集团资质证照管理制度

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资质证照管理制度

- 2 - 资质证照管理制度

一、总则

为了加强集团及项下经营主体资质证照管理，通过经营范围与国家法律法规要求对标合法合规性；通过客户准入资格、体系认证的对标，确保业务的发展及运行；对标企业内部实际与行业标准差距，提出改善目标，促进企业管理提升，特制定本制度。

二、资质证照定义、分类

（一）定义

各级政府机关、行业协会、认证机构及其他部门和单位对集团及项下经营主体的生产经营活动所颁发的各类证照、资格认证（包括知识产权）等证书。以下简称“资质证照”。

（二）分类

集团及项下经营主体的各类资质证照可分为六大类，具体为：

1.经营资格：是指企业正常经营必须具备的资格，如：营业执照、银行开户许可证等。

2.行业资格：是指相关行业协会或认证机构对企业从管理、生产、卫生、安全等方面进行的资格认证，以及上下游供应商对集团生产经营管理活动的要求；如：GAP认证、ISO9001质量管理体系认证等。

3.从业资格：是指由政府行政管理部门对企业所从事的生产经营活动的许可资格，如：食品生产许可证、食品经营许可证、道路运输许可证等。

4.人力资源资格：是指企业员工在从事技术复杂、通用性广、涉及到财产、生命安全和消费者利益的职业（工种）的，必须经过培训，并取得的职业资格证书；如：会计证、电工证、安全员证、特种车辆操作证等。

5.财务资格：是指财政机关、税务机关、银行等机构对企业税务、信用等级以及

- 3 - 其他金融资质要求的资格，如：纳税等级、机构信用等级等。

6.资质证照（权证类）：是指各类不动产权、车辆、知识产权等权属证明；如：房产证、土地证、机动车辆登记证、软件著作权登记证书、发明专利证书等。

三、资质证照管理原则、职责划分

（一）管理原则

集团所有资质证照由集团行政部集中统一监管，各单位可结合实际情况，做好相关联资质证照的日常管理和维护。

（二）职责划分

1.集团行政部是集团所有资质证照以及涉及资质证照不良信息的扎口管理部门。负责监管集团所有资质证照的日常维护、保管以及使用；负责做好本部门保管的资质证照涉及的保管、使用、设立、注销、变更、新办、荣誉申报等工作的具体实施；负责收集集团及关联单位的经营异常、行政处罚等异常信息，并督办相关单位和部门进行处理；负责对接风控、业务部门，形成项目匹配信息，评估项目匹配信息的合规性。

2.集团各部门及项下主体、板块是各自相关联资质证照的实际使用和保管单位。负责所保管资质证照的日常维护；负责所保管资质证照的变更、年审、注销等工作；负责处理所保管资质证照存在的经营异常、行政处罚以及不良信息网络公示的撤销等工作；负责根据经营范围和业务类型梳理各自现有资质证照与同行业存在的差异，并向行政部报备。

3.稽核审计部风控岗负责审核集团各经营主体现有资质证照是否匹配新的业务项目的需要，并向行政部和业务部门进行反馈。

4.集团战略规划部可依据战略规划，对集团及项下经营主体的经营范围、资质变动等调整进行需求提报。

5.公共事务部负责协助解决资质证照事务所涉及的其他事项。

- 4 - 四、资质证照的保管及维护

（一）保管要求

1.为方便各单位的各项业务的顺利开展，资质证照保管实行以“集团行政部为主，各单位为辅”的保管原则。

2.资质证照保管部门要建立资质证照的明细目录，目录登记项目包括证照名称、颁发部门、数量、登记日期、有效期限、年审情况、年审责任人等。

3.所有资质证照要建立电子档案，将证照进行扫描或拍照后将电子版予以存档。公司荣誉类的奖牌、奖杯等体积较大的实物可先拍照后将电子版存档，将实物陈列至会议室或其他能够有效宣传公司形象的位置，具体按照《集团档案管理制度》执行。

4.各单位要确保各类资质证照妥善保管，一旦发现被盗或丢失，应立即向行政部报备并及时补办。

（二）维护要求

1.年审：由资质证照的保管部门依据各级政府机关、行业协会、认证机构及其他部门和单位的年审要求和时间节点，对所保管的资质证照进行年审，并将最终审核结果向行政部报备。

2.新设、变更、新办、荣誉申报、注销等管理：

（1）需求来源为战略规划的：集团战略规划部根据集团整体战略需要，对各经营主体的经营范围和资质提出调整建议，经业务部门确认和业务分管总裁审批后，由行政部推进执行。

（2）需求来源为业务发展的：各业务板块依据自身的业务发展需要，向所在经营主体提报经营范围变更或经营单元的增减的申请，经业务板块负责人确认、风控把关、分管总裁签批后，由行政部推进执行。

（3）需求来源为项目匹配的：稽核审计部的风控人员对具体业务类项目所涉及

- 5 - 资质证照进行对标审核后，如发现相互不匹配的情况，则及时反馈给相关部门和领导，由相关业务部门根据分控的意见进行提报，经业务板块负责人确认、风控把关、分管总裁签批后，行政部负责监督执行。

