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第一章总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各子公司及分支机构档案管理工作。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：公司档案工作实行统一领导、分级管理，形成公司档案管理体系。
（二）依法管理，规范操作：严格按照档案法律法规和公司档案管理制度进行档案管理。
（三）科学分类，方便利用：对档案进行科学分类，便于查阅和利用。
（四）安全保密，确保安全：加强档案安全保密工作，确保档案资料安全。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）贯彻执行国家档案法律法规和公司档案管理制度，制定档案管理实施细则。
（二）指导、监督、检查各部门、各子公司及分支机构档案管理工作。
（三）组织档案人员的培训，提高档案管理水平。
（四）负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
（五）建立健全档案管理制度，确保档案资料的安全。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）公司内部文件、会议记录、报告、总结、决议等。
（二）合同、协议、章程、制度等。
（三）财务、人事、审计、设备、技术等资料。
（四）公司对外往来文件、信函、报告等。
（五）其他具有保存价值的资料。
第七条档案整理要求：（一）档案材料应齐全、完整、真实、准确。
（二）档案分类应科学、合理，便于查阅。
（三）档案整理应遵循统一标准，规范操作。
第四章档案归档与保管第八条档案归档：（一）档案收集齐全后，应及时整理立卷，由档案管理部门进行归档。
（二）归档档案应按档案分类、保管期限、密级等要求进行分类存放。
第九条档案保管：（一）档案保管应遵循安全、保密、整洁、方便利用的原则。
（二）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防尘、防鼠、防火、防盗。
一、总则为加强商业公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用率，特制定本制度。
二、归档范围1. 公司内部文件、合同、协议、章程、规章制度等具有法律效力和重要参考价值的文件材料；2. 公司内部会议纪要、决议、报告、请示、汇报等具有决策性和指导性的文件材料；3. 公司内部财务报表、审计报告、税务申报等具有财务核算和税务管理的文件材料；4. 公司内部人事档案、员工培训、绩效考核等具有人力资源管理作用的文件材料；5. 公司内部市场营销、客户服务、品牌建设等方面的文件材料；6. 公司内部科技创新、研发成果、技术标准等具有技术含量的文件材料；7. 公司内部项目申报、立项、实施、验收等具有项目管理作用的文件材料；8. 公司内部对外交流、公关活动、合作伙伴等具有合作关系的文件材料；9. 公司内部突发事件、危机处理、整改措施等具有应对能力的文件材料；10. 其他对公司具有保存价值的文件材料。
三、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；2. 公司各部门负责人对本部门档案管理负总责，指定专人负责档案收集、整理和归档工作；3. 公司全体员工有义务保护档案，不得擅自复制、泄露或销毁档案。
四、档案收集与整理1. 公司档案收集实行“集中管理、分级负责”的原则，各部门按照归档范围收集档案；2. 档案收集应确保文件材料的完整性、准确性和真实性；3. 档案整理应遵循《档案分类与编号规则》，对文件材料进行分类、编号、装订，编制目录；4. 档案整理完成后，应及时向档案管理部门移交。
五、档案保管与利用1. 档案保管应遵循“安全、保密、方便”的原则，确保档案的完整、准确、安全；2. 档案保管应实行“分类存放、编号管理”，便于查找和利用；3. 档案利用应遵循“申请审批、登记借阅”的原则，确保档案的合理利用；4. 档案管理人员应定期对档案进行清点、检查，发现问题及时处理。
六、档案销毁1. 档案销毁应遵循“依法、合规、安全”的原则，经公司领导批准后方可进行；2. 档案销毁前，应编制销毁清单，经档案管理部门审核后，由档案管理人员监督销毁；3. 档案销毁后，应将销毁清单存档备查。
一、总则第一条为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高公司档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，防止档案遗失、损毁或篡改。
2. 真实性原则：确保档案内容的真实、准确，不得篡改、伪造。
3. 安全性原则：采取必要措施，确保档案的物理安全和信息安全。
4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为公司的各项工作提供有力支持。
二、档案管理职责第四条公司档案管理工作由档案管理部门负责，各部门、各岗位应积极配合。
第五条档案管理部门职责：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
3. 负责档案的检索、查询、借阅、复制、修复、数字化等工作。
4. 负责档案的保密、安全工作。
第六条各部门职责：1. 各部门应指定专人负责本部门档案管理工作。
2. 各部门应按照档案管理制度，及时收集、整理、归档本部门档案。
3. 各部门应配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁工作。
三、档案收集与整理第七条档案收集：1. 各部门应按照档案管理制度，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。
2. 档案收集应确保文件材料齐全、完整。
第八条档案整理：1. 档案整理应遵循档案内容的历史关系，区别保存价值，分类、整理、立卷。
2. 案卷标题应简明确切，便于保管和利用。
四、档案保管与利用第九条档案保管：1. 档案管理部门应按照档案管理制度，对档案进行分类、编号、上架、整理。
