法院行政秘书接听电话的技巧

秘书需具备的电话接听礼仪在日常工作中，秘书掌握一些接听电话的礼仪，会让对方在你亲切的话语中心平气和地谈事情，让客人对公司产生良好的印象，会有很大的帮助。

信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。

正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。

使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。

根据考试频道小编了解，使用电话应注意以下几点：(1)及时接听。

一般情况下应该保证在电话铃响三声之内接听电话，但要避免在电话刚刚响起时就接电话，否则说不定会让对方吓一跳。

当电话响第二声以后接电话是最合适的时间。

如果因为其他原因在电话铃响三声之后才接起电话，首先要说声：“对不起，让您久等了!”(2)应对谦和。

拿起话筒后，首先要问好，然后自报家门。

严禁以“喂”字开头，因为“喂”表示希望先知道对方是谁，等着对方告诉你。

而且，如果“喂”时语气不好，极容易让人反感。

所以，接电话时的问候应该是热情而亲切的“您好!”如果对方首先问好，要立即问候对方，不要一声不吭，故弄玄虚。

至于自报家门，则是为了告诉对方，这里是哪个单位或是哪个部门或是具体哪一位。

在通话过程中，对打电话的人要谦恭友好，尤其是在打来业务电话咨询或有求于己的时候，更要表现得不卑不亢、热情亲切。

通话终止的时候，不要忘记向发话人说声“再见”。

如通话因故暂时中断，要等候对方再拨进来。

对于重要的客人或上级，要主动拨回去。

不要扬长而去，也不要为此而责怪对方。

接到误拨进来的电话，需要耐心、简短地向对方说明。

如有可能，还要给对方提供必要的帮助，或者为其代转电话，不要生气动怒，甚至出口伤人。

(3)主次分明。

接听电话的时候，要暂时放下手头的工作，不要和其他人交谈或做其他事情。

如果你正在和别人谈话，应示意自己要接电话，一会再说，并在接完电话后向对方道歉。

同时也不要让打电话的人感到“电话打的不是时候”。

如果目前的工作非常重要，可在接电话后向来电者说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，到时再主动打过去，在通话的开始再次向对方致歉。

机关办公室接电话礼仪和技巧实用作为一名机关人员，就必须要了解接听电话和打电话的礼仪技巧，避免一个不小心闹笑话哦！下面是为大家整理的机关办公室接电话礼仪和技巧，希望能够帮到大家哦!1.打电话在打电话之前，请做一下准备，将所要说的问题和顺序整理-下，这样打起电话来就不会罗嗦或遗漏。

拨通电话后，应当先自报家门和证实一下对方的身份。

如果你找的人不在，可以请接电话的转告。

这时可以先说一句：“对不起，能不能麻烦你转告XXX……”然后将你所要转告的话告诉对方，最后向对方致谢，并且问清对方的姓名。

切不要“咔嚓”一声就把电话给挂了。

即使你不要求对方转告，你也应说一声：“谢谢，打扰你了。

”如果你打的电话是要通过总机转接的，应对总机值机员说一个“请”字，“请转XXX分机”。

打电话的时间，要考虑到对方是否方便。

最好在早上八时后及晚上十点前，午间最好也不要打电话。

打电话时，要适当控制声音和语气，不可大声嚷嚷，高声笑谈，也不能一惊一诧，也不能鬼鬼祟祟，无端吸引他人注意，影响他人工作。

话筒要轻拿轻放，不宜用力摔挂。

2.接电话当听到电话声响起时，应迅速起身去接，拿起昕筒，可先自报一下家门：“您好!这儿是XXX部门，请讲。

”作为接话人，通话过程中要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方积极的反馈。

通话结束时，接话人应等对方挂上电话后再放下话筒。

如果电话找其他人，应弄清对方是谁，找谁，以便与其联系，并告知对方“稍等片刻”，并迅速找接话人。

如果呼喊距离较远的人，可用手轻捂话筒，然后再呼喊接话人。

如果接话人不在，打电话的人要求你转告的话，你应做好电话记录，记清：1.打电话者的姓名、单位; 2.转告的具体内容; 3.是否需要回电，以及回电号码、时间; 4.对方打电话时的日期、时间。

