某电力公司档案管理规范

前言1、本标准是根据《建设一流供电企业考核标准》的要求，为了加强对公司企业档案工作的管理而制定。

2、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会办公室提出。

3、本标准起草人：4、本标准审核人：5、本标准审定人：6、本标准批准人：7、本标准由湖北丹江电力股份有限公司标准化委员会负责解释。

目次前言 (1)目次 (2)1 适用范围 (2)2 引用标准 (3)3 管理职能 (3)4 管理内容与要求 (4)5 检查与考核 (10)附：企业档案分类表 (10)1 适用范围1.1本标准规定了公司企业档案管理的职能、管理内容与要求、检查与考核。

1.2 本标准适用于公司及各基层单位的档案管理。

2 引用标准能源部《电力工业企业档案分类规则供电企业档案分类表》国家档案局《文书档案保管期限表》国家档案局、国家计委《基本建设资料管理暂行规定》国家档案局、国家经委、国家计委《国营企业档案管理暂行规定》国家档案局《企业档案工作目标管理办法》3 管理职能3.1 总经理工作部（公司办公室）是公司档案管理的归口管理部门，设档案专责负责公司档案的日常管理工作。

3.2 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的各项方针、政策，负责组织制定企业档案管理的实施细则。

3.3 负责企业文书、会计、科技、声像等档案及资料的管理工作。

3.4 研究企业档案工作规律，制定档案工作计划、方案。

3.5 对基层单位的档案工作实行指导和监督，开展业务培训工作。

3.6负责组织企业档案目标管理工作，使档案管理达到与企业管理相适应的水平。

3.7企业档案实行集中统一管理，维护档案的完整与安全，为公司生产经营、建设和科学研究服务。

4 管理内容与要求4.1 归档管理4.1.1 在工作中形成的具有保存价值的文件材料（含文字、声音、图像、电子等各种特殊载体材料），都应当及时归档。

凡属应归档的文件材料，各有关部室应按公司制定的企业档案归档范围，由兼职档案员收集齐全、完整、准确，并进行整理，于第二年一季度前按照归档要求移交到综合档案室集中统一管理。

4.1.2 企业生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含各种特殊载体材料），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责收集、整理，工作完结后立即交综合档案室科技档案人员存档。

4.1.3 科技档案人员必须参加重要设备开箱、工程竣工验收、科研成果鉴定和有关生产技术会议。

4.2 归档的文件材料必须齐全、完整、准确。

4.2.1 归档的文件材料必须准确地反映本企业生产、科研、基建和经营管理等方面的情况。

4.2.2 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

4.3 归档范围和管理期限归档范围、立卷类目，保管期限主要参照原能源部《电力工业企业档案分类规则供电档案分类表》、国家档案局《文书档案保管期限表》，结合公司实际情况制定。

附：公司档案归档范围、立卷类目、保管期限表。

4.4 档案分类公司档案根据其形成特点分为十大类。

即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、生产调度、科学技术研究、基本建设、设备仪器，共设十个一级类目，其类名、代号见附表。

4.5 编制档案总目录、档案分目录、底图目录和案卷目录工作。

4.6 档案保管4.6.1 接收档案必须认真验收，并填好移交清册。

4.6.2 档案要专柜存放，排架要科学，便于查找。

4.6.3 底图除修改、送晒外，不得外借。

修改后的底图入库要认真检查其修改、补充等情况。

底图存放以平放为宜。

4.6.4 胶片、照片、磁带的保管，要有特制的密封盘，按编号顺序排列在专用柜内，库房应符合规定的要求。

4.6.5 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。

对破坏和载体变质的档案，要及时进行修被和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要填写清楚。

4.6.6 档案库房的要求：库房必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

4.7 图纸的修改、补充4.7.1 修改已归档的图纸，要有经分管领导批准的图纸修改、补充通知单。

4.7.2 修改内容较小时，可直接在图面上“杠改”、“括改”或者发送“变更通知单”，“杠改”、“括改”时应在修改处标注“修改标记”。

4.7.3 修改内容较多时，应绘制新图代替，原来的图纸作废。

采用新图纸列入原图纸目录，并注明所代替的原图图号。

作废的图纸应注明新图纸的编号，根据需要另行保管。

4.7.4 整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。

原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

4.8 档案鉴定4.8.1 要根据国家和有关部门的规定，根据本公司制定的档案保管期限表，开展鉴定工作，由档案鉴定小组每年进行一次鉴定。

4.8.1.1 对有长远利用价值的档案应永久保存。

4.8.1.2 对在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。

4.8.1.3 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4.8.2 鉴定工作要由有公司分管领导、各专业部门负责人、专业技术人员和档案人员参加鉴定小组，直接对档案进行鉴定。

