学院档案归档制度

一、目的与意义为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性，提高档案利用效率，特制定本制度。

通过定期归档，规范学校档案管理，为学校教育教学、科研、管理等工作提供有力保障。

二、归档范围1. 学校各部门在教育教学、行政管理、科研、财务、基建、设备、人事、学生工作等方面形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 学校接收、发布的政策文件、通知、通报、决定等。

3. 学校组织的大型活动、竞赛、评比、表彰等资料。

4. 学校教职工个人形成的具有保存价值的文件、资料。

三、归档时间1. 文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档。

2. 教学档案、学籍档案材料每学期结束后立卷归档。

3. 基建档案、设备档案、仪器档案材料在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

4. 科研档案、其他档案材料按有关规定立卷归档。

四、归档要求1. 归档文件材料必须完整、真实、准确，字迹清楚，符合档案保管要求。

2. 归档文件材料应分类整理，按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

3. 归档文件材料应填写归档目录，标注档案名称、编号、页数、保管期限等信息。

4. 归档文件材料应装订整齐、美观，封面、封底、脊背等信息填写完整。

5. 归档文件材料不得擅自涂改、剪贴、撕毁，不得使用铅笔、圆珠笔书写。

五、归档程序1. 各部门按照归档范围和归档时间，将整理好的文件材料报送档案室。

2. 档案室对报送的文件材料进行审核、整理、立卷、归档。

3. 归档完成后，档案室向报送部门出具归档证明。

六、监督检查1. 学校档案管理部门定期对归档工作进行监督检查，确保归档制度的落实。

2. 对违反归档制度的部门和个人，将进行批评教育，情节严重的，将追究责任。

七、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

如遇特殊情况，可由学校领导批准调整。

学校档案立卷归档制度1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。

确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。

“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类:1、党群类:主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类:主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、教学类:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科学研究类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料5、产品生产与科技开发类:主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。

第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。

应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本院对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。

第六条文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿；未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料;（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的从各方面收集来的文件材料。

学校档案归档制度范本第一章总则第一条为了加强学校档案管理工作，规范档案归档流程，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及国家有关档案管理的法规和标准，制定本制度。

第二条学校档案归档工作应当坚持依法依规、客观真实、完整准确、安全保密的原则，确保档案资料的可靠性、真实性和有效性。

第三条学校档案归档范围包括：学校行政管理、教学科研、师生员工、资产财务、基建维修、后勤保障等活动中形成的具有保存价值的文件材料。

第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 学校规章制度、政策文件、重要决定、会议记录等；2. 教学计划、教学大纲、课程设置、教学评估、学生成绩等教学管理资料；3. 科研项目、科研成果、学术论文、知识产权等科研管理资料；4. 教职工人事档案、考核评价、培训进修、奖惩等人力资源管理资料；5. 财务管理、审计、统计、年鉴等经济管理资料；6. 校园建设、维修改造、设备采购等资产管理资料；7. 师生员工档案、学生综合素质评价、奖助学金等学生管理资料；8. 学校党建工作、团组织工作、工会工作、党风廉政建设等党务政务管理资料；9. 其他具有保存价值的文件材料。

第五条归档要求：1. 归档文件材料应当采用耐久性好、易于保存的书写材料和纸张，字迹应当工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水等易褪色的书写工具；2. 文件材料应当根据其性质、特点和形成规律，分类整理，编制目录，便于检索和利用；3. 归档文件材料应当确保其原始性、完整性、准确性和连续性，不得遗漏、涂改、损毁或者随意抽取；4. 电子文件应当采用符合国家标准的数据存储和传输格式，确保其可读性和可恢复性；5. 归档文件材料应当由专人负责，按照规定的期限和流程进行归档。

第三章归档部门与责任人第六条归档部门：1. 学校档案管理部门负责全校档案归档工作的组织、指导和监督；2. 各部门负责本部门归档工作的组织实施和监督管理；3. 各学院、年级、班级负责本学院、年级、班级档案的收集、整理和归档。

学院实物档案归档管理制度
一、凡反映学院主要活动和工作成果的奖旗、奖状、奖杯、奖牌、证书、印章及纪念品等实物，对社会、学院发展建设有突出贡献并具有一定影响的各界知名人士，为学院留下的具有保存和利用价值的书画等实物，授予中外学者及著名社会活动家名誉职务的有关证书等实物，学院自行研制、试制的产品、样品等实物，学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的原稿、样书等实物，都应移交学院综合档案室归档保存。

