办公系统常见问题及对策

公文流转系统中的常见问题及对策　胡勇　（中铁电化局西铁工程公司　西安　７１００３２）　摘　要　公文流转是ＯＡ协同办公平台的核心模块，它是利用现代化的手段，将我们日常繁琐的工作电子化、网络化。它具有上下　沟通便捷、节省运营成本、提高工作效率等优点。但是，在我们在１３常应用中，同样会遇到很多问题，本文将对公文流转过程中遇到　的常见问题进行分析，并提出相应的解决方案。　关键词　公文流转　问题　对策　中图分类号ＴＰ３１７　文献标识码　Ｂ　文章编号１２００６１３—６１６７　Ｃｏｍｍｏｎ　Ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ａｎｄ　Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ　ｏｆ　ｔｈｅ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　Ｆｌｏｗ　Ｓｙｓｔｅｍ　Ｈｕ　Ｙｏｎｇ　（Ｘｉ’ａｎ　Ｒａｉｌｗａｙ　Ｅｎｇｉｎｅｅｒｉｎｇ　Ｃｏｍｐａｎｙ　Ｘｉ’ａｎ　７　１　００３２）　Ａｂｓｔｒａｃｔ　Ｔｈｅ　ｄｏｃｕｍｅｎｔ　ｆｌｏｗ　ｓｙｓｔｅｍ　ｉｓ　ｔｈｅ　ｃｏｒｅ　ｍｏｄｕｌｅ　ｏｆ　ｏｆｆｉｃｅ　ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ　ｓｙｓｔｅｍ，Ｒｅａｌｉｚａｔｉｏｎ　ｏｆ　ｏｕｒ　ｒｏｕｔｉｎｅ　ｏｆ　ｅｌｅｅ—　ｔｒｏｎｉｃ　ａｎｄ　ｎｅｔｗｏｒｋ，Ｉｔ　ｈａｓ　ｃｏｍｍｕｎｉｃａｔｉｏｎ　ｃｏｎｖｅｎｉｅｎｔ，ｓａｖｅ　ｏｐｅｒａｔｉｎｇ　ｃｏｓｔｓ，ｉｍｐｒｏｖｅ　ｗｏｒｋ　ｅｆｆｉｃｉｅｎｃｙ　ａｎｄ　ｏｔｈｅｒ　ａｄｖａｎ－　ｔａｇｅｓ。Ｈｏｗｅｖｅｒ，ｉｎ　ｏｕｒ　ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ，ｔｈｅｒｅ　ａｒｅ　ａ　ｌｏｔ　ｏｆ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ，Ｔｈｉｓ　ａｒｔｉｃｌｅ　ｗｉｌｌ　ａｎａｌｙｚｅ　ｔｈｅｓｅ　ｐｒｏｂｌｅｍｓ　ａｎｄ　ｐｕｔｓ　ｆｏｒｗａｒｄ　ｔｈｅ　Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ。　Ｋｅｙｗｏｒｄｓ　Ｄｏｃｕｍｅｎｔ　ｆｌｏｗ　ｓｙｓｔｅｍ　Ｐｒｏｂｌｅｍｓ　Ｃｏｕｎｔｅｒｍｅａｓｕｒｅｓ　公文流转是ＯＡ协同办公平台的核心模块，它主要包括两　大部分，一是单位内部的各项审批电子化，如工作请示、车辆管　理、会议安排、费用报销等日常工作流程，可以通过网上进行办　理和审批；二是网上公文处理，实现收文处理和发文处理的电　子化。公文流转工作具有承上启下、联系内外的桥梁和纽带作　用。通过公文的传阅，可以把上级领导的方针、政策、工作意图贯　彻下去，把下级职能部门的工作情况反映上来。通过公文的流　转，各部门之间以网络为媒介相互协调、配合，使单位的各项工　作能正常有序地开展。但是在公文流转的日常应用中，同样也会　遇到很多问题，需要予以重视和解决，现在总结出来，提出笔者　自己的一些看法和解决方案。　一、功能模块使用率不高　分析：其实公文流转系统的功能很全面，但使用率最高的是　收文和发文，其它一些功能使用率很低，甚至处于闲置状态，比　如请示汇报、网络报销等等，这是大部分企业都会遇到的问题，　希望所有工作都能电子化、网络化，但就是推广不开。针对这一　问题，笔者曾多次与使用部门交流沟通，主要有以下几个方面的　原因，其一，系统自身设计不够完善。有些功能是系统固化的模　块，与企业的实际情况有出入，但企业又不愿意为了系统去改变　原有的工作流程。其二，个别经办人认为有些工作非常重要，需　要与领导面对面请示、汇报，而通过网络提交无法有效互动，及　时解答领导的问询。其三，有些部门具有“眼见为实”情结，如财　务部对通过网络提交的报销凭证的真实性持谨慎态度，必竞电　子文件在一定程度上存在弄虚作假的可能，因此制约了网络报　销等功能的推广与应用。　对策：第一，与系统开发商沟通在使用中存在的问题，完善　和优化系统功能，最大限度的满足日常工作的需要。第二，领导　要高度重视系统的推广应用，身先士卒推行网上办公审批，从制　度上确立系统的重要性。第三，在进行网络报销的时候，经办人　可在网上填写报销申请，在财务人员审核阶段，依然会对报销的　原始凭证真实性和完整性进行审核，确认完毕后再流转至领导　签批，这就解决了“眼见为实”的问题。　二、办文效率低下。部分公文不能及时办理　分析：在正常的收发文流程中，都存在公司领导签发或批　办节点，但是由于相关领导经常出差在外或公务繁忙等各种　客观原因，导致无法及时圈阅批示公文，从而直接影响了公　文处理的速度和效率，公文处理系统快捷方便的优势得不到充　分发挥。　对策：目前有两种办法可以解决这个问题：一是为公文处理　系统开发同步的手机移动办公平台，有需要领导处理的公文会　进行手机短信提示或直接推送到领导手机，这样，领导就可以随　时、随地、全天候进行移动办公，处理公司内部各项业务。二是领　导可以设置“流程代办”功能，即在领导外出无法处理公文的时　候，由其授权的其它在家领导或秘书代其处理签批手续，领导出　差归来，可取消“流程代办”，一切恢复正常。　（下转第３２页）　办公自动化杂志‘２３‘

