红头文件的制作标准和排版
- 格式：docx
- 大小：19.92 KB
- 文档页数：19
红头文件的制作标准和排版
一、红头文件的制作标准
1、 进行页面设置
选择 文件”一一页面设置”选择 页边距”附签，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：2.8厘米 右：2.6厘米。选择 版式”附签，将 页眉和页脚”设置成 奇偶页 不同”，在该选项前打“七”选择 文档网格”附签，字体设置”，中文字体”设置为 仿宋”；字号”设置成 三号”，单击 确定”按钮，选中 指定行网格和字符网格”; 将每行”设置成28”个字符；每页”设置成22 ”行。然后单击 确定”按钮，这样 就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22行、每行28个汉字的国家标准。
2、 插入页号
选择 插入”一一页码”，位置”设置为 页面底端（页脚）”，对齐方式”设 置为
外侧”。然后单击 格式”按钮，数字格式”设置为全角的显示格式，单击 确 定”按钮，再次单击 确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一 条全角方式的短线；并将页码字号设置成 四号”；字体任意；奇数页的页码设置 成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。
3、 发文机关标识制作
选择插入”一一文本框”一一横排”菜单项，鼠标将会变成“七”在Word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识， 输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键一一设置文本框格式”，在这里来设 置红头的属性。
选择 颜色和线条”附签，颜色”设置成 无填充颜色”。选择 大小”附签，高 度”设置成2cm”；宽度设置成15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选 择版式”附签，单击 高级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成 居中”，度量依 据”设置成 页面”；垂直对齐： 绝对位置”设置成 页边距”， 下侧”设置成
2.5cm” 一-行文标准，8.0cm；行文标准，注：用户可根据实际情况调 节尺寸。然后单击确定”
选择文本框”附签，左、右、上、下都设置成 0cm”单击确定”完成。文 本框属性全部设置完成，单击 确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设 置成红色”，字体设置成 小标宋简体”字号根据文本框的大小设置成相应字号， 但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm高为20mm距上25mn!勺红头制作完 成。
4、 红线制作
首先将 视图”一一工具栏”一一绘图”选中，单击 绘图”工具条的直线工具， 鼠标会变成 十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一 条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择 设置自选图形格式”红线的属性
在这里进行设置。选择 颜色和线条”附签，颜色”设置为 红色”虚实”设置为 实
线”；粗线”设置为2.25磅”选择 大小”附签，宽度”设置为15.5cm”。选择 版 式”附签，单击 高级”按钮，水平对齐： 对齐方式”设置成 居中” 度量依据” 设置成页面”，垂直对齐：绝对位置”设置成页边距”下侧”设置成7cm” 一一 平行文标准，13.5cm” 行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单 击确定。
5、 文号制作
平行文文号：文号 ----- 三号仿宋、居中显示。
上行文文号：文号 ----- 三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人 -------- 三号
仿宋字体；签发人姓名一一三号楷体、右空一个字的距离。
注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择 插入”一一符
号”一一符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击 插入” 按钮即可。
6主题词制作
选择 表格”一一插入”一一表格”，选中表格，单击鼠标右键 一一表格属性
――表格”附签，对齐方式”设置为 居中”；然后单击 边框和底纹”按钮，在预 览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用 三号黑体；主题
词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用 三号仿宋。
7、保存成模板文件
单击 文件”一一保存”，保存类型”：选择 文档模板（*.dot ） ”；文件名”:
给模板命名；保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。
至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板， 直
接进行公文正文的排版。
要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择 文件”一一打开”, 找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的， 然后单击 打开”按钮调 出模板即可进行修改。
二、公文正文排版
1依据模板建立新公文
选择 文件”一一新建”一一常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模 板。
2制作公文正文内容
正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将 文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：
标 题 二号小标宋字体，居中显示；
主送机关一一三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；
正 文 三号仿宋字体；
成文日期一一三号仿宋字体，右空四个字的距离， “ G和六角符号的输入方 法一致，不能使用 字母O'或数字0”代替。
文号、签发人、主题词一一按照模板定义的字体填写完整。
最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、 主题词的相互位置调整好。
国家行政机关公文格式 GB/T9704-1999国家行政机关公文格
式 GB/T9704-1999
1范围
本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷 要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关 可参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按 有关规定执行。
2引用标准
下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用面成为本标准 的条文。本标准出版时，所标版本均为有效。所有标准都会 被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的 可能性。
GB/T148- 1997印制、书写和绘图纸幅面尺寸
3定义
本标准米用下列定义
3.1 字 word
标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所
占空间。
3.2 行 line
标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3号字高度
加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。
4公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用的纸张定量为 60g/m2〜80g/ m2的胶版印 刷纸或复印纸。纸张白度为 85%〜90%，横向折度》15次，
不透明度》85%, PH值为7.5~9.5。
5公文用纸幅面及版面尺寸
5.1公文用纸幅面尺寸
公文用纸采用 GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面
尺寸为210mnX 297mm尺寸允许偏差见 GB/T148。
5.2公文页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为： 37mn± 1mm
公文用纸订口（左白边）为： 28mn± 1mm
版心尺寸为：156mnX 225mm（不含页码）
6文中图文的颜色
未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。
7排版规格与印刷装订要求
7.1排版规格
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字
7.2制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不
斜，误差不超过1mm
7.3印制要求
双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm黑色油
墨应达到色谱所标 BL100 %，红色油墨应达到色谱所标
丫80%, M80%。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、无断 划。
7.4装订要求
公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱 落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm骑马
订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各 1/4处，允
许误差土 4mm平订钉锯与书脊间的距离为 3mm^5mm无坏
钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切 成品尺寸误差土 1mm四角成90o,无毛茬或缺损。
8公文中各要素标识规则
本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三 部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm以
上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题 词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要
素统称版记
8.1.1公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺 序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1行。
8.1.2秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用 3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保 密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，秘
密等级各保密期限之间用“★”隔开。
8.1.3紧急程度
如需标识紧急程度，用 3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧 急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1行，紧急程度
顶格标识在版心右上角第 2行。
8.1.4 发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一 些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机 关标识上边缘至版心上边缘为 25mm对于上报的公文，发文 机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号 由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大 于 22mnK
15mm
联合行文时应使用主办机关名称在前， “文件”二字置
于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多， 保证公文首页显示正文。
8.1.5发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机 关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号 用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号〔〕”括入; 序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
8.1.6签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右
侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空 1字；签发人 后标全角冒号，冒号后用 2号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1行，其
他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文 机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一 个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为 4mm
8.2主体