二、各有关部门必须在每年底前将上述实物材料，连同文字说明材料移交学院综合档案室，移交时履行移交手续。

三、实物档案的年度归档工作，必须在每年文书立卷之前完成。

学校档案归档管理制度学校档案归档管理制度第一章总则第一条为规范学校档案的整理、保存和利用工作，提高档案管理效能，确保学校档案的真实性、完整性和安全性，保护和继承学校档案遗产，制定本制度。

第二条本制度适用于学校所有各级各类档案工作，包括学校办公室、各学院、学部、科研机构、行政部门以及相关外部单位。

第三条学校档案归档管理制度必须与国家相关法律、法规和规章制度相一致，并根据学校实际情况进行补充。

第四条学校档案归档管理必须坚持原则：真实性、全面性、规范性、安全性、便利性。

第五条学校档案采用电子档案和纸质档案并行的模式，确保归档过程的信息安全和档案保存的可靠性。

第二章归档基本规则第六条学校档案的归档管理必须坚持真实性原则，对档案进行真实、客观、全面、准确的记录和保存。

第七条学校档案的归档管理必须坚持全面性原则，对学校所有重要部门、项目、活动等进行归档，确保档案的完整性。

第八条学校档案的归档管理必须坚持规范性原则，对档案进行统一编码、整理、存放和检索，确保档案的规范化管理。

第九条学校档案的归档管理必须坚持安全性原则，确保档案的安全保存和使用，防止丢失、损坏和泄露。

第十条学校档案的归档管理必须坚持便利性原则，确保档案的便于查询、调阅和利用。

第三章归档程序第十一条学校档案的归档程序分为三个阶段：准备、归档和利用。

第十二条准备阶段包括档案的鉴定、评估和分类，确定归档对象的重要性和保管期限。

第十三条归档阶段包括档案的整理、编码、装订和存放，确保档案的安全完整。

第十四条利用阶段包括档案的查询、调阅和利用，确保档案的便利性和可用性。

第十五条学校档案的归档程序必须严格按照规定执行，遵循文件的流转规则和程序。

第四章归档管理部门第十六条学校设立档案管理部门，负责学校档案的整理、保存和利用工作。

第十七条档案管理部门必须具备相关的专业资质和技术知识，定期进行培训和考核。

第十八条档案管理部门必须建立档案管理制度和操作规程，确保档案管理工作的规范化和高效性。

学校档案立卷归档制度范文第一章总则第一条为规范学校档案管理工作，确保学校档案的安全、准确、完整、有效运行，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的要求，制定本制度。

第二条学校档案包括公开档案和非公开档案两部分。

公开档案是指本校业务活动中形成的无限制公开的档案；非公开档案是指因涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等内容而不宜公开的档案。

