会议的基本知识99页PPT

会议管理-会议培训-会议介绍
水平丁字型 竖向钢筋
作调正，控制在允许偏差以内后再浇筑混凝土。
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月度经营分析会
作业时应保持水平位置，行走机械予以制动；铲斗工作没结束时，不准旋转大臂和走车。
管道与锚垫板保持垂直。浇筑砼时，插入式振捣器不得触及管壁，防止管道变形过大引起堵孔。
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会议管理-会议培训-会议介绍
7.10.3.4堆放场地应平整、坚固、无积水。
b.检查胶筒上的出厂日期及有效期是否能在施工期内用完。
THE APPROPRIATE TEXT AND ADJUST THE LINE SPACING OF THE TEXT
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镀膜层应在玻璃第二面或第三面（先钢化，后镀膜）。
（1）龙门架安装完成后，应按设计要求组织检查验收，移动式龙门架除进行静载试验外，还应检查轨道平整度等情况。
本工程具体进场计划如下：
在灌注混凝土开始时，导管底部主孔底应有250-400mm的空间，首批灌注混凝土的数量应能满足导管初次埋置深度（≥1.0m）和填充导管底部间隙的需要。

已经不通； 4、采取会议的形式是将特定情况（内容）向有关人员了
解或告知的最快捷的方式； 5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能
很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。
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二、会议的工作原则
高效性 会议效率不高的主要原因： 1、时间上的安排、使用不合理； 2、地点上的安排、使用不合理； 3、开会对象选择不够精确； 4、主持人的能力较弱，不能控制会场； 5、开会的原因和目的不明确。
路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工
作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用
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7
三、会议的特征
1. 目的性。 2. 组织计划性。 3. 群体沟通性。 4. 交流方式多样性。
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8
案例分析
1.引入案例：迷茫的李秘书 2.课堂练习示例： （1）卓有成效的内部会议 （2）草拟经理工作例会讨论稿
3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
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二、会议名称
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。
例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东
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9
开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。
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第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
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一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办 者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀 成员、旁听成员。 邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意 见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人； 二具有合法的身份和法定的资格。

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打开相关设备设施
►会场主要灯光要在会议开始前45分钟打开， 主席台上方会议灯开启保持灯光明亮。
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打开相关设备设施
►话筒应在会议开始前15分钟打开。会前半 小时检查设备设施是否正常，开始播放轻 柔、欢快的轻音乐，会议开始前5分钟停播。
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会中服务细节
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会中服务细节
1、根据参会者人数的多少，安排会议所需 服务员的数量。
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场地布置
►投影仪：会前1-3小时将投影仪和幕布安装 到位，投影不歪斜，对正投影幕；
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场地布置
►会场植物：美化环境、调节人的心情、填 充会场空地，但是会场植物一定不要挡住 过道和视线等。
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会中服务
►迎宾服务 ►打开设备设施 ►会中服务细节 ►茶歇服务
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迎宾服务
►服务员在会议开始前45分钟到达会议室门 口站立迎接宾客，引领重要客人入座。
2、在会议开始前三十分钟，服务员需把会 议室摆台再次检查一遍，包括开空调， 开灯，检查话筒，投影等，主席台上方 会议灯开启保持灯光明亮。如有茶歇也 须提前与厨房进行核对。
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会中服务细节
3、服务员要在会议开始前1小时到达并于会 议开始前半小时在门口站立迎接宾客。仪 容仪表要合格。
4、会议过程中，服务员要精神集中，注意观 察与会者有无服务要求，不能交头接耳， 要保证会场安静
办方负责人配合好工作，如有准备会场不确定之 处及时与此会议主办方或销售经理联系。
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会议台型的摆放
►根据会议订单描述的台型、性质、人数， 结合会议室的具体情况安排会场布局。
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会议台型的摆放
►会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合 适；台呢平整无污垢，无破损、打褶；若 用台裙时，接口不能朝向门和客人。椅子 必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子 前后左右距离合适，桌椅各成直线。

认真记录： 做好会议 记录，以 便后续跟 进
尊重他人： 不发表攻 击性言论， 尊重与会 者
遵守保密 规定：不 泄露会议 内容，保 护信息安 全
积极参与： 提出建设 性意见和 建议，为 会议贡献 力量
会议沟通与协调
有效沟通技巧
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明确沟通目标：在沟通之前，明确沟通的目标和期望结果，避免无效沟通。 倾听与理解：在沟通过程中，要认真倾听对方的观点和意见，理解对方的立场和需求。
清晰表达：在表达自己的观点和意见时，要使用简洁明了的语言，避免模糊不清的表达。 反馈与确认：在沟通过程中，要及时给予反馈，确认对方是否理解自己的意思，避免误解和歧 义。 保持礼貌和尊重：在沟通过程中，要保持礼貌和尊重，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
记录与总结：在沟通过程中，要及时记录重要的信息和意见，并在沟通结束后进行总结和归纳。
实施计划：制定 具体的实施计划 和时间表
效果评估：对改 进措施进行效果 评估和总结
未来会议规划与目标设定
确定会议目标： 明确会议的目 的和期望结果
制定会议计划： 包括会议时间、 地点、议程、
参会人员等
评估会议效果： 通过反馈、问 卷调查等方式 收集意见，评
估会议效果
改进会议管理： 根据评估结果， 提出改进措施， 提高会议效率
会议评估与改进
会议效果评估方法
评估指标：会议 目标达成度、参 会人员满意度、 会议效率等
评估方法：问卷 调查、访谈、观 察法等
评估结果：对会 议效果进行定量 和定性分析
改进措施：根据 评估结果提出针 对性的改进措施
会议问题分析与改进措施
会议问题分析： 明确会议中存在 的问题和不足

