学院档案归档制度

一、目的与意义为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整性和准确性，提高档案利用效率，特制定本制度。

通过定期归档，规范学校档案管理，为学校教育教学、科研、管理等工作提供有力保障。

二、归档范围1. 学校各部门在教育教学、行政管理、科研、财务、基建、设备、人事、学生工作等方面形成的具有保存价值的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 学校接收、发布的政策文件、通知、通报、决定等。

3. 学校组织的大型活动、竞赛、评比、表彰等资料。

4. 学校教职工个人形成的具有保存价值的文件、资料。

三、归档时间1. 文书、会计档案材料每年五月份进行立卷归档。

2. 教学档案、学籍档案材料每学期结束后立卷归档。

3. 基建档案、设备档案、仪器档案材料在工作结束后和设备、仪器安装试用后立卷归档。

4. 科研档案、其他档案材料按有关规定立卷归档。

四、归档要求1. 归档文件材料必须完整、真实、准确，字迹清楚，符合档案保管要求。

2. 归档文件材料应分类整理，按照文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

3. 归档文件材料应填写归档目录，标注档案名称、编号、页数、保管期限等信息。

4. 归档文件材料应装订整齐、美观，封面、封底、脊背等信息填写完整。

5. 归档文件材料不得擅自涂改、剪贴、撕毁，不得使用铅笔、圆珠笔书写。

五、归档程序1. 各部门按照归档范围和归档时间，将整理好的文件材料报送档案室。

2. 档案室对报送的文件材料进行审核、整理、立卷、归档。

3. 归档完成后，档案室向报送部门出具归档证明。

六、监督检查1. 学校档案管理部门定期对归档工作进行监督检查，确保归档制度的落实。

2. 对违反归档制度的部门和个人，将进行批评教育，情节严重的，将追究责任。

七、附则本制度自发布之日起施行，由学校档案管理部门负责解释。

如遇特殊情况，可由学校领导批准调整。

学校档案立卷归档制度1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。

确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。

“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

二、立卷归档范围学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类:1、党群类:主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、行政类:主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

3、教学类:主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、科学研究类:主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料5、产品生产与科技开发类:主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、基本建设类:主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条为便于学院各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本院主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》，制定本规定。

第二条本规定中的文件材料是指本院在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。

第三条本院形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第四条本院文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。

应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本院对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档，电子文件归档办法按《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第五条文件材料归档范围是：（一）反映本院主要职能活动和基本历史面貌的，对本院工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）本院工作活动中直接形成的在维护学院、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本院需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;（四）其他对本院工作具有查考价值的文件材料。

第六条文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需办理的文件材料，上级机关征求意见，未定稿的文件材料；任免、奖惩非本院工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次院对稿；未经会议讨论、未经院领导审阅、签发的未生效的文件材料；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，负责人兼任外单位职务形成的与本院无关的文件材料;（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料，以参考为目的从各方面收集来的文件材料。

学校档案归档制度范本第一章总则第一条为了加强学校档案管理工作，规范档案归档流程，保障档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》及国家有关档案管理的法规和标准，制定本制度。

第二条学校档案归档工作应当坚持依法依规、客观真实、完整准确、安全保密的原则，确保档案资料的可靠性、真实性和有效性。

第三条学校档案归档范围包括：学校行政管理、教学科研、师生员工、资产财务、基建维修、后勤保障等活动中形成的具有保存价值的文件材料。

第二章归档范围与要求第四条归档范围：1. 学校规章制度、政策文件、重要决定、会议记录等；2. 教学计划、教学大纲、课程设置、教学评估、学生成绩等教学管理资料；3. 科研项目、科研成果、学术论文、知识产权等科研管理资料；4. 教职工人事档案、考核评价、培训进修、奖惩等人力资源管理资料；5. 财务管理、审计、统计、年鉴等经济管理资料；6. 校园建设、维修改造、设备采购等资产管理资料；7. 师生员工档案、学生综合素质评价、奖助学金等学生管理资料；8. 学校党建工作、团组织工作、工会工作、党风廉政建设等党务政务管理资料；9. 其他具有保存价值的文件材料。