记录完毕后，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。

同时有两个电话接待，而办公室内只有一人时，-般可先接听首先打进来的电话，向其解释并征得同意后，再接昕另一个电话，并让第二个电话留下电话号码，告之稍后主动与其联系。

秘书常识：接听与拨打电话原则与要求秘书是一份高度负责和重要的工作，其中之一的主要职责是接听和拨打电话。

接听和拨打电话可能看似简单，但实际上，它们是秘书工作中不可忽视的重要环节。

本文将介绍秘书在接听和拨打电话时的原则与要求。

首先，接听电话的原则与要求是秘书工作中的基本要求之一。

当接听电话时，秘书要保持友好、亲切的语气，引导对方进入正题。

这意味着在接听电话时，秘书需要注意以下几点：1. 专业用语：秘书在接听电话时应使用正确的称呼和专业用语，例如“您好，XX公司的秘书办公室，我是XXX，有什么我可以帮助您的吗？”这种专业用语可以让来电者感受到秘书的专业程度，并对秘书的工作产生信任感。

2. 聆听并记录：秘书在接听电话时要注意聆听对方的需求，并准确记录有关信息，例如来电者的姓名、公司、联系方式等。

这些记录将有助于后续的工作处理和跟进。

3. 注意礼节：秘书应在接听电话时保持礼貌和耐心。

对于有些电话，来电者可能会表达不满、焦虑或甚至发泄情绪。

在这种情况下，秘书需要保持冷静、理解并提供适当的建议和帮助。

除了接听电话外，秘书还需要进行电话的拨打。

电话拨打是与对外交流的重要方式之一，因此秘书在进行电话拨打时需要遵守以下原则与要求：1. 了解目的：拨打电话之前，秘书需要明确了解拨打电话的目的和目标。

这包括确定沟通目的、选择适当的时间进行拨打以及准备相关资料和信息。

2. 提前准备：在进行电话拨打之前，秘书需要提前准备好相关文件、资料和笔记，确保自己在通话过程中能够提供准确和有用的信息。

3. 清晰表达：在电话拨打中，秘书需要保持清晰明了的表达，以确保对方能够准确理解所传达的信息。

秘书可以通过适当的节奏、语调和措辞来实现这一目标。

4. 跟进和记录：在进行电话拨打后，秘书需要及时跟进并做好相应的记录。

这有助于确保电话拨打的沟通内容得到进一步的处理和跟进。

此外，无论是接听电话还是拨打电话，秘书在处理通话过程中还需要注意以下几点：1. 保护机密：秘书要牢记机构的保密责任，不得泄露任何机密信息。

秘书接电话的礼仪知识OFFICE小姐的外在形象代表了公司的形象。

日常工作中，掌握接电话的礼仪，让对方用你的亲切话语心平气和地谈事情xx。

打完电话，对方会对你的公司有极好的印象。

说话时声音不要太大，只要让对方听清楚就行，否则对方会觉得不舒服，也会影响办公室其他人的工作。

当你拿起电话时，你应该首先报告你的名字和部门。

接听电话时，询问对方单位及其部门名称，为指定接听人接转电话提供便利。

当对方要找的人不在，你不知道对方的动机和目的是什么时，请不要随便留言。

不要擅自告诉指定收件人的下落。

当你在打电话和见访客时，原则上你应该先招待访客。

这时，你应该尽快向打电话的人道歉，得到允许后挂断电话。

但是，如果电话内容太重要，不能立即挂断，应该告诉来访的客人等待，然后继续通话。

通过电话沟通时，应重复要点，并再次确认号码、日期、时间等。

避免出错。

如果对方直接问老板的去向而没有说出他的名字，他应该礼貌地问‘请问，你是谁？’当你想告诉接待客人的人有电话时，X不要口头给，而是用纸条传递信息，既可以避免泄露秘密，又可以避免因打断而带来的尴尬和不悦。

