企业电子文件归档和电子档案管理试点单位名单

电子文件归档与电子档案管理规范电子文件管理指的是利用电子文件和技术，有效地收集、存档、索引、安全存取和管理电子文件的过程。

随着近年来新技术的发展，电子文件管理已经成为一项重要的管理主题。

因此，为了维护有效的电子文件管理，出台《电子文件归档与电子档案管理规范》变得尤为必要。

一、电子文件归档电子文件归档指的是将电子文件归档到企业内部的电子文档库以及跨企业的电子文档库中，以便于保存及查询。

归档可以实现文件的精确长期存储，以便后续对文件进行检索和复用。

《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应当建立可持续的电子档案归档系统，并做好归档文件的安全存储；2、电子文档应当精准的归档在安全的文档管理系统中，以便于快速查找和保存；3、电子文件归档时应注意规范，文件存放位置需明确标识；4、归档的电子文档应当定期备份，以确保数据的安全；5、归档的电子文档应当定期更新，及时修正或删除。

二、电子档案管理电子档案管理是指在可靠的电子文件管理系统中，利用信息化技术，依据文件存储管理规定，对电子文件进行安全可查，以及维护和保护的过程。

《电子文件归档与电子档案管理规范》规定：1、企业应建立文件存储管理制度，并确定文件存储系统的安全等级；2、企业应定义电子档案管理角色，将电子档案管理责任清晰分配；3、企业应对电子文件进行完整的安全管理，保护电子文件不受任何形式的损害；4、企业应建立完善的电子档案备份与还原机制，以保障档案的完整性；5、企业应定期清除无用的档案文件，确保档案的完整性。

三、加强安全管理电子文件归档与电子档案管理的核心是安全管理，为了维护电子文件的安全，《电子文件归档与电子档案管理规范》进一步加强了安全管理措施。

1、企业应当建立科学的安全管理制度，并加强安全管理措施以防止信息外泄；2、企业应当对电子文档库、归档文件及其它信息资源实施独立的权限管理；3、企业应当定期审计或监控系统，以确保系统安全及正常运行；4、未经授权的用户不得使用企业系统，以免造成不必要的损失；5、企业应当定期检查电子文档的安全性，以防止数据泄露。

企业电子文件单套归档管理实践
王洋;刘向阳
【期刊名称】《中国档案》
【年(卷),期】2022()7
【摘要】中国电力建设集团有限公司(以下简称“中国电建”)于2022年4月完成了国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室组织开展的电子文件单套归档和电子档案单套管理(以下简称“单套制”)试点工作。

国家档案局组织了联合验收。

专家组表示中国电建单套制试点各项工作扎实有力, 探索了区块链技术应用、档案智能鉴定等做法,提升了电子档案安全管理水平,提高了档案工作效率,亮点突出、成效显著。

试点验收标志着中国电建获准实施单套制, 开启了档案工作数字化转型和高质量发展的新篇章。

【总页数】2页(P56-57)
【作者】王洋;刘向阳
【作者单位】中国电力建设集团有限公司
【正文语种】中文
【中图分类】F42
【相关文献】
1.大型军工企业实施电子文件
"单套制"归档与电子档案"单套制"管理的可行性研究2.电子文件归档和电子档案“单套制”管理在上海自贸试验区推广实施3.云南税务:电子文件单套归档电子档
案单套管理4.政务服务平台电子文件单套归档实践与启示--以苏州工业园区“一网通办”为例5.“单套制”模式下电子文件归档和电子档案管理研究
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电子文件归档与电子档案管理规范随着信息技术的发展，电子文件的使用越来越广泛，电子档案管理已成为一种必要的手段，以确保信息的完整性、保密性和可靠性。

