如何按照ISO9001标准进行无纸化文件管理

iso9001文件管理体系随着全球经济的发展和竞争的加剧，企业管理体系的规范化和标准化越来越受到重视。

在这一背景下，国际标准化组织（ISO）于1987年推出了ISO9001质量管理体系标准，该标准旨在帮助组织建立和运行有效的质量管理体系，从而提高组织的质量和竞争力。

一、ISO9001文件管理体系的概述ISO9001文件管理体系是指基于ISO9001标准要求，组织制定和实施的一套文件和记录，以确保各个环节能够按照规定的程序和方式进行操作，从而达到预期的质量目标。

ISO9001文件管理体系的建立和运行需要经过以下几个基本步骤：1.制定文档控制程序：文档控制程序是ISO9001文件管理体系的基础，它规定了组织在制定、审核、批准、发布、修订和废弃文件时应采取的步骤和要求。

这一程序包括对文件进行分类、编号、版本控制、变更记录和归档等环节。

2.编写质量手册：质量手册是ISO9001文件管理体系的核心，详细描述了组织的质量管理方针、目标和相关的质量管理过程，以及与之相关的文件和记录。

质量手册还应包括组织结构、职责和权限的描述，以及质量管理体系的评审和持续改进等内容。

3.编写程序文件：程序文件是ISO9001文件管理体系的具体实施文件，它规定了组织在各个具体业务环节中所应遵循的步骤和要求。

程序文件通常包括质量计划编制、合同评审、产品设计控制、采购过程控制、产品检验和测试、不合格品处理、内部审计和管理评审等。

4.制定工作指导书：工作指导书是ISO9001文件管理体系的操作指南，它是对程序文件的细化和具体化。

工作指导书通常包括实施某个具体活动所需的操作步骤、技术要求、记录要求和安全注意事项等内容。

5.记录控制：ISO9001文件管理体系还包括一系列的记录，用于记录重要的质量管理活动和改进措施。

记录包括产品检验报告、不合格品记录、内部审计报告、管理评审记录等。

这些记录需要经过控制，确保其准确、完整、可追溯。

二、ISO9001文件管理体系的作用与意义ISO9001文件管理体系的建立与运行对于组织来说具有重要的作用和意义：1.规范工作流程：ISO9001文件管理体系规定了各个工作环节的程序和要求，使得组织能够按照统一的标准进行工作，避免了因个人主观因素带来的差异性和不稳定性。

ISO9001文件控制程序1.0 目的使公司品质管理系统能有效运行,对相关文件、资料进行管制,确保各相关 场所使用之文件为有效版本；2.0 范围适用于本公司品质管理系统运行中和产品、服务及达成品质管理系统相关的文件资料；3.0定义无；4.0 权责4.1各阶文件审核权限：各阶文件制定审查核准品质手册管理者代表总经理总经理程序文件制定部门主管管理者代表总经理指导性文件规范/表单相关单位制定部门主管管理者代表4.2文管中心：文件之分发、收回、销毁、管制及原件的保存； 4.3各部门：相关文件之制定、修订、废止及使用保管；5.0作业内容5.1文件分类：管理手册(QM)、程序文件(QP)、作业标准(WI)、表单记录(QR)5.2文件编码原则：流水号(01-99)文件类别系统代码(QM品质)公司代码(HC)5.4文件之制定、修订、废止作业：5.4.1文件之制定:应品质管理系统要求或各部门业务实际需要, 制定适当的应用文件, 连同《文件修订记录表》并加注封面（作业指导书、表单不需要）, 并经权责部门审查核准后（见4.1）交于文管中心发行。

文件编号由文管中心依文件编码原则编定且不得重复使用见(5.1) 发行日期即为文件生效日期。

5.4.2文件之修订:文件发行后针对实际作业需要而需修订时, 由原制定单位填写《文件修订\作废申请单》,并经审查核准后交于文管中心发行,发行日期即为文件生效日期。

5.4.3各阶文件新制定时版本为A/0 (“A”为版本;“0”为版次；)，如有小幅修改或仅为打字错误则更改其版次, 若内容修改一半以上或版次修改超过3次（0-3）以上, 则由原制定单位作换版发行,版本相应改为B/0、B1….B3。