第三条学校档案管理工作必须遵循原件留存、准确记载、规范归档、严格保密、方便查询的原则。

第四条学校档案的立卷和归档工作由档案管理部门负责，学校各部门及全体教职员工都应积极配合并参与。

第五条学校档案管理部门要建立健全学校档案管理制度，拟定有关管理规定，并时刻对档案管理工作进行监督和指导。

第六条各部门要依据本制度规定，做好档案立卷和归档工作，确保档案的安全性、完整性和准确性。

第七条学校档案管理部门要加强档案工作人员的培训和学习，提高他们的业务水平和综合素质。

第二章档案立卷第八条档案立卷是指按照一定规则和程序，将同一类别、同一时期、同一特殊活动的文件整理成卷。

第九条档案立卷应当根据文件的内容、形式、保管期限等因素进行分类。

第十条档案立卷应当具备以下基本要求：（一）档案的内容应当完整，确保同类档案有序排列，完全记载学校的各项业务活动。

（二）档案的形式要正确，符合国家有关规定，包括按规定用纸、封皮、卷名、卷内目录等。

（三）档案的编号要统一，严格按照档案编制规则编码，确保每一份档案都有唯一的标识。

（四）档案的归档日期要准确，及时归档，防止档案遗失和混乱。

第十一条学校档案立卷的程序如下：（一）立卷部门鉴定和归纳文件，确定是否构成一卷，如构成一卷，交由单位档案管理部门进行审核。

（二）档案管理部门审核并编制立卷清单，确定档案的编号、卷名、归档日期等信息。

（三）档案管理部门核对立卷清单，确认无误后签字。

（四）立卷清单装订在档案卷内，一式两份，一份归档，一份交相关部门备查。

（五）完成立卷工作后，将档案移交档案管理室，进行统一的归档工作。

学院档案规章制度内容有哪些一、学院档案管理的基本原则1. 法律性原则：学院档案管理必须遵守国家有关档案管理法律法规，严格执行相关规定。

2. 完整性原则：学院档案管理应当保证档案的完整性，确保档案的完整性和真实性。

3. 可控性原则：学院档案管理应当具有可控性，确保档案的查阅、调阅、借阅等行为受到有效控制。

4. 保密性原则：学院档案管理应当遵守国家有关保密法律法规，确保档案的保密安全。

5. 规范性原则：学院档案管理应当遵守国家有关档案管理的规范和标准，确保档案管理工作的规范进行。

二、学院档案管理的内容1. 学院档案的分类管理：学院档案应当按照其性质、用途和保存期限进行分类管理，分为公文文件档案、学生档案、教职员工档案等。

2. 学院档案的收集工作：学院应当建立健全档案收集制度，确保对各类档案资料的及时、准确收集。

3. 学院档案的整理工作：学院应当建立定期整理档案的制度，确保档案的整理工作得到有序展开。

4. 学院档案的保管工作：学院应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管，防止档案资料的遗失和损毁。

5. 学院档案的利用工作：学院应当建立档案利用制度，推动档案资源的利用和开发，并提高档案的利用价值。

6. 学院档案的销毁工作：学院应当建立档案销毁制度，对已经无用或者已经到期的档案进行安全销毁。

三、学院档案管理的制度1. 学院档案管理委员会：学院应当成立档案管理委员会，负责研究学院档案管理的重大问题，制定档案管理政策、规章和制度。

2. 学院档案管理部门：学院应当设立专门的档案管理部门，负责学院档案管理的具体工作。

3. 学院档案管理人员：学院应当招聘具有档案管理专业知识和经验的人员，进行档案管理工作。

4. 学院档案管理制度文件：学院应当制定学院档案管理制度文件，明确档案管理流程和责任分工。

5. 学院档案管理培训：学院应当开展档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。

四、学院档案管理的流程1. 学院档案的建立：学院档案应当及时建立，并按照规定分类整理和编目。

一、总则为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政管理、教育教学、科研、基建、财务、人事等方面的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等方面的档案。

3. 教师个人档案，包括任职资格、职称评定、工作总结、科研成果等。

4. 学校举办的各种活动、竞赛、培训等产生的文件、资料。

5. 学校与其他单位、个人签订的合同、协议、备忘录等。

三、归档要求1. 归档文件材料必须完整、准确、真实，字迹清楚，格式规范。

2. 归档文件材料应当分类整理，按照文件材料形成的时间、性质、内容等进行归档。

3. 归档文件材料应当进行编号、编目、登记，确保档案的有序管理和查询。

4. 归档文件材料应当进行保密处理，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应当严格按照保密规定进行管理。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围和归档要求，对形成的文件材料进行收集、整理、立卷。

2. 归档部门将整理好的文件材料报送给学校档案室，由档案室进行审核、验收。

3. 档案室对审核合格的文件材料进行归档，对不合格的文件材料退回归档部门进行补充、修改。

4. 档案室对归档文件材料进行编号、编目、登记，建立档案目录。

五、档案保管1. 档案室负责对归档文件材料进行保管，确保档案的完整、安全。

2. 档案室应当建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清理、消毒。

3. 档案室应当根据档案的保存要求，采用适当的保管设施和措施，确保档案的长期保存。

六、档案利用1. 学校内部人员查阅档案，应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

2. 学校外部单位或个人查阅档案，应当经过学校档案室审核批准，并按照规定办理相关手续。

3. 档案室应当及时为学校内部人员提供档案查询服务，提高档案利用效率。

七、附则1. 本制度由学校档案室负责解释。

一、总则为了加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政、教学、科研、财务、基建、人事、设备、图书、卫生、安全等各项工作的文件、资料、图表、照片、录音带、录像带、光盘等。

