管理信息的收集与处理

管理信息的收集与处理（自学考试科目）

第一章 信息与管理信息

第一节信息概述

一、信息的含义

1、申农（20世纪40年代美国数学家）的信息：信息是用以消除随机不确定性的东西。

2、维纳（美国数学家、控制论创始人）的信息：信息是我们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。

3、钟义信的信息：信息是事物运动的状态与方式，是物质的一种属性。信息不同于消息，消息只是信息的外壳，信息则是消息的内核。

4、广义的信息：信息是事物运动的状态与方式，是表征事物的性质、运动状态及其相互关系和联系的信号、消息、情报、指令、数据中所包含的内容。

5、狭义的消息：是反映客观事物存在的新知识、新内容和消息。

二、信息的分类

1、宏观角度：自然信息、机械信息、人类信息（指人们在社会实践中所产生的信息，是一种利用特定的物质载体表征特定意义，以达到一定目的的信息，特点是明显的目的性。）

2、微观角度：

（1）按信息的不同特征：科技信息（科技交流与开发、科技成果推广应用和国外先进技术引进方面的情报。资料、文献等）、社会信息（人口、就业、工资、医疗等）、经济信息（工农业生产、商品流通、财政金融、交通运输、基本建设）、生活信息（商品、居住、婚姻等）

（2）按事物发展过程：预测性信息、动态性信息、反馈信息

（3）按生产先后和加工程度：一次信息、二次信息（指对一个信息加工整理的结果，文摘）、三次信息

（4）按传递范围：公开信息、内部信息、机密信息（秘密、机密、绝密）

（5）按信息反映的事物状态：常规性信息（定时性、具体性、专题性）、偶然性信息（反映偶然的而非常规的信息，突发性）

（6）按发布渠道：正式渠道信息（指由正式组织发布的，并通过正式组织渠道按组织规范传播的信息）、非正式渠道信息

（7）按信息的时态不同：过去的信息、未来的信息

（8）按信息稳定程度：固定信息（指通过对大量的不断变化的信息长期观察和分析，揭示客观事物发展过程的内在联系和必然趋势所形成的各项原则、制度、标准等）、流动信息（是反映客观事物发展过程中每一时间变化的信息）

（9）按信息范围：内部信息（反映系统内部状态的信息）、外部信息（反映系统外部环境变化的信息）

三、信息的而基本性质

1、物质文明发展的三大要素：物质、能量和信息

2、托夫勒的“三大浪潮”：农业革命、工业革命、信息革命

3、物质、能量、信息的区别：

（1）信息不同于物质。信息是物质的普遍性而不是事物的本身，它可以脱离物质独立存在，同时又不影响物质的存在与运动，它所表现的是物质运动的状态和方式，是物质之间的联系的相互作用。 （2）信息不同于能量。信息是物质运动的状态与方式，能量是物质做功的本领、遵循能量守恒定律，能量不能共享。

4、联系：三者都统一于物质，物质是第一性的。（1）物质是信息的源泉（2）信息的获取传递离不开能量，能量的转换和驾驭离不开信息（3）在一定条件下，信息可以转化为物质和能量。

5、信息的基本性质：普遍性、客观性、时效性（信息从发出、接收到进入利用的时间间隔及其效率是信息的时效性）、目的性（指反映客观事物变化和特征的某个方面的信息能被人们利用，为管理活动服务）、传递性（指可以通过一定的传输工具的载体进行传递，为人们感受和接收）、共享性（是区别于物质和能量的最重要特征）、变换性、转化性（信息在一定条件下可以转化为物质、能量、金钱等）、可伪性。

第二节管理信息的基本功能

一、管理信息的含义

管理信息是指反映事物在管理过程中的活动特征及其发展变化情况的以文字、数据、图表为多种表现形式的消息、情报和资料等的统称。

二、管理信息的功能

邓小平《经济参考》“开发信息资源、服务四化建设”

基本功能：

1、 在智能开发领域，具有传播知识的功能

2、 在经济领域，是一种生产力

3、 在管理系统，是变经验管理为科学管理的前提

4、 在领导机关，是决策的基础和依据

信息管理遵循的原则：

1、 不限于现有的数据资料，掌握最新的第一手资料

2、 搜集、综合、加工要有主体

3、 领导要重视信息管理

第三节秘书信息工作的基本任务

一、我国秘书信息工作的新发展

1、秘书信息工作是指秘书部门采集、处理信息的一切活动，其基本内容包括信息的收集、整理、传递、反馈、储存、利用等

2、秘书工作的根本宗旨：充分利用信息载体并通过各种传递手段及时、准确、真实的向领导机关传递、反馈信息，为领导科学决策和指导工作提供依据。

二、秘书信息及其特点

1、秘书信息是指秘书部门在参与政务和管理实务的活动中，为领导提供辅助、服务的信息。

2、秘书信息的特点：内容的政治性、服务的特定性、收集的广泛性、整理的系统性、事实的真实性、科学的预见性。

三、秘书信息工作的基本任务

1、紧密围绕党的中心工作，积极、认真的向各级领导报送信息

2、认真搞好信息的收集、整理、整理、归档等工作

3、负责信息工作网络建设，办好信息载体

4、不断提高秘书人员素质

第二章 管理信息的收集与信息调查

第一节信息的收集

一、信息收集的意义、原则 1、信息收集：是指根据领导和领导工作不断变化的信息要求，从已经确定的信息源体系中连续地选择、提取、集中信息的过程。

2、信息收集的意义：是信息工作的起点和基础；信息收集的质量直接关系到整个信息处理工作的质量

3、信息收集的原则：针对性原则（根据本机构的性质、任务和服务对象确定信息收集的范围和重点），时效性原则、真实性原则，系统性原则（注重收集信息的连续性和完整性），全面性原则（服务对象要全面，信息内容要全面）

