式 (11)附件三：会议预算 / 结算清单样式 (14)附件四：会务分工明细表 (15)附件五：会议签到表 (17)一、手册说明《会务接待手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前、会中、会后）及注意事项，以便于会务人员掌握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务保障工作。
二、有关会议的说明1.适用范围：本手册所指会议是指公司或部门牵头组织的各类会议。
2.会议通知应包括以下几项内容：3.会议目的：明确说明举行此次会议要达到的效果；4.会议时间：应包括会议的开始时间和结束时间；5.会议地点：会议地点应明确标出，如果会议地点在公司外部，与会人员并不熟悉，会议通知中应附上会议地点示意图；6.会议议程：根据会议内容不同，可分为汇报、通报、研讨等内容。
每项会议议程应列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单。
组织会议人员在确定与会人员时，应在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会，努力做到既不因某人的缺席影响会议效果，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常工作。
接待工作标准化手册接待工作标准化手册第一章：接待工作基本知识和原则1.1 接待工作的定义和重要性接待工作是指对来访客人进行服务和照顾的工作。
接待工作的质量和效果直接影响到客人的满意度和对机构的印象，因此非常重要。
1.2 接待工作的基本原则1) 服务至上：以客人的需求和满意度为中心，提供优质的服务。
2) 主动热情：积极主动地向客人提供帮助和信息，表现出亲切友好的态度。
3) 高效专业：快速并准确地处理来访客人的需求，具备良好的专业知识和技巧。
4) 保密可靠：对客人的个人信息和隐私进行保密，并提供可靠的服务。
5) 团队协作：与其他工作人员团结合作，共同完成接待工作。
第二章：接待工作流程管理2.1 接待工作的流程1) 接待前准备：根据预约情况和客人需求，提前做好接待工作的准备。
2) 客人接待：热情接待客人，了解客人的需求并提供相应的服务。
3) 安排行程：根据客人的要求和时间安排客人的行程安排。
4) 接送服务：在客人到达和离开时提供接送服务。
5) 客人离开：送客人离开，并记录客人的反馈和建议。
2.2 接待工作的角色和职责1) 接待员：负责接待客人，提供相关服务和信息。
2) 导游：提供关于目的地的导游服务，给客人提供相关信息。
3) 司机：负责接送客人，保证客人的安全和舒适。
2.3 接待工作的沟通技巧1) 辨认客人需求：通过倾听和观察客人的需求，准确理解并满足需求。
2) 语言表达：使用简明清晰的语言与客人进行沟通，避免使用太过专业的术语。
3) 姿态和表情：通过微笑和友好的姿态表达热情和专业。
第三章：接待工作的标准操作流程3.1 客人接待流程1) 根据预约情况，提前了解客人的信息和需求。
2) 提前准备好接待区域的设施和文件，确保整洁和有序。
3) 热情接待客人，主动问候并介绍自己的身份和工作职责。
4) 主动询问客人的需求，并提供相应的服务和信息。
5) 如果需要，安排客人的行程安排和目的地导游。
6) 当客人离开时，送客人并询问客人的满意度和建议。
XX****XX会务接待工作手册目录第一章接待工作2一、接待工作基本要素2二、准备3三、交通7四、会谈8五、参观9六、住宿10七、餐饮10第二章会务工作13一、准备13二、材料13三、食宿14四、交通14五、场地15六、其他18七、会务工作中一些注意事项19第一章接待工作接待工作是展示****风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成各项业务工作的重要组成部分。
接待工作一般都具有较严格的计划性，但有时也会有突发和易变的特点，这就要求接待部门的工作既热情周到，耐心细致，又有条不紊，井然有序。
同时，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司的有关规定。
一、接待工作基本要素接待工作主要应注意5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（怎样做）和Where（什么地方）。
1、What（事由）首先应了解客人来访的目的。
这是接待工作的基础，因为随后一切工作都必须依此而进行，通常包括以下几种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。
2、When（时间）这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。
3、Who（人员）人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、XX、身份（职务、级别等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。
同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高领导。
4、How（方式）方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。