当你听不清楚对方在说什么时，X应该毫不犹豫。

他应该立即把情况清楚地告诉对方，并要求对方改善。

遇到对方拨错的号码，不要大声喊叫或用力挂断电话。

你应该礼貌地告知对方打错了。

相反，如果你拨错了号码，你应该立即向对方道歉。

如果电话突然故障，通话中断，一定要换另一个电话号码再拨打对方，并向对方解释清楚。

挂断电话前的礼貌不可忽视。

放下听筒之前，确保对方已经挂断电话。

1。

当你给他⼈打电话时，你应调整好⾃⼰的思路。

那么，当你的电话铃响起之时，你应该尽快集中⾃⼰的精⼒，暂时放下⼿头正在做的事情，以便你的⼤脑能够清晰地处理电话带来的信息或商务。

当然，上述过程应该迅即完成，如果你让电话铃响得时间过长，对⽅会挂断电话，你便会失去得到信息或⽣意的机会。

以下⼏点是你在接电话时可以参考和借鉴的技巧： 1、随时记录 在⼿边放有纸和铅笔，随时记下你所听到的信息。

如果你没做好准备，⽽不得不请求对⽅重复，这样会使对⽅感到你⼼不在焉、没有认真听他说话。

2、⾃报家门 ⼀拿起电话就应清晰说出⾃⼰的全名，有时也有必要说出⾃⼰所在单位的名称。

同样，⼀旦对⽅说出其姓名，你可以在谈话中不时地称呼对⽅的姓名。

3、转⼊正题 当你接听电话时，不要“哼哼哈哈”地拖延时间，⽽应⽴即做出反应。

⼀个好的开场⽩可能是：“您需要我做什么？”当你觉出对⽅有意拖延时间，你应⽴即说：“真不巧！我正要参加⼀个会议，不得不在5分钟后赶到会场。

”这样说会防⽌你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展。

4、避免将电话转给他⼈ ⾃⼰接的电话尽量⾃⼰处理，只有在万不得已的情况下才能转给他⼈。

这时，你应该向对⽅解释⼀下原因，并请求对⽅原谅。

例如，你可以说：“布朗先⽣会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你作出这种决定之前，应当确定地⽅愿意你将电话转给他⼈。

例如，你可以说：“对于这件事，我们很快会派⼈跟您联系的。

” 5、避免电话中⽌时间过长 如果你在接电话时不得不中⽌电话⽽查阅⼀些资料，应当动作迅速。

你还可以有礼貌地向对⽅说：“您是稍候⽚刻，还是过⼀会⼉我再给您打过去？” 让对⽅等候时，你可以按下等候键。

如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻地放在桌⼦上。

如果查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔⼀会⼉拿起电话向对⽅说明你的进展。

如，你可以说：“约翰先⽣，我已经快替您找完了，请您再稍候⽚刻。

”当你查找完毕，重新拿起电话时，可以说：“对不起，让您久等了”，以引起对⽅的注意。

秘书接电话礼仪电话作为现代通讯联络的手段，在企业运作中起着十分重要的作用，当客户第一次打电话到某公司时，秘书明朗的声音、清晰的吐字、礼貌的语言和适度的措词会给对方留下深刻而又美好的印象，同时也会使对方对该公司产生深刻而美好的印象。

下面是店铺为大家整理的秘书接电话礼仪，希望能够帮到大家哦!秘书接电话礼仪秘书电话礼仪因此秘书必须具有我代表公司的意识，这样，不但树立了自己的良好的形象，同时也把自己公司的良好形象留给了对方。

秘书接电话礼仪接听电话第一声应说：您好，然后再报上本公司的名称、自己所在的部门或姓名。

作为秘书，应掌握接电话的规范：随时保持笑容打电话是从语言和声调开始的。

在接电话的过程中，你的眼睛、手势以及各种形态的动作，对方都看不到，因此这时打电话的语气和声调就显得格外重要。

人在微笑时说话的声音，会使人感到柔和、舒服。

所以，在接听电话时，应随时保持笑容。

姿态正确，声音清朗在接听电话中，虽然通话双方互相看不到对方，但你的心理状态、当时的心情和心境，都会非常微妙而又非常真实地反映到语调、语气上来，所以，在接听电话时，不可以有一副慵懒的姿态或者懒散的样子。

