QP-001 文件控制管理程序
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＊＊＊（深圳）有限公司 版次 A/0 日期
编制 2011-05-19
文件名称 文件控制管理程序 审核
文件编号 DJJD-QP-001 核准
第 1 页 共 5 页 1 目的
规范公司质量管理体系文件、技术资料和其他外来文件的管理方法，确保文件的编制、使用、保管、修改等活动得到有效控制。
2 适用范围
适用于公司质量管理体系文件、技术资料和外来文件、资料等文件自收（发）文至归档全过程的控制。
3 职责与权限
3.1 文控负责本公司行文的发放、管控。
3.2 工程部负责工艺技术资料的编写与更改。
3.3 行政部负责与政府相关文件的管理。
3.4 采购负责供应商相关文件的管理。
3.5 业务负责客户相关文件的管理。
3.6 各部门负责本部门行文的起草和在本部门使用的文件管理。
4 定义：无
5 程序内容
5.1 文件的分类
公司控制的文件包括:
a) 质量手册、程序文件、作业指导书和记录表格等体系文件；
b) 行业的产品技术标准文件；
c) 政府机关发放的有关法律法规性文件资料；
d) 与供方、客户有关的订单、合同等重要文件；
e) 公司行文。
5.2 文件的编号 ＊＊＊（深圳）有限公司 版次 A/0 日期
编制 2011-05-19
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第 2 页 共 5 页 a) 质量手册：DTT－QM-0Χ
其中： DTT 本公司简称代号，QM---质量手册，0Χ（1„„）---流水号。
b) 程序文件： DTT-QP-0 ΧΧ
其中： QP---程序文件， 0 ΧΧ--流水号（1„„）。
c) 作业指导书：DTT-WI-ΧΧ-0ΧΧ
其中： WI---作业指导书，ΧΧ--（部门代码），0ΧΧ—流水号（1„„）。
d) 记录表格： DTT—QR—ΧΧ 0ΧΧ
其中： QR---记录表格，ΧΧ--（部门代码），0ΧΧ—流水号（1„„）。
部门代码：管理代表-GL；业务--YW；品质—QC：工程-GC；行政--XZ；计划—JH，
仓库—CK；文控—WK；采购—CG；网络—WL；财务—CW；一楼—COB
生产—SC（包括封装、测试、贴片）
5.3 文件格式
5.3.1 文件的状态为文件的版本/修改状态，版本号用A、B、C„表示，修改状态号用0、1、2、3„表示。如：A/0表示文件是A版0修改。修改后，修改页的状态号递增；文件修改3次后可更换版本，版本号变为B、C„。
5.3.2 公司文件及表单需有公司Logo、中英文名称、文件编号、版本及页码。
5.4 文件的编写、审核和批准权限规定
代码 文件名称 编写人 审核人 批准人 发放范围
QM 质量手册 管理者代表 管理者代表 总经理 各部门
QP 程序文件 管理者代表 管理者代表 总经理 各部门
WI 作业指导书 相关部门 部门主管 部门经理 相关部门
QR 记录、表格 相关部门 部门主管 部门经理 使用部门 ＊＊＊（深圳）有限公司 版次 A/0 日期
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第 3 页 共 5 页 说明 文件的编写由各部门负责，也可由管理者代表指定专人编写。
文控组织编制《体系文件清单》根据发放范围，受控发行相关部门。
5.5发文的管理
5.5.1发文的规定
⑴ 本公司要向外反馈重要情况或顾客需要文件时，由相关人员填写《文件外发申请单》，部门上级审核，经总经理批准后发文。
⑵以本公司名义所发的文件必须抄报文控备案，原件需由文控处盖“外发”章、登记方可发行，文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限、要求完成。
⑶公司内部行文，可按问题的种类和性质，用公司或部门名义行文，文件处理必须做好保密工作，防止泄露企业的秘密。
⑷请示的文件，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送其它单位；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位，不得滥发。
⑸部门编写的各种体系文件必须由文控受控发行方可生效使用。
5.6文件的发放
5.6.1文件发放流程
(1) 公司内部发文
(2) 重要文件需经总经理批准，并进行发文登记。
(3)工艺技术资料的发放控制，按工艺文件管理的要求并注明有效期。
5.7文件的阅办与催办
5.7.1为避免文件积压误事，收文部门阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责；紧急文件要即阅即办。关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不得超主办部门
编写文件 电子档发给
上级及文控 文控追踪文件是否更改 主办人填写《文件发放/回收申请单》
文控打印/编写部门上级确认 文件受控发行相关部门 部门签收《文件发放/回收申请表》
签收 文控处留原
件及签收表 ＊＊＊（深圳）有限公司 版次 A/0 日期
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第 4 页 共 5 页 过三天（特殊情况例外）。发文单位应负责催办，收文单位应负责文件精神的落实与检查工作。
5.7.2传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将密级文件带回家、宿舍和公共场所，也不得转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
5.7.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手续，以防止丢失泄密。
5.8文件的借阅和清退
5.8.1 公司受控文件属于公司知识产权，应严格保密。借阅文件时，向文件持有者借阅，及时登记在《文件资料借阅申请表》，按时归还，正本文件不得外借。
5.8.2 公司内部人员因工作需要复印文件时，需要者填写《文件发放/回收申请单》，管理者代表批准，文控统一复印、发放、登记。
5.8.3 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地查看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
5.8.4各部门指定责任心强的同事负责文件收交、保管、保密等工作。定期对已处理完毕的文件进行收缴清退工作。如发现文件丢失，必须及时查明原因及责任者，并如实向领导报告。
5.9文件的销毁
5.9.1对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，各部门应定期清理造册，按销毁清单要求报由文控销毁。
5.9.2 对要销毁的作废文件，由部门填写《文件销毁申请表》管理者审核，技术文件及公司重要文件由总经理签署后生效，签好单交由文控负责销毁并保存申请单。
5.9.3文控每年对公司存档的文件进行清理，对过时的、已经作废文件列出清单经管理者代表及总经理批准方可进行销毁。
5.10 文件的更改及回收
5.10.1 文件需要更改时，由更改部门提出部门填写《文件更改审批表》，说明更改原因，一般文件经部门主管/经理审核即可，重要文件需经管理代表或总经理批准方可 ＊＊＊（深圳）有限公司 版次 A/0 日期
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第 5 页 共 5 页 生效。
5.10.2 文件更改审批后，由文控按《文件发放/回收申请表》上的发放范围发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件，文控确认。
5.11 外来文件的控制
5.11.1 工程部、采购对外来文件进行识别、收集，列出《外来文件清单》，经管理者代表批准后纳入受控文件，并按5.5规定发放管理。
6 相关表单
6.1 《体系文件清单》
6.2 《文件外发申请单》
6.3 《文件发放/回收申请表》
6.4 《文件销毁申请单》
6.5 《文件资料借阅登记表》
6.6 《文件更改审批表》
6.7 《外来文件清单》