会务工作
1
会议，已经成为现代社会生活、政治生活、 经济生活中一种经常的广泛的活动形式。
它是各级机关传达精神、布置工作、统一 思想、研究问题的重要方式，也是开展工作的 主要手段之一。
无论是办会者还是参会者，都有必要学习 会务的基础知识。
2
会议、接待、参观、考察、礼仪、庆典、活动、宴请
3
一、会前准备工作
5
4
门
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交流座谈会实例
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会见式
1
1
主宾 主人
2
2
客
方
3
主
3
方
随
4
员
5
4随 员
5
6
6
门
32
会见式实例
33
宴会席次 一
主宾 1 的座位在 第一主人 1 的右手位置
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
门
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宴会席次 二
1
10
9 8 4
1 第一主人
1 2
2 第二主人
5
6
7
3 2 门
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二、会中服务
• 会议报到 • 检查会议材料 • 录音录相工作 • 茶水服务 • 确保按照议程或行程进行
• 布置会场
12
• 安排任务分工并检查落实
内部： 负责报到和发放会议材料的工作人员、会场 服务人员、PPT操作人员、礼仪人员以及其 他工作人员。
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• 安排座次
中国文化中的排序文化，代表贫富贵贱、身份尊卑、 职位大小、优劣与否。 科学安排座次是规范办会的要求，也是会务工作水 平高低的一种具体体现 安排座次时既要符合会议主题、有利于开展工作， 又要找到可靠的依据。

会议的组织和管理
要点一
总结词
有效的会议组织和管理是确保会议顺利进行和达成预定目 标的关键。
要点二
详细描述
会议的组织和管理包括会前准备、会议议程制定、邀请与 通知、场地安排、物资准备、人员协调等多个方面。在会 议进行中，还需要注意控制会议进程、调节气氛、记录会 议内容等。会后还需要进行总结和反馈，以便进一步提高 会议效果和质量。有效的会议组织和管理能够提高会议效 率和质量，确保会议目标的实现。
05
新版会议技能培训案例分 享
案例一：高效团队建设会议
总结词：通过一系列互动 和讨论，增强团队凝聚力 和协作能力。
设计有趣的团队互动环节 ，帮助员工相互了解和信 任。
详细描述
引入团队建设游戏，提高 团队协作和沟通能力。
案例二：跨部门流与合作，提高工作效率
前准备。
会议主持技巧
有效的时间管理
确保会议按时开始和结 束，控制每个议题的讨 论时间，避免会议拖延
。
保持中立
作为会议主持人，应保 持中立，避免对任何观 点表现出明显的倾向性
。
引导讨论
鼓励参会人员积极发言 ，引导讨论向解决问题
的方向发展。
维持秩序
在会议过程中，确保发 言者遵守会议规则，维
持讨论秩序。
总结词
设定明确议程
会议拖延和效率低下是常见问题，影响会 议目标的实现和参会者的满意度。
在会议开始前，制定详细的议程并明确时 间安排，确保每个议题得到充分讨论。
限制发言时间
鼓励参与和提问
为每个议题设定发言时间，避免某个人或 某个话题占据过多时间，导致其他议题被 忽略。
鼓励参会者提问和发表意见，提高会议的 互动性和参与度，避免拖延和效率低下。

2注. 意：签❖到表1多3复.印退一份房，时一份，交事拿业部着，一房份号自己名留存单，做在好详前细台记录统，方计便自退己查房询房和退号房时，用。如产生损失，查清
确定备选酒店房及旅号行社对后应，给的三家地旅行区社发和招办标函事： 处，与带队经理沟通赔偿情况，如地办有异议，
账单数量由事业部签字确认。
2:00 提前准备好签联到所系需物事品业：签部到表相（专关家签负到责表、人地办协签到助表）沟、通纸、。笔、活便签动、文结件束袋）当； 天下午
前要求催
会议分组
促所有地办办理完退房手续。 （三）报价内容：会场费、设备租赁、节目演出、住宿餐饮、广告制作、服务费、接送站等会议过程中可能会产生的费用，越详细越好！
❖注意：签到表多复印一份，一份交事业部，一份自己留存， 自助餐凭签到组发放的餐劵进行就餐，核帐时，以餐厅收到的餐劵数量为准。
地办陪同持签到组签字后的房号便签或收款收据（提前与会务陪同酒店协商入住方式）前往会务陪同酒店前台办理入住。 考察酒店周边情况，是否有适合会务人员用餐的餐厅，交通是否便利，有没有银行或自动取款机，自然环境如何，以及酒店周边有没有复印店
合同签订后，给事业部提供合同复印件，以便事业部做活动
如事业部有考察要求，接待科需配合事业部、供给部共同进行会前考察；
每天随时统计人数变换及房间数量变化做好登记并及时通知旅行社房间数量的变动情况。
会议分组
整理报价资料制作比价表
提前问事业部要专家名单、及要求入住的特殊房型，统计后与旅行社联系预留酒店房间，预留时多留几间房备用。
1.参会人数：××-××人（人数区间）；
2.会议安排：会期×天，第一天…；第二天…；第三天…；
3.需要接送站参会代表约××人，需要旅游代表约××人；

