制度格式要求和模板示例

制度格式整理规范1.所有制度采用WORD文档编制。

一个制度单独为一个文件，不可多个制度在同一个WORD文件中。

2.层次分章、节、条、款四个层次，其中“条”从“第一条”起依次排序，节、款在本章、本条内依次排序。

一般情况下层次用“章”、“条”、“款”即可，除非特别复杂和较大的制度，否则不用“节”这个层次。

层次编号示例如下：第xx章xxxx第xx条xxxxxxxxxx（一）xxxxxxxxxx（二）xxxxxx1.注意该层次用“1.”而不用“1、”2.xxxxxx（1）（2）3.所有制度的标题应统一为“中化云龙××××”，其中二级制度全称后缀为“规定”，三级制度后缀为“办法”，四级制度可以为“实施细则”、“守则”、“规程”、“程序”、“标准”、“决定”、“指导意见”等。

所有制度名称中不使用“暂行”、“试行”等词汇。

4.排版格式要求：段落行距：全文采用多倍1.25倍行距。

字体字号：制度名称采用宋体小二加粗；一级标题（即章标题）采用宋体四号加粗；二级标题（即节标题）采用宋体小四加粗；正文内容采用宋体五号（其中“第XX条”几个字需加粗）。

对齐方式：制度名称、一级标题、二级标题居中对齐；正文内容两端对齐。

5.关于简称及适用范围。

统一使用以下措辞：“本制度适用于中化云龙"有限公司（以下简称中化云龙）”。

6.为使规章制度长期稳定，不受机构变动制约，制度文稿中对部门称谓应使用“××部门”或“××管理部门”，例如：财务部门、人力资源管理部门。

模板示例如下：中化云龙费用管理及报销流程细则目录第一章总则 (2)第二章费用管理内容 (3)第三章费用报销管理 (3)第四章附则 (7)第一章总则第一条费用管理原则：费用实行预算管理，在批复的费用预算内开支。

可控费用预算分解至部门，部门费用均在单项费用预算额度内开支。

定期公布费用预算执行进度。

第二条本办法适用于中化云龙有限公司（以下简称中化云龙）。

第二章费用管理内容第三条费用管理分为日常项目管理和专项审批项目管理两部分。

（一）日常项目。

指预算内管理费支出：工资及相关的保险、住房公积金、房租补贴；业务招待费、礼品费；差旅费；市内交通费；交通燃料费；邮电通讯费；办公用品费；小型会议费；书报资料费；办公设备维修费；汽车修理费等。

（二）专项审批项目。

指预算内下述费用支出：职工教育经费；专项福利费；出国费；咨询费；诉讼费；广告费；审计费；赞助费；文体活动费；固定资产购置费等。

第三章费用报销管理第四条费用报销审批权限。

根据费用管理原则，为完善内部控制，按照权限分级审批。

费用报销审批坚持“一支笔签字”制度，需要授权的，以书面正本授权书通知财务管理部门，否则不予认可。

（一）日常项目1.预算内费用报销审批权限：（1）部门副经理（含助理）级以下人员的费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审核，部门经理审核，财务审核，总经理审批（可授权）；（2）部门副经理（含助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，部门经理（或主持）签字后报主管领导审核；财务审核；总经理审批（可授权）；（3）部门经理（或主持）的费用报销，由本人作为报销人签字，主管领导审核；财务审核；总经理审批（可授权）；（4）公司副总经理（含总经理助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，总经理审批（可授权）；（5）董事长、总经理的费用报销，由本人作为报销人签字，财务总监审批。

2.公共预算内费用报销审批权限，由公司总经理或其授权人审批。

（二）专项审批项目1.有专项请示报告的：凭主管领导级以上领导批准的专项请示报告，在核批的预算范围内，由部门经理（或主持）签字审核；财务部审核，财务总监审批。

2.无专项请示报告的：凭有效合同/协议及经公司主管领导级以上领导批准的支付申请单支付。

第五条费用支付方式与报销程序：（一）现金支付1.以现金方式支付费用款，应在以下国家财经制度规定的现金支出范围内：（1）职工的工资、津贴；（2）个人劳务报酬；（3）各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；（4）向个人收购农副产品和其他物资的价款；（5）出差人员必须随身携带的差旅费；（6）结算起点（1000元）以下的零星支出；（7）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

2.现金报销时间为每周二、五，报销人员应于报销日上午十时以前将按要求填妥并经有效签字人审批的报销单交送财务管理部门，由相关会计审核并制作记账凭证后交出纳统一进行现金收付。

3.借支现金，应填写借款单，经审批后，凭单到财务管理部门办理借款手续。

费用报销时，凭有效单据填写费用报销单，签批后，到财务管理部门办理报销手续。

借款人应及时办理借款核销手续（还款或报销费用冲还借款），原则上不允许重复借款，前次借款未清者，不得再次借款。

（二）网银支付。

原则上，款项支付须使用网银支付。

第六条费用报销项目：（一）工资及相关的保险、住房公积金、房租补贴：由人力资源部根据公司内控流程，签报相关发票，后附相应的工资名单汇总表、保险名单。

（二）业务招待费：指与业务有关的宴请费和礼品支出。

宴请客户如没有特殊理由一律不得去豪华饭店，公司领导级一次宴请金额不超过4500元，部门经理级一次宴请金额不超过2500元，其他人员一次宴请金额不超过1000元。

凡一次消费超出规定限额的，应事前以部门请示进行审批。

严禁为减少审批环节将同一招待活动发生的费用拆分后分次报销。

礼品支出，要求各部门尽量使用公司统一购买的礼品，对有特殊要求购买的其他礼品，由各部门自行采购，报销时经主管领导签字后，按照正常报销程序报销。

（三）差旅费（国内）：1.住宿标准一律为三星级以下酒店（含三星级）；公司人员到控股企业出差，如控股企业有招待所，一律住招待所；公司总经理、副总经理、总经理助理安排标准间，公司其他人员为普通间或多人间。

