银行金融档案管理制度

档案管理制度

- 1 - 档案管理制度

一.总则：

1、随着公司承建的工程项目日益增加，为了加强和做好这些工程项目档案资料工作，使之与建设工程同步开始、同步进行、同步验收特制定本制度。

2、本制度主要依据：

《中华人民共和国档案法》

《科学技术档案工作条例》

《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

《建设项目（工程）档案验收办法》

《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准

3、公司工程建设档案主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式与载体的文件材料。

4、公司各部门、全体员工应按照本制度的要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

二、工程技术档案资料的管理：

1、在公司经理的直接领导下，公司行政办负责公司工程技术档案资料的管理，设专人及地点收集、整理、汇总档案并负责移交和保管。同时负责监督、检查和指导公司各部门、各工程项目部工程技术档案资料的形成、积累、整理和归档及移交工作。 档案管理制度

- 2 - 2、公司技术负责人、工程管理部、项目技术负责人对于工程技术档案资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等，在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产单位。

3、工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工图是工程的实际反映，根据国家有关规定工程竣工后限定的时间内不能及时提供生产单位，不算完成施工任务，各项目部在工程竣工后必须完成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。

4、公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的形成、归档负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填写签证也不算完成自己承担的工作任务。

第一章 总则

第一条 为加强金融行业档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合金融行业特点，制定本制度。

第二条 本制度适用于金融行业内的各级机构，包括银行、证券、保险、基金等各类金融机构。

第三条 金融行业档案管理应遵循以下原则：

（一）依法管理，确保档案的合法性和有效性；

（二）集中管理，实行统一归档、统一保管、统一利用；

（三）规范操作，确保档案的整理、鉴定、保管、销毁等环节符合规范；

（四）安全保密，加强档案的安全防护和保密工作。

第二章 档案分类与归档

第四条 金融行业档案分为以下类别：

（一）文书档案：包括金融业务合同、文件、报告、函件等；

（二）会计档案：包括会计凭证、账簿、报表等；

（三）业务档案：包括信贷、证券、保险、基金等业务相关的文件、资料；

（四）人事档案：包括员工档案、培训档案等；

（五）审计档案：包括审计报告、审计工作底稿等；

（六）其他档案：包括荣誉证书、专利证书等。

第五条 金融行业档案归档应遵循以下要求：

（一）归档材料应当完整、真实、准确；

（二）归档材料应当分类清晰，便于查阅；

（三）归档材料应当符合国家档案管理的规范要求；

（四）归档材料应当及时、准确地反映金融业务活动的实际情况。

第三章 档案保管与利用 第六条 金融行业档案保管应遵循以下规定：

（一）档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管要求；

（二）档案柜架应稳固，档案摆放整齐，便于查阅；

（三）档案保管人员应定期对档案进行检查、清理，确保档案安全；

（四）档案借阅应办理借阅手续，归档后及时归还。

第七条 金融行业档案利用应遵循以下规定：

（一）档案利用应遵守国家档案保密法律法规；

（二）档案利用应按照档案保管期限、密级要求，严格控制档案的复制、传播；

（三）档案利用应确保档案的完整性和真实性；

（四）档案利用应遵循档案保管期限，不得随意销毁档案。

第一章 总则

第一条 为加强银行档案的科学、规范管理，确保档案安全与完整，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本行实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度所称银行档案，是指银行在各项业务活动中直接形成和接收的有保存价值的文字、图表、声像等资料。

第三条 本制度适用于银行各级机构及下属分支机构的档案管理工作。

第二章 管理体系

第四条 银行档案管理体系分为三级：

一级档案管理：由总行档案管理部门负责，负责全行档案管理的规划、指导、监督和协调工作。

二级档案管理：由分行档案管理部门负责，负责本分行档案管理的具体实施，对下级机构进行业务指导。

三级档案管理：由各分支行档案管理部门负责，负责本分支行档案管理的具体实施。

第三章 管理职责

第五条 一级档案管理部门职责：

1. 制定全行档案管理制度，组织实施和监督执行；

2. 负责全行档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；

3. 负责全行档案的数字化和电子化建设；

4. 组织开展档案管理培训和交流；

5. 指导、监督二级档案管理部门的工作。

第六条 二级档案管理部门职责：

1. 贯彻执行一级档案管理部门的规章制度；

2. 制定本分行档案管理制度，组织实施和监督执行；

3. 负责本分行档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作； 4. 负责本分行档案的数字化和电子化建设；

5. 指导、监督三级档案管理部门的工作。

第七条 三级档案管理部门职责：

1. 贯彻执行一级、二级档案管理部门的规章制度；

2. 负责本分支行档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；

3. 负责本分支行档案的数字化和电子化建设；

4. 组织开展本分支行档案管理培训和交流。

第四章 管理流程

第八条 档案收集：

1. 各级机构应按照档案收集范围，及时、准确地收集档案资料；

2. 档案资料收集后，应进行初步整理，确保档案的完整性和准确性。

第九条 档案整理：

第一章 总则

第一条 为了加强银行员工档案的科学、规范管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我行实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于我行全体员工的档案管理工作，包括员工个人档案、绩效档案、培训档案、考核档案等。

第三条 员工档案管理工作应遵循以下原则：

（一）统一领导，分级管理；

（二）集中保管，方便查阅；

（三）真实准确，安全保密；

（四）及时归档，定期整理。

第二章 档案内容

第四条 员工档案主要包括以下内容：

（一）个人档案：身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书、婚姻状况证明等；

（二）入职档案：应聘登记表、面试评估表、录用审批表、劳动合同、入职培训记录等；

（三）绩效档案：年度绩效考核表、季度考核表、月度考核表等；

（四）培训档案：培训记录、培训考核结果、培训证书等；

（五）考核档案：任职资格考核、业务技能考核、廉洁自律考核等；

（六）其他档案：与员工工作相关的各类文件、资料。

第三章 档案管理职责

第五条 人力资源部负责全行员工档案的归口管理工作，具体职责如下：

（一）制定和实施员工档案管理制度；

（二）建立健全员工档案管理档案； （三）对各部门档案管理工作进行指导和监督；

（四）负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用；

（五）定期对员工档案进行清理、鉴定和销毁。

第六条 各部门应指定专人负责本部门员工档案管理工作，具体职责如下：

（一）负责本部门员工档案的收集、整理、归档；

（二）按照规定向人力资源部报送员工档案；

（三）对员工档案进行定期清理、鉴定和销毁。

第四章 档案保管与利用

第七条 员工档案实行集中保管，由人力资源部设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施。

第八条 员工档案的查阅、复制、借用等，需经本人或授权人申请，经档案管理员审批后，方可办理。

第九条 档案管理员应做好以下工作：

（一）妥善保管档案，确保档案安全；