第五条归档要求：1. 归档文件材料应当采用耐久性好、易于保存的书写材料和纸张，字迹应当工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水等易褪色的书写工具；2. 文件材料应当根据其性质、特点和形成规律，分类整理，编制目录，便于检索和利用；3. 归档文件材料应当确保其原始性、完整性、准确性和连续性，不得遗漏、涂改、损毁或者随意抽取；4. 电子文件应当采用符合国家标准的数据存储和传输格式，确保其可读性和可恢复性；5. 归档文件材料应当由专人负责，按照规定的期限和流程进行归档。

第三章归档部门与责任人第六条归档部门：1. 学校档案管理部门负责全校档案归档工作的组织、指导和监督；2. 各部门负责本部门归档工作的组织实施和监督管理；3. 各学院、年级、班级负责本学院、年级、班级档案的收集、整理和归档。

学院实物档案归档管理制度
一、凡反映学院主要活动和工作成果的奖旗、奖状、奖杯、奖牌、证书、印章及纪念品等实物，对社会、学院发展建设有突出贡献并具有一定影响的各界知名人士，为学院留下的具有保存和利用价值的书画等实物，授予中外学者及著名社会活动家名誉职务的有关证书等实物，学院自行研制、试制的产品、样品等实物，学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版物的原稿、样书等实物，都应移交学院综合档案室归档保存。

二、各有关部门必须在每年底前将上述实物材料，连同文字说明材料移交学院综合档案室，移交时履行移交手续。

三、实物档案的年度归档工作，必须在每年文书立卷之前完成。

学校档案归档管理制度学校档案归档管理制度第一章总则第一条为规范学校档案的整理、保存和利用工作，提高档案管理效能，确保学校档案的真实性、完整性和安全性，保护和继承学校档案遗产，制定本制度。

第二条本制度适用于学校所有各级各类档案工作，包括学校办公室、各学院、学部、科研机构、行政部门以及相关外部单位。

第三条学校档案归档管理制度必须与国家相关法律、法规和规章制度相一致，并根据学校实际情况进行补充。

第四条学校档案归档管理必须坚持原则：真实性、全面性、规范性、安全性、便利性。

第五条学校档案采用电子档案和纸质档案并行的模式，确保归档过程的信息安全和档案保存的可靠性。

第二章归档基本规则第六条学校档案的归档管理必须坚持真实性原则，对档案进行真实、客观、全面、准确的记录和保存。

第七条学校档案的归档管理必须坚持全面性原则，对学校所有重要部门、项目、活动等进行归档，确保档案的完整性。

第八条学校档案的归档管理必须坚持规范性原则，对档案进行统一编码、整理、存放和检索，确保档案的规范化管理。

第九条学校档案的归档管理必须坚持安全性原则，确保档案的安全保存和使用，防止丢失、损坏和泄露。

第十条学校档案的归档管理必须坚持便利性原则，确保档案的便于查询、调阅和利用。

第三章归档程序第十一条学校档案的归档程序分为三个阶段：准备、归档和利用。

第十二条准备阶段包括档案的鉴定、评估和分类，确定归档对象的重要性和保管期限。

第十三条归档阶段包括档案的整理、编码、装订和存放，确保档案的安全完整。

第十四条利用阶段包括档案的查询、调阅和利用，确保档案的便利性和可用性。

第十五条学校档案的归档程序必须严格按照规定执行，遵循文件的流转规则和程序。

第四章归档管理部门第十六条学校设立档案管理部门，负责学校档案的整理、保存和利用工作。

第十七条档案管理部门必须具备相关的专业资质和技术知识，定期进行培训和考核。

第十八条档案管理部门必须建立档案管理制度和操作规程，确保档案管理工作的规范化和高效性。

学校档案立卷归档制度范文第一章总则第一条为规范学校档案管理工作，确保学校档案的安全、准确、完整、有效运行，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的要求，制定本制度。