（4）涉及知识产权、商标的注销需经业务板块负责人确认、分管总裁审核、公司总裁审批后，由行政部推进执行。

（5）需求来源为法律法规：行政部依据国家和行业的法律法规，审核各主体和业务部门的资质证照，提出办理建议并推进实施。

（6）涉及公司的设立与注销的，按照《设立与注销公司实施细则》执行；涉及荣誉申报的，按照《集团荣誉申报管理办法》执行。

3.资质证照在年审、变更、新办、荣誉申报、注销等工作完成后，其相关文件由经办部门妥善保管，并向集团行政部档案室移交相关材料清单。

五、资质证照不良信息的监督与处理

（一）资质证照不良信息

1.经营异常信息

经营异常包括四种情况：一是工商年审不及时；二是公示企业信息时隐瞒真实情况、弄虚作假；三是通过登记的住所或者经营场所无法联系；四是集团相关业务开展与现有资质证照不符或缺失的。

2.行政处罚信息

行政处罚信息是指企业在开展相关业务或者生产经营活动中，因违反国家相关法律法规，受到处罚并被相关网站公示。

（二）不良信息的监督与处理

1.集团行政部每月通过相关网站以及与有关部门的沟通，对集团及项下全资、控股、参股公司进行不良信息的收集，向集团相关领导汇报，并及时通报产生不良信息

- 6 - 的单位。

2.各经营主体对所发生的不良信息情况，需第一时间向分管领导、行政部进行通报，及时制定处理不良信息的方案，并对处理的进度和结果及时向分管领导和行政部报备。

3.资质证照的使用和实际保管部门应及时对所发生的不良信息进行处理，必要时可向公共事务部提请协助，并向行政部报备处理进度与结果。

六、资质证照的使用

（一）资质证照借领

在具体业务推进过程中需要查阅或借领公司证照原件或复印件时，经办人须按照集团档案借阅管理要求，办理证照查阅或借领手续；资质证照原件借出时签署《证照外带责任书》。

（二）借领要求

1.资质证照借领人办完业务后应及时归还所借原件，不得借故拖延不归还。

2.公司资质证照复印件对外使用时需加盖公司公章方可发生效力。

3.使用资质证照复印件时，证照专管员须加盖“再复印无效“等内容的红色印章。

4.公司资质证照未经相关领导审批，任何人不得随意查阅、复印、外借。

5.公司资质证照原则上不得与公司公章同时外借，确需同时外借的，须经分管总裁审批，并按印章管理规定实行双人互相监督用印。

6.禁止擅自使用公司的资质证照进行各种担保。

7.资质证照借领原则上坚持一事一用，不得随意转作他用。

七、附则

（一）公司资质证照应妥善保管，不得遗失、损坏。如出现遗失或损坏，应立即向资质证照保管部门负责人报告，同时向行政部报备，由证照保管部门及时与发证机

- 7 - 关联系，办理证照的挂失和补办等手续。证照借领人和使用人需写出书面检查交集团处理。

（二）对于证照遗失、损坏，未造成公司损失的由责任人承担补办证照全部费用；造成损失的全额赔偿损失并处500-1000元罚款。

（三）本制度解释由集团行政部负责。

（四）本制度自下发之日起实施。

附件：1.资质证照变更、新办流程

2.资质证照查阅、借领流程

3.公司资质证照借领登记表

4.资质证照复印件印模

5.证照外带责任书

6.资质注销申请表

7.知识产权注销申请表

- 8 - 附件1：

资质证照变更、新办流程

资质证照变更、新办流程业务板块负责人需求来源部门业务分管总裁公司总裁行政部负责人行政部资质证照管理专员风控、法务阶段提出变更或新办申请审核审核审核审批审批办理、归档涉及业务项目的涉及知识产权、商标的审核

- 9 - 附件2：

资质证照查阅、借领流程

资质证照查阅、借领流程业板块负责人需求人分管总裁行政部负责人阶段需求提报审核审核审批审批查阅借领

- 10 - 附件3：

资质证照借领登记表

编号 ：2020-

序号 借阅日期 借阅资料 借阅用途 借阅部门 借阅人 备注

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注：1、只有在本表逐项填写审批后证照保管人员方可办理证照借领；

2、本表由证照保管人员负责保存归档。

- 11 - 附件:4：

证照复印件印模

再复印无效

仅限 使用

- 12 - 附件5：证照外带责任书甲方（公司）：乙方：身份证号：乙方作为甲方的员工，因工作需要外带（证照），使用期限年月日至年月日，由陪同。乙方承诺所使用的证照仅限于申请事项范围内，不得挪作他用，不得随意复印。乙方对证照的使用承担全部责任。遗失证照的应当及时通知分管负责人和证照管理人员，并承担相应责任。对违证照管理制度、遗失证照或未经审批私自复印、挪作他用等行为给公司造成损失的，集团行政管理部、公司法定代表人、股东、总经理以及公司上级管控部门均有责任相关人员承担赔偿责任，构成犯罪的，有权移交公检法部门处理。证照使用完毕后应及时归还公司证照保管员。外带人员在超过使用期限或使用权限内使用证照，且未经公司确认的均属无效代理行为，发生纠纷或造成公司损失的，由外带人员承担全部责任。本责任书一式两份，证照保管员留存一份，乙方留存一份。本责任证书自签字之日起生效。部门负责人：乙方确认签字：日期：日期：