每项鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定时间。

4.8.3 鉴定工作在每年四月份进行。

4.8.4 档案通过鉴定，要求达到规定保管期限标准，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，负责档案工作的公司分管领导，应及时责成有关部门的人员负责修改补充。

对定期和已超过保管期限的档案进行鉴定，应提出存毁意见。

4.8.5 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。

销毁前要编制清册，提出销毁报告，经公司分管领导审批并报送有关档案管理机关备案，销毁档案时，要严格执行保密规定，指定专人监督，监销人应在销毁清册上签字。

4.9 档案统计4.9.1 档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

4.9.2 要搞好档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果统计。

4.10 档案管理现代化要把档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑，要逐步应用以计算机为主，包括办公自动化等现代管理手段。

4.11 档案借阅4.11.1 严格履行档案借阅登记手续，并在借阅卡上填写借阅者单位、姓名、借阅目的、借阅时间等。

4.11.2 外单位查阅档案除持正式介绍信外，还须公司分管领导审批后方可查阅。

4.11.3 确因工作急需或其他特殊情况需将档案借出档案室，必须经公司分管领导批准，孤本档案原则上不外借。

借阅档案一般不得超过一个星期，确需延长时，应办理续借手续，借阅份数每人每次不得超过三份。

4.11.4 维护档案的完整和安全，所借档案不得转借或私自影印、复制、拆散、调换、涂写和污损，违者必究。

4.11.5 凡遇节、假日或特殊情况，档案室有权收回借出的材料，以利安全、保密。

4.11.6 凡在借阅档案过程中造成案卷散失污损、丢失或拒不归还者，按有关规定严肃处理。

4.12 档案信息开发利用4.12.1 档案信息开发主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发，档案信息开发要重点服务于改善企业经营管理、提高产品质量、降低物资消耗和增加经济效益等方面。

4.12.2 档案信息开发利用的几种形式。

4.12.2.1 在企业内部暂时实行档案闭架阅览，待条件成熟，逐步实现开阅览。

4.12.2.2 编制并交流档案目录。

4.12.2.3 对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制科研成果，基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、国内外同行业生产情况简介表等。

4.12.3 企业档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。

4.12.4 档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，为了便于档案的利用和确保档案的安全，应遵循档案借阅制度。

4.13 档案管理体制4.13.1 综合档案室隶属于公司总经理工作部（公司办公室），由公司分管领导负责全公司的档案工作。

综合档案室同时接受上级主管机关的档案管理部门监督、检查和业务指导。

4.13.2 综合档案室是企业档案、资料的贮存基地和利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全公司的档案、资料工作。

4.13.3 档案管理人员4.13.3.1 综合档案室应配备足够的适应档案管理工作的专职档案人员。

档案人员应专业化、知识化。

各科室应根据档案工作的需要，配备兼职档案管理人员，负责文件资料、图纸资料的收集积累工作，并将有保存价值的文件、图纸资料整理后归档。

4.13.3.2 档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。

4.14 附则4.14.1 企业党政、工、团档案管理，按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的有关规定执行。