依此类推为C/0、D/0……,文件修订为抽换方式。

5.4.4表单修改时以《文件修订\作废申请单》提出,新制定表单版本为A版，尔后若修订则依次为B版、C版… 。

库存之旧版表单则若需再用则由制定部门订定其使用期限并于《文件修订\作废申请单》上注明。

ISO9001文件和记录控制程序ISO9001是国际标准化组织制定的一项质量管理体系标准，目的是帮助组织建立和维护高效的质量管理体系。

在ISO9001体系中，文件和记录控制程序是至关重要的一部分，它们对于确保组织的质量管理体系的有效性和持续改进起着重要的作用。

一、文件控制程序文件控制程序是指组织对于文件的创建、审查、批准、发布、分发、修改和废弃等过程进行管理的一套规定和流程。

文件控制程序的目的是确保组织内部的文件得到正确和一致的使用，以及保证文件的准确性和及时更新。

首先，文件控制程序要求组织对于所有的文件进行分类和编号，以便于管理和查找。

每个文件都应该有唯一的标识符，例如文件名、文件编号等。

这样可以避免文件混淆或丢失的情况发生。

其次，文件控制程序要求组织对于文件的创建、审查和批准过程进行规范。

在创建文件时，应该明确文件的目的、范围、内容和格式等要求。

在审查和批准过程中，应该确保文件的准确性和合规性。

只有经过审查和批准的文件才能够发布和使用。

然后，文件控制程序要求组织对于文件的发布和分发过程进行管理。

发布是指将文件正式引入到组织内部，并通知相关人员。

分发是指将文件传递给需要使用的人员。

在发布和分发过程中，应该确保文件的完整性和及时性。

最后，文件控制程序要求组织对于文件的修改和废弃过程进行管理。

当文件需要修改时，应该明确修改的原因和范围，并经过相应的审查和批准。

修改后的文件应该及时替换原有的文件，并通知相关人员。

当文件不再有效或过期时，应该及时废弃并通知相关人员。

二、记录控制程序记录控制程序是指组织对于记录的创建、保留、存储、检索和销毁等过程进行管理的一套规定和流程。

记录控制程序的目的是确保组织内部的记录得到正确和一致的使用，以及保证记录的准确性和可靠性。

首先，记录控制程序要求组织对于记录的创建过程进行规范。

在创建记录时，应该明确记录的内容、格式和要求。

记录应该准确、完整地反映相关的信息和数据。

记录的创建过程应该有相应的记录者和审核者，以确保记录的准确性和合规性。

iso9001文件管理体系ISO 9001文档管理体系：以质量为导向的组织发展在现代商业竞争激烈的时代，建立一个高效的质量管理体系对于企业的长期发展至关重要。

ISO 9001是全球通用的质量管理标准，通过建立一套完整的文件管理体系，帮助企业提高产品和服务的质量，满足客户需求，提升企业竞争力。

本文将探讨ISO 9001文档管理体系的重要性、建立与保持的方法以及带来的益处。

首先，要理解ISO 9001文档管理体系的重要性，我们需要了解它对于企业的意义。

ISO 9001的核心思想是质量导向的组织发展，通过建立一套系统化的管理体系，确保组织的各项业务活动都符合质量要求。

文档管理体系是ISO 9001的重要组成部分，它对于保证质量管理体系的操作性和规范性具有至关重要的作用。

良好的文档管理体系可以确保组织各级员工都能够理解和执行质量管理体系的要求，促进组织内部部门协调工作，提高工作效率和工作质量。

其次，建立和保持ISO 9001文档管理体系需要一系列的步骤和方法。

首先，组织需要明确自己的质量目标和管理需求，以此为基础制定文档管理的原则和政策。

其次，应当制定一套明确的文档编制与发布流程，确保文档的编制、审核和批准都符合统一的规范和程序。

随后，在编制文档的过程中，应当严格控制文档的格式和内容，确保文档的准确性和规范性。

同时，需要制定一套文档变更控制的程序，定期审查和更新文档，保证文档的时效性和有效性。

最后，组织还需通过培训和沟通活动，让员工充分了解和理解文档管理体系的要求，并能够有效地执行和落实。

而具有健全的ISO 9001文档管理体系所带来的益处也是显而易见的。

首先，良好的文档管理能够降低组织的风险。

文档管理体系可以帮助组织规范和标准化各项工作流程，减少人为失误和疏漏的可能性，提高工作的可靠性和准确性。

其次，文档管理体系可以促进组织内部部门的协调与合作。

通过编制和共享文档，不同部门的员工可以更好地沟通和合作，提高工作效率和团队合作能力。

第一章总则第一条为适应信息化发展趋势，提高档案管理效率，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我单位所有无纸化档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。

第三条无纸化档案管理应遵循统一领导、分级负责、规范操作、安全保密的原则。

第二章组织机构与职责第四条成立无纸化档案管理领导小组，负责无纸化档案管理的总体规划和监督实施。

第五条设立无纸化档案管理部门，负责无纸化档案的日常管理工作，具体职责如下：1. 负责制定无纸化档案管理制度和操作规程；2. 负责无纸化档案的收集、整理、归档、保管和利用；3. 负责无纸化档案的安全保密工作；4. 负责档案信息的查询、统计和报告；5. 负责档案管理系统的维护和升级。

第三章收集与整理第六条无纸化档案的收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集所有与单位业务相关的无纸化档案资料；2. 实用性原则：收集具有查考价值的无纸化档案资料；3. 真实性原则：收集内容真实、准确的档案资料。

第七条无纸化档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理：根据档案资料的性质、用途和保管期限进行分类整理；2. 编号归档：对整理好的档案资料进行编号，建立归档目录；3. 信息化处理：对有条件的档案资料进行数字化处理，实现档案信息共享。

第四章保管与利用第八条无纸化档案的保管应遵循以下规定：1. 安全保管：确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏；2. 规范存放：按照档案分类和编号，将档案资料存放在专用档案柜中；3. 定期检查：定期对档案资料进行检查，发现异常情况及时处理。

