供方管理程序
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XXX铸造有限公司
供方管理程序
文件编号：
1.目的
有效选择和管理公司的各类供方。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
3.1工作职责
责任部门/岗位 工作内容 频次/数量
品质管理部 负责A类物资/服务供方（品牌）的选择与管理
监督部门对B类物资/服务供方（品牌）的选择评估与管理
组织对供方的年度审核 及时
及时
每年一次
总经理办公室 协助选择CI产品合格供方 及时
财务管理部 参与对供方的选择； 及时
运营组 组织分管片区内各部门物资/服务供方的定期评估 每季度
部门 负责管理范围内B类物资/服务供方（品牌）的选择评估与管理；
统计分析和评估
负责所有采购物资/服务的检查验收和使用过程的跟踪。
清洁、消杀、绿化、设备设施供方的考核评估。 每年集中评估一次
每季度
及时
每月
4.定义
合格物资（品牌）供方：由公司统一评估选择的物资（品牌）合格供方。
合格服务供方：由公司统一评估选择的各类服务/工程分包供方。
5.方法和控制过程
5.1供方的选择
5.1.1供方的选择应遵循“质量第一、服务至上”的原则，选择有较高信誉的供方。
5.1.2对代理供方的选择，应选择具备深圳区域性代理资格的供方，并应具备相应的售后服务和保修能力。 XXX铸造有限公司
5.1.3对生产型供方的选择，应遵循“就近原则”，保证产品和服务的及时性。
5.1.4对服务性供方的选择，应参考行业内的使用情况，选择正规、有专业资质的供方。
5.1.5对个人、挂靠等形式的供方，需经品质管理部审核批准后方可使用。
5.1.6为保证价格的合理性，每类物资应有两家（或以上）合格供方以备选择。
5.2供方（品牌）的评审资料要求
5.2.1物资零售/批发/代理供方评审时须具备的资料（包括但不限于以下内容）：
A. 供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；
B. 特种产品的经营许可证（如：安防器材、泳池药品、有毒有腐蚀性物品、易燃易爆物品、消防用品等）和特种产品的检验报告；
C. 代理商代理授权证书，代理产品合格证书等；
D. 采购物资的报价单；
E. 合同样本；
F. 证明供方品质保障能力的其它相关文件；
G. 供方简介及联系方式。
5.2.2生产型供方评审时需具备的资料（包括但不限于以下内容）
A． 供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；
B． 供方主要产品的生产工艺流程图；
C． 主要产品的形式鉴定证书；
D． 特种产品的生产经营许可证（必要时）；
E． 报价单；
F． 合同样本；
G． 证明供方品质保障能力的其它相关文件；
H． 供方简介及联系方式。
5.2.3服务型供方评估时应具备的资料（包括但不限于以下内容）
A． 供方的营业执照复印件（本年度已年审）、税务登记证明；
B． 特种作业许可证（空调水处理、外墙清洗、消杀、防水、装饰装修、电梯、水箱清洗等）；
C． 特种作业人员资质证书（健康证、资质证等）；
D． 合同样本； XXX铸造有限公司
E． 证明供方品质保障能力的其它相关文件；
F． 供方简介及联系方式。
5.2.4免评审供方
A． 知名大型连锁商场（超市），如：家乐福、天虹、万佳、华润、沃尔玛、百佳、新一佳、苏宁电器、国美电器、顺电、山姆会员店、百安居、麦德龙等；
5.2.5供方提供合同条款的合理性须加以评价，必要时提出修改意见并与供方沟通，直至双方达成一致。
5.2.6 年采购额累计达20万以上的A类物资，须与供方签订采购框架协议。
5.2.7 外包工程项目须制订报价清单和检查/工艺流程标准，按要求评估。
5.2.8各部门以定期结算方式采购的B类物资，须与供方签订物资采购协议，明确质量保证条款及付款方式等。合同期满前需重新评估。
5.3供方评审要求
5.3.1对物资（品牌）零售/批发/代理供方，应到供方现场进行考察，了解供方资料、办公地点、人员等的真实性；通过电话咨询被评估供方的现有客户，或到其客户现场了解供方产品的质量、售后服务等信息。并将考察结果填写《供方申请（评审）表》。
