《文书工作与档案管理》模拟试卷

1 文书与档案管理 一、填空题 1归档制度主要包括：归档范围、归档时间、归档要求、归档手续等内容。 2文书的特点：（1）法定的作者；（2）法定的权威和效力；（3）特定的处理程式。 3文书的属性：（1）现实执行性；（本质属性）（2）政治性；（3）信息性 4文书的作用：（1）领导和指导作用；（2）行为规范作用（3）公务联系作用；（4）凭证记载作用。 5档案的性质：（1）原始记录性；（本质属性）（2）信息性；（3）知识性。 6档案的主要作用：凭证作用和参考作用。 7文书工作主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。 8（二）文书工作的性质（1）有序性；（2）操作性； （3）确定性。 9文书工作的基本原则：坚持实事求是，反映客观实际，精减公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义 10文书工作的具体要求：准确、及时、集中、安全 11档案工作的性质：1、管理性； 2、服务性； 3、政治性。 12文书归档普通整理法：1、装订：2、分类3、排列4、编号5、编目6、装盒 13鉴定文档的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定文档的价值。 14档案保管期限表的结构：1、顺序号2、条款：3、保管期限4、附注 5、说明: 15档案整理工作：即按照一定的原则和方法,对零散的和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目,使档案系统化的工作。 16档案整理工作的步骤：1、区分全宗 2、全宗内档案的分类3、立卷 4、案卷排列与编号5、编制案卷目录 17全宗内档案的分类：要求：1、思想性；2、客观性；3、逻辑性； 4、实用性。 18档案工作的性质：1、管理性； 2、服务性； 3、政治性。 19档案机构的设置：1、档案行政管理机构：档案局、处 ；2、档案馆：科学文化事业机构3、档案室：内部机构 20全宗内档案的分类：时间分类法、来源分类法、内容分类法、形式分类法。 21档号的构成：包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号等。 22档案保管的基本原则：以防为主，防治结合。 23检索过程：存储和查找。 24库房温湿度控制：温度一般在14°C~20°C之间，相对湿度在50%~65%之间。 25鉴定文档价值的中心环节。（1）内容的重要性；（2）内容的独特性；（3）内容的时效性。 二、名词解释 1、文书的概念：文书是机关团体、社会组织和个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。 2、档案的概念：档案是机关团体、社会组织和个人在社会活动中产生的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他各种载体的文件材料。 3、归档的概念：归档是指各机关的文件处理部门或业务部门及文件工作者,将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件,整理立卷,定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。即归档就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，即 “归档制度”。 4、文书整理的概念：文书整理就是对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