2. 学校重要会议记录、报告、总结、计划、规章制度、表彰决定、奖惩材料等。

3. 学校对外交往、合作、交流的文件、资料、协议、备忘录等。

4. 学校教职工的个人档案、学生档案、学籍档案、成绩档案等。

5. 学校其他具有保存价值的文件、资料。

三、归档要求1. 归档文件材料必须真实、完整、准确、系统。

2. 归档文件材料应当分类、编号、装订整齐，便于查阅和管理。

3. 归档文件材料应当使用规范的纸张、墨水、书写工具，确保档案的长期保存。

4. 归档文件材料应当及时、准确地反映学校各项工作的真实情况。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围，对收集到的文件材料进行整理、分类、编号。

2. 归档部门将整理好的文件材料提交给档案管理部门进行审核。

3. 档案管理部门对审核合格的文件材料进行登记、立卷、归档。

4. 档案管理部门对归档文件材料进行定期检查、整理、鉴定、销毁。

五、归档责任1. 学校各部门负责人对本部门档案材料的归档工作负总责。

2. 归档部门负责人对归档文件材料的真实性、完整性、准确性负责。

3. 档案管理部门对归档文件材料的保管、利用、鉴定、销毁等工作负责。

六、档案借阅1. 学校教职工和学生需要借阅档案时，应当向档案管理部门提出申请。

2. 档案管理部门根据档案材料的保密程度和借阅人的身份，决定是否借阅。

3. 借阅人应当按照规定的时间和用途使用档案材料，不得擅自复制、摘抄、传播。

4. 借阅完毕后，应当将档案材料及时归还档案管理部门。

七、奖惩1. 对认真履行档案归档职责、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案归档制度、造成档案损失的，依法依规追究责任。

第一章总则第一条为加强学员档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

第二条学员档案是指反映学员在校学习、工作和生活等方面活动的各种文字、图表、声像等载体资料。

第三条学员档案管理应遵循真实性、完整性、准确性、安全性和保密性的原则。

第四条学员档案管理实行统一领导、分级负责、归档有据、定期检查、定期销毁的管理制度。

第二章档案收集与整理第五条学员档案的收集范围包括：（一）入学登记表、学生证、身份证等个人信息资料；（二）学籍、成绩、考试、论文、毕业论文等学习资料；（三）奖惩、评优、职务变动、培训、出国交流等个人成长资料；（四）学生工作、社会实践、志愿服务等社会活动资料；（五）其他反映学员在校学习、工作和生活等方面的资料。

第六条学员档案的收集方式：（一）由学员本人提供；（二）由学院各部门提供；（三）通过学校教务、人事、学生工作等相关部门收集。

第七条学员档案的整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行排列；（二）对档案资料进行编号、分类、归档；（三）确保档案资料的完整、准确、清晰；（四）对破损、褪色的档案资料进行修复、复制。

第三章档案保管与利用第八条学员档案的保管：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗；（二）档案资料应按照类别、时间顺序存放，不得随意堆放；（三）对档案资料进行定期检查、清理，确保档案资料的安全；（四）对重要档案资料进行加密保管。

第九条学员档案的利用：（一）学员本人查阅档案，需出示身份证和学生证，经批准后方可查阅；（二）单位内部人员查阅档案，需出示工作证和单位介绍信，经批准后方可查阅；（三）外部单位查阅档案，需出示单位介绍信，经批准后方可查阅；（四）查阅档案时，不得擅自复制、摘抄、拍摄、损坏档案资料。

第十条学员档案的复制：（一）学员本人复制档案，需出示身份证和学生证，经批准后方可复制；（二）单位内部人员复制档案，需出示工作证和单位介绍信，经批准后方可复制；（三）外部单位复制档案，需出示单位介绍信，经批准后方可复制。

北京工商大学嘉华学院各类档案归档制度及范围一、党群、行政类档案立卷归档制度1、党、政档案是学院在党政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表和载体材料。

2、归档的党、政文件材料必须是办理完毕的、能反映学院党政部门职能活动全过程，保证完整、准确、系统，对学院和社会当前与长期具有参考价值、凭证作用及研究价值的文件材料。

3、归档的重点以我院形成的文字材料为主，特别是全局性、综合性的文字材料，如会议记录、会议文件、简报、工作计划、总结、请示、批复、统计报表、规章制度、重要活动照片或录像带、与外单位签订的合同或协议书等。