2. 档案管理部门应定期对档案进行检查、清点，确保档案安全。
第十条档案利用：1. 档案利用应严格按照档案管理制度执行，确保档案信息安全。
2. 档案借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示。
3. 档案复制、数字化需经档案管理部门批准。
五、档案鉴定与销毁第十一条档案鉴定：1. 档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
公司档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，有效保护公司档案的完整性和安全性，提高档案利用效率，维护公司的合法权益，特制定本规章制度。
第二条公司全体员工均应遵守本规章制度，加强对公司档案的管理和保护，确保公司档案工作的顺利开展。
第三条公司档案管理工作的原则是依法、科学、规范和合理，倡导信息共享、服务企业发展的理念。
第二章档案管理的范围第四条公司档案管理范围包括：公司成立的文件、业务活动中产生的各类档案、相关报道、资料、图纸等。
第五条公司档案管理的内容主要包括：公司档案的收集、整理、保存、利用和销毁等。
第三章档案管理的基本原则第六条公司档案管理工作必须遵循以下基本原则：（一）依法原则。
公司档案管理必须遵循国家有关档案管理法律法规的规定，保障档案的安全、完整和真实。
（二）保密原则。
公司档案管理要做到保密制度健全，保护档案的机密性和安全性。
（三）保护原则。
公司档案管理要做到合理保护档案，确保档案的完整性和可追溯性。
（四）利用原则。
公司档案管理要做到合理利用档案，提高信息的传递效率和利用效益。
第四章档案管理的组织结构第七条公司设立档案部门，负责公司档案管理工作。
档案部门设置档案管理员，具体负责公司内部档案管理工作。
第八条档案管理员由公司任命，具备相关专业知识，负责制定公司档案管理制度、管理档案资料、监督执行情况等工作。
第五章档案管理的具体要求第九条档案管理的具体要求如下：（一）收集档案：公司档案部门负责收集公司各类档案，确保档案的完整性和真实性。
（二）整理档案：公司档案部门应按照规定对档案进行分类、整理，保持档案的清晰性和可检索性。
（三）保存档案：公司档案部门负责制定档案保存规定，确保档案保存环境适宜，保护档案的完整性。
（四）利用档案：公司档案部门负责提供档案的查询、借阅服务，促进档案的合理利用。
（五）销毁档案：公司档案部门应按照规定制定档案销毁流程，定期清理无用档案，并规范执行。
第六章档案管理的监督与检查第十条公司对档案管理工作进行定期检查，发现问题应及时纠正并提出整改意见。
公司档案管理规定公司档案管理的规定通常包括以下内容：1. 档案的分类和归档：公司根据档案的性质和用途进行分类和归档，确保档案能够被快速检索和使用。
2. 档案的保管：公司要规定档案的保管期限，并确保档案在保管期内得到妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。
3. 档案的查阅和使用：公司需要规定档案的查阅和使用程序，并设立相应的权限控制，保证只有有权限的人员能够查阅和使用档案。
4. 档案的借阅和外借：公司需要规定档案的借阅和外借程序，并设立相应的权限控制，确保借阅和外借的档案能够及时归还并保密。
5. 档案的销毁：公司需要规定档案的销毁程序，并确保档案在保管期满后能够按照规定进行销毁，防止档案泄露。
6. 档案的备份和灾备：公司需要规定档案的备份和灾备措施，确保档案在遭受事故或灾害时能够及时恢复。
7. 档案管理的责任和追责：公司需要明确档案管理的责任部门和责任人员，并规定档案管理违规的追责措施。
8. 档案管理的监督和审计：公司需要建立档案管理的监督和审计机制，定期对档案管理工作进行监督和审计，确保档案管理规定的执行情况。
以上是一般企业档案管理的规定参考，具体规定可能因不同公司的规模、行业等而有所差异。
公司档案管理规定（二）（____字）第一章总则第一条为规范和加强公司的档案管理工作，提高档案管理的科学性、规范性和效率性，制定本规定。
第二条公司的档案管理工作依据国家有关法律、法规和规章以及公司的管理制度进行。
第三条公司的档案管理工作坚持原始资料的真实性、完整性、可靠性、安全性和机密性的原则。
第四条公司档案管理的任务是对公司的各类档案材料进行科学的整理、保管和利用，以满足公司生产经营和决策的需要。
第五条公司的档案管理工作涵盖文件档案管理、电子档案管理和图书档案管理三个方面。
第二章档案管理的条件第六条公司应当建立完善的档案管理机构和人员队伍。
（一）建立档案管理部门或岗位，明确档案管理的责任和权限。
（二）档案管理人员应当具备相关的专业知识和技能。
第一章总则第一条为加强本公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理工作的效率和水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有部门和员工，所有与公司业务活动相关的文件、资料、图表、声像等均应按照本制度进行归档管理。
第三条档案管理工作遵循“集中管理、分类存放、便于查阅、确保安全”的原则。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案室的主要职责：1. 制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作；2. 负责公司档案的收集、整理、归档和保管工作；3. 负责档案的查阅、借阅和复制工作；4. 定期对档案进行鉴定和销毁；5. 负责档案安全工作，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。
第三章档案分类及归档范围第六条档案分为文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等。
第七条文书档案的归档范围：1. 公司内部文件、报告、请示、批复、通知等；2. 公司内部会议记录、工作总结、年度报告等；3. 公司内部规章制度、操作规程等；4. 公司内部人事档案、合同、协议等；5. 公司内部财务档案、统计报表等。