第二条学校档案包括公开档案和非公开档案两部分。

公开档案是指本校业务活动中形成的无限制公开的档案；非公开档案是指因涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等内容而不宜公开的档案。

第三条学校档案管理工作必须遵循原件留存、准确记载、规范归档、严格保密、方便查询的原则。

第四条学校档案的立卷和归档工作由档案管理部门负责，学校各部门及全体教职员工都应积极配合并参与。

第五条学校档案管理部门要建立健全学校档案管理制度，拟定有关管理规定，并时刻对档案管理工作进行监督和指导。

第六条各部门要依据本制度规定，做好档案立卷和归档工作，确保档案的安全性、完整性和准确性。

第七条学校档案管理部门要加强档案工作人员的培训和学习，提高他们的业务水平和综合素质。

第二章档案立卷第八条档案立卷是指按照一定规则和程序，将同一类别、同一时期、同一特殊活动的文件整理成卷。

第九条档案立卷应当根据文件的内容、形式、保管期限等因素进行分类。

第十条档案立卷应当具备以下基本要求：（一）档案的内容应当完整，确保同类档案有序排列，完全记载学校的各项业务活动。

（二）档案的形式要正确，符合国家有关规定，包括按规定用纸、封皮、卷名、卷内目录等。

（三）档案的编号要统一，严格按照档案编制规则编码，确保每一份档案都有唯一的标识。

（四）档案的归档日期要准确，及时归档，防止档案遗失和混乱。

第十一条学校档案立卷的程序如下：（一）立卷部门鉴定和归纳文件，确定是否构成一卷，如构成一卷，交由单位档案管理部门进行审核。

（二）档案管理部门审核并编制立卷清单，确定档案的编号、卷名、归档日期等信息。

（三）档案管理部门核对立卷清单，确认无误后签字。

（四）立卷清单装订在档案卷内，一式两份，一份归档，一份交相关部门备查。

（五）完成立卷工作后，将档案移交档案管理室，进行统一的归档工作。

学院档案规章制度内容有哪些一、学院档案管理的基本原则1. 法律性原则：学院档案管理必须遵守国家有关档案管理法律法规，严格执行相关规定。

2. 完整性原则：学院档案管理应当保证档案的完整性，确保档案的完整性和真实性。

3. 可控性原则：学院档案管理应当具有可控性，确保档案的查阅、调阅、借阅等行为受到有效控制。

4. 保密性原则：学院档案管理应当遵守国家有关保密法律法规，确保档案的保密安全。

5. 规范性原则：学院档案管理应当遵守国家有关档案管理的规范和标准，确保档案管理工作的规范进行。

二、学院档案管理的内容1. 学院档案的分类管理：学院档案应当按照其性质、用途和保存期限进行分类管理，分为公文文件档案、学生档案、教职员工档案等。

2. 学院档案的收集工作：学院应当建立健全档案收集制度，确保对各类档案资料的及时、准确收集。

3. 学院档案的整理工作：学院应当建立定期整理档案的制度，确保档案的整理工作得到有序展开。

4. 学院档案的保管工作：学院应当建立健全档案保管制度，确保档案的安全保管，防止档案资料的遗失和损毁。

5. 学院档案的利用工作：学院应当建立档案利用制度，推动档案资源的利用和开发，并提高档案的利用价值。

6. 学院档案的销毁工作：学院应当建立档案销毁制度，对已经无用或者已经到期的档案进行安全销毁。

三、学院档案管理的制度1. 学院档案管理委员会：学院应当成立档案管理委员会，负责研究学院档案管理的重大问题，制定档案管理政策、规章和制度。

2. 学院档案管理部门：学院应当设立专门的档案管理部门，负责学院档案管理的具体工作。

3. 学院档案管理人员：学院应当招聘具有档案管理专业知识和经验的人员，进行档案管理工作。

4. 学院档案管理制度文件：学院应当制定学院档案管理制度文件，明确档案管理流程和责任分工。

5. 学院档案管理培训：学院应当开展档案管理培训，提高档案管理人员的专业素质和工作能力。

四、学院档案管理的流程1. 学院档案的建立：学院档案应当及时建立，并按照规定分类整理和编目。

一、总则为加强学校档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政管理、教育教学、科研、基建、财务、人事等方面的文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