不同的事由将决定接待地点的选取和布置。
5、Where（地点）地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。
来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。
例如：举行大会或典礼，当级别较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前小憩和见面。
所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到既能融洽交流又相对宽松的效果。
另外，就近原则也是要考虑的因素，使会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。
二、准备接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够顺利进行的基础。
准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格；制定接待计划等方面。
（一）确认来访信息来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。
在接到接待任务后，首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面：1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员XX、身份（职务、级别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯）、随行联系人及联系方式等。
2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方式及班次、是否需要订房、订票、接送等。
此外，还应告知来宾我方接待人员的XX、联系方式等信息，便于双方的沟通和信息的及时更新。
联系时要注意复述关键信息，如人名、、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确。
（二）补充相关信息由来宾方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圆满完成。
因此，接待人员要根据已知情况扩展信息。
1、来访单位的情况：包括来访单位的概况、特色和所处地区的概况等。
这些信息摘录、整理、打印后分送参与接待的主要领导和工作人员。
2、重要来宾的主要经历：来宾地位尊贵，需要进行一对一的接待时。
接待人员应了解嘉宾的个人信息，包括个人资料、主要经历等。
这样才能在接待中做好细节工作，使彼此心情愉悦。
（三）规格定位接待工作中，规格定位是一个非常重要的环节。
在掌握有关信息后，主要依据来访人员情况、时间与目的，及时向主管领导汇报，确定我方接待规格及参与人员，并制定接待计划。
一般来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。
1、对等接待，这是最常见的接待规格，指我方出面接待的领导和客人的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。
2、高格接待，是指我方出面接待的领导比客人职务高而采取的一种接待形式。
3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取的一种接待形式。
在接待工作的准备中，只有对接待规格做出正确的定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，如何安排车辆和行程，从而完成接待计划。
（四）制定计划制定计划是接待工作的重点之一。
尤其是重要来宾来访，应及时向主管领导和有关同志汇报，听取领导对接待工作的安排意见，同时召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、经费开支、活动方式、日程安排、接待规格、接待地点、汇报内容、参观路线、后勤保障、宣传报导等方面做出准确、恰当的部署，确保接待计划顺利实施。
制定计划可通过填写《接待事务安排表》使计划完整和详细，其中的关键内容包括以下三方面：1、物质准备，包括：住宿安排、用餐安排、会谈地点、参观点、接待用车和有关文字材料等。
2、参加人员，根据对方来访目的、活动需要来确定，其中的重点是落实我方出面接待的最高领导。
3、资金准备，适量的接待经费是必不可少的。
附：接待事务安排表填表时间：（五）检查准备准备工作完成后，应从头到尾将整个接待计划梳理一遍，查漏补缺。
主要关注整个接待流程安排是否合理、是否遗漏某个环节等，确保每个环节应出席的人员和需要的物资都已落实。
提前半天或一天须再次落实人员、地点、车辆和经费等的准备情况。
三、迎送（一）车辆安排无论是接机接站，还是来宾到达后的座谈参观，车辆安排都是不可或缺的部分，在进行准备工作时应尽早落实。
所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。
在保证车辆交通安全基础上，兼顾乘车者舒适度和临时增加人员乘车空位等问题。
在接待重要领导时，一般应为其单独安排一辆小车。
工作人员应及早落实车型、车牌、司机XX和手机，并提前与司机本人确认，保证本次出车的时间、地点准确。
