公文函的格式范文公函

公文函的格式范文公函

篇一：公文函的格式范文

公文函的格式范文

一、函的涵义和用途

函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项函的使用范围极广使用频率极高可谓公文中的轻武器具体来说函的用途主要包括四个方面:

1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系往来

2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项

3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项

4、机关单位对个人的事务联系如复群众来信等

二、函的特点

1、使用广泛性函的使用不受级别高低单位大小的限制收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系上至国务院下至基层组织企事业单位社会团体都广泛地使用函

2、行文多向性函可以上行下行但大多数函作平行文

3、用语谦敬性不论什么类型的函用语皆得注重谦恭有礼尊重对方力求得到对方更多的理解和支持函是最注重使用文言词汇的公文函是公文中最富有文学性的文种

三、函的类型 1、商洽函即不相隶属机关之间商洽工作联系有关事宜的函如人员商调联系参观学习等

2、询答函即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函询答函实际上又可分出询问函和答复函有些不明确的问题向有关机关和部门询问用询问函对机关和部门所询问的问题做出解释答复用答复函询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作

3、批请函即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函批请函实际上又可以分为请批函和审批函请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项

4、告知函即告知不相隶属机关有关事项的函

以上是按内容和用途对函所作的分类若按照文面格式分类函可以分为公函和便函若按照行文去向分类函又可以分为去函和复函

四、函的结构和写法

(一)标题

函的标题一般由发文机关事由和文种构成有时也可以只由事由和文种构成

(二)正文

1、开头写行文的缘由背景和依据

一般来说去函的开头或说明根据上级的有关指示精神或简要叙述本地区本单位的实际需要疑惑和困难 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号有的复函还简述来函的主题这与批复的写法基本相同继而有的复函以现将有关问题复函如下一类文种承启语引出主体事项

即答复意见

2、主体写需要商洽询问答复联系请求批准或答复审批及告知的事项

函或去函和复函的事项一般都较单一可与行文缘由合为一段如果事项比较复杂则分条列项书写

3、结语不同类型的函结语有别如果行文只是告知对方事项而不必对方回复则结语常用特此函告特此函达若是要求对方复函的则用盼复望函复请即复函等语请批函多以请批准请大力协助为盼望能同意望准予××是荷等习惯用语收束复函的结语常用特此复函特此回复此复等惯用语也有的函不写结语五注意问题

1、注意批请函与请示的区别向有隶属关系的上级机关请求指示批准事项用请示而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项则用请批函主管机关答复请求审批事项用审批函

2、开门见山直奔主题无论去函还是复函都不要转弯抹角切忌空话套话和发空泛的议论

3、一文一函简洁明了

4、语言要规范得体并体现函的用语特色发函要使用平和礼貌诚恳的语言对主管机关要尊重谦敬对级别低的单位要平和对平行单位和不相隶属的单位要友善切忌使用生硬命令性的语言复函则态度要明朗语言要准确避免含糊笼统犹豫不定

关于商洽委托代培涉外秘书人员的函

××大学文学院:

本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识业务素质亟待提高据报载贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班系统讲授涉外秘书业务公关礼仪实用文书写作等课程这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质我们拟选派8名在岗秘书人员随该班进修学习委托贵院代培有关代培费用及其他相关经费将按时如数拨付

如蒙慨允恳请函复为盼

××集团公司(印章)

二00x年七月二十日

【提示】

这是一份商洽函正文分六个层次:其一写本单位在岗秘书人员的素质亟待提高这是行文的缘由背景;其二写知悉对方开办秘书培训业务;其三认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会;其四以目的句写行文的目的;其五即为商洽的事项最后请求对方答复

文章思路清晰环环相扣逻辑性强贵院请函复为盼一类具谦敬意味的词句体现了商洽函的语体特征值得指出的是秘书人员应简写为秘书;随该班进修学习与委托贵院代培应位置对调;如蒙慨允恳请函复为盼会导致对方不同意便不复函所以

如蒙应改为是否以求对方复函关于给××超市总公司商租商场一事的复函上海××超市总公司:

贵公司《关于商租××商厦五楼的函》(沪×超函〔×××〕20号)收悉经研究现答复如下:

贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市这是方便顾客的购买需求有利于盘活我商厦的闲置资源扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市具体租金请贵公司来人面洽

特此复函

上海××商厦

200x年四月一日

【提示】

这是答复对方商洽事项的函正文开头引述对方来函标题及发文字号以作复函缘由继而用经研究现答复如下一语过渡到主体部分

主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义既是对来函的回应又表达了自己的态度紧承这句做出欢迎合作的表态并提出面谈要求