4.14.2 企业的科技档案管理按国家计委、国家建委、国家科委、国家档案局发布的《科学技术档案工作条例》的有关规定执行。

4.14.3 企业会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》的有关规定执行。

5 检查与考核本标准考核得分计入建设一流供电企业考核总分，一并进行奖惩兑现。

附：企业档案分类表0 党群工作(一级目录)01党群工作综合(二级目录)1市级关于党群工作的综合性的意见通知(三级目录)长期(保管期限) 02 党务工作综合1市级关于党务工作的指示、决定、意见、通知(长期) 2本公司党务工作年度计划、总结、报告、汇报(永久) 3本公司党委会民主生活会记录(长期) 4本公司中心学习组学习记录(短期) 5本公司党代会及党员大会报告、总结、记录(永久) 6本公司党务工作调研材料、专题总结报告(永久) 7省级以上关于争先创优、表彰党务工作先进的材料(永久) 地市及关于党务工作争先创优的材料(长期) 03 组织工作1市级党（组）委组织工作计划、总结和关于整党建党、党员、干部、党费管理的规定意见通知(短期) 2本公司党组织工作计划、总结、组织生活会记录、组织关系介绍信及存根和党员的党籍、党龄材料(长期) 3本公司关于组织建设、机构设置的请示及上级的批复，本公司党内干部职位任免、启用印章的通知与本公司党员花名册，统计年报表(永久) 4 本公司党委关于整党建党的报告、总结、汇报(永久)04 纪检工作1 市级党(组)委关于纪检工作的指示、意见、会议纪要(长期) 2本公司党委有关纪检工作计划、总结、会议纪录(长期) 3本公司干部党员民主评议材料(长期) 4本公司关于党员干部违纪和信访的处理材料(永久) 5 本公司纪委年度统计报表(永久) 05 宣传传统战士工作1市级关于宣传、统战工作的指示意见、会议纪要、工作报告(长期) 2本公司关于宣传、统战工作计划、总结、汇报和系统精神文明建设、政治思想交流工作会议、总结报告(永久) 3本公司关于宣传、统战工作的通知及党员教育培训理论学习宣传传统战会经验交流材料(长期) 4 各种报刊杂志、音像记载、播放反映本公司工作活动的图、文、稿件(永久) 06 工会工作1市级工会工作意见、通知(长期)2 本公司工会工作计划、总结、通知、会议纪要(长期)3 本公司职代会、文件及机构设置、干部任免材料(永久) 4电力系统关于开展劳动竞赛、企业民主管理、评选劳模表彰先进的方案、意见、通知、通报及事迹介绍材料(长期) 5 本公司工会财务管理、资料及统计年报(长期)07 共青团、青年工作1本公司共青团、青年工作计划、总结和关于机构设置、干部任免的通知及统计年报(永久) 2 本公司团代会文件资料(永久) 3本公司党委、团委关于共青团、青年工作竞赛评比，表彰先进，开展文体、宣传活动的通知、通报及事迹材料(长期) 4本公司团员花名册，团组织关于介绍信及存根和共青团活动的报表(长期) 08 学会协会工作1关于电力学会、协会、政治思想工作研究会、电机工程学会、企协、科协、文协、休协章程、规划(长期) 2本公司有关各种学会、协会学术活动、会议材料及学术论文(永久) 1 行政管理09行政事务1 国家电力公司、省、市电力公司有关文件(长期)2 本公司工作计划、总结、报告汇报(永久)3 本公司电力工作会议材料(永久) 4本公司党政班子联席会、生产经营调度会记录、纪要、决议、决定(永久) 5本公司关于目标责任制、企业管理、机要保密、信访工作的意见、通知(长期)6 关于企业管理、双文明建设、行业管理文件、办法等(永久) 7本公司企业登记、营业执照、经济合同、协议、各项证书(永久) 8 本公司关于文秘、信访、机要、保密的意见、通知(长期) 9本公司对人大、政协关于电力工作提案的办理情况汇报与答复(永久) 10 本公司修志工作、大事记(永久) 10 武装保卫1市级关于武装保卫、治安消防电力设施工作的意见、通知(长期) 2本公司关于保卫机构设置、干部任免、治安保卫工作的通知、规定、办法(永久) 11监察工作1市级关于监察工作端正行业作风的指示、通知及会议(长期) 2本公司监察工作计划、总结、会议记录、案件处理材料及关于端正行业作风的意见、通知(永久) 12 医疗计生本公司关于医疗卫生、计划生育的通知、意见、规定及统计、报表材料(长期) 13 后勤福利1本公司关于房地产、住房分配的管理、规定、通知(永久) 