第八条科技档案的归档范围：1. 产品设计、工艺文件、技术规范等；2. 设备、仪器、材料的购置、使用、维护、报废等资料；3. 专利、技术秘密等。
第九条声像档案的归档范围：1. 公司重大活动、会议、庆典等的照片、录音、录像等；2. 公司宣传、广告、产品展示等资料。
第十条实物档案的归档范围：1. 公司重要设备、样品、奖品等；2. 公司内部规章制度、操作规程等。
第四章档案管理程序第十一条档案收集1. 各部门在业务活动中形成的文件、资料，应及时收集并送交档案室；2. 收集的文件、资料应齐全、完整、真实。
第十二条档案整理1. 档案室对收集到的文件、资料进行分类、编号、编目，建立档案目录；2. 档案整理应遵循统一的标准和规范。
第十三条档案保管1. 档案室应设立专用档案柜，对档案进行分类存放；2. 档案室应定期对档案进行检查、清理，确保档案安全。
关于商业公司人事档案管理工作的要求项目人行政部：为了规避劳动风险，完善商业公司人事档案管理工作，根据集团对商业公司人事档案检查整改的要求，现就商业公司人事档案管理工作进行规范，具体如下：一、员工档案管理1、在职员工档案包含的资料（1）档案封面（详见附件最新版本）（2）人员信息采集表（含相片，信息必须填写完整，现住址要详细到几栋几室，需填写签字日期）（3）应聘人员面试登记表（职员序列）（4）个人简历（5）应聘人员登记表（信息填写完整，包括应聘者来源、家庭成员、主要社会关系、工作地点的勾选、员工签字等）（6）应聘人员背景调查表（至少含2家单位的背景调查，调查人需签字）（7）面试评估表（8）招聘需求表（9）照片（4张，其中一张贴在人员信息采集表，另3张可贴于身份证复印件上）（10）身份证复印件（3份）及身份证验证证明（11）学历证及验证报告（12）银行卡（身份证正面及银行卡一起复印，员工需抄写卡号及签字）（13）社保卡（14）住房公积金卡（15）体检报告（16）乙肝两对半报告（17）离职证明（最近单位离职证明原件，未提交的员工需签承诺书）（18）劳动合同（甲方日期也需要填写，乙方员工签字日期填写完整、需在所有签字处右手食指按红色指印）（19）自愿加班申请书（安防人员）（20）安防薪酬体系承诺书（安防人员）（21）录用审批表（线上申请，打印存档）（22）薪酬确认书（23）转正审批表（24）员工异动呈报表（25）劳动合同变更协议书（各项资料的其他要求可参考人事工作自查自检表）2、离职员工档案包含资料（1）离职申请表（线上申请，打印存档）（2）辞职通知书（3）离职流程表（4）工作交接清单表（5）离职面谈表（主动离职人员）（6）另含在职时所有档案注：离职面谈由人力行政部负责人或项目负责人开展，访谈内容不限于离职访谈表，访谈结束后由访谈人（人力行政部负责人或项目负责人）自行填写访谈表并签字。
3、员工档案管理细节要求（1）档案封面需准确填写员工基本信息（打印版），岗位变动时应及时更新档案封面，资料勾选正确，花名册录入人、整档人、审核人均需签字，各项目档案审核人由项目人力行政部负责人签字。
第一条目的为加强公司档案的管理，提高档案管理效率，做好档案的收集、归档、报告、统计及利用等工作，特制定本办法。
第二条范围本办法适用于对公司纸质档案、电子文档、声像档案的管理。
第二章档案的电子化第三条档案的归档实行“双套制”，即在纸质档案归档时制作相应的电子文件、电子文件归档时制作相应的纸质档案，同时存档。
（一）纸质档案、各种证照等利用扫描仪、数码机等设备获得图像形成电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
（二）可利用打印机输出的电子文件制作相应的纸质档案。
第三章电子文件的收集整理第四条电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。
第五条电子文件要与纸质文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。
第六条在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上。
第七条用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
第八条用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。
第九条用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
第十条用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。
第十一条用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。
第十二条由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。
第十三条通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。
专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
第十四条计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
第四章电子文件的归档第十五条归档范围电子文件的归档。
应定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。
第一章总则第一条为规范我公司商务档案管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高档案管理效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有商务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司商务档案由公司档案管理部门统一管理，各部门不得擅自设立档案室或存放档案。
2. 依法管理：严格遵守国家档案法律法规和行业标准，确保档案管理的合法合规。
3. 安全保密：加强档案安全保卫工作，确保档案不被丢失、损毁和泄密。
4. 效率优先：提高档案管理效率，为公司和员工提供便捷、高效的档案服务。