然而，电子档案管理的规范性问题依然值得关注。

本文将重点探讨电子文件归档和电子档案管理规范的重要性，并提出实施电子档案管理规范的建议。

一、电子文件归档的重要性电子文件归档是将电子文件按照一定的方式组织和管理，以便随时检索和使用。

电子文件是企业或机构最重要的资产之一，因此，电子文件归档必不可少。

以下是电子文件归档的重要性：1.便于检索和使用电子文件归档可以帮助企业或机构快速检索和使用文件。

传统的纸质文件归档，需要一定的时间才能找到所需文件，而电子文件归档则可以通过关键字或分类检索，快速找到所需文件，为企业或机构节省时间和精力。

2.提高工作效率电子文件归档能够批量处理文件，大大提高工作效率。

例如，电子文件归档可以自动按照分类和时间将文件归档，这将节省人力成本和时间。

3.信息安全电子文件归档可以有效保护企业或机构的机密信息。

对于一些需要保密的文件，通过电子文件归档，可以设置权限，保护机密信息的安全。

二、电子档案管理规范的重要性电子档案管理规范是指对电子档案进行管理所遵循的规范。

该规范包括：电子档案的创建、存储、归档、保护、使用等方面。

以下是电子档案管理规范的重要性：1.保证文件合规性电子档案管理规范可以帮助企业或机构确保文件合规性。

例如，在处理某些文件时，需要遵守相关法律法规，通过电子档案管理规范，可以确保企业或机构遵守法律法规，避免出现违规情况。

2.降低风险电子档案管理规范可以降低企业或机构的风险。

例如，如果电子档案未经妥善管理，容易出现信息泄露和篡改等不良事件，通过实施电子档案管理规范，可以降低一些风险。

3.提高管理效率电子档案管理规范可以提高企业或机构的管理效率。

例如，通过电子档案管理规范，可以减少文员的工作量，节省企业或机构的时间和成本。

三、实施电子档案管理规范的建议为了实施电子档案管理规范，以下是几个建议：1.建立标准规范企业或机构需要根据自身情况，建立符合标准规范的电子档案管理制度。

企业电子文件归档和电子档案管理指南企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。

本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。

一、企业电子文件归档和电子档案管理概述1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。

它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。

2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。

企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。

二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则1、把握数字时代的特点电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。

2、把握企业规划的进程企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。

3、突出安全性企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。

4、加强管理机制企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。

三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施1、建立企业电子文件归档系统要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。

现在企业里，电子文档多到不得了。

有各种各样的文件，比如Word 文档、Excel表格、PDF文档，还有各种邮件、图片和视瓶。

企业得好好管理这些文档，保证它们安全、容易找到、好管理。

所以就有了电子档案管理指南，就是给企业规定了一套标准和方法，教企业怎么管理这些电子文档。

目的就是希望企业能够更高效、合规、安全、方便地管理电子文档。

企业需要打造一个炫酷的电子文档归档系统！就像建立一座数字化的文档乐园一样！这个系统不仅包括超酷炫的文件命名规范，还有奇妙绝伦的文件夹结构和权限管理机制。

就像是制定一份神秘宝藏地图一样，我们可以根据文件的类型、部门、时间等因素来设计出不同的宝藏藏匿之处，并确保每个宝藏里的文件都能按照规矩进行命名。

而权限管理机制更是要像是设定魔法阵一样，企业需要为不同的人员设定访问权限和修改权限，确保只有得到授权的勇者才能进入并掌握宝藏的秘密。

当然，企业还需要像是定期举行宝藏保卫大作战一样，进行文档归档和备份工作，确保宝藏的安全和完整，让坏蛋们无法窥探！这样，我们的文档乐园才会成为公司的宝藏宝库，充满趣味和活力！党的一项重要任务是制定一套符合党的路线、方针和政策的电子档案管理规范和流程。

这一过程需要覆盖电子文档的采集、归档、检索、保管和销毁等全过程管理。

在电子文档的采集阶段，必须制定明确的文档采集标准和流程，并对采集的文档进行分类和索引，以确保文档的内容符合党的要求。

在文档归档和存储阶段，应对文档进行整理和分类，并确保文档的存储安全和可靠性，以维护党的信息安全。

在文档的检索和利用阶段，必须建立一套完善的文档检索和利用机制，以便党员能够快速、准确地找到所需的文档并进行使用。

在文档的保管和销毁阶段，需要建立相应的文档保管和销毁规范和流程，并确保文档的合规性和安全性，以落实党的管理要求。

这些措施将有助于加强党的信息化建设，维护党的意识形态安全，推动党的事业发展。

公司电子文件归档与电子档案管理规定第一章总则第一条为加强公司电子文件归档与电子档案管理，确保电子文件真实、完整、可用和安全，根据相关制度，结合实际，制定本规定。

第二条本规定适用于公司电子文件与电子档案的管理。

第三条公司电子文件归档与电子档案管理，应遵循纳入信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

第四条基本术语(一)电子文件是指公司在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

(二)电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

(三)元数据是指描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

第五条公司应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，加强电子文件前端控制，对有价值的文件采取相应的保护措施，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。