文书档案管理工作　◆粱巧玲　（东莞松山湖高新技术产业开发区管理委员会，广东东莞５２３８０８）　【摘要】对单位档案管理水平进行衡量，其中最为重要的一个标准　案共组有所重视，这更是做好文书档案管理工作的前提。负责档　便是文书档案管理工作。文书档案管理工作的好坏直接与档案资　案管理工作的领导，要积极做好文书档案管理的宣传工作，通过生　料的质量与完整性相关。但在实践中，文书档案管理工作总是因　动的方式让领导和员工明白文书管理工作的重要性，在宣传的过　为这样或那样的原因得不到重视，在本文中笔者针对文书档案管　程中，还应当做好相关的法律宣传工作，如对《中华人民共和国档　理工作中遇到的问题进行深入分析，同时针对问题提出相应的对　案法》、《档案实施办法》等进行宣传。同时，还要晓之以理动之以　策，希望能够为今后单位的建设与发展略尽绵薄之力。　情，让领导和相关职工对档案工作有所理解，并进行关心与支持，　【关键词】文书档案；管理工作；问题　从而将档案管理工作作为重要事项进入单位的总体工作规划中　一、文书档案管理工作概述　文书档案管理工作的目的在于对发生过的人事、事件以及过　程等相关内容进行记载，将其作为对象进行管理。在管理的过程　中，使用载体记录下来，进而按照一定的门类收入档案室。文书档　案管理工作的重点主要围绕在“收集”、“管理”、“保存”及“借阅”　等环节。　与此同时，文书档案管理工作对单位工作的方方面面均有所　反映，比如党群管理、行政管理、科技档案以及会计档案等，涉及内　容十分广泛。比如文书档案中需要包括单位或者上级部门发出或　收到的各种文件，也包括参与选举的民主选票，同时还包括单位在　工作过程中，涉及到的相应合同与协议，总而言之，文书档案管理　工作涉及面十分广。　二、文书档案管理工作中的问题　（一）文书工作与档案工作在衔接过程中存有问题　文书工作与档案管理工作之间有相同之处，也有不同之处，相　互之间既是统一的关系，也存有分工。理论上，文书应当与档案工　作相互配合，从而建立一套较为完善的管理体系。但是在实践中，　反而恰恰相反，文书工作与档案工作之间的距离关联程度不是很　好。究其原因，主要是文书档案人员档案意识不是很强烈，而档案　人员在实践工作中，也很少考虑与文书工作相关的内容。使得两　者在实践工作中，脱节的情况时有发生。比如在公文的格式和处　理办法上由于档案管理与文书工作存有差异，进而导致不规范情　况发生。　（二）文书档案管理人员数量少且兼顾其他工作　不少单位的办公室内，专职档案员数量很少，只有两到三名工　作人员负责该项＿Ｔ作。并且不少档案管理人员，同时还兼任文秘　工作。要负责的工作范围比较广，涉及办公室公文收发、文字综　合、信息宣传等等，由于精力有限，其处理档案管理工作的时间较　少。导致工作不够细致，时常出现收集范围模糊，收集工作拖延，　甚至发生所收集的材料有所虚假的情况。　（三）领导部门不够重视文书档案管理工作　不少领导对文书档案管理工作存有偏见，认为文书档案管理　ｒ作不够重要。因此在整个单位办公室中，档案管理的工作职业　地位不高。而且不少领导还认为档案管理工作十分简单，只是简　单建立一个目录，然后做好剩下的收集工作就成。同时由于文书　档案管理工作不同于单位或企业的经营工作，做好之后，其经济效　益与价值不是十分明显，使得领导更加不重视单位文件的保存与　管理工作。　三、加强文书档案管理工作的对策　（一）重视单位文书档案管理工作　要做好文书档案管理工作，必须观念先行，让领导们对文书档　３１４　去。在档案管理过程中，要注重设施的投入，保证档案管理的设施　规范化、现代化以及信息化。比如，鼓励档案管理工作人员努力学　习计算机，利用计算机知识积极进行相关的档案管理工作。　（二）搞好文书工作与档案工作的规范衔接。　档案在形成之前是作为文书使用的，因此文书的质量好坏同　档案质量的好坏息息相关。假如文书质量不好，那么高质量的档　案就无从谈起。一般而言，具有比较高水平的档案管理，均是在文　书部门规范处理文件的基础上建立的。因此，文书人员在从事文　书工作的同时，需要认识到文书是今后的档案，即具有比较强烈的　档案意识，文书一旦使用完毕后，做好相应的归档工作。因此在文　书工作中，要注意相应的事项，比如：纸张的大小尽量统一、文体与　格式尽量规范，不能够心血来潮，使用各种类型的，否则都会加大　文书档案管理工作的难度。　（三）完善文书档案管理制度与工作秩序　在办理公文的过程中，需要按照较为严格的规范程序进行。　这些规定和程序都需要不断的细化，且在操作过程中尽量保证操　作方式的简明与便捷。同时要制定一套较为完善的签发制度，对　滥发文件等行为予以禁止，对于一些无用的文件要进行及时处理。　在正式发文的过程中要注重审核与签发手续的完善性，如需要进　行修改，对修改的内容需要进行相应的审核。并且在装订过程中，　还应当都纸张类型、幅面尺寸以及排布规则进行把握。且积极采　用随文卡片，通过随文卡片的行使，对“文件处理单”、“发文稿纸”　等进行简要的记载，进而保证文件的发文范围，有效防止随意发送　的情况发生。　四、结语　文书档案管理工作能够很好的衡量一个单位档案管理的水　平。档案存在的基础就是文书，同时文书也是档案所需资源的主　要产生方式，因此文书管理水平的高低对档案资料的管理起到直　接作用。在本文中，笔者针对文书档案管理，进行规范化管理，在　规范化管理的过程中，不断提高文书档案的利用率，进而为单位建　设起到作用。　参考文献：　［１］刘银华．浅谈高校文书档案管理［Ｊ］．科技信息，２００８（３３）　［２］李建英，严云．浅谈高校文书档案管理中存在的问题与对策［Ｊ］．科　教文汇（上旬刊），２００８（０７）　［３］汪小琴．关于高校文书档案管理改革的思考［Ｊ］．铜陵学院学报，　２０１０（０１）　［４］张俊英．高职院校文书档案管理工作存在问题探讨［Ｊ］．包头职业　技术学院学报，２０１０（０１）　作者简介：　梁巧玲Ｉ　１９８７一），女，汉族，广东东莞人，本科，档案助理馆员，研究方　向：