5.3.2对生产型/服务型供方，应组织品质管理部、财务管理部相关专业人员到供方现场进行考察，了解供方生产能力、财务状况、品质保障能力、售后服务等信息，并填写《供方申请（评审）表》。必要时需到供方客户现场了解产品/服务的具体情况。
5.3.3单宗采购、合同金额达3万元以上，或年采购金额达20万元以上的供方，评审时（含年度评审）必须到被评审供方的经营现场或其现有客户的生产/服务现场进行考察。
5.4供方年度评审
5.4.1对与公司发生业务关系的生产型供方和服务型供方每年至少安排一次现场评审或在需要时组织第二方审核。
5.4.2对物资零售/批发/代理供方进行年度评估时，可不进行现场评审，但需保证供方资料的有效性。
5.4.3每年对合格物资供方（品牌）及合格服务供方进行年度评审时，须检查5.2所列资料的有效性和完整性，对已失效、未年审或有变更的资料须更改完善。
5.4.4对特殊情况下不需进行现场评审的，须经品质管理部经理书面同意。
5.5合格供方一览表的编制
5.5.1 A类物资、合格服务供方分别编制《合格物资供方（品牌）一览表》和《合格XXX铸造有限公司
服务供方一览表》，发送品质管理部经理审批后，挂品质管理部网页。
5.5.2部门可根据所处的位置和采购需求，评定B类物资供方，但须同时编制部门采购文件，明确B类采购物资类型、采购地点等要求，连同《合格物资供方（品牌）一览表》由部门负责人审批后，一起发送财务管理部和品质管理部审核备案，并统一挂品质管理部网页。
5.6 对物资/服务供方的定期评估
5.6.1运营组每半年对物资采购回访中的问题进行总结，提交分析报告。
5.6.2 各采购部门每季度首月20日前须对上季度的物资供方采购情况（价格、服务、质量、送货及时性等）进行全面评估，并统计供方在供货时送错、短少、不合格数、发票问题、送货不及时情况等，编写《 工作评估报告》，报运营组、品质管理部备案。
5.6.3每年品质管理部应对A类物资和服务供方进行一次年度评估，并编写评估报告。
5.6.4 部门对服务供方的定期评估按《环境外包监控管理办法》、《设备/设施外包监控管理办法》、《工程项目外包监控管理办法》进行。
5.7 物资/服务供方（品牌）的增加及变更
5.7.1各部门因服务需要或供方无法满足公司服务质量要求、破产倒闭或发生搬迁、更名，需增加或变更A类、B类物资合格供方（品牌）或服务合格供方时，应根据该项物资/服务对服务质量的影响程度进行评价，填写《供方申请（评审）表》，A类物资及服务供方经品质管理部经理审批，B类物资经本部门经理审批后，加入《合格物资供方（品牌）一览表》或《合格服务供方一览表》中。
5.7.2采购过程中,发现伪劣商品或价格异常，验收人员须在三个工作日内上报运营
组、品质管理部（A类）或部门负责人（B类）。若发现同一供方一个月内有两次以上或半年内有四次以上伪劣商品时，应取消其合格供方资格。
5.7.3发现供方有提供假发票行为，应及时通知片区财务和品质管理部。若连续两次发现有提供假发票的行为，可取消其合格供方资格。
5.7.4品质管理部及各采购部门在年度评估时，如发现某指定供方（品牌）超过一年时间公司各部门均未向其采购，经品质管理部经理（A类物资及服务）或本部门负责人（B类物资）批准后可取消其合格供方（品牌）资格。
5.7.5品质管理部在新增/取消A类物资/合格服务供方后，应在一个工作日内通知到各部门，并适时选择新的合格供方（品牌）。部门在调整B类供方后，应及时知会片区财务及品质管理部。 XXX铸造有限公司
6.相关文件
XXX7.4-Z01 《采购管理程序》
XXX7.4-Z02 《招投标管理程序》
XXX7.4-Z01-01 《智能化物资采购管理办法》
XXX7.4-Z01-02 《绿化物资采购管理办法》
XXX7.2.2-Z01 《合同管理程序》
XXX7.5.3-Z01 《标识管理程序》
7.记录表格
XXX7.4-Z03-F1 《合格物资供方（品牌）一览表》
XXX7.4-Z03-F2 《合格服务供方一览表》
XXX7.4-Z03-F3 《供方申请（评审）表》
XXX7.4-Z03-F4 《物资供方回访表》
XXX7.4-Z03-F5 《 工作评估报告》
XXX7.5.5-Z01-F1 《进仓单》