这样，会使对方明显地感觉到你对他的不尊重。

不要让电话铃响的太久电话铃声响两下时，要迅速拿起电话，这时一种避免让对方久等的礼貌做法。

如果在特殊情况下，铃声响几声后才接电话，应向对方致歉，这样才会使对方对你产生良好印象，认为你很有礼貌、很有修养，同时也会对你的单位产生良好的印象。

用左手我电话，右手执笔接听公务电话时，一定要用左手持话筒，右手执笔，一边交谈，一边记录电话内容。

正确记录所要传达的事企业电话讲究效率第一，电话的记录传达宜求简洁明了，最忌讳拖泥带水，不得要领。

在做电话记录时，要记下何时、何人、何地、何事、如何处理等等。

理智地回答一般性的询问对打错的电话表示谅解;对个人私事的来电简要回答;对电话骚扰不予理睬;对员工家庭急事予以紧急处理;对态度粗暴语言粗鲁的来电，仍应保持你的礼貌和职业性语言，不和他争辩和顶撞。

秘书接打电话和处理电话中问题的方法秘书接打电话和处理电话中问题的方法在不同的公司，秘书一职所做的工作都有所不同。

下面是店铺分享的秘书接打电话和处理电话中问题的方法，欢迎大家阅读！（一）、处理电话留言的一般原则1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让受让人一看就明白；2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细地记全，不要遗漏;3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号码，来电日期、时间，来电的内容等。

一定要在留言上签字，以防收到信息的人有什么疑问。

在记录完留言后应将留言中的数字信息、地址等重要内容与地方作核查，确认准确；4、及时送达留言：记录者应尽早传递留言，如果留言是紧急内容，应将留言表中紧急一项标出，提醒接收者。

当留言出错的时候。

最好坦然向对方承认，取得谅解，并尽快采取补救措施。

（二）、接电话的方法1、“响铃不过三”秘书在电话铃响后，应迅速接听。

铃声响了三次以上才拿起话筒是缺乏效率的表现，势必给来电话者留下不好的第一印象。

如果耽搁了一会儿，拿起电话后，要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了。

”2、接电话的问候语先要问候，对外接报出单位名称，对内线报出部门名称。

比如：“你好！天地公司。

”或：“你好，销售部办公室，我是刘海。

”3、如果来电要找的人不在或因开会不能接电话，秘书可有以下三种选择：①如果知道上司何时回来，可以告诉对方到时再打过来。

如：“很抱歉，刘海先生正巧不在，您过一会儿再打来好吗？估计他9点钟左右回来。

”②可请对方留下姓名和电话号码，等上司回来后再同他联系。

如：“请您留下电话号码好吗？这样刘经理可以给您回电话。

”③可询问对方是否愿意与其他人通话，但要告知对方你要转给人员部门，并征求对方同意。

如：“关于合同一事，你想同其他人谈一谈吗？我们的销售部马经理正在办公室，要不要我把你的电话转过去？”4、记录并引用对方的名字秘书应该有意识的训练自己的听辩能力，假如对方是老客户，经常打来电话，你开口就弄清楚他的声音时，秘书可以用合适的称谓问好：“您好，王经理”这将给对方留下受到特别重视的印象。

秘书接听电话礼仪办公秘书的对外形象代表了公司的形象。

在日常工作中，掌握了接听电话的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和的谈事情，通话结束后，对方会对您公司有极佳的印象。

下面是小编为大家整理的秘书接听电话礼仪，希望能够帮到大家哦!秘书接听电话礼仪通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。

接起电话时首先自报单位名称及所属部门。

接起电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。

当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机，目的是什么时，请不要随便传话。

为授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

当你正在通话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话人致歉，得到许可后挂断电话。

不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访客人稍等，然后继续通话。

如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌的询问："对不起，请问您是哪位?"要转告正在接待客户的人有电话时最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。

