公文格式规范
一、公文用纸幅面及版面尺寸
（一）公文用纸
公文用纸张采用 GB/T 148中规定的 A4型纸。
（二）公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为： 37mm± 1mm
公文用纸订口（左白边）为： 28mm± 1mm
版心（即用于打印文字部分）尺寸为： 156mm× 225mm
二、公文中图文的颜色
除发文机关标识（即版头，红头）为红色外，图文的颜色均为黑色。
三、排版规格
一般每页排22行，每行排28个字（即页边距为：上 3.7cm,下 3.5cm,左 2.8cm,右 2.6cm）。
特殊情况下，为防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可增加（或减少）1行，每行可增加（或减少）1-2字。 2 四、发文字号要求
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（例如：2005不能简写为05），用六角括号„‟括入，不能用[ ]号；序号不编虚位（即1不编为001)，不加“第”字。
五、字体要求
（一）标题
正文标题字号为方正小标宋2号字，副标题为楷体3号。
第一层次标题：一、二、三、 （3号黑体字）
第二层次标题：（一）（二）（三） （3号楷体字）
第三层次标题：1.2.3. （3号仿宋体字加粗）
第四层次标题：（1）（2）（3） （3号仿宋体字）
（二）主送单位
主送单位在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
（三）正文
正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文排版时用3号仿宋体字。
（四）附件 3 1.主文件中的“附件”标识。附件在正文下空1行，左空2个中文字符用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称后不标识标点符号，回行时与序号后全角冒号的后面上一行的第1字对齐。
《河北审计》1998年第5期(总第144期)36◆李跃军审计文秘
我既然在寻找世界上需要的东西,我就一直寻找下去,并且试着创造它。———爱迪生公文格式的规范是反映单位公文管理人员的工作责任心和工作态度及单位整体文化素质和敬业精神的一项综合性的工作。同时也能反映出单位在社会上的形象和地位。一般公文主要表现形式有两种,一种向上级报告、请示工作;另一种是对下级指导工作多数都是通过文件来实现的。一份规范的公文,条理清楚,层次分明,结构严谨,符合党的路线方针政策,无论是报告、请示,上级部门会很快批复和批示。对下指导工作,下级会按文件精神贯彻完成各项任务。可以说按公文格式规范操作产生的公文能给人一种严肃认真的感觉,能进一步增强公文的可靠性和权威性,达到行文的目的。反之,收不到好的效果。不难看出,公文是一个单位的门面,对外交往的窗口,是反映单位应具有的权威性。因此,文书工作人员要认真学习国务院、审计署关于机关公文处理规定,钻研业务,提高写作水平,把好单位行文关,不许不合规的公文面世。目前我系统公文质量存在以下问题:一、上报的公文发文字号和签发人位置颠倒审计署发布的关于《审计机关公文处理的规定(审办发〔1996〕106号)》(以下简称规定)文中规定,上报公文应签署机关签发人姓名。规定中规定签发人姓名置首页横线右上侧,发文字号置左上侧,左右不超通栏红线。在工作中发现上报上来的公文,发文字号在右,签发人在左,两者的位置完全颠倒出现张冠李戴,不伦不类的现象。对公文质量检查时发现,签发人在批签上报公文时不签意见和时间,只签姓,态度不明确,也不知此件是现在上报呢?还是缓报或不报,就很难把握了,如此这样会延时误事影响工作。不签发时间,公文制成后就等于有头无尾,造成文印人员按文稿起草时间打印成文件形成时间。也有的文件落款时间超前于领导签发时间。公文形成时间是以领导签发时间为准的。所以,领导在签批公文时应当在签发栏内明确签署意见,态度一定要明确,不能模棱两可,将姓名,日期签署完整。文件把关人员一定按领导签发时间作为文件形成的日期。二、用数字表示层次结构标识方法不正确公文中用数字表示层次结构的标识方法:第一个问题表示方法,用一,第二个问题,用二……;如果一个大问题里面有若干个问题需要单列说明的,可用(一)(二)(三)……;在(一)标识中还有问题需要单列说明的,用1、2、3……来标识;在1、2、3标识的题内还需要在细说明的标识方法,用(1)(2)(3)……。只要掌握正确的标识方法,不管问题有多少,按正确的标识方法来标,内容不乱、层次清规范公文格式势在必行3《河北审计》1998年第5期(总第144期)审计文秘
公文写作及处理规范讲稿
一、机关公文的定义
所谓机关公文，就是机关公务文书，它是机关文书的主体。公文有广义公文和狭义公文之分。广义的公文是指一切机关、团体、单位在其公务活动中形成的，负载和发挥一定公务职能的书面文字材料，它既包括法定公文，也包括非法定公文。狭义的公文是指法定的公文，即《党政机关公文处理工作条例》中规定的公文文种，共有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15类、15种。
二、机关公文的重要作用
总结归纳起来，集中体现在五个方面。
（一）治国安邦的“左右手”。要治国，要安邦，须臾不可缺少机关公文。正如三国魏文帝曹丕在《典论·论文》中所说，“盖文章，经国之大业，不朽之盛世。年寿有时而尽，荣乐止乎其身，二者必至之常期，未若文章之无穷”。邓小平同志曾说，“拿笔杆子是实行领导的主要方法，领导同志要学会拿笔杆子，不懂得用笔杆子，这个领导本身就是很有缺陷的”。可见公文在治国理政中、在行政运行中的重要作用。
（二）规范行为的“指挥棒”。有领导机关制发的命令、决定、通知、批复等，虽然不属于严格的法规性公文，但都要求下级机关和有关人员认真执行，具有一定的强制性和行政约束力。如《中共中央关于改进作风，密切联系群众的“八项规定”》等，这些党纪规章都是规范党员领导干部从政行为的“指挥棒”。
（三）沟通联系的“传送带”。公文是上下纵向和左右横向的纽带。只有发挥有效的沟通联系作用，国家党政机关才能正常的、良好的运转和发展。可见，公文的联系沟通作用是至关重要的。具体讲，下行文，上情下达；上行文，下情上达；平行文，左右通达。
（四）宣传教育的“明白纸”。古人说得好，“鼓天下之动者，存于辞”。如邓小平同志在十一届三中全会这个中国改革开放的重要会议上，为把全国人民的思想从“政治为纲”、“大锅饭”转变到“以经济发展为中心”、“社会主义市场经济”上来，在会议上就作了题为《解放思想，实事求是，团结一切向前看》的重要讲话，起到了很好的宣传教育、凝聚人心的作用。
1、版面：
公文用纸天头（上白边）为37MM±1MM，公文用纸订口（左白边）28MM±1MM，版心尺寸156MM*225MM.
一般每面排22行，每行排28个字。特定情况可作调整。
2、版头
份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
密集和保密期限：一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
紧急程度：如需标注紧急程度，一半用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。
发文机关标志：由发文机关全程或者规范化简称加“文件”二字，也可使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35MM，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。
联合行文时，如需同时标注连署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以连署发文机关名称为准上下居中排布。
发文字号：编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号括入。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
签发人：由“签发人：”和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
版头中的分割线：发文字号之下4MM处居中印一条与版心等宽的红色分割线。
3、主体
标题：2号小标宋体，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
主送机关：标题下空一行，居左顶格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。
正文：3号仿宋体。文中结构层次序数依次用“一”、“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字。
