财务报账须知

财务报账流程

一、采购业务，经办人员应办理如下报账手续：

向采购部门提出采购申请，经采购主管部门审核，按报销权限报分管院长、院长审批。

采购申请审批后，属政府采购目录内的采购项目，由采购部门按“政府采购”规定办理，并将采购计划报财务列入用款计划，安排经费；属校内招投标的采购项目，由采购部门组织公开招投标进行采购；其余采购项目按院内采购具体规定进行采购。

1、提供合法的票据。各种物品（含办公用品）采购一般由后勤处专职采购员统一购买，采购人员索取票据时，应要求供货方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称、日期、品名、数量、单价、金额、填票人。

2、办理验收入库手续。注意区别所购货物的类别，属固定资产、低值易耗品、需办理入库的物品（含办公用品）统一由后勤处资产管理人员办理验收入库手续；属不需入库直接领用物品（含办公用品）由后勤处资产管理员验收后，通知各部门资产和材料管理员办理领用手续，领用人员必须在领物单上签字。采购人员注意在办理验收入库手续时，要求验收人在发票上签名。（货物类别：单价在500元（专用设备800元）以上，使用期限在一年以上的货物为固定资产；凡单价未达到固定资产标准，又不能一次消耗的物品为低值易耗品；特别强调：办公家具、图书资料等不论价值多少都属固定资产，均按固定资产验收入库手续办理。）

3、所附发票要求有后勤部门采购经办人、后勤部门验收人、后勤部门负责人、后勤部门分管院领导、达到规定金额需要主管院长签批。

4、提交财务审核与报账。

二、差旅报销手续如下：

1、出差前填写“工作人员出差‘五定’审批单”。内容包括：姓名、前往地点及乘坐交通工具、出差任务、出差时间、领导签批。原则上由院办统一订购机票，要求尽早办理机票预订，一般在签批“五定”单当日就得预订。

2、提供合法的票据。索取住宿票据时，应要求对方将票据内容填写完整，填写内容包括：单位名称（姓名）、日期、住宿天数、单价、金额、填票人。驾驶员同出差人员一并报帐。 3、参加会议或培训的，要求加附领导签批的会议或培训通知单。

报账须知

经过几个月的工作，发现了部分报账中需要注意的位置，现总结给大家以做参考，请各位老师仔细阅读并转发给报账的学生，以后不再做口头解释，谢谢大家。

一、基本知识

 发票时效为一年，如2013年10月10日—2014年10月10日，超过一天，票据作废，请及时报销；

 每一张发票的背面签经手人（火车及飞机票除外）；

 所有发票需要在付款单位上注明华中师范大学；

 所有项目的本地住宿需要项目负责人写清情况事由，金额较大的需经费所在单位一支笔签字后加盖公章；

 每张发票须有两个章，一个税务章一个发票章或财务章；

 餐票面值500元及以上金额需要项目负责人书写情况说明（何时为何事请何单位何人进餐）签字并加盖公章；1000元及以上的除项目负责人签字写情况说明外，还需要经费所在部门的一支笔签字及加盖公章（650开头的是城环的，230开头的是科研处的，231开头的是社科处的），XXX—20205……的项目不能报销本地餐饮和副食（但差旅过程中目的地的低额餐饮可以报销，副食不能报）

 2014年12月前加油票可以报销，但需要写清情况说明（何时前往何地进行何种调研），2014年12月—2015年1月前，加油票需要在付款单位上注明个人或单位，2015年1月后只报销付款单位为华中师范大学的加油票；

 在票据较多的情况下，请分类粘贴，餐费做餐费粘贴、打印做打印粘贴等等，差旅的交通票单独粘贴，需要往返的票据，单程的需要项目负责人写清情况说明（单程票据最好控制在2—3张）附在粘贴单后面，在差旅过程中的其它费用分类粘贴，差旅的餐费及其它票据需要有交通票做支撑，无交通票的不予报销；

二、报销单填写及分类；

 办公费

指购买不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出，具体包括办公用品、文化用品、报刊杂志订阅费、名片、刻章、冲印、饮用水等；