第九条无纸化档案的利用应遵循以下规定：1. 查询服务：为用户提供档案查询服务，确保档案信息的及时、准确提供；2. 借阅管理：对借阅档案资料实行登记制度，确保档案资料的安全；3. 保密要求：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，未经批准不得对外提供。

第五章销毁与归档第十条无纸化档案的销毁应遵循以下规定：1. 严格审批：销毁档案资料前，需经档案管理部门审核，报领导批准；2. 实行登记：销毁档案资料时，应登记销毁清单，并由销毁人、监销人签字确认；3. 规范操作：销毁档案资料应采用碎纸机等安全方式，确保档案信息安全。

体系文件无纸化管理制度第一章总则第一条为推动数字化转型，提高管理效率，节约资源，减少碳排放，公司决定全面推行体系文件无纸化管理制度。

第二条本制度适用于公司内所有体系文件的管理和审批流程，包括但不限于制度文件、流程文件、规范文件等。

第三条体系文件无纸化管理制度的目标是实现文件的真正数字化管理，减少纸质文件的使用，提高文件管理效率和安全性。

第四条公司将建立专门的平台和系统，用于体系文件的在线管理和审批。

第五条公司将加强对员工的培训，以提升其对体系文件无纸化管理制度的理解和执行力。

第二章体系文件的数字化管理第六条公司将对所有现有和新制定的体系文件进行数字化处理，确保每一份文件都有清晰的电子版本可供查阅。

第七条公司将建立统一的体系文件管理平台，包括文件库、审批流程和查阅权限等功能，实现文件的统一管理。

第八条公司将采取安全可靠的技术手段，确保体系文件的存储和传输过程中不会泄漏或被篡改。

第九条公司将定期对体系文件进行备份和归档，以防止文件丢失或损坏。

第十条公司将建立体系文件的更新和版本控制机制，确保每一份文件都是最新的版本。

第三章体系文件的在线审批流程第十一条公司将建立完善的体系文件审批流程，实现文件的在线审批和签署。

第十二条公司将根据文件的重要性和涉及范围，设定不同的审批级别和流程。

第十三条公司将加强对审批人员的培训，提高其审批意识和文件管理水平。

第十四条公司将建立审批人员的责任追溯机制，保障审批流程的公正和透明。

第十五条公司将建立审批记录和审批意见的保存机制，确保审批过程的可追溯性。

第四章体系文件的查阅和管理第十六条公司将建立体系文件的查阅权限管理机制，确保员工查阅文件的合法性和安全性。

第十七条公司将建立体系文件的查阅记录和反馈机制，定期统计员工查阅情况和反馈意见。

第十八条公司将建立对体系文件的有效期限和过期处理机制，定期检查和更新文件。

第十九条公司将加强对体系文件的使用和传播的监督，防止文件被恶意篡改或泄露。

一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。

二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。

三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。

b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。

c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。

3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。

受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。

3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。

3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。

3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。

四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。

整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。

公司各类文件格式的保存。

4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。

受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。

4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》 8.3《文件分发/回收记录》 8.4《外来文件一览表》 8.5《质量记录一览表》 8.6《借阅登记表》 8.7《请购单》九：附件一 文件编码规则◆ 质量手册（一级文件）的编号：QM-YY流水号（01、02…） 质量管理手册◆ 管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…) 质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书）部门代码◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆部门代码：十：附件二知识分类表。

文件档案管理制度无纸化(精选7篇)规章制度,存在于社会上的各行各业当中,而每一个行业都会有许许多多的文件需要进行保存与管理。

下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度无纸化7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度无纸化篇1档案保管制度一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、带给利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律职责。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度一、高度认识档案保密管理的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。

查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和资料。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案资料。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。

确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

电子文件整理规范（ISO9001：2015）为了进一步做好电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据公司《电子文件管理办法》的要求，结合公司实际情况，特制订本规范。

一、归档责任各部门负责电子文件的形成、承办、运转、收集，确保其真实性、完整性、可靠性、有效性和安全性，并向档案部门按时移交。

二、归档范围反映本单位主要工作活动的、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均属收集、整理范围，具体可参考附件1《档案归档范围及综合保管期限表》。

三、归档时间电子文件的归档时间分实时归档和定期归档两种。

实时归档：各部门（项目）综合主管每季度收集本部门（项目）形成的电子文件（含纸版文件），并集中统一保管；定期归档：各部门（项目）每年三月份将上年度归档电子文件向档案部门移交。

四、电子文件的整理（一）电子文件的分类、存储格式及鉴定1、按照电子文件的信息类型，主要分为：◇文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

◇图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

◇图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

◇影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

◇声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

◇多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

◇计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。

◇数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

2、电子文件的存储格式◇文本电子文件以Word、Excel为通用格式（应不低于Word 2007版本）；◇图像电子文件以JPEG、TIFF、PDF为通用格式（包含CAD工程图纸的存储光盘）；◇视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；◇音频文件以WAV、MP3为通用格式。

在"无纸化"办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，存储在能够脱机保存的载体上，保证电子文件的安全性。