2. 学生学籍、成绩、奖惩、就业等方面的档案。

3. 教师个人档案，包括任职资格、职称评定、工作总结、科研成果等。

4. 学校举办的各种活动、竞赛、培训等产生的文件、资料。

5. 学校与其他单位、个人签订的合同、协议、备忘录等。

三、归档要求1. 归档文件材料必须完整、准确、真实，字迹清楚，格式规范。

2. 归档文件材料应当分类整理，按照文件材料形成的时间、性质、内容等进行归档。

3. 归档文件材料应当进行编号、编目、登记，确保档案的有序管理和查询。

4. 归档文件材料应当进行保密处理，涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应当严格按照保密规定进行管理。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围和归档要求，对形成的文件材料进行收集、整理、立卷。

2. 归档部门将整理好的文件材料报送给学校档案室，由档案室进行审核、验收。

3. 档案室对审核合格的文件材料进行归档，对不合格的文件材料退回归档部门进行补充、修改。

4. 档案室对归档文件材料进行编号、编目、登记，建立档案目录。

五、档案保管1. 档案室负责对归档文件材料进行保管，确保档案的完整、安全。

2. 档案室应当建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清理、消毒。

3. 档案室应当根据档案的保存要求，采用适当的保管设施和措施，确保档案的长期保存。

六、档案利用1. 学校内部人员查阅档案，应当遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

2. 学校外部单位或个人查阅档案，应当经过学校档案室审核批准，并按照规定办理相关手续。

3. 档案室应当及时为学校内部人员提供档案查询服务，提高档案利用效率。

七、附则1. 本制度由学校档案室负责解释。

一、总则为了加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。

二、归档范围1. 学校行政、教学、科研、财务、基建、人事、设备、图书、卫生、安全等各项工作的文件、资料、图表、照片、录音带、录像带、光盘等。

2. 学校重要会议记录、报告、总结、计划、规章制度、表彰决定、奖惩材料等。

3. 学校对外交往、合作、交流的文件、资料、协议、备忘录等。

4. 学校教职工的个人档案、学生档案、学籍档案、成绩档案等。

5. 学校其他具有保存价值的文件、资料。

三、归档要求1. 归档文件材料必须真实、完整、准确、系统。

2. 归档文件材料应当分类、编号、装订整齐，便于查阅和管理。

3. 归档文件材料应当使用规范的纸张、墨水、书写工具，确保档案的长期保存。

4. 归档文件材料应当及时、准确地反映学校各项工作的真实情况。

四、归档程序1. 归档部门按照归档范围，对收集到的文件材料进行整理、分类、编号。

2. 归档部门将整理好的文件材料提交给档案管理部门进行审核。

3. 档案管理部门对审核合格的文件材料进行登记、立卷、归档。

4. 档案管理部门对归档文件材料进行定期检查、整理、鉴定、销毁。

五、归档责任1. 学校各部门负责人对本部门档案材料的归档工作负总责。

2. 归档部门负责人对归档文件材料的真实性、完整性、准确性负责。

3. 档案管理部门对归档文件材料的保管、利用、鉴定、销毁等工作负责。

六、档案借阅1. 学校教职工和学生需要借阅档案时，应当向档案管理部门提出申请。

2. 档案管理部门根据档案材料的保密程度和借阅人的身份，决定是否借阅。

3. 借阅人应当按照规定的时间和用途使用档案材料，不得擅自复制、摘抄、传播。

4. 借阅完毕后，应当将档案材料及时归还档案管理部门。

七、奖惩1. 对认真履行档案归档职责、成绩显著的单位和个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反档案归档制度、造成档案损失的，依法依规追究责任。