 专用材料费

具体包括墨粉、硒鼓、专用纸张、插线板、灯泡等以及标准以下的移动硬盘、内存条、实验室用品、消耗性体育用品等。

报账须知

一、粘贴卡、市内交通单、长途单都在财务的报账大厅可以领取。

二、粘贴规则

1、粘贴卡

1）发票粘贴时，不得超过粘贴卡黑线框的上沿和左沿。

2）每张发票都要贴在粘贴卡上

3）金额及单据张数必须准确，各项目的分类要按照粘贴卡上的说明如何填写

4）报账人：辅导员

2、市内交通单

1）出勤事由：调研

2）地点：大学城至五山或五山至大学城

3）具领人、证明人：都要写，且要写不同人的名字

3、长途单

1）出差事由：调研

2）起讫地点：广州—某地—广州（必须来回）

3）经办人：辅导员

三、发票

1、时间

1）报账时间往前推12个月有效，其他都是过期发票，不能用。

2）同一时间、同一事由、同一单位开出的发票不可同一次报。（特别注意的士票的车牌号和日期）

2、学生活动

1）抬头必须写：华南理工大学或华工大。写个人或其他都不行

2）类型：网费、书费、办公用品（必须写笔记本、打印纸等明细，笼统的写着办公用品的不行）。车费、餐费、油费不行。

3）背面必须有两个人的签名。

3、基金会

1）抬头必须写：华南理工大学教育发展基金会（汽油票可以只写车牌号，但不能写个人或自用）

2）类型：网费、书费、交通费、办公用品（必须写笔记本、打印纸等明细，笼统的写着办公用品的不行）、油费。

3）背面必须有两个人的签名，以及写明具体的用途（如XX活动饮用水）。

四、粘贴技巧

1、分门别类。如餐票贴在一起，交通票贴在一起等。

2、从大到小。把大张的发票贴在前面，盖住后面小张的发票。

3、从高到低。发票金额大的贴在前面，小的贴在后面。

4、整齐大方。愉悦身心

财务费用开支报销审批程序

为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，特制定本标准及程序。

1、 临时借款：为方便工作以应临时之需，公司可以有需要的人借款100元-500元周转金。先借款，按程序签字后做帐，拿发票回来报销冲“其他应收款”。员工离职时，该帐套主管要监督清欠款，在离职手续上签字。

2、 代墊款项：为客户代墊的税款和办证款必须当日下班前向财务报帐,最迟不能超过次日12:00时；

3、 出租车：注册会计师、注册税务师和各部门经理外出办理重要事情在广州市范围内业务可以选择乘出租车，凭当天出租车电脑票据报销。其他员工选择乘出租车必须提前报部门部门经理批准

4、 公交车费： 实报实销

5、 电话费： 员工与客户联系业务时使用公司配备的手机，私人电话不允许使用公司的手机。

内部员工联系加入集群短号。话费统一由财务部负责充值。

6、 外勤餐费： 本公司历来不报销本市外勤餐费：外出办事一般回来午餐，公司留餐

7、 差旅补贴： 一般出差（比如：外出开会学习或者仅仅参与洽谈项目出差没有差旅补助）没有差旅补助，管理项目出差：部门经理以上级别(包含高级顾问)：60元/天，项目经理：40元/天，会计主管：30元/天，助理：20元/天，实习生：10元/天。

8、 业务招待费：报销单据必须有税务部门的正式发票，数字分明，先由经手人签名，注明用途，部门经理加签证实，再报财务会计审核，然后由总经理审批，方能付款报销。

9、各部门经理及主管的电话要保证7：30-22：30开机，方便联系。

1、报销时间：

（1） 收回来的现金和支票及时向财务报账；

（2） 报销付款请集中在逢周3、5下午5：00以前。

2、报销流程：（见附件流程图）

报销说明：

1 外勤登记表需写清楚每天的工作情况和费用、时间，于每个星期五由各部门经理审核签名，执行力主管统一交总经理复审核后自己做帐务处理后出纳处报销。

1 有发票的报销单和无发票的报销单要分开做单，不能混在一起。