第二章档案管理机构及职责第四条公司档案管理部门负责商务档案的全面管理工作，其主要职责如下：1. 制定和完善商务档案管理制度，确保档案管理的规范化、制度化。
2. 组织实施商务档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 监督、指导各部门商务档案管理工作，确保档案管理的质量。
4. 建立档案统计报表，定期向上级部门报告档案管理工作情况。
5. 负责档案安全保卫工作，确保档案不被丢失、损毁和泄密。
第五条各部门应设立兼职档案管理员，负责本部门商务档案的收集、整理、保管和利用等工作，其主要职责如下：1. 按照档案管理制度，对本部门产生的商务档案进行收集、整理和归档。
2. 保持档案的完整、准确和系统，确保档案的利用价值。
3. 定期向档案管理部门报送档案工作情况。
4. 协助档案管理部门做好档案安全保卫工作。
第三章档案收集与整理第六条商务档案收集范围：1. 公司文件、会议记录、报告、通知等内部文件。
2. 公司与外部单位签订的合同、协议、公函等法律文件。
3. 公司业务往来、市场调研、产品开发等形成的资料。
4. 公司员工培训、考核、奖惩等人事档案。
5. 公司资产、财务、审计等经济档案。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的商务档案进行分类整理。
2. 按照档案编号规则，为每份档案编制编号。
第一章总则第一条为规范公司商业档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高档案管理水平，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有商业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司商业档案管理工作应遵循以下原则：1. 依法管理：遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案管理的合法合规。
2. 科学管理：运用现代档案管理理念和技术，提高档案管理效率。
3. 规范管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、标准化。
4. 安全管理：确保档案安全，防止档案丢失、损坏和泄密。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理机构，负责公司商业档案的统一管理和监督。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定公司商业档案管理制度，并组织实施。
2. 组织开展商业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 指导各部门开展档案管理工作。
4. 定期对档案工作进行监督检查，确保档案管理的规范性。
第六条各部门应设立档案管理人员，负责本部门商业档案的收集、整理、保管和利用等工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集范围包括但不限于：1. 公司成立、变更、终止、清算等文件；2. 公司股东会、董事会、监事会形成的文件；3. 各类合同、协议、公函等对外法律文件；4. 公司经营管理等各项业务工作中形成的具有利用、查考、凭证价值的文件。
第八条档案收集要求：1. 档案收集应全面、准确、及时；2. 档案收集应遵循“归档于原处、分类存放”的原则；3. 档案收集应保证档案的原始性、完整性和准确性。
第九条档案整理要求：1. 档案整理应按照档案类别、时间顺序等进行分类；2. 档案整理应编制档案目录，确保档案检索的便捷性；3. 档案整理应使用规范的档案装订方法，确保档案的整洁、美观。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：1. 档案保管应确保档案的物理安全，防止档案丢失、损坏和泄密；2. 档案保管应定期进行档案检查，发现问题及时处理；3. 档案保管应按照档案类别、保存期限等进行分类存放。
类别编号10231-2010007
名称档案管理规定版本
档案管理规定
1.0目的
2.0适用范围
各部门档案管理
3.0内容：
3.1管理部门
3.1.1．文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。
3.1.2．各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。
3.2文件材料的归档要求及文件点收
3.2.1文件材料的归档要求：
3.2.1.1公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.2.1.2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.2.1.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.2.1.
4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.2.1.5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.2.1.6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.2.1.7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.2.1.8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.2.1.9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.2.1.10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.2.1.11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
