P-04内部沟通管理程序
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1 .......... 目的
1.1 本程序作为公司内各部门、各层级对品质环境意识与状况的沟通规定，并适时反应检讨内部
作业及产品品质情形，以透过如此的机制，达到品质环境要求。
2 范围
2.1 公司各部门、各层级之人员
3 定义
3.1 无
4 涉及部门
4.1 所有部门
5 .......... 一般原则
5.1 本程序规定了体系有关内部沟通的实施办法。
5.2 为协调各部门的工作，提高公司和部门的工作效率，必要时用内部联络单、会议、面谈、电
话、公告、传递文件记录、培训等方式进行沟通。
5.3 原始信息更改时要特别注意重新沟通。
5.4 各沟通发起人要注意进行沟通效果跟踪，必要时重新沟通。
6 程序
6.1 沟通方式
6.1.1 正式沟通：依据组织结构，所做的有计划的信息流动程序和路线进行的沟通。
A. 上行沟通：下级对上级，主要方式：报告，一般为逐级报告。
B. 下行沟通：上级对下级，主要方式：命令、规则、通知、公函、手册、正式会议等，命
令的方式一般逐级下传。
C. 平级沟通：平行部门之间的沟通，主要方式：会议、内部联络单等。
6.1.2 非正式沟通：为满足员工的需求，补充正式沟通的不足，可进行部门之间/成员之间的非正式
沟通，非正式沟通有：小组活动、友谊交流、援助活动等，公司引导非正式沟通向着有益于个人和组织的方向发展。
鼓励积极有益的交往活动，遏制勾心斗角，损害他人和集体利益的各种活动或个人行为。
6.2 沟通主要内容
6.2.1 质量方针和目标：质量方针和目标可以通过宣传（标语、印刷卡片）、培训考试、正式检讨评
审等方式进行宣导落实，做到全员理解和支持。
6.2.2 职责与权限：主要通过《质量手册》和《岗位職責》的贯彻执行，辅之以宣传培训等方
式进行，达到人人有职责，人人清楚职责和权限。
6.2.3 体系过程：严格遵循质量管理体系文件的执行，保证所有与质量环境有关的过程能按照规定
的要求执行。
执行的效果通过规定的检讨、测量、评审方式进行评价并加以改进。
6.2.4 按照以下四种方式就质量管理体系有效性进行沟通：
A. 质量目标：定期（一般每月）或不定期召开各职能和各层次质量环境目标检讨会，进行
沟通。
B. 组织内部质量审核活动。
（参见《内部审核管理程序》）
C. 组织管理评审活动。
（参见《管理评审程序》）
D. 质量改进活动。
（参见《持续改进管理程序》）
6.3 内部沟通的方法
6.3.1 建立会签制度
A. 管理文件（包括《质量手册》、《程序文件》《三阶文件》）的审批方法参见《文件管理程
序》的规定。
B. 质量记录的审批参见相关文件或依表单设置具体情况而定。
6.3.2 按照体系文件规定的过程流程执行过程。
如过程乌龟图；
6.3.3 公文
A. 公文分为：通知、公告、海报、内部联络单等。
B. 通知：要注明收文单位（个人）、抄送单位（个人）、传送时间、事由、落款、日期等；
6.3.4 内部联络单：对于比较重要不宜电话联络的事宜，可以用《内部联络单》进行联络。
6.3.5 员工手册：员工手册是对所有员工办事上必须遵循的常识，包括公司简介、经营理念、质量
方针和目标、职业道德、社会公德、企业文化、厂规厂纪等内容。
6.3.6 电话目录：及时更新各部门（包括各部门内线电话、私人电话、常用供方电话）电话薄形成
备忘表，发至相关部门。
方便检索。
6.3.7 电子邮件：必要时，可利用电脑网络传递信息，进行沟通。
6.3.8 培训方式：人力资源部定期对公司员工进行质量相关方面的培训。
各部门负责相关技能、作
业流程方面培训，具体依《人力资源管理程序》执行。
6.3.9 必要时为了解民情，挖掘广大员工的聪明才智，激发广大员工的工作热情和积极性，创造全
员参与管理的渠道，在全公司范围内建立有奖征集合理化建议的制度，每季度由人事部组织一次合理化建议征集活动，广大员工干部可以通过意见箱或直接找上司提议，人事部定期将收集的建议进行整理组织相关部门评审，对于有建设性的、具有创新意识的提议设定一定的奖金。
