电子文档管理系统报告

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电子文档管理系统

1.概述

1。1用途：

电子文档管理系统，主要是用来管理常用的电子文档、数码照片等信息内容.

1.2 产生背景

文档是企业重要的智力资产。在企业中,文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软。doc格式,xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等.这些电子文档,可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储,管理困难；查找缓慢，效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。

2.类型特点

2.1 使用方式

电子文档管理系统按使用方式，可以分为线上、线下两种类型。有些公司会选择在线使用，而易度文档管理系统,直接通过浏览器访问，很方便,而且随时随地可以使用。当然，也有选择线下购买使用的，这部分的公司就比较注重安全性,他们更相信自己的设备，如用自己服务器等.

2。2 基本功能特点

文档集中存储；

存储加密；

规则应用（系统支持为目录设定规则,指定动作、条件和操作，当动作触发符合设 定的条件，系统则自动执行规则的操作）;

权限管理(管理、浏览、创建、阅读、删除、打印、下载、订阅等）；

文档使用痕迹安全检视；

文件搜索（全文搜索、高级搜索等）；

文档属性（方便文档查找和分类）；

自动编号;

常用文档功能（方便文档收藏和查找）；

文档审计(新建、复制、移动、修改、删除等操作)；

文档在线查看；

基于浏览器的在线Office编辑；

文档排它性修改（锁定与解锁） ；

图纸在线预览；

主流媒体播放技术（支持对音频、视频文件的播放）；

文档批量上传下载；

文档多版本管理； 精品文档就在这里

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消息订阅、消息邮件;

文档共享;

文档借阅（可以自定义借阅时间、权限）；

文档在线复制；

文档模版;

统计报表;

文档审批流程;

自动备份。

2.3市场产品

市面上最著名的电子文档管理系统是易度文档管理系统、致得E6协同文档管理系统、德雅文档管理系统。

3.系统介绍

3。1易度电子文档管理系统http://www。/index.rst（广州）

3.1。1功能介绍：

1文档云端集中管理

易度文档管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心 的文 档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控.

2、个人网盘和公共文档

每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档;公司的公共文档，可分

多个栏目来组织,通过权限来控制用户的使用

3、文件夹

管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级,提供文件夹结构模版

4、文档

包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等

5、文档在线查看

无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览,支持音 频、视频的在线播放

6、文档搜索

支持中英文全文搜索，基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合 搜索,配合OCR组件，可对识别图中的文字进行搜索.

7、文档云端创建

直接创建各种格式的文档，也可以选择公司内部文档模版进行创建，直接支持 HTML、Markdown、rest等格式文档的在线编辑。

8、文档版本

文档可以保存多个版本，并可以比较文档版本之间的差异

9、文档分享和讨论

替代笨重的邮件，可以对文档进行分享和讨论.可分享到公司内外人员，使用 内部消息、邮件、短信进行通知.

10、文档发布

三种文档发布状态:编写、待审、发布,一旦发布，禁止对文档的修改,实现 文档保护. 精品文档就在这里

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11、文档关联流程

系统提供一组文档关联的流程，如审批、借阅、分发、收回、废止等，流程可 以灵活定制。

12.、桌面防泄密—离线文档安全管控

13、开发API:连接各种软件和设备

14、提供完整二次开发平台，可根据需要自由安装和定制插件。

15、支持全终端全平台终端随时随地访问

支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的 访问。

16、安全控制

a) 文件夹和文件授权

系统可以为人员、部门或者组，针对单个对文件或文件夹，分配不同的角色权限，控制文档的预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。

b) 保密文件

文件夹中可能个别文件特别保密,不希望文件夹查看人查看。这样，可以设置文件处在保密状态。想再查看该保密文件,需要单独为其进行授权。

c) 安全检查：操作历史记录

系统提供完整的操作历史记录，记录每个员工对系统的任何操作。这样,出现问题时可追溯问题源头。另外，操作历史中,可对误删除的文档进行还原。

d） 系统安全策略

系统管理员可利用IP安全策略灵活控制用户对系统的访问,从更高层面管控系统的安全.

典型用途：

公司外访问禁止下载

屏蔽系统外发功能

技术资料，仅仅在技术部门的网段可以访问

e） 文档加密下载

文档加密下载主要是对离线文件防泄密，用户需要提交下载申请流程。

这样可以：防U盘拷贝、防光盘刻录、防打印、防止网络传递、防止截屏拷 贝。让文档共享同时更加的安全，避免机密文件的扩散流失。

f) 终端文档防泄密

企业通常使用断网、禁用U盘这类方式来控制个人电脑的防泄密，但这样同 时也影响了日常办公和学习,并且难以控制外部电脑的网络接入。

一旦服务器端设置防泄密安全防护模式，普通的web浏览器无法访问，必须 通过防泄密浏览器才能访问。

这时从服务器下载的文件可以得到全面的保护： 防U 盘拷贝、防光盘刻录、 防打印、防止网络传递、防止截屏拷贝。

j) 服务端防泄密

文档存放在服务器端,服务器成为防泄密的高危点。

易度提供专业的服务器端防泄密软件，提供服务器端防泄密控制.

具体功能：

禁止用户访问关键数据区 精品文档就在这里

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屏蔽U盘拷贝

双密码2层保护： IT人员拥有服务器进入密码， 业务领导应用数据访问密码

17、文档加密外发系统

易度文档外发管理系统是基于B/S结构开发，采用web方式进行流程操作。 实际部署时只 需要进行外发服务器的安装即可，功能操作时只需通过IE浏览 器登陆系统，根据用户的 权限不同进行外发申请、外发审批和外发审计等工 作.

3.1。2 安装系统

目前支持 Windows 2000/2003/XP/7/2008/2012，同时也支持

Ubuntu10.04（Linux发行版)及以上

3。2致得E6协同文档管理系统http：//www.zhidesoft。com/（北京)

3。2.1功能介绍

一、文档管理

1、集中存储

2、目录结构

支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子夹结构,可自定义目录排序。

3、文档排序

支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。

4、显示模式

支持目录以列表模式或缩略图模式显示。

5、全文搜索

6、文档编

可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任 何操作习惯,无需下载或安装软件.

7、多文件上传

批量上传，支持office文档、DPF、图像、音视频和图纸等各类型文件。

8、版本管理

系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。

9、PDF水印

动态为PDF文档插入水印，可指定水印、位置、页码。

10、文档提醒

支持对文件设置定期提醒。到达设定日期后，系统自动发送即时消息和邮 件进行提醒，提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期等 时间到期提醒。

11、文档链接

支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找； 支 持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从 而协同完成工作.

12、关联文档

文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号,支持文档的 批量关联。支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及