除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员的，以便出现突发情况时可以快速做出调整，及时解决问题。
（二）机场接待若对方要求我方接机，首先要确认对方的人数、航班号、起飞时间和随行联系人。
接待人员要提前落实航班到达时间，并及时更新航班信息，安排好接机车辆，制作接站牌。
接到来宾后，应热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。
待来宾到齐、行李件数确认后，接待人员应尽快带领来宾返回。
如重要贵宾，接待人员可以提前联系机场，申请贵宾通道并提前到达贵宾厅，交费办理接机手续等。
接到贵宾后可询问贵宾是否需要稍事休息再上车。
（三）火车站接待接待人员应提前落实接站车辆和制作接站牌，并在出发前致电来访方的随行联系人，确认火车是否正点运行，告知对方自己将在何处等候。
若对方身份比较尊贵，则需提前办理相关手续，到站台迎接。
接到来宾后，接待人员要热情主动地自我介绍，帮助来宾拿行李。
接待人员应提醒来宾注意保管好行李和随身物品，并尽快引领来宾离开火车站广场，返回。
（四）来宾自驾车来宾自行驾车来到公司。
接待人员要提前与来宾约定好时间和下车地点，向来宾清晰介绍公司的地理位置和行车路线。
当日，接待人员应提前致电来访方的联系人，询问对方位置，再次确认下车地点并表明自己将在那里等候。
如有需要，还应邀请出席接待的领导一同前往等候。
（五）送行应尽早了解对方离开的日期时间和交通工具，据此安排有关领导和车辆为客人送行。
四、会谈（一）会谈的前期准备工作首先，接待人员根据对方的来访要求确定会谈时间和内容，并请相关人员出席；根据会谈的规格和出席人数尽早预定会谈场地。
随后，接待人员将拟定的接待计划及相关资料分送相关领导和出席人员。
重要会谈，还应准备多媒体设备，制作领导名牌，注意领导排位。
若有需要，还要联系相关新闻媒体进行报道，请专人负责会议记录。
（二）会谈当天的准备工作当天，接待人员应提前检查会场的布置情况。
保证会场整齐干净，有足够的座椅，有工作人员倒茶。
如有需要，还要调试多媒体设备，摆放领导XX座位牌和鲜花。
如有媒体参与，还应特意为媒体准备一份介绍会谈概况的新闻稿。
（三）会谈接待人员将来宾引领至会谈地点后，先进行主客之间的相互介绍。
按照礼仪，应先把宾客介绍给主人，再把主人介绍给宾客。
会谈期间，接待人员应坐在出入方便的位置，根据领导和来宾的需要随时提供服务。
接待人员应注意会谈的节奏，如需要，委婉地提醒相关人员把握时间。
（四）会谈结束会谈结束，接待人员应注意清理会场的工作，如回收会议资料；领导XX座位牌；与相关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。
如有需要，尽快整理完成会议纪要，及时传递给与会人员。
五、参观根据来宾的要求及公司的实际情况，可安排一些参观活动。
根据来访者的不同要求来选择。
如果对方想了解XX的历史文化，一般可选择陈家祠、南越王墓博物馆、XX纪念堂等具有XX地方特色的景点；若对方希望参观XX市区、购买XX特产，则可以选择天河城广场、路步行街等商业区。
来宾要求进行校外参观时，接待人员可根据具体情况决定是否需要全程陪同。
如果需要陪同，应事先策划好参观路线，收集要参观景点或地区的有关信息，届时为来宾介绍。
同时还要安排车辆，预留经费，在车上准备充足的饮水，还应根据天气情况准备雨伞。
如果来宾自行参观游览，接待人员也应该向来宾提供充足的信息，包括天气状况、景点概况及特色、周围交通情况等。
六、住宿来宾如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。
视来宾情况可在房间里准备适量的水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介。
接待人员将来宾送至宾馆后，应清楚的告知对方随后的日程安排及下次见面的时间地点。
如有需要，接待人员可要求宾馆提供“早上叫醒”服务，以免延误时间。
如果来宾迟到，接待人员应拨打房间，向来宾询问情况。
切忌直接到对方房间外敲门。
七、餐饮餐饮宴请是接待工作中很常见的环节。
接待餐饮的主要原则为：节俭大方、具有地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食爱好，避免铺X浪费。
（一）确定宴请规格和形式宴请的规格，以宴请目的和主要宾客的身份地位而定。
宴请形式的确定要参考宴请的缘由、被邀请主宾的职务身份及宴请对象的饮食习惯而定，例如是采用中餐还是西餐，以酒会还是茶会方式举办等。
（二）确定宴请地点确定宴请地点应遵循以下原则：与宴请目的、性质和主宾的身份地位相适应；能够充分表达对客人的敬意；同时交通便利、环境优雅、菜肴精美、价格合理、服务到位。
接待人员应准备好经费和车辆。
接待人员应根据就餐人数提前预定进餐地点，用餐房间或席位，并预留余地。
提前将用餐的时间和地点通知有关参加人员，举行正式宴请应发请柬。
若是级别较高的宴请，还需制作领导XX座位牌，考虑桌次安排、领导排位等工作。
（三）现场布置若较正式的宴请，工作人员应提前到场进行布置。
其具体工作内容有：在餐厅门口设立欢迎指示牌，调试灯光音响等设备，如重要宴请，应布置领导致辞稿；席位的分配和摆放；领导桌座位排位。
现场布置应庄重大方，可适当点缀鲜花。
（四）中餐宴请1、点菜：接待人员应提前联系餐厅，确定菜单。