文章针对性强态度诚恳表述严谨行文规范

关于请求解决我县枯水期用电指标的函

××市供电局: 去年以来我县利用本地水力资源发展小水电每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度每度电价025元而枯水期我县则严重缺电以每度电价050元购进1500万度电仍然不能保证城镇居民生活用电目前有几间水泥厂糖厂因缺电已停产为此我县请求从今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期内每天能支持配送我县基数电10万度

可否请予函复

××县人民政府

××××年七月一日

【提示】

这是一份请批函县人民政府与市供电局并没有隶属关系但供电局是业务管理部门因此请求批准解决用电指标应该用函行文

正文开门见山直陈自去年以来我县为国家电网输入的电力数额及价格这不仅说明了本县为国家做出的贡献而且使这一情况与枯水期我县外购电力及费用形成对比然后陈明即便这种低卖高买的形式也难以解决枯水期居民用电短缺和企业停产的局面这样便把请求配给基数电的理由说得入情入理充分可信为便于审批文章将请求配给基数电的时间数额也写得明确具体

文章不长但要求合情合理理据充分陈述要求的关键处正确地用了请求两字这是一篇语言得体的请批函

关于日野fc16sa大卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函

广东省汽车贸易中心: 我公司于××××年六月六日向贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野fc16sa型六吨卡车15辆发票两张号码为06710120671022于××××年六月二十三日交货九月中旬正式投入营运使用该批车使用后陆续发现前后轮内侧胎不规则锯齿形磨损以内侧内边缘为甚经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验认定此批车存在严重质量问题与原供货资料标准不符我公司已于十一月初暂停止使用为此特向贵单位请求:一于本月三十日前派员前来检验质量鉴证等问题;

二重新按质论价赔偿经济损失或退货

希贵公司讲求信用按国家有关法律规定与我公司共同协商解决上述商品的质量问题附件一购车发票两张

二广州市公安局检测站检验书

联系人:×××

电话:××××××

联系地址:广州市××路××号广东省××公司汽车队××××年十一月十二日

篇二：公文函及其例文

行政文书之公文函及其例文

一、函的概念

函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文 函作为公文中惟一的一种平行文种其适用的范围相当广泛在行文方向上不仅可以在平行机关之间行文而且可以在不相隶属的机关之间行文其中包括上级机关或者下级机关行文在适用的内容方面它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外也可以向有关主管部门请求批准事项向上级机关询问具体事项还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项以及上级机关催办下级机关有关事宜如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等此外函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正不过这种情况并不多见

二、函的特点

（一）沟通性函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题起着沟通作用充分显示平行文种的功能这是其他公文所不具备的特点

（二）灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活函是平行公文但是它除了平行行文外还可以向上行文或向下行文没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制二是格式灵活除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外其他一般函比较灵活自便也可以按照公文的格式及行文要求办可以有文头版也可以没有文头版不编发文字号甚至可以不拟标题

（三）单一性函的主体内容应该具备单一性的特点一份函只宜写一件

事项 三、函的分类

函可以从不同角度分类：

（一）按性质分可以分为公函和便函两种公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理便函不属于正式公文没有公文格式要求甚至可以不要标题不用发文字号只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可

（二）按发文目的分函可以分为发函和复函两种发函即主动提出了公事事项所发出的函复函则是为回复对方所发出的函

（三）另外从内容和用途上还可以分为商洽事宜函通知事宜函催办事宜函邀请函、请示答复事宜函转办函催办函报送材料函等等

四、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性主要介绍规范性公函的结构、内容和写法

公函由首部、正文和尾部三部分组成其各部分的格式、内容和写法要求如下：

（一）首部主要包括标题、主送机关两个项目内容

1、标题公函的标题一般有两种形式一种是由发文机关名称、事由和文种构成另一种是由事由和文种构成

2、主送机关即受文并办理来函事项的机关单位于文首顶格写明全称或者规范化简称其后用冒号

（二）正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成 1、开头主要说明发函的缘由一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文复函的缘由部分一般首先引叙来文的标题、发文字号然后再交代根据以说明发文的缘由

2、主体这是函的核心内容部分主要说明致函事项函的事项部分内容单一一函一事行文要直陈其事无论是商洽工作询问和答复问题还是向有关主管部门请求批准事项等都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚如果属于复函还要注意答复事项的针对性和明确性