QP-001文件和记录控制程序

文件编号：QP-001

文件和记录控制程序 版次:A/0 页码：2/8

生效日期: 2019年6月1日

编制 审核 批准

日期 日期 日期

文件修订记录

日期 修改类型 版本 修改原因 修改内容 修改人 批准人

文件编号：QP-001

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生效日期: 2019年6月1日

1.0目的

规定本公司质量体系文件及记录的管理方法，对公司的质量体系文件及记录进行有效控制，确保各部门使用文件的正确、及时、有效及记录的完整和可追溯。

2.0 适用范围

适用于本公司所有质量体系文件和记录的控制。

3.0 职责和权限

3.1 文件的签核权限：

文件别

项目 一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件

制定/修订/废止 管理者代表 部门主管 部门主管 担当者

文件核准 总经理 管理者代表 管理者代表 部门主管

文件管制 文控 文控 文控 文控

3.2记录产出之各单位，须负责记录之正确性及建档、分类、储存之管理；各相关部门负责规划、维护并协助与督导本部门有关记录之管理。

4.0 定义

4.1 质量手册(QM)：用以说明本公司质量方针、目标、组织、权责及质量管理体系运作原则之基本文件；

4.2 程序文件(QP)：本公司各部门或各部门间为达成质量目标，依据质量手册之系统运作原则，所延伸制定之工作程序及方法等文件数据；

4.3 作业指导书(WI)：将品质手册或程序书上所规定之品质作业、技术等做细致描述之指导文件，如设备操作规程、品质检验规范、岗位职责等；

4.4 质量记录(QR)：用以显示各项质量活动实际运作状况之文件资料，如检验报告、培训记录等；

4.5 外来文件：凡由外部提供的用于本公司质量管理作业的相关文件，如客户、供货商及其它相关方所提供之图面、规范、标准书、技术数据及相关引用之参考标准等。

5.0 作业程序

5.1质量管理体系文件编码原则及版次管制：

5.1.1质量手册(QM)：QM-001

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5.1.2程序文件(QP)：

公司代码+QP+流水号

例如: QP-001; QP表示质量管理体系程序文

件，001流水号.

5.1.3作业指导书(WI)：

公司代码+三级文件+流水号

例如：WI -001，WI表示作业指引，001流水号。程序文件流程图：作为程序附件形式出现,不编号码

5.1.4工程图纸

EG+产品编号+（必要时加上该款产品图纸的流水号）

5.1.5外来文件：

当外来文件有编号则按其自身编号，当外来文件无编号则按以下方法编号：

WL- XX

顺序号(用01，02，03，……表示)

5.1.6质量记录(QR)：

QR—XX—XXX

流水号

部门

5.1.7版本版次的变更：

同一文件编号版本变更按照A、B、C、D字母顺序加以标示。

文件或记录版次每修改一次其版次上升一位，首次发布用A/0表示，第一次修改用A/1表示，后续依此类推。

5.1.8各部门代码：

品质---QC 生产---PD 业务---BS 行政---HR 文控——DC

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采购---PU 仓库---ST 管理层---MR 研发---R&D

5.2 质量管理体系文件之制订、修订、废止及补发作业：

5.2.1 各部门依品质系统作业需要拟定文件草案，送对应权限人员核准后， 由文控统一登录编号并发行；文件在制定时格式要统一，排版要整齐，按公司的标准文件格式撰写。

5.2.2 文件若需修改或废止，则由提案单位提出，经管理者代表审查后并填写《文件修订、废止、补发申请单》依规定之权责核准后转文控办理。

5.2.3客户的工程规范变更管理

为确保能按顾客要求的时间表对其所有的工程规范得到有效管制，公司研发部门和相关部门必须在二周内对顾客所有的工程规范进行评审（评审的结果由相关评审部门将其记录于‘设计和开发评审相关记录表’内）、分发和实施/执行及其变更通知，并对在生产过程中实施日期的每项进行保存、归档等作业，当影响顾客的装配、成型、功能、耐久性或性能的要求时包括对所有有关文件的更新（如：当这些工程规范的更改影响PPAP时，研发部门应及时对PPAP相关资料和记录进行更新。）