上级和其他单位发来的文、电及附件，应以针对我院的指令性、指导性文件为主。

4、兼职档案员应该把立卷工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来，收文、发文要有登记和运转手续。

依照案卷类目的条款准备好预立卷案夹，将阅办完毕的文件随时整理归卷。

各种内部文件和会议文件（包括照片、录音、录像带等），也要注意及时收集归档，保证把应归档的文件收集齐全。

5、中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料；综合性的由党办、院办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办部门立卷归档。

6、以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档（一般应保存两份以上，原稿及发文稿纸由承办部门归档）。

以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要的也应保存两份以上。

7、党委和学院召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、组织部、院办分别立卷归档；职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

8、院内各部门向党委、学院的请示、报告正文及相关的批复、批转的原件，由党办或院办立卷归档；报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文部门立卷归档。

9、两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制本。

10、各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案部门保存，任何人不得带入其他部门。

第一章总则第一条为加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于学校各部门、各单位在档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节。

第三条学校档案收集归档工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：档案收集要全面、系统，确保档案的完整性和连续性。

2. 准确性原则：档案内容要真实、准确，反映学校各项工作的真实面貌。

3. 适时性原则：档案收集要及时，确保档案的时效性。

4. 安全性原则：档案保管要安全可靠，防止档案丢失、损坏和泄密。

第二章档案收集第四条学校档案收集范围包括：1. 学校组织机构、人员编制、职责分工等文件；2. 学校发展规划、规章制度、教育教学、科研、财务、基建、设备等文件；3. 学生、教职工名册、学籍、人事、奖惩、考核等文件；4. 教学计划、教案、课件、实验报告、论文、课题研究等教学文件；5. 学生活动、社团、竞赛、表彰等德育文件；6. 学校历史、校庆、重大活动等声像档案；7. 其他具有保存价值的文件。

第五条档案收集方式：1. 定期收集：各部门、各单位应在每年年底将应归档的文件材料整理齐全，报送档案室；2. 随时收集：对具有保存价值的文件材料，应及时收集归档；3. 征集：对散失在外的珍贵档案，可通过征集方式补充。

第三章档案整理与归档第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定，对收集到的档案进行整理；2. 档案卷内文件应保持原顺序，不得随意抽换、删除；3. 档案卷内文件应齐全、完整，不得破损、褪色；4. 档案卷内文件应分类清晰，便于检索和利用。

第七条档案归档应遵循以下程序：1. 档案整理完毕后，由档案管理员进行审核；2. 审核合格后，由档案管理员填写档案归档登记表；3. 档案归档登记表经归档部门负责人签字确认后，报送档案室；4. 档案室接收档案后，进行分类、编号、编目等工作；5. 档案归档完毕后，档案室应建立档案目录，方便检索和利用。

学院教学档案管理制度教学档案管理工作是教学工作的重要组成部分，档案管理质量直接关系到教学管理规范化程度。

为进一步规范我院教学管理部门、各级教学部门教学档案管理工作，特制定本制度。

一、教学档案管理体制1、教学档案分为学院、系部、教研室(实验室)三级管理，教务处为一级管理，系部为二级管理，教研室(实验室)为三级管理。

2、各单位要有一名领导分管教学档案工作，各级管理应配备一名兼职档案人员具体承担档案管理工作，统一管理本系部、教研室(实验室)的教学文件材料。

二、教学档案建档范围1、院级建档范围：(1)上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，计划、规定及各种规章制度、办法等。

(2)教学综合性文件材料：本部门制定的各种教学管理制度、规定、办法、条例；教师与实验人员基本情况及工作量；教学工作的各种统计表等。

(3)教学过程性文件材料：教学计划、教学大纲；各类课程表，教师任课安排；有关专业设置、规划、建设、评估、教改方案、总结；各系各专业教材(含自编教材)使用目录，教材征订单、教材帐、卡、清单；各门课程的试题(卷)库、试卷等。

(4)教学研究性文件材料：有关教学、考试方法手段改革的研讨、经验、计划、总结；教学改革项目立项、验收资料；优秀教学成果奖评定的有关材料等。

(5)教学质量监控文件材料：教学信息反馈材料；教学质量分析、总结；教学检查，教学纪律、教学调度的有关材料等。

(6)实践教学文件材料：实验(训)教学大纲、计划、课表、实验指导书；实习计划、大纲、实习指导书、实习讲义，院外实习协议书；课程设计、毕业设计的题目、计划；实验(训)室及实习基地建设规划、论证、评估；各实践教学环节的总结和各类统计表等。