铜仁职业技术学院考试试题

课程名称： 文书工作与档案管理 试卷类型： A 卷

200 -200 学年度第 学期 考试方式： 闭 卷

系别：人文社科 班级：

学号： 姓名：

注意事项：1、答案一律做在答题卷上。

2、请写上系别、班级、学号和姓名

题号 一 二 三 四 五 总分

得分

一、填空题(每空1分，共10分)

1.文书，包含有私人文书和_____________两大门类。

2.周朝注意文书的保管利用，重要的送_____________保存，并作为教化子弟的教材。

3.从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和_____________三类。

4.向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用____________这一文种。

5.文件名称指的是具体公文种类的名称，"文件名称的用法"实指_____________的用法。

6.公文标题一般应标明机关名称、_____________、文种三部分。

7.根据《发文稿纸格式》，联合行文的公文，非主要承办的各有关单位负责人应在_____________栏内签署核准意见及姓名与日期。

8.会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和_____________两种。

9.文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、_____________等多重性质。

10.文书工作的具体内容有：文件的制作，_____________，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。

二、单项选择题(在每小题的四个备选答案中，选出一个正确答案，并将正确答案的序号填在题干的括号内。每小题2分，共40分)

1.我国从( )开始，便有了较为系统的文书学著作。

⽂书⼯作与档案管理

⽂书⼯作与档案管理

题型：填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施：

1）防⽕2）防盗3）防⽔4)防潮5）防霉6）防⾍7）防尘8）防光。

2、电⼦档案的归档⽅式：

（1）物理归档（2）逻辑归档（3）“双套制”归档。3、档案：档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的，保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。概括的说，档案是原始的历史记录。4、档号：档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。

5、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某⼀全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。可以说，全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录，是管理全宗档案的“档案”。6、档案标引：档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。

7、归档制度：对国家规定的应当⽴卷归档的材料，必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交，集中管理，任何⼈不得据为⼰有。归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。8、全宗：全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体，是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。9、⽂书的作⽤。

答：⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策，管理政务，处理事务，沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。具体表现在以下⼏个⽅⾯：（1）领导、指导作⽤。（2）⾏为规范作⽤。（3）公务联系和知照作⽤。（4）凭据记载作⽤。（5）传递信息与宣传教育的作⽤。10、如何恰当地选⽤⽂书的种类？

答：（1）在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。

（2）在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。

（3）在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。11、需要登记的收⽂范围。

答：需要登记的收⽂有：

（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。（2）下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。