费用核销报告

编制部门 财务部 文件名称 文件编号 YYLC-CW-01

编 制 人 费用报销规定 版 本 A

岗 位 财务部经理 页 码 共 5 页

1 目 的：为加强费用管理，明确审批权限，规范报销手续,特制定此制度。

2 适用范围：适用于全公司费用报销。

3 名词解释：无

4 涉及部门主要职责

4.1 财务部负责全公司各项费用报销的审核。

4.2 各部门经理、运营中心总监负责所辖范围内各项费用需求提案的申报和审核，负责业务结束后费用报销的审核。

4.3 总经理负责各项费用需求提案和业务结束后费用报销的批准。

5 具体描述

5.1 费用报销本着“必要、合理、节约”和“谁使用谁负责”的原则，采用事前审批，事后审核的方法，由财务部统一核算。

5.2 公司的一切费用开支，坚持总经理一支笔审批的原则，即所有费用的发生（包括临时性发生的费用）必须报请总经理审批后方可执行。

5.3 资金支出及费用报销审批

5.3.1各部门必须使用统一的《亿源商贸报销签批单》进行费用的审批、报销。

5.3.2公司员工因公出差、对外交际应酬、购买物品，企划印刷，车辆维修等事项发生，需提前写提案报总经理批准后方可进行。非现金结算的业务结束后，需让对方开出两联收据或费用明细清单，其中一联在48小时内到总经理处签上“未付款”字样后传财务备案，便于财务及时计提费用，同时能让总经理及时了解公司费用情况，便于调配公司款项。

5.3.3所有报销的款项支付，除零星支出外，应当避免以现金形式支付，而应通过银行办理汇款。 河北亿源商贸有限责任公司

5.3.4因业务的特殊性需借款，经办人填制《借款申请单》，注明申请部门、经办人、用途及申请金额，经部门经理、所属运营中心总监、财务经理审核，总经理批准后，财务部按《借款申请单》批复金额支取借款给经办人，同时保留《借款申请单》原件；

5.4遇一事一议业务，如物品现金采购等，业务结束后由经办人填报《亿源商贸报销签批单》，并提交业务附件和单据，经部门经理、所属运营中心总监、财务审核员、财务部经理审核，总经理批准后予以报销；报销票面金额低于借款金额的，由经办人予以补现金至财务部出纳，并抽取《借款申请单》；报销票面超过借款金额的，财务出纳支取现金给经办人，经办人抽取《借款申请单》；

费用核销所需材料：

批件 协议 付费凭证 报价单 购物小票 卖场订单 库存清单 照片 销量拉单 费用核算汇总表（费用核销比例是否达到申请标准） 货补申请

进场费 √ 进场协议 发票/KA合同复印件 进场报价单 —— 卖场订货单 —— 进场新品照片 —— √ √

陈列费 √ 陈列协议 发票/支付凭证 —— —— 备货订单或活动前KA库存 陈列照片 陈列期间的销售拉单 √ √

TGDM费 √ 陈列协议 发票/支付凭证 —— —— 备货订单或活动前KA库存 DM单/陈列照片 陈列期间的销售拉单 √ √

一般广告投放 √ 广告投放协议 发票/支付凭证 投放报价单 —— —— —— 实景照片 —— √ √

广告制作 √ 广告制作协议 发票/支付凭证 制作报价单 —— —— —— 效果图纸 —— √ √

促销人员薪金福利 √ 劳动合同和驻场协议 工资单、银行账号、打款凭证、福利缴纳凭证 —— 考勤记录 —— —— —— 促销员驻场期间的销售拉单 √ √

退换货 √ —— 退税凭证、退货核准清单 —— —— —— —— 损耗产品照片 签约日至退货当月止的订货拉单 √ √

派发/试吃 √ 场地租赁协议、或驻场协议 发票/支付凭证 —— 试吃品申请单 —— —— 活动现场照片 —— √ √

特价补差 √ 促销协议 补差凭证 —— 含所有促销品项 备货订单或活动前KA库存 特价照片陈列照片 促销期间的销售拉单 √ √

捆绑搭赠 √ 促销协议 —— —— —— 备货订单或活动前KA库存 捆绑照片陈列照片 促销期间的销售拉单 √ √

经销商返利 √ 合同复印件 —— —— —— —— 月底、季度底、年底清单 —— 月度、季度、年度订货拉单 √ √

进货奖励 √ 执行协议 —— —— —— —— 奖励结束后的库存清单 —— 奖励执行期间的订货拉单 √ √

1 行销费用核销管理规定

为了更加合理有效的开发市场，增加产品知名度，扩大销售范围，提高销售量，公司将投入各项合理的市场费用。为了使以上各项费用得以及时、顺利的申请、执行以及核销，使销售资源更加合理有效的使用，现制定此规定：