2.在选择交通工具时，要求十二小时之内（夕发朝至）乘火车能到达的，应乘坐火车；公司人员乘坐飞机时均乘坐经济舱；如无紧急情况，应优先考虑打折机票航班。

其所发生的交通费在上述标准内据实报销，超出部分不予报销。

3.如有借款，应在出差后一周内还清。

逾期未还，不得再借。

4.市内交通费。

市内交通费发生后应在一个月内报销。

（四）交通燃料费。

车用燃料由办公室负责统一购买油卡和加油登记管理，统一办理费用支出结算及报销手续，报销时应对附明细加油记录，并核算百公里油耗进行奖罚。

（五）邮电通讯费：1.由办公室负责统一管理公司座机电话的报销手续，电话费应控制在公司预算控制内，部门超支部分由部门自行承担。

2.公司销售部座机电话由销售部负责统一管理，办理日常报销手续，电话费应控制在公司预算控制内，部门超支部分由部门自行承担。

销售部确因出国发生的移动电话费，事前以部门申批单经公司领导批准后，可凭发票和出差确认单报销，原则上业务人员应控制在400元以内，要本着节约原则使用，尽量缩短通话时间，并不得转借他人使用。

（六）办公用品费：1.办公用品（含礼品）由办公室统一定制并管理，各部门按实际需要在办公室领用，除办公室外其他部门不得自行购置办公用品和礼品，特殊情况下经公司领导批准，办公室购买适宜的礼品。

办公室对领用情况进行登记，月底交财务管理部门入账。

2.办公室对办公用品（含礼品）的采购，遵循货比三家、大宗采购的原则，尽量降低办公用品的采购费用。

（七）会议费：参加其他单位组织召开的会议，报销时必须提供会议通知。

（八）书报资料费：购买资料应根据实际工作需要办理，公司报刊杂志的订阅由办公室统一制定计划公司领导批准后办理。

应严格控制，杜绝浪费。

报销时应注明用途和名称，按照正常报销程序报销。

（九）办公设备维护：办公设备维修由办公室根据实际工作需要进行，费用报销时应提供维修清单及修理发票。

（十）汽车修理费：汽车修理按《车辆使用规定》办理。

（十一）职工教育经费：举办关键岗位人员、后备人才职业培训、新员工培及各项专业培训前，举办单位应公司主管领导提出专项请示报告，经批准后方可实施。

参加其他单位组织的各类培训，报销时必须提供培训通知（或培训计划）。

（十二）专项福利费：由人力资源或工会统一安排并报公司领导批准，向财务管理部下达书面发放指示或领取支票，并附相应的发放名单等。

（十三）出国费用：标准详见《差旅费报销管理规定》。

（十四）咨询费：聘请咨询专家和签订咨询合同（协议）前，应根据公司签审制度进行审批，经批准后方可实施。

报销时应提供请示报告、咨询合同（协议）、发票等。

（十五）诉讼费：发生诉讼或与律师事务所签订合同前，应根据公司签审制度进行审批，经批准后方可实施。

报销时应提供请示报告、代理诉讼合同（协议）、发票等。

（十六）广告费：发布广告或与广告代理商签订合同前，应根据公司签审制度进行审批，经批准后方可实施。

报销时应提供请示报告、代理广告合同（协议）、发票等。

（十七）审计费：聘请会计师事务所进行审计前，应根据公司签审制度进行审批，经批准后方可实施。

报销时应提供请示报告、审计协议、发票。

（十八）赞助费：签订赞助合同前，应根据公司签审制度进行审批，经批准后方可实施。

报销时应提供请示报告、赞助协议、发票等。

由于税务原因需要提供其他资料的，经办部室应负责按照税务局要求提供所需资料。

（十九）文体活动费：文体活动统一由办公室、工会小组按照年度预算组织安排，费用由办公室负责人、工会小组长签字后报销。

个人的文体活动费用自理。

（二十）固定资产购置：严格执行预算审批制度。

报销时凭已批复的预算和发票，经部门经理及资产主管部门经理双签后办理。

第七条费用报销单据及费用报销单填列的有关要求：（一）所有费用报销必须遵守费用管理原则及内容。

必须为符合公司规定的允许报销的费用项目和财务制度规定的有效报销单据，除极特殊情况由本人作出书面证明，并经主管领导签字外，不符合规定的有关单据一律不予报销。

（二）报销单的填制须列明项目、日期、内容、发票张数、金额大小写合计等要素；业务招待费、会议费的报销还须逐项列明地点、事由和参与人名和人数；差旅费的报销除须提供发票外还须提供明细单，其中交通费、住宿费、餐费等应分项填写，住宿费应写明每日房费的金额及住宿天数、人数。

每次出差的费用需一次报清。

（三）各种车、船、飞机订票费等有效票证应包括具有税务章、财务章、金额、内容的正式发票或盖有订票机构财务专用章的收据，无任何签章的票据无效。

对于打折机票，请持机票及按实际支付金额的收据证明或发票到财务管理部门报账。

（四）在填列报销单时，报销人应保证各项数据金额的准确性。

同时应将报销单同后附各张发票整齐地粘贴或装订在一起。

第八条不予报销的情况：（一）费用预算外或报销总额（包括单项费用）已超过年度预算额的任何报销单；（二）报销单各栏目填列不完整、金额不准确、单据不整齐的报销单；（三）没有有效签字的报销单；（四）对已有有效签字的报销单，财务管理部门有审核及对不符合支出规定的报销单提出异议并退回的权力。