建设工程竣工档案整理及归档要求

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建设工程竣工档案整理及归档要求

第一章 概念

一、建设工程

又称建设工程项目，是经过批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。

单位工程是具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

二、建设工程文件

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。

三、工程准备阶段文件

工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

四、监理文件

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

五、施工文件

施工单位在施工过程中形成的文件。

六、竣工图 2

工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。

七、竣工验收文件

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

八、建设工程档案

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。

九、建设工程电子文件

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

十、建设工程电子档案

工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。

十一、建设工程声像档案

记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。

十二、整理

按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。

十三、案卷

由互有联系的若干文件组成的保管单位。

十四、立卷 3

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。

十五、归档

文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。

对于一个建设工程而言，归档有以下几方面含义：一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设管理中形成的文件向建设单位档案管理机构移交；三是建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328——2014)要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理机构移交。

十六、城建档案管理机构

管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。

第二章 各单位在工程档案编制、报送

工作中的职责

一、建设单位的职责

1.在办理建设工程施工许可手续时，与城建档案馆（室）签订《建设工程竣工档案移交合同书（责任书）》，并同时取4

得济南市建设工程电子归档系统，用于编制建设工程电子档案。

2.将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3.在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案（含电子档案和声像档案）的编制套数（一般不少于2套）、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。

4.收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。

5.负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

6.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案，对工程档案的真实性、完整性、准确性负责，移交电子档案的要向城建档案馆出具电子文件质量保证书。

7.收集和整理竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。

8.在办理建设工程竣工验收备案前，先对照工程档案的归档要求对工程档案进行自检，自检合格后提请城建档案馆对工程档案进行查验。查验合格后，向城建档案馆办理工程档案移交（含电子档案、声像档案、竣工测量档案）。

9.接收和保管其它未列入城建档案馆接收范围的档案。

10.工程档案的验收和移交必须由专人负责。

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二、勘察、设计、监理、施工单位的职责

1.将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

2.将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交，并对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。

3.建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交。各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时向总包单位移交。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

4.按照住建部《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）规定的要求保管有关工程文件。

三、城建档案馆的职责

1.对建设单位移交的建设工程档案及其电子档案进行审查，符合要求的，出具建设工程档案移交证明；不符合要求的，限期改正。

2.定期对从事城建档案的工作人员进行业务培训，并加强对城建档案的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导，确保城建档案的完整、准确。

3.对接收或者收集的档案及时登记、整理、编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作；对破损或者变质的档案及时采取补救措施。 6

第三章 归档文件材料的内容

归档文件材料的内容：包括从建设工程项目立项开始，直到工程竣工，形成的符合归档内容、有保存价值的建设工程文件材料。笼统地说，分为其大部分，即工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、竣工测量文件和声像资料。其具体内容我们根据《建设工程文件归档规范》（GB/T50324-2014），结合济南市的实际情况，分别制定了《济南市建筑工程竣工档案归档范围》和《济南市重点建筑工程竣工档案归档范围》，分别见网站下载中心和工程档案移交咨询QQ群群文件。

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第四章 归档文件的质量要求

一、归档的纸质工程文件应为原件。工程档案必须同时向其他部门移交报送，其归档材料与城建档案馆收集的归档内容发生冲突的，原件由城建档案馆保存。在以后的查阅利用中，馆藏为原件的，复制件加盖城建档案馆查阅专用章，效力等同于原件；如果馆藏为复制件的，仅做参考不能作为依据。

二、工程文件的内容及其深度必须符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

三、工程文件的内容必须真实、准确、完整，应与工程实际相符合。 7

四、计算机输出文字和图纸应使用字迹耐久性和耐用性好的打印设备，不应使用色带式打印机和热敏打印机。手工书写应采用碳素墨水等耐久性好的书写材料，不应使用红色墨水、纯蓝墨水、蓝黑墨水、复写纸、铅笔等书写材料。字迹的耐久性和耐用性应符合现行国家标准《信息与文献 纸张上书写、打印和复印字迹的耐久性和耐用性要求与测试方法》（GB/T 32004）的规定。

五、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

六、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应统一为A4幅面（297㎜×210㎜）,小于A4幅面的应用A4白纸衬托，不得用有字纸张裱贴，注意左边留出装订边。图纸宜采用国家标准图幅，不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

七、工程文件的纸张应采用能够长期保存的耐久性和耐用性好的纸张。其耐久性和耐用性应符合现行国家标准《信息与文献档案纸耐久性和耐用性要求》（GB/T 24422）的规定。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

八、所有竣工图均应加盖竣工图章，并应符合下列规定：

1.竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监理工程师、监理工程师。竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人。 8

2.竣工图章尺寸为：50mmх80mm。

3.竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。

九、竣工图绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。具体要求如下：

1.凡在施工中，完全按原设计施工，无任何变动的，则由施工单位在原设计图上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图。

2.凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充后作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上用碳素墨水笔注明修改的部分，并在图纸空白处附以设计变更依据和说明，然后加盖“竣工图”标志章作为竣工图。

3.凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，或者图面变更面积超过1/3的，不宜再在原施工图上修改、补充，应重新绘制改变后的竣工图。特别是基础、结构、管线等隐蔽工程部位的变更应重新绘制竣工图，并加盖“竣工图”标志章。

第五章 工程文件立卷

一、立卷流程

1.首先要对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷9

的文件材料。

2.对卷内文件材料进行排列、编目、装订、装盒。

3.排列所有案卷，形成案卷目录。

二、立卷原则

1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2、工程文件应按不同的形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别进行立卷，并可根据数量多少组成一卷或多卷。

3.一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷；公共部分的文件可以单独立卷；当单位工程档案出现重复时，原件可归入其中一个单位工程，其他单位工程不需要再归档，但应说明清楚。

4.不同载体的文件应分别立卷。

三、立卷方法

1.工程准备阶段文件应按建设程序、形成单位等进行立卷。

2.监理文件应按单位工程、分部工程或专业、阶段等进行立卷。

3.施工文件应按单位工程、分部（分项）工程进行组卷。

4.竣工图应按单位工程分专业进行立卷。

5.竣工验收文件应按单位工程分专业进行立卷。

6.电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。