第六条相关文件GB/T18894 电子文件归档与电子档案管理规范DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 47版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48基于XML的电子文件封装规范DA/T 46文书类电子文件元数据方案DA/T 54照片类电子档案元数据方案DA/T 63录音录像类电子档案元数据方案DA/T1档案工作基本术语DA/T 58电子档案管理基本术语《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《公司档案工作管理办法》第二章管理机构与职责第七条公司办公室负责牵头建立电子文件及电子档案管理工作协同机制，推进电子档案标准规范建设、电子文件归档与电子档案管理工作。

第八条各单位、各部门职责各单位、各部门作为电子文件归档管理责任部门负责按照归档范围开展电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作，对电子文件的真实、完整、可用负责，指定兼职档案员统一管理并确保人员稳定；对于公司外工程项目的电子档案，应- 2 -由工程项目的项目经理负责电子文件归档工作，所在单位、部门负责监督、检查。

国家档案局关于机关业务系统电子文件归档与管理试点评估结果的通知文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2024.03.12•【文号】•【施行日期】2024.03.12•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于机关业务系统电子文件归档与管理试点评估结果的通知各省、自治区、直辖市档案局，各副省级城市档案局，新疆生产建设兵团档案局：按照《国家档案局办公室关于做好机关业务系统电子文件归档与管理试点评估工作的通知》，结合各试点单位工作报告、认证材料以及专家组实地察看提出的评估意见，经我局审定，同意天津市高级人民法院电子诉讼卷宗归档管理系统等第一期24个试点（见附件）通过评估。

通过评估的单位要按照“前端控制、全程管理”原则的要求，深化归档应用，不断提升电子档案管理能力。

各级档案主管部门要引导和规范机关业务系统电子文件归档与管理工作，有效提升各类档案资源质量和管理水平。

附件：通过机关业务系统电子文件归档与管理试点评估的单位名单（第一期）国家档案局2024年3月12日附件通过机关业务系统电子文件归档与管理试点评估的单位名单（第一期）（共24个）天津市天津市高级人民法院（电子诉讼卷宗归档管理系统）天津市审计局（审计业务电子文件归档与管理系统）辽宁省辽宁省药品监督管理局（一体化平台政务服务业务办理系统）江苏省江苏省审计厅、南京市审计局（金审工程三期）南京海关（南京海关AEO企业信用管理标准化控制系统）安徽省安徽省高级人民法院（安徽省法院审判管理与服务平台减刑假释业务系统）山东省山东省公共资源交易中心（山东省公共资源交易平台）山东省生态环境厅（办公自动化系统）河南省河南省人民检察院（统一业务应用系统）河南省公共资源交易中心（河南省公共资源“智慧交易”系统）广东省广东省委机构编制委员会办公室（办公自动化系统）广东省财政厅（办公自动化系统）广东省自然资源厅（基础测绘成果利用审批和地图审核业务系统）海南省海南省人民检察院（统一业务应用系统）海南省社会保险服务中心（海南省人社一体化信息平台）陕西省陕西省人民检察院（办公自动化系统）陕西省委统战部（办公自动化系统）青岛市青岛市行政审批服务局（青岛市网上行政审批平台）青岛市大数据发展管理局（青岛市金宏办公系统）深圳市深圳市政务服务管理数据局、深圳市档案馆（深圳市政务服务系统、深圳市一体化协同办公平台）深圳市住房公积金管理中心（住房公积金核心业务系统）深圳市水务局（深圳市智慧水务一网协同数字平台）济南市济南市不动产登记中心（济南市不动产信息系统）广州市广州互联网法院（诉讼服务平台）。

电子文件归档与电子档案管理办法第一章总则第一条为适应紫金矿业集团股份有限公司（以下简称“集团公司”）档案信息化、数字化建设需要，规范集团公司电子文件的归档与电子档案管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全，发挥电子文件的凭据参考、便捷检索与高效利用作用，依据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（国标GB/T18894-2002），结合集团公司实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于集团公司各部室、各单位从事生产、经营、管理、投资融资、项目建设、地质勘查、教育培训、科研试验、工程设计等活动中产生的电子文件的归档与电子档案管理。

第三条基本术语解释（一）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）电子档案，指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

（三）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

第四条集团公司已经利用计算机或计算机网络开展办公自动化或信息应用业务管理，各单位、各部室应和信息部充分合作，使各应用系统具备与数字档案管理系统归档无缝连接接口。

各单位要实现对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制，实现公文和文档流程化管理，实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用，使用集团公司统一推广的数字档案管理系统开展电子档案管理工作。