企业办公室行政管理存在的

问题及对策建议思考

做好企业办公室行政管理工作，是确保企业正常开展经营活动的前提。与此同时，提高办公室行政管理精细化程度，能够提升行政办公效率，规范行政手段，减少工作失误。但是，目前我国企业办公室行政管理工作还存在一些问题，例如企业办公室行政管理手段缺乏创新，针对性及实效性不强,精细化程度不高。为解决这些问题，需要详细开展企业办公室行政管理对策研究工作，创新行政管理手段，提升行政管理效率。

一、企业办公室行政管理存在的问题

（一）缺少完整的行政办公制度。管理制度是企业单位所有部门必备的内部制度，完善的管理制度能够提高企业办公室行政工作的效率。但是某些企业并没有针对办公室行政工作的特点制定针对性的行政办公制度，导致企业不同办公制度的内容雷同，工作效率低下。除此以外，有些公司对办公室事务没有进行分工，岗位权责不明确导致行政管理工作效率低下，工作中容易出现相互推诿、逃避责任的情况。由于办公制度无法明确说明行政岗位的具体职能，导致行政管理工作中出现职权交叉问题。另外，办公室行政管理工作的内容随着企业规模的不断扩大而不断增加，办公室行政管理精细化程度不能与企业发展进程相适应，办公室行政管理制度不完善。

（二）缺少团结协作能力。做好企业办公室行政工作的前提是，各部门工作人员能够进行有效沟通，并在工作上相互配合，才能提升工作效率。但是在实际的工作中，有些员工的协作能力较弱，无法较好地与其他部门成员协调完成工作。缺乏有效的沟通导致办公效率低下，企业的管理成本也因此增多。与此同时，在企业推进行政管理工作时，需要做到权责明确，才能够确保行政管理工作取得一定的效果。但是，就目前的情况来看，承担行政管理责任的主要是部门经理，而企业的其他员工常常选择置身事外，忽视办公室行政管理工作问题。这种行政管理工作方法无法协调整个企业办公室的力量做好行政管理工作，导致行政管理工作无法实现良性循环。

（三）员工综合素质较低。企业办公室行政工作每个环节的具体任务都需要相对应的员工落实，所以，员工的职业素养及综合素质在很大程度上影响了企业办公室行政管理工作是否能顺利开展。首先，行政管理决策及具体的任务由相关管理人员实施，这部分管理者的管理意识直接决定了企业办公室行政管理工作的质量。如果管理者的管理意识不强,懈怠管理工作，就会导致行政管理工作的开展效率低下。其次，员工作为被管理的角色，对管理工作配合程度不高，会导致行政管理工作难以开展。并且，由于企业员工的综合素质不高，缺乏工作责任感和主人翁意识，在处理行政工作时缺乏工作责任心，从而造成企业办公室的工作堆积，行政管理工作难以进行。

新形势下高校办公室工作

存在的问题及对策建议思考

一、新形势下高校办公室管理工作的职责

近年来，随着高校扩招和教育体制改革的不断深入，高校管理和教育管理发生了很大的变化。在新形势下，高校办公室作为高校管理的中枢，扮演着至关重要的角色。当前,高校办公室管理工作的职责主要集中在以下几个方面：

