机关档案管理网络化

浅谈机关档案管理网络化[摘要] 机关档案信息通过网络平台，能够更完善、更充分地展现其自身价值，从而提高档案信息的利用率，全面提升档案服务工作的质量。

本文通过对机关档案管理现状的分析，提出了几点建议。

[关键词] 档案网络化档案工作是记录历史、传承文明、服务现实、造福人民的重要工作，是中国特色社会主义事业的有机组成部分。

机关档案工作是机关的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

随着社会日益进步，市场经济的深入发展，计算机管理机关档案具有人工无法比拟的优势，但如果只是单机作业，其缺陷也是明显的。

因特网以其强大的信息处理能力和便捷的远程服务方式，吸引着越来越多的用户。

同样，机关档案信息通过网络平台，能够更完善、更充分地展现其自身价值，从而提高档案信息的利用率，全面提升档案服务工作的质量。

《全国档案事业发展“十二五”规划》中就档案信息化工作提出的任务是：“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神，加强以计算机网络设备和数据库为主要内容的档案信息化基础建设；根据电子文件管理和数字档案馆建设的功能要求，配备和开发档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统等；加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设；制定文书类档案长期保存格式标准，研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范；实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式’档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务”。

基于此，进一步加强机关档案管理的网络化建设，尤显紧迫和必要。

一、机关档案网络化管理的现状国家《档案法》及其实施办法的相继颁布实施，各地地方性档案法规的相应制定，为机关档案管理工作提供了较充分的法律依据。

为了切实加强档案依法行政、依法监督，进一步强化档案工作标准化、规范化、制度化，各地档案行政管理部门依据《档案法》以及地方档案法规，对机关档案工作的档案管理体制、档案保管条件、档案业务建设等进行了一系列行之有效的监督、指导和执法检查，切实促进了机关档案管理的网络化建设。

从宏观上看，近几年各地档案工作总体上呈现出了良好的发展势头，档案管理体制日趋科学，档案保管条件不断改善，档案干部队伍思想和业务素质明显增强，档案业务建设水平有了较大程度地提高，大多数部门领导对档案和档案工作更加重视，机关档案管理网络化有了长足的发展。

但是，从微观上看，目前机关档案管理网络化工作的状况并不容乐观，或多或少地存在着严重危急到档案安全的种种问题。

一是对档案管理工作的重视程度不够。

当前，尽管全社会对档案和档案工作的重视程度越来越高，档案意识越来越强，但仍有个别部门对档案工作重视不够，档案工作在机关单位办公室众多职能当中的地位不高，档案管理网络化更未提上议事日程。

在一些领导的心目中，档案工作是说起来重要、做起来却次要的工作。

他们把档案工作想象得很简单，认为就是收集整理一下文件，再建立一些档案目录。

而且，档案工作投入大，见效慢，看不见明显的经济效益，只要求单位的文件保存好了，工作需要的时候能够提供参考就行。

二是档案保管条件比较差，档案利用率低。

随着社会和经济的发展，大多数部门档案保管条件有了明显改善，但部分机关的档案保管条件仍显得比较落后，达不到安全标准，与整齐、规范、统一的要求还有一定的差距。

档案管理经费投入不足，设施设备老化，不能适应起码的要求；档案柜五花八门不统一，比较零乱。

档案利用主要依靠手工查找，数字档案信息还没有在档案利用中发挥出举足轻重的作用。

三是档案人员业务素质相对低下。

档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性要求很高的工作，档案人员不仅要有良好的思想道德素养，而且还要具备较强的专业素质，只有这样才能胜任档案管理工作。

一些单位的办公室工作人员少，缺乏专职档案员。

档案员往往由文秘人员兼任，投入到档案管理上的精力十分有限；另外，一些档案员对档案资料的收集普遍存在不到位、不完整现象。

正是因为档案员的素质参差不齐，主观上又对档案工作缺乏能动力，就使得很多单位在文书档案的收集工作存在很大的漏洞。

二、机关档案管理网络化的必要性所谓档案管理网络化是指将电子化的档案信息，利用现代网络技术在局域网或者在因特网上进行传输，以实现数据的收集、管理、共享和交易的一种手段。

机关档案管理网络化的必要性主要体现在以下几个方面：一是办公自动化的要求。

随着科技的发展，各单位都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，能够迅速、准确地处理各种信息，能改变传统的办公手段与方式，为收集、存贮、使用与日俱增的大量信息提供了有效的手段，同时方便了文件与档案的管理。

