浅析商务文书的语言规范问题
作者：夏睿
来源：《现代交际》2011年第12期
［摘要］商务文书写作时，语言规范要求不单指规范文字的运用，还与语体、行文中专业术语的使用等有密切联系。
本文试图通过对使用语言规范的研究，说明商务文书写作要重视词语、专业术语、文言词汇、近义词、缩减语等。
［关键词］商务文书语言文字语体规范化
［中图分类号］C931.46 ［文献标识码］A ［文章编号］1009-5349（2011）12－0079－02
语言是文书写作的建筑材料，也是任何文章写作的第一要素。
离开了语言，材料、主体、结构都失去了存在的依托。
可见，文书写作的语言艺术是运用语言表情达意、传递信息、反映客观事物的复杂操作过程。
商务文书在商务活动中形成并发展，虽然商务文书里有多种多样的文种，但其内容的表达都必须通过语言这一工具的有效运用来实现。
因此，规范使用语言对商务文书的写作发挥影响很大。
一、商务文书要求使用语言准确无误
准确是进行科学研究必须遵守的一条基本要求，也应当说是商务文书写作在语言表达上的一条基本要求。
商务文书是作用于商务活动中的，其内容必须是客观实际的反映，其表达必须靠准确的语言。
没有真确的内容，语言的准确固然失去了根据；而没有准确的语言，再正确的内容也难得到很好的体现。
（一）商务文书语言使用上要注意近义词的辨析，防止褒贬失当
在商务文书写作中，意义相反的词，还易辨析，也不易用混。
然而商务写作中大量使用的是近义词、同义词。
在现代汉语中往往同一事物可以从不同角度、用若干意义相近或相同的词来表达，而不同词语的使用就会带来不同的表达效果。
因此在选词时，要斟酌这些词义的范围的大小、程度的深浅、分量的轻重和感性褒贬上的细微差别。
如“希望”与“渴望”，“违反”和“违犯”，“制裁”与“处罚”，“公然”与“公开”，“结果”与“后果”，“亲自”与“独自”等，这些词语在使用上就需要严加区分，准确地使用。
如把“错误”写成“罪行”，就是混淆了问题的性质；而“错
误极其严重，应当进行批评”之类的言语行文，就属于错误程度与采取措施不相符，处置不当。
用这样类似的语言表达属于分寸不适，褒贬失当。
（二）商务文书语言要求是确定的，不能含混不清产生歧义
商务文书用语中诸如“据说”“估计”“大概”“或许”等这类词语，需要慎重加以处置，以免产生误解，无所适从。
当然，有些内容不可能表达得很具体。
如“经过这场改革，人们的思想触
动很大，受到极大的教育”，这句话就表达的十分清楚。
“很大”“极大”是自然语言中带有模糊性的语言，有积极作用。
不过，在使用模糊语言时，要注意对客观实际作恰当的估计，要避免超“度”而失真，产生歧义。
例如某单位发放奖金的规定，其中有一条是：“凡事假三天以上者，扣发当月奖金。
”这条规定没有对“三天以上”这一基础进行限度，“三天以上”究竟包含不包含“事假三天者”，令人费解。
二、商务文书要求使用语言行文简洁
商务文书要求行文简洁，这是商务活动的要求，也是时代的要求。
商务文书简洁明了，便于阅读，利于执行。
信息时代的到来，现代化进程的加快，商务工作所要调节的信息量不断增加，必须进行高度的浓缩，才能适应现代化建设的需求。
行文简洁是现代商务活动求实、求简、求快的一种反映，也是现代商务文书发展的必然趋势。
因此，行文不要转弯抹角和使用复杂含蓄的语言，应当力求直截了当，干净利落。
（一）商务文书要杜绝一切套话、空话
因为套话、空话、虚话是行文简洁的大敌，也是文风不正的表现，令人生厌。
行文求简洁，就要反复地、认真地压缩文字，删去一切多余的话语。
所谓多余的话，即指与特定目的、特定对象和特定内容无关或关系不大的话，也包括那些乱用或堆砌的形容词。
行文时，要“厉行节约”，惜字如金。
在准确的前提下，要少用字，多表意。
商务文书每句话最好控制在30字以内，长句子可以拆为两个或多个短句子，绝不用长句。
不要堆砌辞藻，乱用修饰语。
不要过多地引经据典，数字论据除外，论述问题也多为就事论事。
旁征博引，过多过滥，卖弄学问，华而不实，往往达不到分析问题、解决问题的目的。
叙述情况也不要追求生动、形象，而要以概述为主，抓住重点，揭示事物本质。
（二）商务文书行文中可多用缩减语