(7)学籍管理文件材料：有关学生名册、成绩、学籍及有关变更材料等。

2、系级建档范围：(1)上级与本系部有关的各种文件、计划、规定、办法等。

(2)本系部制定的各种文件、计划、规定、办法、总结及统计报表、人员考核等。

(3)可参照院级建档范围分类归档的有关材料。

学校档案归档制度模板一、总则第一条为了加强学校档案管理工作，规范档案归档流程，保障档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条学校档案归档工作遵循集中统一管理、分类分级负责、应收尽收、应归尽归的原则。

第三条学校档案归档范围包括：教学、科研、管理、财务、人事、设施设备、学生等各类有保存价值的文件材料。

第四条学校档案归档工作实行责任制，各级领导和部门负责人应高度重视档案归档工作，确保档案归档工作的顺利进行。

二、归档流程第五条归档流程分为：收集、整理、鉴定、归档、保管、利用六个环节。

第六条收集：各部门在完成工作任务后，应对产生的文件材料进行初步收集，确保文件材料的完整、真实、准确。

第七条整理：各部门应对收集到的文件材料进行分类、排序、编号、装订等整理工作，使其形成符合归档要求的案卷。

第八条鉴定：学校档案部门应定期对归档文件进行鉴定，确保归档文件的质量。

鉴定内容包括：文件材料的完整性、真实性、准确性、时效性等。

第九条归档：经鉴定合格的文件材料，应按照档案分类编码规则和档案号顺序进行归档。

归档后的档案应放置在安全、适宜的档案柜中。

第十条保管：学校档案部门应做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等工作，确保档案的安全。

第十一条利用：学校档案部门应提供档案查询、借阅等服务，充分发挥档案在学校各项工作中的作用。

三、归档要求第十二条归档文件应采用耐久性好的书写材料和装订材料，确保文件材料的长久保存。

第十三条归档文件应标明档号、档名、档类、形成时间、页数、密级等基本信息。

第十四条归档文件应按照一定的排列顺序进行整理，便于检索和利用。

第十五条归档文件应确保其原始性、真实性、准确性，不得随意篡改、抽取、损毁。

四、责任和纪律第十六条各部门应按照本制度的要求，认真做好档案归档工作。

对不按照规定归档或者档案质量不符合要求的，应予以批评教育，并督促整改。

第十七条学校档案部门应加强对档案归档工作的指导和监督，对归档工作中存在的问题及时提出整改意见。

一、目的为了加强学校文件材料的管理，确保文件材料的完整、准确、安全，提高文件材料的使用效率，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于学校各部门、各单位、各学院及全体教职工。

三、归档范围1. 学校党委会、校长办公会、教职工代表大会等会议记录及决议；2. 学校制定的规章制度、发展规划、工作计划、总结报告等；3. 学校与上级部门、外单位签订的协议、合同、备忘录等；4. 学校各部门、各单位、各学院上报的各类报表、统计资料；5. 学校教职工的职务任免、职称评定、考核、奖惩等材料；6. 学校招生、就业、财务、资产、基建、设备等管理方面的文件材料；7. 学校对外宣传、交流、合作等方面的文件材料；8. 学校认为需要归档的其他文件材料。

四、归档要求1. 文件材料应当完整、准确、真实，具有保存价值；2. 归档的文件材料应当按照文件类型、时间顺序、内容类别等进行分类；3. 归档的文件材料应当标注文件编号、文件名称、文件来源、文件日期等信息；4. 归档的文件材料应当装订整齐，使用统一规格的档案盒；5. 归档的文件材料应当进行编号、登记、归档，并建立档案目录。

五、归档程序1. 文件材料收集：各部门、各单位、各学院在文件材料形成过程中，应当按照归档范围进行收集，确保文件材料的完整；2. 文件材料整理：对收集到的文件材料进行分类、整理，填写档案目录；3. 文件材料鉴定：对整理好的文件材料进行鉴定，确定其保存价值；4. 文件材料归档：将鉴定通过的文件材料按照规定程序进行归档；5. 文件材料保管：对归档的文件材料进行妥善保管，确保其安全、完整。