但每个单位的单个计算机不能适应大信息量的档案信息处理，而网络化是计算机管理档案的必由之路。

比如建设局域网，档案室制定自己的网页，通过局域网为各部门提供服务等。

这些先进技术和设备的使用，要求档案管理的条件要彻底改善和提高，真正实现档案管理网络化。

二是档案数字化建设的需要。

传统手工操作的档案管理方法，由于多年的实践和完善，已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。

随着时代的发展，社会生产从过去的粗放型向集约型转变，管理从经验型向科学管理转变。

过去的归档材料多是一些计划、实施、检查、总结类的材料和各级单位的红头文件。

在科学管理条件下，机关建立了一套严格的数据收集、管理程序、决策方法和工作流程的标准，这会导致归档文件的数量激剧增加。

再者，传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低。

因此，机关档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理同样势在必行。

在日益激烈的竞争环境中，人们对信息的需求愈来愈高，对信息变化的反映要求愈来愈快，对决策时间要求越来越短，这就对档案信息服务提出了准确、可靠、及时的要求。

档案管理实现数字化以后，档案工作各方面都会有质的飞跃，其优越性是手工操作无法比拟的。

如数字化档案实现后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，尤其是全文检索，传统手工操作是无法想象的。

通过网络终端，用户可以立刻直接查询到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷一卷的文件中翻找。

同时，机关档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。

三是档案资源开发和利用的需求。

传统的管理方法只能满足少数人的一般需要，无法迅速、准确、全面、系统地提供需要的档案材料。

目前，大量应归档的文件材料正从纸质载体形式逐渐演变为适宜计算机处理或管理的图像、图形、摄像、声音等以数字载体形式存储的电子文件，因此，通过把档案信息网络化，我们可以进行网上查询，开展咨询服务，利用越来越快的传播速度，利用简洁、明了、生动的图像文字及较强的视觉冲击力，可以在几分钟、几十分钟内把所需的档案材料完整地查找出来，让用户可直接从中提取有用信息，真正实现信息资源共享。

三、对加强机关档案管理网络化的建议1、更新观念，提高认识。

在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。

这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在单位信息化建设和领导科学决策中的作用。

2、立足实际，全面加强硬件建设。

档案管理要实现网络化，必须要建立局域网，局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。

硬件建设要有前瞻性，要配备高性能硬件设备如计算机、扫描仪、光盘刻录仪、缩微阅读机等。

要使用统一的档案数据库管理系统、电子文件归档管理系统、电子档案移交管理系统、数字档案信息发布利用系统，健全和完善档案信息资源数据库，为将来档案进馆奠定基础。

这样，将大大提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。

同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。

3、加强学习培训，积极提高人员素质。

计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。

现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。

因此，要加强档案管理人员的业务培训，培养一批不仅精通档案管理业务，而且也熟知计算机硬件、网络、安全防范等技术，使之既掌握各种现代技术知识和技能，又了解档案业务，能够参与档案管理网络化建设的全过程，能够了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，充分发挥现代技术在档案管理中的作用。

4、加强制度建设，全面提高档案管理工作的科学性和规范性。

在档案管理网络化的建设中，建立健全管理制度是实现档案管理网络化的保障。

网络化不是万能的，还要靠制度去保障、去规范使用者的操作行为。

要用严格的制度去约束使用者的行为，杜绝随意性，建立设备的保管、维护、使用制度，档案的浏览权限制度，建立经费投入和保障机制，确保档案系统的正常运行。

5、加强与档案行政管理部门的交流合作，整合形成系统合力。

要实现机关档案管理的网络化，必须自觉接受档案行政管理部门的监督与指导。

要加强与档案行政管理部门合作交流，获得技术上的支持与业务上的指导，使用统一、规范的管理系统及数据库处理软件，聘请档案行政管理部门的专家进行现场指导，确保机关档案信息资源数据的标准化与规范化。

6、加大创新，为可持续发展提供后劲。

要不断强化创新意识，提高档案为机关各项工作服务的能力。

档案工作者只有转变思想，创新观念，才能提高档案服务机制。

要利用档案网络快捷、方便的优势，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及相关处室利用，更好地为机关各项工作服务。

总之，机关档案管理网络化建设是新时期档案事业发展的一项战略任务，也是一项较为庞大的工程。

相信通过各级政府、档案行政管理部门、各部门领导以及档案人的共同努力，机关档案管理网络化的目标一定会早日实现。

参考文献：[1] 《中华人民共和国档案法》.[2] 《全国档案事业发展“十二五”规划》.[3]薛炳华.人事档案管理之路在于创新.《山东档案》2006年第3期.。