缩减语在外国的商务文书中特别常见。
而今大量的缩减语也运用在商务文书的写作中，这是社会的进步，也是中外商贸活动活跃、互相促进影响的一种语态上的表现。
商务文书中运用缩减语，这正适应语言简洁的要求。
但值得注意的是，任何一个缩减语的使用，必须获得大多数商务从业者的认可；同时还要顾及使用的语言环境和使用的效果。
并不是说可以因简就简，或凭空生造一些词语来，弄得苟简古奥，让读者不知所云，因此要遵循汉语规范化的原则。
（三）恰当使用专业术语、文言词语
根据实际情况，恰当使用一些专业术语、文言词语，对于减少冗辞赘语也大有帮助。
在商务文书中恰当地运用图表、符号或公式，也是达到语言简洁的一条途径。
有时，一个数字、图表等的恰当运用，比文字说明数十句都要醒目、直接明了，且易懂易读。
三、商务文书要求使用语言要得体
语言的运用，既要准确地反映客观事实，达到预期的行文目的，又要促使有关的受众，产生与行文目的一致的心理效应，或亲切温暖，或震慑警觉，或欢欣鼓舞，或严肃郑重等，这就需要商务文书的语言要得体。
（一）商务文书的语言得体要适应不同的语体风格
商务文书由于行文目的的不同、内容的不同，语言风格相应地会有所不同。
颁布政策应庄重严肃，报喜祝捷应热情欢快；报请、联系一类文书宜平和婉曲；协约、诉状一类文书宜谨慎郑重；计划、方案一类文书要具体缜密；调研、预测一类文书要质朴凝练。
商务文书多以公文语体为主，但也有例外。
如礼仪文书和广告具有文艺语体的特色，经济消息和通讯具有新闻语体的特色，经济论文和工作研究具有政论语体的特色。
为适应不同的语体风格，在语言应用上要讲究锤炼语言：用什么语言，怎样的调子，如何措辞没说什么，不说什么等诸方面，以获得最恰当的语言形式和表达效果。
商务文书的语言一般讲究平直、朴素、简明、庄重，但这不意味着不讲究语言的艺术。
那种视平实为枯燥，视简明为单调，视庄重为刻板的观点是不可取的。
恰恰相反，为适应商务文书语言的风格，要善于根据不同表达的实际需要，在修辞上下功夫，讲究词语的选择，语意句式的变化，恰当运用排比、对偶、层递、引用、反问等修辞格式，以求增加语言的表达效果。
有位厂长在一次报告会上讲：“当代企业家应该是…橡皮脑袋‟，不拍碰钉子，东边碰回来再去西边碰；…八哥嘴‟，遇到苦难要四处说好话，四处求援；…蛤蟆肚子‟，要能容得下气，宰相肚里能撑船，企业家肚子能够开北海舰队；…兔子腿‟，懒惰不行，决定了的事，就要拼命跑，赶快干。
”这样的语言既得体，又形象、生动，十分吸引人。
时代的进步，社会的发展，首先反映在词汇的变化上。
随着社会的变化和发展，新的词汇和短语不断出现，原有的一些词汇也产生了新的词义。
今天常见的诸如“关爱”“信息”“网络”“同步”“深层结构”“知识经济”“和谐社会”……无不体现新时代的内容和色彩，是新思想、新观念的体现。
因此需要了解它们，运用它们，以适应新时代的需要。
（二）商务文书运用语言时，有时需要讳饰和婉曲
商务文书写作中的某些文种要做到语言得体，也需要运用必要的修辞上的讳饰和婉曲。
汉语修辞中的讳饰是指遇到犯忌触讳的不吉利或不雅的事物，为了不伤害对方情感，引起不快，便不直接说出，而改用他语来回避掩盖或装饰美化；婉曲，指用委婉曲折的话语来表达本意，分“婉言”和“曲语”两种。
前者为避免刺激对方或自己而把话语说得委婉含蓄一些，后者是用含蓄曲折的说法来表达本意。
运用讳饰和婉曲，可以取得某种含蓄委婉的表达效果，或一些不便具体表述的内容达到表述的准确性，或使对一些问题的表述留有余地，具有某种灵活性，便于因地制宜，变通执行。
商务文书写作报请、联系、商洽类的函件中经常运用一些必要的讳饰和婉曲。
在世界政治经济方面的文书中，也常见一些讳饰和婉曲语。
如行文将“贫困”表述为“低收入”，“事业”表述为“下岗”或“待业”，“窃听”表述为“技术检测”，“劫持飞行”表述为“转向飞行”，“市场萧条”表述为“市场疲软”等。
这种语言现象正是“特定历史社会条件下对语言应用上
的合理要求”。
但商务文书的实用性又讲究讳饰和婉曲不能随意使用，以辞害意会影响语言的纯洁度。
另外，商务文书写作中恰当地运用专用语和一些敬词谦语，也是使用语言得体的一个因素，同样要把握分寸，适当讲究。
