材料设备采购实施流程

第1篇

一、前言

在设备公司的运营过程中，采购环节是确保公司正常运转的重要一环。为了确保采购工作的公正、公平、公开，提高采购效率，降低采购成本，设备公司通常会采用招标的方式进行采购。以下将详细介绍设备公司采购招标的流程。

二、采购招标流程

1. 需求分析

（1）部门提出采购需求：各部门根据实际工作需要，提出采购设备、材料或服务的需求。

（2）需求汇总：采购部门对各部门提出的采购需求进行汇总，形成采购计划。

（3）需求审核：采购部门对采购计划进行审核，确保采购需求的合理性和必要性。

2. 招标文件编制

（1）确定招标范围：根据采购需求，确定招标的范围、内容、数量等。

（2）编制招标文件：包括招标公告、招标邀请书、投标须知、合同条款、技术规格、质量标准、报价要求等。

（3）审核招标文件：招标文件编制完成后，由相关部门进行审核，确保招标文件符合法律法规和公司规定。

3. 发布招标公告

（1）选择发布平台：根据招标项目的规模和性质，选择合适的发布平台，如政府指定的电子招投标平台、行业媒体、公司内部公告等。

（2）发布招标公告：将招标文件及有关信息在指定平台发布，明确招标时间、地点、联系方式等。

4. 投标人报名及资格审查

（1）投标人报名：有意向的投标人根据招标公告要求，进行报名。

（2）资格审查：采购部门对投标人进行资格审查，包括企业资质、财务状况、项目经验等。 5. 投标

（1）制作投标文件：投标人根据招标文件要求，制作投标文件，包括投标报价、技术方案、服务承诺等。

（2）提交投标文件：投标人在规定的时间内，将投标文件提交给采购部门。

6. 开标及评标

（1）开标：在规定的时间和地点，公开进行开标，宣布投标人及投标文件。

（2）评标：评标委员会对投标文件进行评审，包括技术评审、商务评审、综合评审等。

7. 中标通知书及合同签订

（1）确定中标人：评标委员会根据评审结果，确定中标人。

（2）发出中标通知书：采购部门向中标人发出中标通知书。

工程项目材料设备采购管理制度及流程

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工程项目是集成多种领域、多种专业的综合性项目。在工程项目的实施过程中，材料设备的采购是至关重要的一环，无论是采购质量还是采购价值，都会直接影响到工程项目的进展和成功。因此，建立科学、规范的材料设备采购管理制度和流程，对保证工程项目成功完成具有十分重要的作用。

二、制度和流程

1制度

(1)总体原则：遵循公正、公开、公平、规范、经济、高效的原则。同时，依据合同和法律规定，确保项目顺利实施。

(2)采购文件准备：采购部门应根据项目需求及要求，编制合理的招标/询价文件，并依法公开发布，接受所有符合条件的报价商报价。

(3)报价商资格审查：应对报价商的资格进行严格审核，确保其符合采购文件中规定的条件。

(4)报价的评估：评估报价商的报价，选择最优的供应商，采用积分评分法或直接匕啜法。

(5)签订合同：根据评价结果，选择最佳供应商，签订采购合同，并严格执行合同的有关条款和约定。

(6)采购方式:根据采购的性质和工程项目需求的实际情况，选择合理的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。

2.流程

(1)立项阶段：制定工程项目的初步设计，确定材料设备的种类、规格和数量,制定预算方案，准备招标/询价文件。

(2)招投标准备阶段：公开发布招标/询价文件，在规定时间内接受报价商报价，对报价商资格进行审查，确定符合要求的报价商,并协助其进行投标。

(3)投标文件评审阶段：对投标文件进行评审，依据采购文件中规定的评价标准，结合报价和报价商的实际情况,综合评估投标商，并确定中标单位。

(4)合同签订阶段：与中标单位签订采购合同，并确定交货期、质量标准、验收标准、付款方式、违约责任等合同条款和条件。

(5)执行阶段：严格按照采购合同的条款、条件执行，跟踪供应商的供货情况，并及时进行验收。

(6)验收阶段：对供应商送达的材料设备进行验收，按照采购合同中约定的质量标准和验收标准进行验收,确认无误后进行付款。

设备采购工作程序

采购工作应遵循“公开、公平、公正”和“货比三家”的原则，按质、按量、按时以合理价格获得所需的设备。采购工作程序是保证设备采购工作顺利进行的程序化文件。本条主要知识点是：设备采购工作的阶段划分；设备采购工作程序以及采购工作的策略和保证。