秘书基本礼仪1、妆容和着装(1)妆容化妆并不是一种随心所欲的涂抹，而是一种审美的艺术过程。

其基本原则如下：化妆是为了突出自己美的部分，掩饰自己不足或有缺陷的部分;色彩的选用取决于肤色和服装的色彩;因人、因时、因地制宜，切记强求一律;化妆创造新意时不失自己的基本形象寻找统一和谐美。

净面后，均匀打好粉底定妆，粉薄而均匀;眉头自然、眉峰清晰;眼影涂于眼部凹陷处;眼线紧贴睫毛;腮红自颧骨向上;口红先画唇线，再涂口红。

(2)着装“云想衣裳花想容”，相对于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。

得体的穿着，不仅可以显得更加美丽，还可以体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。

秘书接听电话的礼仪1、前台接起电话时要保持良好坐姿，声音不急不慢，并终保持轻松、愉悦的声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。

接电话中，要勤说“您好”、“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。

在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。

接起电话首先要说“您好，____(公司名称，如果公司名称较长，应用简称)”，忌以“喂”开头。

如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上转接过去。

2、如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名，不知道分机号的话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位的。

如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

前台接待代表着公司的形象，接听电话时应该热情，通过电话，给来电者留下这样一个印象，公司是一个礼貌、温暖、热情和高效的公司。

接电话应该注意以下礼仪。

3、适时接起电话。

一般以铃响二次后，接起电话。

如果电话一响起就立即接听电话，会让对方觉得仓促，但让铃响太久才接会让对方久等而显得不礼貌。

4、左手持听筒、右手拿笔大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。

在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。

为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。

5、注意声音和表情。

通话必须清晰，正对着话筒，发音准确。

通电话时，接线员不能大吼也不能喃喃细语，而应该用正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。

通话者还应该调整好表情，保持微笑。

使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗?”“不用谢。

”6、保持正确姿势。

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。

一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出;大部分人讲话所使用的是胸腔，这样容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。

秘书打电话基本礼仪和技巧实用在现代商务环境中，作为秘书的职业地位越来越受到重视。

作为一名秘书，接打电话是日常工作中不可或缺的一部分。

正确的电话礼仪和掌握一些实用的技巧对于秘书的工作效率和形象管理都至关重要。

本文将介绍秘书打电话的基本礼仪和一些实用技巧，帮助秘书们更好地完成电话工作。

一、电话礼仪1. 专业用语：在接听电话时，秘书应以专业、礼貌的态度与对方进行沟通。

使用标准的问候语如“您好，我是XX公司的秘书XXX，请问您是哪位？”可以建立一个良好的沟通基础。

2. 温和的音调：保持温和、亲切的音调非常重要。

秘书的声音应该既清晰又舒缓，避免嘈杂的背景噪音。

要注意语速，说话不要过快或过慢，以确保对方能够清晰地听到，并理解信息。

3. 具体信息记录：电话期间，秘书应专注于对方的需求，并及时记录重要的信息，如姓名、联系方式、留言等。

这些信息在之后的工作中可能非常有用，所以要确保准确无误。

4. 文明礼貌：无论对方的态度如何，秘书都应始终保持礼貌和专业。

回答问题时要耐心，主动解决问题，并提供有关的帮助和建议。

5. 私人注意事项：在接电话时，如果有其他客户或同事在场，避免透露私人信息。

秘书应尽量提前安排私密电话的时间和场所，以避免他人的困惑或尴尬。

二、电话技巧1. 提前准备：在打电话之前，秘书应事先准备好相关资料，以便能够快速回答对方的问题。

了解对方的背景信息和需求，可根据需要制定相应的应对策略。

2. 收集必要信息：在与对方进行电话交流时，秘书需要有技巧地引导对话，以了解更多必要的信息。

通过询问问题或回答问题，收集信息可以帮助秘书更好地理解对方的需求，提供准确的答案和解决方案。

3. 高效转接：如果对方需要与其他人员或部门联系，秘书需要运用转接电话的技巧。

在转接电话之前先告知对方，并与相关部门的人员做好沟通，确保电话能够顺利转接。

4. 处理投诉：在接听投诉电话时，秘书需要保持冷静和耐心，倾听对方的抱怨，并尽快解决问题。