4、信息收集的基本要求：及时、准确、有用

二、信息收集的范围

上级信息、内部信息、查办信息、下级信息、成绩信息、经验信息、问题信息、趋向信息、社会信息、民生信息

三、信息收集的渠道和方法

1、渠道：信息网络渠道（纵向网络，横向网络、延伸网络、扩散网络）；文书渠道；调研渠道（围绕：重点、热点、难点、疑点、特点，具体：深入实际，获取第一手资料；确定重点题目；参加各种会议）；会议渠道；信访渠道；书刊渠道；新闻媒体渠道；档案渠道（文书档案、科技档案、专门档案）

2、方法：观察法（是指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物的方法）、调查法（是信息收集最常用的方法，有较强的目的性和方向性，收集信息的针对性和实用性强）、阅读法（指通过阅读材料、资料、报刊、收听广播等方式来收集信息的方法）、交换法、索取法（指信息工作人员向信息占有者或信息源有关责任人索取有关信息资料的方法）、购置法、委托法（对一些难以获得的信息，可以委托有关单位或个人帮助收集）、咨询和网络查询法

3、残缺信息填补方法：向信息提供者所要；向有关方面查询；利用手中掌握的资料填补

第二节信息调查法

一、不同收集手段的调查方法

1、现场调查法：调查者深入到调查区域和事件现场，进行有目的有计划的周密考察，以得出准确的情况资料。

优点：保证调查对象的行为客观性；弥补其他研究方法的不足；有利于纵向分析

缺点：某种程度上会影响被调查者的正常活动；个人观察时容易产生主观偏见，缺乏系统性和完整性；调查者难以深入实地；只能消极、被动等待所要研究的对象

注意：一、善于积累知识总结经验；二、客观观察，注意真实性；三、既要略看又要细看四、不失时机的观察

2、开调查会

3、个别调查

4、书面调查：问卷调查（采用书面文字、表格形式进行调查。分为封闭式问卷、开放式问卷、综合式问卷；要求：明确研究目的和调查对象，表述简明，提问客观，注意提问顺序和逻辑）、查阅文献资料调查

二、抽取不同样本的调查方法

1、普遍调查：在一定范围内对所有调查对象进行调查以达到准确了解总体情况的一种调查方法。

2、抽样调查：在需要调查的客观事物的总体中，按照一定原则抽取部分样本作为调查对象进行调查，并推断全局一般情况的一种科学方法。（简单随机抽样法；机械抽样法；分层抽样法；整群抽样法；阶段抽样法；概率比例抽样法）

3、重点调查法

4、典型调查法：在一定调查范围里选择具有代表性的特定对象进行调查法，并以典型调查的结论指导处理全局工作。

5、统计调查法

第三章 管理信息的整理与综合

第一节管理信息的整理

一、信息整理的意义

含义：是秘书人员根据管理实践要求将收集到的原始信息按一定程序方法加工处理的过程。

意义：1、提高信息的真实性，增加信息的深度广度，有助于领导掌握全面情况把握全局；

2、有助于领导准确的预测未来，适时作出科学决策；

3、可以减少领导阅读文件的数量和时间，提高工作效率。

二、信息整理的基本环节

1、筛选：是对原始信息的再选择，是信息整理的重要环节，也是一项基础性工作。

筛选要求：重大、新颖、准确、完整

筛选步骤：1、材料鉴别判断；认真选择材料；对不完整信息的增补修正

2、研究：分类、提要、摘要、计算、比较、分析（定性：汇集法、归纳法、纵深法、推理法、连横法、定量：对比法、简化法、转换法、替代法、延伸法、图表法分析；点面结合分析；超前分析）、形成观点、提出意见

3、编写

三、信息整理原则：求实原则；价值原则、时效原则；开发原则；浓缩原则；经济原则

第二节信息的文字综合

一、信息文字综合的理解意义

意义：是发挥综合职能的工具；是提供有效信息的基础；是发挥枢纽作用的重要手段

二、信息文字综合的基本方法

1、唯物辩证法：对立统一的观点；普遍联系的观点；历史发展的观点

2、系统方法：要注重整体性；要研究系统结构；要把握系统动态

3、逻辑方法：比较；分类；概念的形成；正确使用判断；正确使用推理；正确使用同一律、矛盾律、排中律

三、信息文字综合的要领

1、选题要好，材料要新：确定选题角度；寻求新颖材料

2、观点正确，方法科学

3、态度认真，材料准确

4、突出重点，分清主次

5、论据充分，内容具体

四、信息文字综合材料的编写环节

（一）信息资料编写的要求：1、真实、适用2、简明、准确3、及时、迅速

（二）主要环节：归类，鉴别（逻辑分析法、数理统计法、调查核实法、经验判断法），编写（主题鲜明、标题新颖、结构严谨、语言凝练），发稿前的核实

（三）文字综合材料的提炼

提炼主题；巧设结构；把握正文；定好标题；交代背景；推敲语言

（四）编写数据分析信息的基本要求：要科学的审核鉴别材料（鉴别数字的准确性；审核数据资料的可比性；鉴别时效性；审核逻辑性；鉴别代表性）；要科学的运用数字（数字与观点一致；表达指标概念要完整；注重全面数据与典型数据的结合；恰当使用形容词和判断词；恰当运用计量单位；统计术语运用适当）

第四章 管理信息的传递与反馈