2本公司关于车辆、水、电、招待等后勤服务工作的规定、通知(长期) 2 经营管理14 经营管理意见1关于经营管理工作的综合意见、通知(长期) 15计划统计1公司关于下达调整生产、基建计划及计划管理、统计工作的规定、通知(长期) 2本公司下达生产经营目标任务、基建计划的通知(永久) 3本公司技术经济指标完成情况分析材料(永久) 4本公司系统工业、房屋、固定资产普查情况统计(永久) 16 物资管理1 关于物资采购、分配、供应、管理的办法、规定(长期) 2本公司有关物资采购、分配、供应计划的通知、统计、报表、合同、协议(永久) 3 本公司物资管理、定额管理、价格管理、仓库管理的意见、规定、办法、通知(短期) 17 供用电营业1关于用电营业的（一般性）通知(短期) 2关于电力分配和负荷、电费、电价、小水电管理的意见、规定、通知及会议纪要(长期) 3本公司供电营业管理规章、电力分配、负荷管理计划、总结、统计、报表(永久)4 本公司供、用电重大事故及处理材料(永久) 18 农村电网和农电1关于农村电网和农电管理的意见、指标规定、通知、规定及会议纪要(长期) 2 本公司农电发展规划、总结、会议纪要、统计年报(永久) 3本公司关于农电（目标、电工、经费、物资安全）管理、农村电网整改、电气化建设的意见、通知、规定(长期) 19产品销售1 关于产品销售的意见、通知(短期) 2本公司产品销售计划、总结、协议、合同、函件、统计材料及有关销售管理的规定(长期) 20 多种经营1关于多种经营工作的意见、通知(短期) 2本公司关于多种经营工作计划、总结、机构设置、工商行政登记、财务、劳资管理及统计资料(永久) 3本公司多种经营合同、协议书及函件(长期) 3生产技术管理21生产技术管理综合1 关于生产技术管理的指示、意见、规定及会议纪要(长期)2 本公司生产技术管理工作计划、总结、会议纪要等(永久) 22 规划基建项目1关于城网发展规划、勘测设计、工程项目、概算定额、外包、企业定额管理的意见、规定、批复等(长期) 2本公司城网发展规划、勘测设计资格证、基建工程规定、工程项目申请、批复、工程预、决算及统计报表(永久) 3施工招标、材料消耗、工具定额的规定、合同(长期) 23 生产管理1 国家电力公司、省电力关于设备、生产技术、节能、燃料、带电作业、水电站、检修、调度运行管理、设备更新、技术措施、零星购置、金属绝缘、化学、仪表、技术监督的通知、规定、办法、意见(长期)2 本公司关于设备、技术管理、设备检查、更新、技术改造、调度、运行、节能、燃料、四项监督、过电压保护、规划、计划总结、报告、批复、规定、通知、统计报表(永久) 24 施工管理1本公司关于施工设备管理工作规定、办法、通知(长期) 2本公司关于施工及设备管理工作计划、总结、施工调度、设备工作会议文件和施工技术设备管理的规定、通知统计报表设备订购合同，报废报告(长期) 25 安全环保1 市级关于安全环保工作的通知、规定、会议纪要(长期) 2本公司关于安全技术管理、环境保护的通知、规定及安全环保工作计划、总结、统计报表(永久) 3本公司关于电力生产、技术管理事故及环境保护问题的调查、处理报告与分析材料(永久) 26科技管理1关于科技管理工作的通知、规定及会议纪要(长期) 2本公司科技工作计划、规划、总结及有关通知、规定、报表(永久) 3 本公司科技管理合同、协议、学术论文、专题总结等(长期) 27 质量管理1 国家及相关部门关于质量管理的通知、意见、办法、规(长期) 2本公司全面质量管理规划、计划、办法、通知及电力系统QC小组活动、质量保证系统（QA）材料(长期) 3 本公司系统工程创优材料(长期) 28标准计量1国家及相关部门关于标准、计量工作的通知、规定、意见、规程、条例(长期) 2本公司关于标准、计量工作的通知、规定、意见、制度、技术规范、标准及统计报表(永久) 29信息工作1市级关于信息（计算机、档案、图书、情报）工作的通知、规定、规划及软件、盘片材料(长期) 2本公司关于计算机、微机管理、档案、图书、情报工作的通知、方案、规定及达标升级材料(永久) 4 财务审计30财务审计1国家及本市关于财务、审计工作的规定等(长期) 2本公司财务、审计工作计划、总结、报告、汇报及有关请示、批复、通知、制定(永久) 31财务管理1本公司流动资金核定、结算和固定资产增置、调拨、报废材料(永久) 2 