第五条以电子文件形式记载集团公司秘密的载体在制作、收发与传递、使用、保存和销毁时，应严格按照集团公司《保密制度》的规定执行。

第六条各单位档案部门配置的计算机等数字设备和应用软件，必须能有效读取归档的电子文件。

电子文件形成单位及集团公司信息部应积极协助和支持集团公司各级档案部门开展电子文件归档管理的日常监督、指导及电子档案的保管、利用等项工作。

88赵　翠 中交佛山投资发展有限公司摘要：随着科学信息技术水平不断提升，我国大部分企业已经普及以电子文件的形式对各项资料与数据进行存储。

如何科学地对电子文件进行归档与管理，是企业保存原始记录、提升管理水平、适应新时代需要解决的重要问题。

因此，需要对企业电子文件的归档、保存、利用进行科学的研究。

本文将对企业电子文件归档与管理的存在问题、改进措施进行分析，以期增强企业电子文件的归档与管理工作水平。

关键词：企业；电子文件；归档；管理措施中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2018)034-0088-01前言目前，大部分的企业已经推行电子化方式办公，并产生大量电子文件。

相比于纸质文件，电子文件具备较高的便利性、可塑性，无论是电子文件的起草、修改、收发等各环节都更加便捷。

但电子文件管理系统复杂、文件版本众多、保存方式多样，导致企业的电子文件归档与管理方面还存在较多问题，需要将问题予以解决，初步增强企业的电子文件归档与管理水平。

一、企业电子文件归档与管理工作中存在的问题１．制度不完善部分企业没有充分意识到电子文件归档与管理工作的重要性，也没有行之有效的技术手段，缺失专业技术人员，导致企业在电子文件归档与管理工作过程中，没有相关制度、技术标准作为执行依据和基础。

电子文件的形式具备多样性的特点[1]，还会涉及到多方面的内容，对标准化管理模式的实施提出了更高的要求，因此也会降低电子文件归档与管理效果。

２．权责不科学主要指文件管理人员和技术管理人员的岗位、权责设置不符合实际工作需求。

部分企业在开展电子文件归档与管理工作的过程中，虽然由文件管理者进行公文流转等文件工作，但其计算机与网络技术管理水平相对不足；部分企业还存在安排计算机工作人员从事电子文件的归档与管理工作，而其文件归档与管理工作水平较差，使企业的电子文件归档与管理工作无法顺利开展。

３．执行不强硬若想对企业电子文件进行标准化的管理，需要将国家标准与行业标准作为企业的基础。

一、总则为了规范电子档案管理，提高档案工作水平，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等法律法规，结合本机关实际情况，制定本制度。