书写工整、图像、字迹清晰
3.2.2文件结案移送归档时，根据如下原则点收：
3.2.2.1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
3.2.2.2．文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。
3.2.2.3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。
3.2.2.4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。
3.2.2.5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，
将文件归档处理。
3.3归档时间：
1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。
2.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
3.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。
4.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
5.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。
6.声像档案在每次活动结束后整理归档。
7.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
8.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
9.变更、修改、补充的文件材料随进归档。
10.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
11.公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.4文件整理
点收文件后，应依下列方式整理：
1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
3.5档案分类
1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2．档案分类应力求切合实用。
如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。
如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3.6 档案名称及编号
1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。
3．档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3.7档号编写
1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。
2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。
3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。
3.8档案整理
1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
3.9保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1．久保存：（1）公司章程；（2）组织规程及办事细则；（3）财务报表；（4）政府机关核准文件；（5）不动产所有权及其他债权凭证；（6）工程（网络、装修等）设计图；（7）其他经核定须永久保存的文书。
2．10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；
（4）其他经核定须保存10年的文书。
3．5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。
4．1年保存：结案后无长期保存必要者。
5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
3.10档卷清理
1．档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。
每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。
2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。
3.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。
销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总经办核查、总经理审批。
销毁档时要严格执行保密规定，档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.11档案查（借）阅制度
档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。
查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。
但要如期归还。
3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。
5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
4.0责任部门：
4.1主导部门：负责制定、解释、监督执行的部门。
4.2配合部门：配合执行的部门。
5.0罚则：违反本文件有关条款或未达到标准的处理意见。
6.0执行时间：文件开始执行的时间
7.0相关文件及表格（可选项）：与本文件有关的文件及表格。
8.0培训岗位：该文件需要培训的部门或岗位。