本公司专项（更改、大修、科技、福利、奖金等）奖金提取、分配、生产财务收支计划、预决算、利润、经济分析、增收节支材料(永久) 3 本公司基建财务(永久) 4本公司有关财政、税收、物价、控购、能源、交通建设基金及价格管理、收费标准(长期) 5 本公司关于债券、国库券认证，任务分配材料(短期) 32 财务指标主要财务指标快报(3年) 33会计财务1月季会计报表(5年) 年度会计报表（决算）(永久) 2日记帐(15年)现金日记帐、银行存款日记帐(25年) 总帐（包括日记总帐）(15年) 固定资产卡片（报废清理后）(3年) 涉外和对私改造帐等(永久)3 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证(15年) 其中小脑外事及对私改造的会计凭证(永久) 银行存款余额调节表(3年)4会计移交清册(15年) 会计档案保管清册(25年) 会计档案销毁清册(25年) 5工资名册、工资单(长期) 34审计工作1 国家及本市关于审计工作的意见通知(长期) 2本公司有关审计工作的通知、规定、总结、汇报、报告统计表(长期)3 本公司XX项审计结论、报告、决定、证明材料(永久) 5 人事劳资35人事管理1国家及本市关于人事管理、劳动管理、工资管理、干部职工教育培训、技术职务评聘的意见、规定、办法、通知(长期) 2 本公司关于机构成立、撤销、合并、更名、改变隶属关系、人员编制的请示及上级的批示和关于机构设置、启用印章的通知(永久) 3本公司干部调配、交流、公司领导班子考察选拔与职务任免、职称评聘、通知和干部统计年报、名册(长期)4本公司关于干部离、退休、退职、干部福利待遇的通知(长期)5申报表、审批材料(长期)6本公司干部及离退休干部花名册和干部调动介绍信及存根(长期)36 劳动管理1本公司工人招聘录取、退役人员安置、农转非、职工调配岗位人员任免、技师评聘、职工退职、退休、辞退、留职停薪的决定、通知，申请批复表、调动介绍信存根(长期) 2本公司劳动定额、就业、岗位责任制、经济责任制、劳保福利及奖惩通知、通报(永久) 3 本公司职工花名册及统计年报(永久) 37工资管理1 本公司劳动工资计划、总结、统计年报(永久) 2本公司干部职工调资、定级及奖金、津贴发放名册、申报表、统计表及其他有关材料(长期) 38教育培训本公司干部职工教育培训工作计划、规划、总结、经费支出材料及统计报表(长期)6 电力系统生产、调度39 电力系统运行1 电力系统运行、计划、通告、调度关系确定；周波、电压、经济安全、稳定运行等技术文件材料(长期) 2有关电力系统设备命名、编号、典型调度、接线图、系统阻抗图、输电线路输电限额表等(长期) 3运行计算：系统内各点短路容量计算、稳定计算、潮流分布、计算和技术措施、潮流预测等(长期) 4系统运行结线方式、运行分析、总结、无功、电压管理与分析、事故拉闸顺序、低周减荷方案(长期) 5生产记录：负荷、电量曲线、记录、运行潮流实测记录、电压、无功记录，故障录波器照片等(长期) 6 重要系统调度记录：统计报表、简报、生产日报、年报(长期) 40电力系统图表1 电网系统结线图、地理结线图表(长期)2 35kV及以上高压电网地理分布图、线路图(长期)3 配电网分布图表(长期) 4遥信系统技术参数、安装图表等；遥测系统；遥测系统技术参数、安装图表等；系统内各变电所主结线图及设备技术参数表(长期) 41继电保护、自动装置1电力系统继电保护及自动装置的计划、总结、整定、计算、通知等文件材料(长期) 2 输电线路继电保护的设计、调试、运行材料(长期) 3变压器、母线、高低压电抗器、电容器等设备保护装置的设计、调试、运行材料(长期) 4整个电力系统保护的设计、调试运行材料(长期) 5 继电保护与自动装置的运行月报、季报、年报和运行分析、专著、统计等材料(长期) 42调度通信1 电力系统调度通信的计划、总结、通知、图表等材料（年度）(永久) 电力系统调度通信的计划、总结、通知、图表等材料（月度）(短期) 2载波通信：微波通信系统图、频率配置、技术参数、安装图表等材料(长期) 3超短波通信：光缆通信系统技术参数、安装图表等(长期) 4邮电通信：卫星通信系统技术参数、安装图表(长期) 43 调度自动化综合资料调度自动化、计算机综合及远动系统计划、总结、通知图表等(年度) (永久) 调度自动化、计算机综合及远动系统计划、总结、通知图表等(月度) (短期)。