5.3 质量管理体系文件分发、回收及补发作业：

5.3.1 质量管理体系之一、二、三阶文件，文控须加盖“受控文件” 章发行给相关部门， 并请收文单位于《文件分发记录表》内签收，如为修订则文控须回收旧版文件。

5.3.2 各部门于接收文件后，视需要进行部门内教育训练或传阅，并实施检讨，文控负责稽核。

5.3.3 文件若遗失，不够现场使用或有损坏需补发时，责任单位需填写《文件修订、废止、补发申请单》经管理者代表核准后交由文控补发，不得以影印方式自行处理。

5.3.4 经发行之各项品质系统文件原稿均由文控部管理，且文件申请发行单位必须提供一份电子档于文控备份。

5.3.5 由各单位回收之旧版及作废文件由文控标示“作废文件”或其他作废标示，以作回收纸再利用。

5.4 质量管理体系文件的使用管理及更新作业：

5.4.1 现场使用之文件须置于适当之工作现场；

5.4.2 使用单位不得自行影印文件（表单除外）；

5.4.3 文件经废止后，原文件编号不可重复使用；

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5.4.4 任何人均不得于正式发行文件上加盖其它标记或书写任何字符；

5.4.5 文控部留存的文件可不加盖“受控文件” 章；

5.4.6 如有文件新增或废止时文控部须及时更新《文件总览表》；

5.4.7 为了防止过期的文件非预期使用，公司所有的受控文件（包括一、二、三阶文件，外来文件）以发行日期为基点每三年总体更新一次；

5.4.8 文控负责对公司所有文件的修订状态进行监察，及时对文件进行更新。

5.4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制如磁盘、电子档案的管理等，应分类管理，并定期进行查毒处理，以确保文件的有效性。

5.4.10每年底文控中心必须组织各部门对现有质量管理体系文件进行评审,必要时予以修改,执行5.2条款规定。

5.5 质量记录的管理：

5.5.1 记录的建立：记录应使用规定的格式，填写应详细、准确、完整、文字清晰，且不得随便更改，确需修改或补充内容，应用划线的方式进行更正，更正人员必须在一旁签名确认；记录可以是打印档，也可是电子档。

5.5.2 记录的收集归档、标识、贮存和保护：

5.5.2.1 质量记录必须按类别装订成册，做好名称、部门、时间标识以便于查阅，并注意做好防鼠、防潮等工作以防止记录的损坏、变质和丢失。

5.5.2.2采用其它媒介的各种记录也应有相应的贮存条件，如软盘、光盘应注意防潮、防压、防磁，以免贮存内容丢失，必要时可复制备份。

5.5.3 记录的保存期和过期处理：文控部应建立《质量记录一览表》并规定各项记录表单的保存期限，汽车产品的质量记录保存期限，如果客户有规定，则按客户规定的执行，否则，一般保存期限为五年；涉及汽车行业时PPAP永久保存，与汽车行业产品追溯相关的记录保存期限为产品在现行生产和服务中要求的有效期再加上一个日历年。除非顾客或监管机构另有特殊要求。已超过保存期限的品质记录，可申请销毁处理，需销毁的品质记录，由责任单位填写《文件修订、废止、补发申请单》，经管理者代表核准后按核准意见处理，责任单位须将签核之《文件修订、废止、补发申请单》交文控存档。

5.5.3.1 认证产品相关质量记录至少保存2年。

5.5.3.2认证证书、型式试验报告、初始/年度监督工厂检查报告、产品变更/扩展批准资料、年度监督检查抽样检测报告等,以上与CCC有关的认证档案资料和记录在证

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书到期后，仍需保存12个月以上。

5.6 外来文件的管理：与质量管理体系有关的外来文件，如国家标准、国际标准、法律法规等由使用部门接收审核并记录于《外来文件清单》。如属客户提供的产品资料、技术标准等由使用部门接收并以客户文件编号予以登记保管。若其它部门需要外来文件时，则需向文控申请补发。

5.7 文件与记录的借阅：

5.7.1 当本厂内各部门因工作需要须向其它部门借阅文件或记录时需填写《文件分发记录》经管理者代表同意后方可借阅；厂外人士借阅时须填写《文件分发记录》经总经理批准后方可借阅。

5.7.2 借阅过程中不可复印、涂改和损坏并请按约定时间归还于存档单位。

5.7.3 技术文件的借阅，必须有研发部负责人审批同意，方可借阅。

5.8 印章使用管理规定：

5.8.1 受控文件章：文件数据经核准后发行时，必需加盖“受控文件” 章方可发行。

5.8.2 作废文件章：文件数据经核示裁定为废止时，必需加盖“作废文件” 章予以识别。

6.0 支持文件：

无

7.0 相关记录

《文件修订通知单》

《文件分发记录表》

《受控文件清单》

《外来文件清单》

《质量记录一览表》

《文件销毁（保留）申请单》

附图：印章样式

序号 印章名 印章样式 印章颜色 印章用途