二、电子档案管理原则1. 法规遵循原则：电子档案管理必须遵循国家档案法律法规，确保电子档案的合法性和合规性。

2. 完整性原则：确保电子档案的完整性，包括电子文件、元数据、存储介质等。

3. 准确性原则：确保电子档案内容的准确性，防止错误和遗漏。

4. 安全性原则：采取有效措施，保障电子档案的保密性、完整性和可用性。

5. 可靠性原则：确保电子档案的长期保存和可靠利用。

三、电子档案管理职责1. 档案管理部门：负责电子档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。

2. 电子档案形成单位：负责电子档案的形成、收集、整理、归档等工作。

3. 信息技术部门：负责电子档案存储介质的选择、维护、备份和恢复等工作。

四、电子档案管理流程1. 电子档案收集：对机关单位内部产生的电子文件进行收集，包括电子公文、电子邮件、会议记录、声像资料等。

2. 电子档案整理：对收集到的电子文件进行分类、整理、归档，确保电子档案的完整性和准确性。

3. 电子档案归档：将整理好的电子档案按照规定程序进行归档，包括电子档案的鉴定、立卷、编号、入库等。

4. 电子档案保管：对归档的电子档案进行长期保管，确保电子档案的完整、准确、安全和可用。

5. 电子档案鉴定：对电子档案进行定期鉴定，确定电子档案的保管期限。

6. 电子档案销毁：按照规定程序，对失去保存价值的电子档案进行销毁。

五、电子档案安全保障1. 保密性：对电子档案进行加密存储，防止信息泄露。

2. 完整性：定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。

3. 可用性：确保电子档案的长期保存和可靠利用。

4. 可恢复性：制定应急预案，确保在发生故障时能够快速恢复电子档案。

六、监督与检查1. 档案管理部门负责对电子档案管理工作进行监督检查。

电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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国家档案局关于确定第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目的通知
文章属性
•【制定机关】国家档案局
•【公布日期】2022.03.22
•【文号】
•【施行日期】2022.03.22
•【效力等级】部门规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】档案管理
正文
国家档案局关于确定第三批
建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目的通知各省、自治区、直辖市档案局，中央和国家机关有关部委档案部门，有关中央企业档案部门：
依据《国家档案局关于组织开展第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作的通知》（档函〔2021〕236号），我局对52家推荐单位报送的84个试点申报项目组织了专家评审。

经研究，确定北京燃气天津南港LNG应急储备项目等38个项目为第3批试点项目（名单见附件）。

请各有关单位高度重视，精心组织，完善试点方案，落实主体责任，严格按照工作计划，认真开展试点工作，按时完成试点任务。

因各种原因需调整试点范围、任务、时间进度安排及在试点过程中遇到新情况、新问题请及时与我局经科司沟通。

联系人：谢志成
联系方式：************、************、158****7350
附件：第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目名单
国家档案局
2022年3月22日。

电子文件归档与电子档案管理制度电子文件归档与电子档案管理制度第一章引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理电子文件的归档和档案管理工作，确保电子文件的完整性、安全性和可检索性，提高工作效率和信息管理水平。

本制度适用于本单位所有电子文件的归档和档案管理工作。

第二章定义和术语解释1.电子文件：指以数字形式存储在电子介质上，并可以通过计算机系统或其他电子设备进行查看、编辑、传输和存储的文件。

2.归档：指将电子文件按照一定的规则和流程进行组织、分类、整理和存储，以便于后续的检索和利用。

3.档案：指已经归档并留存下来的电子文件，作为证据或信息的依据，并具有法律效力。

4.档案管理：指对电子档案进行存储、检索、保管、销毁等一系列管理活动。

5.元数据：指描述电子文件属性和信息的一组数据，如文件名称、作者、创建时间等。

第三章电子文件归档管理流程1.创建电子文件将新建的电子文件按照相关规定命名、排序，并添加必要的元数据。

2.文件归档申请提交电子文件归档申请表，包括文件基本信息、归档目的、归档分类等，并附上相关文件。

3.文件归档审批归档管理员根据申请表和相关文件进行审核，并决定是否归档。

4.文件归档通过电子档案管理系统将归档文件按照归档分类进行归档存储，并记录归档信息和存储位置。

5.文件归档通知向申请者发送文件已归档的通知，告知归档编号和存储位置。

第四章电子档案管理1.档案检索根据需要检索档案，通过档案管理系统进行关键词检索、分类检索等方式找到所需档案。

2.档案利用对于需要使用的档案，使用人员可以通过电子档案管理系统进行查阅、复制、打印等操作，但需遵守相关规定。

3.档案保护确保档案的完整性和安全性，采取数据备份、权限管理、防措施等措施，防止档案损坏、丢失或被非法访问。

4.档案销毁对于无需保留的档案，按照规定的销毁期限和流程进行销毁，并记录销毁信息。

第五章附件本文档涉及的附件包括：1.电子文件归档申请表3.归档文件归档规范4.档案查询申请表第六章法律名词及注释1.电子交易法：《中华人民共和国电子交易法》。

电子文件归档与电子档案管理方法讲解大纲王卫森前言2016年8月29日发布，2017年3月1日实施的国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）代替《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002），成为电子文件归档与电子档案管理的最新依据。

今天我们将据此介绍电子文件归档和电子档案管理的基本原则方法，并结合我市实际重点介绍文书电子文件和照片、音视频电子文件归档与电子档案管理的方法步骤。

一、电子文件归档与电子档案管理相关定义：1、电子文件electronic document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

电子文件由内容、结构、背景组成。

2、电子档案electronic records具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

3、元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

4、组件component构成电子文件、且独立存在的一个比特流。

示例：文书类电子档案的组件包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。

5、真实性authenticity电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。

6、可靠性reliability电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质。

7、完整性integrity电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

8、可用性useability电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。

9、业务系统business system形成或管理机构活动数据的计算机信息系统。

示例：办公自动化系统、电子商务系统、财务系统、人力资源系统、产品数据管理系统、网站系统、电子邮件系统等促进机构事务处理的应用系统。

10、电子档案管理系统electronic records management对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。