一、设备采购工作的阶段划分

设备采购工作以建立组织开始，经采买、催交、检验，直到最后一批产品通过检验为止，是项目管理的核心之一。通常将设备采购管理分为三个阶段，即准备阶段、实施阶段和收尾阶段。不同的阶段侧重点不同。

（一）准备阶段

主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购策略和编制采购计划。

1．建立组织

（1）成立采购小组，执行设备采购程序。根据设备的采购难度、设备技术的复杂程度、预估的资金占用量的大小、设备的重要程度及各个采办单位的组织机构的不同，成立的组织也各不相同，国内最常见的是成立设备采购小组。其特点是：暂时性、灵活性、针对性。由于是针对特定的设备成立的采购小组，采购小组目标明确，分工清晰，任务落实，往往有较高的功效。

（2）设备采购小组的采买行为应符合《中华人民共和国招标投标法》的要求。

2．需求分析、熟悉市场

（1）对拟采购的设备的技术水平、制造难度、特殊的检查仪表或器材要求、第三方监督检查要求（如果合同有要求的话）、对监造人员的特殊要求、售后服务的要求等方面做一个全面、细致的分析。

（2）调查市场情况，重点调查原材料的供给情况、有类似设备的制造业绩的厂商情况、潜在厂商的任务饱和度、类似设备的市场价格或计价方式、类似设备的加工周期、不同的运输方式的费用情况等。

3．确定采购方式和策略

通过需求分析，在对潜在供货商的调查的基础上，结合项目的总体目标和设备的具体特性，确定采购方式和策略。

（1）对潜在供货商的要求

1）能力调查。调查供货商的技术水平；调查供货商生产能力，了解供货商的生产周期。

2）地理位置调查。调查潜在供货商的分布，分析供货商的地理位置、交通运输对交货期的影响程度。例如超大型设备的制造和运输，若供货商的制造基地远离港口，就很难满足采购方整体到货的要求。若大宗设备在西北制造，项目所在地地处南方，则运输周期和费用都会大大降低该供货商中标的概率。

设备、备品备件采购流程

一、填写购置申请表

1、设备购置应由申购部门填写设备购置申请表

2、备品备件购置应由申购部门填写备品备件物资申购表

3、当月重点设备生产急需时负责车间应填写计划外急用备品备件申购表,交设备科审批,交副总批准后,采购部购买;

二、常用设备购置申请表由车间提报,经生产部、设备科审核,交分管副总审批生效；计划外急用备品备件申购表由设备科申报,分管副总审批生效,交由采购部购买;

三、重点设备购置应由设备科牵头,按照供应商审计流程写出详细考察计划,报分管副总审核后对设备生产厂家及使用厂家进行考察;按照优质、优价,货比三家的原则,由设备科牵头,由考察小组形成考察意见,确定供应商二家或三家后交总经理批准,最终由采购部确定厂商购买;

四、申购表应由申购部门填写设备名称、型号、规格、生产能力、申购数量、申购理由、主要用途、技术要求及特殊要求;

五、设备备件进公司后应由设备管理部门、使用部门、技术部门、采购部门主要大型设备及特殊设备共同开箱验收;

六、对设备及备件在使用中出现的问题,使用部门应及时向设备管理部门通报,设备管理部门对处理不了的问题应及时通报生产厂家,以便在质保期内修复;

七、大型备件到货后申购部门应及时更换试用,及早发现问题以便在有效的质保期内及时解决; 八、备件领用时应现场相关维修负责人进行质量检定,备件出库后使用过程后应在五天内以领料单为准向设备科反馈质量信息,不及时反馈的视为合格;

备件购置流程：

计划外急需重点备件流程： 使用部门 生产部依据

设备管 转采购部入库 车间 问题

设备科提报 主管副总审批 采购部负责购买 入库 车间 问题 分管副总 确定数量及价格等相关条件后,签订合同,并做订货到后,验收合格,货到后,验收不合格,与厂家协商,并立刻进行调换,对于造成入库单与发票一起,让相关人采购部以电话,或合同形式报采购计划与货到后,库管验收,供应商月底前,供应商开清当月所欠车间根据需求并结常用物资采现购类物批量的车间进行其它零星物资通配件：和设备管理不常用物资：通过相关手段,进行比设备及备件验收制度及流程