合理化建议的范围可包括：质量管理、工艺、生产技术改革、工厂管理、设施改造、大众生活等各方面。
6.4 工作例会制度
6.4.1 例会的种类：公司日常会议、公司例行会议和品质检讨会议。
6.4.2 例会召开的时间、地点、参加人员和议题等。
6.4.3 公司例行会议：
A. 例会性质：公司每周例行会议。
B. 召集和主持人：管理代表。
C. 参加人员：公司各部门负责人。
D. 召开时间：每周一次，特殊情况下可提前或延期。
E. 主要议题：对公司近期市场、采购、生产、品质运作等方面的情况及日常工作的研讨。
6.4.4 管理评审会议：
A. 例会性质：为质量管理体系的评价及改进而开的会议。
B. 召集和主持人：管理者代表。
C. 参加人员：总经理、管理者代表及各部门负责人及有关人员
D. 召开时间：一般每年举行一次，特殊情况下可增加频次。
E. 主要议题：质量管理体系的评价，提出变更的需求及改进的机会。
6.4.5 公司日常会议：
A. 例会性质：公司生产品质会议。
B. 召集人及主持人：总经理。
C. 参加人员：各部门经理及相关人员。
D. 召开时间：每日，特殊情况可提前或延期。
E. 主要议题：对公司各部门生产运作、经营管理的事务进行商讨、协调和布置。
6.4.6 上述各类会议以外的部门内务会议，由各部门负责人召集主持；因工作需要其他部门配合协
调的，可请其参加会议。
6.4.7 会议纪律：
A. 与会人员接到通知后，应安排好各项工作，准时到会，不得无故缺席。
确系不能出席会
议，必须讲明原因，征得主持人的同意。
B. 会议必须准时召开，不等候迟到者，不向迟到者重复会议内容，不准谈与会议内容无关
的话题。
6.4.8 会议要求：
A. 会议议题不宜过多，应集中落实急需解决的问题，使会议收到明显的效果。
B. 与会人员应尽情参与，履行职责，畅所欲言，充分发表自己的意见，认真倾听他人的观
点，做到发言不偏题，对正确意见给予支持。
6.4.9 会议记录与管理：
A. 会议议题不宜过多，应集中落实急需解决的问题，使会议收到明显的效果。
B. 每次会议均应做会议记录，对会议议定的事项和主要精神，应形成结果，并以《会议记
录》形式传达到各相关部门。
6.5 日常工作制度
6.5.1 各部门经理在总经理的领导下，负责分管工作范围内的日常事务的规范化管理，直接向总经
理负责。
6.5.2 各部门人员应认真执行上级领导布置的工作任务，全面跟踪与落实完成情况，并及时向上级
领导报告进展情况。
6.5.3 各级人员对发生在管辖范围内的重要事项或工作出现的较严重问题，不管是否已经解决，均
应及时向主管上级领导报告。
6.5.4 各级人员对较重要的工作事务应采取“内部联络单”报告主管领导。
报告中应有对问题处理的
具体意见，便于领导决策。
6.5.5 主管上级领导对属下员工上报的请示性文件应及时予以批复。
紧急件在一小时内批复，急件
6.5.6 各部门有关人员对上级的请示性事项，在规定的时间内得不到批复时，应及时询问。
6.5.7 各部门除做好本部门工作外，还必须做好与其他相关部门的配合，加强相互间的协调沟通。
对于重要事项，必须采取书面形式“内部联络单”沟通。
6.5.8 各部门对其他部门提出的工作配合要求，在职权范围内尚无条件解决者，应及时向主管上级
领导请示，不准拖延或不予答复。
6.5.9 各部门应采取例会的形式，经常向本部门员工通报公司内质量管理体系的各种信息。
6.5.10 效果检查：在必要时，特别是出现各种沟通障碍时，总经理要评估公司内部沟通状况，作为
质量管理体系持续改进的依据。
7 职责与权限
7.1 管理代表：负责主导公司级会议的召开及追踪未结事项的进度。
7.2 管理部：负责统计及安排各部门会议室的申请使用，合理安排资源。
7.3 各部门：根据实际需要召开不定时会议，以使相关讯息有效的传达。
7.4 品质：负责主导定期品质会议及与品质相关的不定期会议的召开。
8 表格
8.1 《会议记录》P-04-FR-01
8.2 《内部联络单》P-04-FR-02
9 参考文件
9.1 《文件管理程序》
9.2 《记录管理程序》。
