从采购作业谈降低成本
随着社会的飞速发展，中国乃至世界的经济体已经遍布了地球的每一个角落。为了更好的促进经济的发展，我们就不得不提到物流这个词汇，因为它是可以帮助我们实现这一目标的动词之一。现如今各国的物价水平也是如同芝麻开花，每天创新高。商家为了获得更高的利润，自然而然就想到了降低成本的方法。这里我只简单介绍物流领域对于降低成本的看法。谈到物流，许多人最初想到的就是司机开着大货车在马路上呼呼跑。其实，这只是物流领域里最简单，最基础的工作之一。它还包括了仓储与库存，采购方式，供应链的管理以及配送中心的规划等等。孰不知对于物流成本的降低，处在生产过程第一步位置的采购任务就成为了重中之重。
关于采购的定义，简单说就是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。它的职能主要有：
1、保证生产或销售的顺利进行。
产品、原材料、技术、设施设备、办公用品、信息和服务等是企业经营活动的基础，而这些物资是通过企业采购实现的。
2、发挥信息源作用。
由于采购部门直接面对市场，获取市场信息比较容易，并能较为敏锐地视察到市场信息的变化趋势，从而可以为企业及时提供各种各样市场信息，作为供企业进行管理决策的依据。
3、建立稳定的供应关系。
采购部门通过和供应商建立稳定的供应关系，一方面保证采购的时间、质量，另一方面通过让供应商参与企业的生产或销售活动，为企业的发展提供一定的参考意见。
4、提高企业利润。
采购与企业其他经营活动对利润的影响有一定差别，采购对企业利润的影响具有更直接的作用。
采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程，它的工作涉及面广，并且主要是和外界打交道，因此，如果企业不制定严格的采购制度和程式，不仅采购工作无章可依，还会给采购人员提供暗箱操作的温床。完善采购制度要注意以下几个方面：1、充分进行采购市场的调查和资讯收集。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和资讯的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的
走势，使自己处於有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期形成调研报告。
2、建立严格的采购预算与估计成本制度。
制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是计划活动的一个方面，同时也不仅仅是组织政策的一种延伸，它还是一种控制机制，起着一种比较标准的作用。
3、建立供应商档案和准入制度。
供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外，还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等，每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。同时在供应商准入制度方面，重点材料的供应商必须经质检、物料、财务等部门联合考核后才能进入。
4、建立价格档案和价格评价体系。
企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案，对每一批采购物品的报价，应首先与归档的材料价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则要作出详细的说明。
5、建立材料的标准采购价格，对采购人员根据工作业绩进行奖惩。
财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格，促使采购人员积极寻找货源，货比三家，不断地降低采购价格。
6、采购环境的利用。
充分利用采购环境的一个重要内容就是熟悉市场情况、了解市场行情、掌握有关项目所需要的货物及服务的多方面市场信息。学会把握价格变动的时机，因为有些物品的价格会经常随着季节、市场供求情况而变动，因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。
7、供应商的管理。
选择信誉佳的供应商并与其签订长期合同。与诚实、讲信誉的供应商合作不仅能保证供货的质量、及时的交货期，还可得到其付款及价格的关照。双方本着“利益共享、风险共担”的原则，建立一种双赢的合作关系，使采购方在长期的合作中获得货源上的保证和成本上的优势，也使供应商拥有长期稳定的大客户，以保证其产出规模的稳定性。这种战略伙伴关系的确立，能给采购方带来长期而有效的成本控制利益。
8、全流程成本概念，控制总成本。
在探讨项目采购管理中降低成本的问题时，应该确立采购全流程成本的概念，我们所应该
关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本，还要考虑相关方面的利益，成本就像在U形管中的水银，压缩这边的成本，那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以，需要建立这种全流程成本的概念，来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。我们不应该仅仅只看到最直接的成本降低，还应该从项目采购的全过程来衡量成本上的收效，从项目采购的全过程来探求降低总成本的有效措施。只有这样，我们才能在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会。
综上所述的这些解决采购成本过高问题是我在综合了多位相关人士的意见后总结而成的。其实，就算是按部就班的依照“过来人”的想法去处理公司的问题，难免我们找就会遇到以下意想不到的障碍。这还的说因为采购工作中普遍都会有一些问题存在：1．采购过程中缺乏有效的信息沟通。在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，与企业内其他部门很少进行直接的接触，采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通，通常采购部门关心的是物料的制造和供应，采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介入的作用，在两者之间传递信息。一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍，就会造成物料的重复采购和资金的积压。2．采购工作缺少监督制衡机制。物资采购是直接以货币为媒介的商品交换，掌握着大量的资金使用权，必须有有效的监督措施。但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由一人制定采购计划，又一人去采购物资，缺乏有力的监督和制约机制。长此下去，在采购工作中还会出现不正之风，影响企业正常的物资采购工作。3．企业对供应商的管理有待加强。目前很多企业的采购工作都存在着一个误区，认为采购工作就是和供应商搞好关系，然后在这种关系基础上，与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言，这种情况是很危险的。在采购行为中，与供应商建立良好的个人关系固然重要，长此以往，就会产生企业对某些特定供应商的依赖，不利于企业寻找新的更好的供应商，不利于企业进行技术创新，也会在企业内部滋生腐败行为，损害企业的利益等等。
谈及未来的发展方向，对于中国这个物流事业刚刚起步的国家，要在本国国情的基础上向国外借鉴一些先进的理论。当然，这些理论的借鉴已经不单单只局限于采购这个单一的方面，而是扩展到了整个物流领域。比如：应用推广信息技术。从国外发展的情况来看，供应链与物流一体化的发展基本经历了从基础性的业务执行、数据采集/内部可视化、数据连接性、