一、本规定涉及的岗位及职责

1、结案人：结案人应为申请报销费用的经销商，对费用的真实性、准确性负责。

2、费用经手人：为对经销商的费用执行负有直接监督责任的业务人员，对提交费用的真实性、准确性负责。

3、费用审核人：为费用经手人的直接主管，对经过其审核的费用支出的必要性、合理性负责。

4、审批人：为审核人的直接主管，最终审批人为部门第一负责人，对上报的支出事项的必要性和合理性进行确认并签署明确审批意见，就支出事项的执行效果负责。

5、财务复核：财务部对经批准的报销费用根据相关制度规定进行复核，对支出事项的真实性、合规性、合法性进行审核，有权对费用支出提出质疑并查询。

二、本制度规定的费用类型

（一）商超费用

１、商超费用指产品进入终端商超销售所产生的费用。

２、公司承担的商超费用有以下几类：

A、进场费用。 即商超允许产品进场销售而收取的费用，开票项目为新品进场费、新店开业费、条码费等。

B、陈列费用。 即商超收取的关于产品摆放的费用，开票项目为堆头费、端头费、端架费、专柜费、陈列费等。

C、宣传费用。 即商超收取的关于开展促销宣传的费用，开

2 票项目为海报（邮报）费、快讯费、POP费等。

D、管理费用。 即商超收取的有关导购人员的费用，开具此类费用的商超必须报公司批准，具体开票项目为导购人员管理费、工装费、工卡费。

（二）导购人员工资

导购人员包括公司在各地区设立的定点导购人员、理货人员、临时推广促销人员的工资，法定节假日加班工资。导购人员市内交通费等公司不予负担。

（三）促销费用

促销费用是指各地方开展促销推广活动、购买促销品等所产生的费用。包括公司统一配发的促销品费用，各地当地购买的促销品费用、终端赠送本品的费用及其他拉动消费的形式。

市场费用申请、核销管理制度

1 目的

市场费用即市场活动、政策费用、合同返利及合同内规定的奖励项目费用，目的是规范市场费用的申请、核销和奖惩流程，系统地掌握市场活动的执行和费用使用情况，提高市场费用使用质量和效率。

2 职责

2.1 市场部负责本制度的制定和修订；

2.2 区域经理负责市场费用的申请和执行

2.3 市场督查部负责市场费用真实性检核；

2.4 财务部负责票据合规性审核及市场费用冲销、挂账。

3 市场费用科目分类

3.1 特殊陈列费用

3.2 区域广告费用

3.3 事件营销费用

3.4 品鉴会费用

3.5 赠酒费用

3.6 人员费用

3.7 促销用品费用

3.8 消费者促销费用

3.9 渠道促销费用

3.10 其它费用

4 市场费用申请注意事项

4.1 申请费用必须在规定的预算范围内；

4.2 市场费用申请必须在公司规定的科目范围内；

4.3 市场费用申请必须用公司规定的统一表格并规范填写；

4.4 所有的申请必须要有执行的起止时间；

4.5 同一时间、同一科目、同一渠道、同一形式的费用必须在一张申请表上体现，不得分割申请；

4.6 所有市场费用申请必须报市场部备案，否则不予核销

5 市场费用执行

5.1 遵循谁申请、谁负责的原则；

5.2 费用批准后，费用使用内容、执行时间发生变更的，必须提交变更申请，变更申请按原申请流程执行审批，否则发生的费用不予核销；

5.3 执行方案／同一科目全部结束后方可提出核销申请，由区域经理填报《费用核销申请表》统一表格，经销商签字（盖章）；

5.4 区域经理整理核销所需材料，同一活动，材料统一装置；附上费用申请报告批复件

5.5 区域经理将整理好的核销文件寄回市场部核销

6核销资料明细

品鉴会

核销时限 所需资料 资料要求

结束后5天内 照片每场5张 店名，全景氛围，用餐场景

餐单 餐饮有效点菜单/打印凭条单

票据 有效章印

团购/品鉴赠酒 姓名、职务、联系电话、赠酒明细与时间