面对面交流
在会议现场或会后，与部分与会者进行面对面交流，深入了解他们 的看法和建议。
线上调查
通过电子邮件或在线平台，向与会者发送调查问卷，以便收集更广泛 的意见。
分析本次会议优缺点
会议优点 会议目标明确，议程安排合理。
演讲嘉宾水平高，内容有深度。
分析本次会议优缺点
与会者群体广泛，交流互动充分。 会议缺点
会议流程培训课件PPT课件
目录
• 会议基本概念与重要性 • 会议策划与准备阶段 • 召开会议及现场管理技巧 • 决策形成与文件整理环节 • 评估反馈及持续改进策略
01
会议基本概念与重要性
会议定义及功能
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
通过会议，人们可以集思广益，共同商讨问题，并作出决策。
会议具有明确的目标和议程
归档保存相关资料备查
收集资料
收集与会议相关的文件、资料，包括会议通知、议程、发言稿、 决议等。
分类整理
按照时间、议题等要素对收集的资料进行分类整理。
归档保存
将整理好的资料归档保存，建立索引目录，方便日后查阅和使用。
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评估反馈及持续改进策 略
收集参与者意见反馈
设计反馈问卷
在会议结束后，向与会者提供一份简短的问卷，收集他们对会议内 容、形式、组织等方面的意见。
01
02
03
发言顺序
根据议程安排，依次邀请 发言人进行发言。
提问环节
在发言人发言后，留出时 间让与会者提问或发表意 见。
引导讨论
主持人应适时介入，引导 讨论深入进行，确保讨论 不偏离主题。
倾听他人意见，尊重多样性
倾听技巧
主持人应认真倾听每位发 言人的意见，不打断其发 言。

会议活动只有具备一定的组织形态才能确保会议的各项组织管理工作科学有效202137chenli21会议活动的特征三以口头交流为主要方式报告演讲辩论审议讨论谈判等口头交流方式是会议成员传递信息交流思想阐明立场表达意志的主要手段也是会议活动的基本方式
课程信息
• 学时与学习时间：48，一学期16周 • 学 分：3 • 课程类别：必修课 • 面向对象：文秘专业
2021/3/7
CHENLI
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会议起源
人类开会的历史可谓是源远流长。 公元前约2２00年，大禹在浙江绍兴的 会稽山召集了全国的部落首领，庆功封 爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽 山原名茅山，因召开此会而更名。
公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、 邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。 随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召 开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此， 齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
报告、演讲、辩论、审议、讨 论、谈判等口头交流方式，是 会议成员传递信息、交流思想、 阐明立场、表达意志的主要手 段，也是会议活动的基本方式。
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CHENLI
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会议活动的特征
✓ （一）具有明确的目的和议题 ✓ （二）具备一定的组织形态 ✓ （三）以口头交流为主要方式 ✓ （四）群体性交流沟通
中国和新的亚洲世纪。具体议题有：迎接新的
中国（文化变迁、挑战及机遇）、新的亚洲世
纪－印度
CHENLI
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会议的定义
经过以上对会议特征的考察，我们采用属性加种类方法对会议的 定义作如下表述：
会议是一种围绕特定目的和议题开展的、具有一定组织形态的、以口
头交流为主要方式的群体性社会交往活动。
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会议是一种群体沟通的方式。
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正文 . 第一章
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会议概述
01
第一节
什么是会议
人类开会的历史可谓是源远流长。公元前2198年，大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。
公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是“文山会海”的祖师爷。
时间成本
金钱成本
效益成本
机会成本
会议成本
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正文 . 第一章
第 * 页
会议概述
01
第四节
会议的成本分析
时间成本
时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。
而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。
会议概述
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第二节
会议有什么作用
会议作用
集思广益 头脑风暴
问题讨论 产生决策
听取汇报 分配任务
融合意见 达成共识
资讯分享 政策宣传
表彰先进 激励士气
先请各位管理者思考一下？
您答对了吗？
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正文 . 第一章
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会议概述
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第三节
会议的时机选择
啥时该开会？啥时不需要开会？
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桌椅摆放要符合会议讨论的要求。比如采用U型、圆形的会议桌摆放方式。