六、归档管理1. 学校设立档案室，负责全校文件材料的归档、保管、利用等工作；2. 档案室应当配备专职或兼职档案管理人员，负责档案工作的具体实施；3. 档案管理人员应当熟悉档案管理业务，掌握档案管理法规，提高档案管理水平；4. 档案室应当建立健全档案管理制度，定期对档案进行清理、鉴定、销毁等工作。

学校档案归档制度学校资料档案是学校记录历史和管理信息的基础，可以为学校提供较为全面的管理信息和历史档案，是学校管理的重要组成部分。

为了更好地管理学校档案，学校应该制定有效的档案管理制度，规范档案保存工作，对档案进行分类和归档，保障档案的安全性和完整性，使学校档案管理达到科学、规范、有效的目的。

一、分门别类，实行归档制度学校档案应该按照工作内容、管理主体及门类等因素进行归档分类，采取现代化办公方式，利用电子文件管理系统进行存储和查询。

建立档案编号体系，实行档案目录制度。

根据档案保管期限和重要性确定不同存储要求，遵守国家有关规定及学校文化荣誉史料归档制度，进行档案的长期保存和管理。

二、制定文件规定，管理档案使用学校要制定档案查阅和借阅的规定，严格按照规定实行使用档案和借阅档案制度。

对于借阅或查阅的人员和目的，应该进行认真审核和登记，确保档案使用的安全性和防止档案流失的发生。

对于档案借阅、查阅等使用情况应该进行登记，备案归档，留备备查。

三、加强档案管理，保证档案安全性学校档案是学校的重要财产，必须采取科学、合理、有效的办法，保证其完好无损。

为此，学校应该采取多种措施，加强日常管理，提高档案保管安全性，使档案不受火灾、水灾、突发事件等不可控因素的影响。

同时，加强档案管理人员的专业素质和认识，定期对档案进行检查和鉴定，发现问题及时处理和整改。

四、加强对档案的维护和修缮学校档案作为文化遗产和历史见证，必须得到妥善保护和修缮。

学校必须建立档案修复制度，严格按照有关规定进行档案的修缮与保养，维护其完整性和可持续的保存性。

对于需要提供翻新和复制的档案，学校应该有专门的程序和机构来完成这项工作。

五、推进数字化转型，提高档案管理效率随着信息技术的发展，数字化转型已成为国家政策，学校应该积极推动档案的数字化，采用现代技术手段对档案进行数字化管理，提高档案管理的效率和便捷性。

同时，学校应该加强对数字化档案的管理和维护，确保其安全性和可用性。

（一）收集、分类整理按照《学院各类档案归档范围及保管期限表》，将本部门的文件材料收集齐全，分年度、分类别、分问题、分保管期限进行收集整理。

1.将文件材料按其形成或针对的年度分开。

一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度。

2.将分年度的文件材料按类别分开。

3.将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事务分开。

4.最后将文件材料按照保管期限分开。

（二）分类分类组合一般应以问题为主，按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，兼顾其它特征，使之联系紧密，以便于查找利用为原则。

（三）排列文件材料应按重要程度或时间顺序进行排列，具体如下：1.批复、批示在前，请示、报告在后。

2.正件在前，附件在后。

3.正本在前，定稿在后。

4.转发件在前，被转发件在后。

5.上级通知在前，上报材料在后。

6.文字材料在前，图表在后。

7.非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。

8.基建图纸按图的类别序号排列。

9.其它文件材料按时间顺序排列。

（四）档案修整1.对较大的表格，要适当折叠成A4纸大小。

2.去掉文件材料上的金属物,归档文件材料上不能留有订书订、大头针等金属物，若需区分文件可用曲别针类易除去的工具别好。

3.文件命名要求能够体现文件的主要内容，尽量完整的概括时间、地点、人物、事件等要素。

4.重要事件形成的成套文件命名需在前面统一冠上活动名称（五）电子档案的制作要求1.有OfficeWord、Excel等电子版原文件的直接将电子版文件转为PDF格式。

2.无OfficeWord、Excel等电子版原文件的需用扫描仪将文件逐页扫描，要求扫描件清晰、完整、端正，不可有颠倒、折页等情况，之后将扫描件转换为PDF格式，一个文件有多页的扫描后合并为一个PDF文件，即一个文件一个“PDF”。