行文管理制度
1目的
为规范北京XXX科技有限公司（以下简称XXX）及下属公司的行文管理，提高行文处理质量和效率，制定本制度。
2适用范围
本制度适用于称XXX及下属公司的行文管理工作。
3术语和定义
3.1行文是指XXX与政府相关单位间传送的外部文件、XXX内部传送的各类文件，但不包括管理文书与合同文件。
3.2“对内”与“对外”
“对内”指XXX内部，包括XXX及下属公司之间行文；“对外”指对XXX以外的单位，除公司办公室外，其他部门不得对外正式行文。
4职责范围
4.1公司高管领导小组
4.1.1负责审批相关行文“对内”和“对内”的发放及处理工作。
4.2 公司办公室
4.2.1负责XXX的行文协调处理工作；
4.2.2负责公司的对内、对外的相关行文及处理工作。
5管理制度
5.1 行文分类
5.1.1 XXX公司的行文种类主要有：
➢决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销分子公司不适
当的决定事项；
➢公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者决定事项；
➢通告：适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项；
➢通知：适用于传达要求下级单位须知、办理或者执行的事项，适用于批转下级单位的行文，转发上级单位和不相隶属单位的行文；
➢通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况；
➢议案：适用于公司按照规定程序向对应的决策者（委员会）提请审议事项；
➢决议：经会议讨论或审议通过并要求贯彻执行的事项；
➢报告：适用于向上级或领导汇报工作、反映情况、答复上级或领导的询问（包括审计报告）；
➢请示：适用于向上级单位请求指示、批准；
➢ 批复：适用于答复下级单位的请示事项；
➢ 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项；
➢ 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向
有关主管部门请求批准；
➢ 工作联系单：用于公司各部门之间的工作联络。
5.1.2 由公司高管批准发布的不属于上述13种主要行文类型的其他行政文件等，也归入行文范畴。 5.2 行文编制的基本要求 5.2.1 行文的编号方法
完整的行文代号如下：
□ □ 【201×】 字 XXX 号
说明：文件顺序编号规则：不分文件类型，以年划分，用三位阿拉
伯数字表示，从1开始按顺序递增。
5.2.2 XXX 及下属公司代号：
文件顺序号 年代号 文件类型 公司
管理行文类型的编号表：
说明：1、XXX对外文件的编号由公司办公室统一编制和管理；5.2.3 行文编号方面的基本要求
1)文件编号的登记由办公室指派专人负责，每份文件均应有独立的代
号，不得重复和间断；
2)文件的编号反映文件的类型，以便于查找和归档。
5.2.4 行文编写及排版的基本要求
1)行文编写时，文件名应能简要反映正文内容；
➢例：关于“五一”放假的通知；
➢例：关于×××议题的提案；
➢例：关于×××的营销方案。
2)正文应力求“表达清楚、准确、全面、简单扼要”；
3)所有条款编号左起顶格编排，在编号后空一个字的位置写标题，另起一行空两个字位置写具体内容。如条款编号后无标题，则空一个字的位置写具体内容；
4)版记主题一般应用三号仿宋体加黑，其余用四号仿宋_GB2312；
5)字体排列采用1.2(或1.5)倍行间距（一般不超过23行/页）；
6)纸型一般采用A4型，页面设置为：上2.0cm，下2.0cm，左2.5cm，右2.5cm；
7)对于多页文件，应在页脚处注明：总页数、本页数；
8)文件保存时文件名为“正文名-作者姓名-日期”；
例：“行文管理制度-XXX-20171121”
9）正文落款处用大写汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；10）装订要求：多页公文应于左侧两钉平订；
11）以红头文件形式公文和对外公文一律加盖公章；
12）附件: 正文下空一行，左空两字，三号仿宋，如有序号，后加阿拉伯数字如：附件：1.××××，附件名称后不加标点。
5.3 签发规定
5.3.1 行文签发权限
1)红头文件
➢对外红头文件由经办部门起草、相关部门会签、公司办公室核稿，提交公司高层领导审批后，由公司办公室统一对外发布；
➢对内红头文件由经办部门起草、相关部门会签、公司办公室核稿，提交公司高层领导审批后，由公司办公室统一对内发布。
➢所有纸质行文须由起草部门前付《行文（函）审批单》，后附正文按相关流程报批。
5.3.2 根据XXX实际情况，结合当前管理需要，公司各部门所有行文发文参照如下程序执行：
1)拟稿
➢对外、对内行文一般由相关业务部门拟稿。
2)核稿
➢拟稿完毕后，由拟稿部门负责人核稿，并签名确认。
3)会签
➢核稿完毕后，需要会签的，核稿人应确定会签人员，需于1天内会签完毕。
4)签发
➢会签完毕后，发公司办公室，由办公室呈交相关审批人签发。
5)签发后程序
➢其他后续发文程序为：编号、校对、打印、盖章、发文、保存纸质和电子档案原件。
5.3.5 行文发布日期以签发日期为准；发布前应明确发放范围，发布时做好行文流转登记记录。
5.4 收文管理
5.4.1 收文管理主要指对内、外部行文的接收和传阅环节进行管理；
5.4.2 外部收文由公司办公室负责；填写《外来文登记薄》；正文前附《文件批阅单》；
5.4.3 外部收文包括：
➢政府有关机构（党、政、工、团）文件；
➢行业主管部门文件；
➢外单位或个人重要函件；
➢重要接待信息；
➢其他外部重要信息等。