（一）管理服务作用。高校办公室作为高校各项事务的办公窗口，是处理高校文件、教育教学事务的重要窗口，因此，管理服务是办公室工作的重要组成部分。具体而言，高校办公室管理服务职责主要包括以下内容：一是协调和负责高校教育公文的接收、传达，对教学文件进行下发和催力、,在当前高校教育体制改革不断深入的背景下，这种协调和服务作用至关重要；二是协调安排教育教学事务中各项任务,运用合理的公关能力处理好内外关系，对兄弟院校的来访、会议的安排等做好服务工作；三是实时掌握高校各项事务中存在的一些重要苗头性、倾向性问题，通过主动介入管理，进而保证高校教育教学任务顺利进展。

（二）行政监管职能。高校作为一个重要的教育教学机构，其内部部门组成复杂，当前高校体制改革强化对高校各项事务的监督和管理，实现高等院校教育教学的科学管理起着十分重要的作用。因此，行政监管职能是高校办公室管理工作的重点之一。高校办公室行政监管任务的主要内容如下:一方面，针对高校教育科研工作的任务和目标，对任务的进度进行实时检测，对任务进展的质量进行实时检查，进而确保高校教育科研工作目标的落实；另一方面，针对高校科研项目管理和经费使用情况进行监管，及时掌握各个项目的研究进展和经费的使用情况，杜绝出现教育腐败问题。

（三）综合协调职能。高校办公室作为联系高校领导、学校各个职能部门和广大师生群体的桥梁与纽带，对实现高校教育教学事务协调稳定至关重要。高校办公室综合协调职能主要包括如下内容：一是认真学习贯彻教育部门和高校领导机关下发的各项重要决策，做好决策任务的下发和协调，保证高校上下组织部门协调统一；二是对高校各方面的活动进行相互配合，顾全大局，坚持从学校改革、发展和稳定的大局去思考、筹划、安排和处理问题，保证高校内外活动任务的协调；三是针对高校日常教育教学过程中参与者之间存在的各种矛盾和问题进行协调处理，实现各个参与者的和睦相处。

[财税金融]基层税务系统办公室工作存在的问题及对策

基层税务系统办公室工作存在的问题及对策

参谋服务是办公室的重要工作职责，从一定意义上来说，参谋服务的质量直接关系到领导的执政能力和水平。但是，在现实工作中，由于受诸多条件的制约，基层税务机关办公室参谋服务职能发挥的并不理想。如何提高基层办公室参谋服务水平和质量，是我们面临的一个重要问题。

一、基层地税机关办公室工作现状

（一）人员力量不足

基层税务机关办公室承担着财务核算、公文、会务、督查督办、政务调研、史志撰写、档案管理、综合治理、信访等政务工作和后勤管理等日常事务性工作，同时，还要应对县政府各部门安排的专项工作及临时性工作，一人多岗，一岗多责情况比较多见。人少事杂，疲于应对，无暇顾及更高层次的工作职责，办公室主任本应是发挥参谋作用的主力，但是，由于人员缺失，繁琐的事务性工作往往占用了大部分的时间，导致在其他工作中分身乏术，有心无力。

（二）人员整体素质不高

一是人员年龄结构偏大，创新精神不足。在工作中，习惯固有的方法、状态，与时俱进的步伐稍显缓慢，开拓创新精神欠缺。

二是责任心不高，不能充分发挥主观能动性。办公室工作从性质上说是被动的，一般情况下为“领导让干什么就干什么，领导让怎么干就怎么干”，逐渐形成被动应付的思维定式，主动参与精神不足。

三是人员流动性大，专业知识欠缺。由于工作的繁琐性，很少有人长期呆在办公室岗位上，人员更替比较频繁，由此而带来的最大问题就是工作经验的不足与专业知识的匮乏。同时，办公室人员参加培训的机会少，参与疆外培训的机会就更是少之又少，眼界不开阔，知识更新不及时，创造性开展工作的难度比较大。

（三）办公室职能定位不准确

税务机关是执法单位，组织收入为第一要务，在税收任务吃紧的情况下，往往把业务科室及业务工作放在首位，而忽视办公室工作的重要性。一提起办公室，大家首先想到的就是搞搞接待跑跑腿，做做后勤动动嘴，大部分领导和办公室人员也认为，完成上级或领导交办的工作，做好上传下达、沟通协调，搞好后勤服务就万事大吉了，没有参与谋划的要求，也没有主动参谋的意识，这就导致在日常工作中，服务意识被一再强化，参谋职能却一再被忽略。