公司电子文档管理制度

第1页共10页 电子技术文件管理制度

一、总则

1、技术文件是本公司的核心____，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围。适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括。技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括：

1)开发计划阶段。方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段。原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件____包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段。产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段。设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。 第2页共10页 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

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电子文档管理和销毁制度

第一章 总 则

第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本制度。

第二条 基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于U盘、光盘、移动硬盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（六）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（七）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、 惠州培训网

更多免费资料下载请进： 好好学习社区 存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（八）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（九）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章 管理体制和职责

第三条 公司应明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制提供支持。

电子档案管理方法

一、总 则

1、对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政办公室统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。

2、电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和移交工作，行政办公室档案管理员进行指导。

3、电子文件的管理由行政办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4、为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

二、电子文件的形成、整理

1、电子文件的收集范围：

与项目有关的草稿性电子文件、正式电子文件、无纸电子文件、文本文件、图象文件。 当正式文件是纸质时，需对纸质文件做转换工作。

2、由相关业务人员对在形成过程中的电子文件进行保管，并在项目结束后对电子文件进行校对、整理。

3、页面中有红头、印章、彩色照片、插图的电子文件需采用彩色模式显示。

三、电子文件的收集 由业务人员向合规部门移交已整理好的电子文件，文件需格式统一且是不可更改的格式，并附纸质移交清单及相关人员签字。

四、电子文件鉴定

合规部门对电子文件进行检查，确认符合要求或需整改。

五、电子文件移交

1、档案室接收合规部确认已检查的档案，并附纸质移交清单及签字。按照清单核对电子文件数量和名称。

2、档案管理员在收到电子档案后，确认其完整、符合要求后在办公系统中确认归档。

六、电子档案归档工作

1、电子档案按项目品种分类登记，根据电子档案的关联性，编制档案号，如：同项目的流程、报告、企业资料应给予相连的档案号，填写《归档电子档案登记表》；同一项目电子文件应集中于一个文档中。

2、分别在电脑和移动设备上进行存储备份。电子档案登记表应与电子档案一同保存。

七、电子档案保管

1、填写《电子档案入库登记表》对电子档案的存储设备进行登记，电子档案载体及载体装具上应做好标签以便查找和管理。

2、更新后随时备份；每月应将档案存储到符合保管要求的移动载体上，并应多套备份，查阅使用和封存保管分开，归档载体应作防写处理。 3、备份载体选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式，实现多套备份。

电子文档管理规定

第一章 总 则

第一条 为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

第三条 本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

第四条 本办法适用于本公司范围内的所有部门。

第二章 电子文件管理体系

第一条 经理部建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

第二条 为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保存

价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

第三条 一般电子文件的分类：

1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据；

第三章 电子文件的收集与保存

第一条 电子文件在形成、接收时就要制作备份。在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

第二条 对已经定稿完毕的电子文件及时交由经理部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

第三条 电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

第四条 电子文件稿本代码：