高校人事档案管理工作中存在的问题与对策研究初探

Total.407December 2017（B）The Science Education Article Collects总第407期2017年12月（中）摘要高校人事档案是高校教职员工家庭社会关系，个人经历、思想品德、业务能力的原始记录，关系到教职员工身份证明、职称晋升、职务变动等情况，是高校人才培养与引进及对干部的考察任免工作的重要依据和法律凭证。

近年来，高校人事档案管理工作中出现了不少问题，分析问题并探讨相应的解决方案，对高校的长足发展有着重要的现实意义。

关键词高校人事档案档案管理工作存在问题对策A Tentative Exploration on the Problems in the Manage 原ment of Personnel Files in Colleges and Universities and the Countermeasures //Huang WeiweiAbstract Personnel files in colleges and universities are the o-riginal records of the social relations,personal experiences,ideo-logical and moral qualities,and professional competence of fac-ulty and staff in colleges and universities.They are related to the identification of staff and workers,the promotion of their titles,and the changes in their positions.They are also an important basis and legal credential for college talent cultivation and intro-duction as well as the appointment of cadres.In recent years,there have been many problems in the management of personnel files in colleges and universities.Therefore,this paper analyzes the problems and discusses the corresponding solutions,which has an important practical significance for the further develop-ment of colleges and universities.Key words personnel files in colleges and universities;manage-ment of files;problems;countermeasures1前言人事档案最早始于西周，隋唐时期已形成较完备的专门人事档案，是历史文献的重要组成部分。

高校人事档案是高校人事管理活动中形成的记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来的以备考察的文件材料，是高校教职员工家庭社会关系、个人经历、学历、思想品德、业务能力、工作实绩及所受奖惩的原始记录，是个人情况的真实反映。

高校人事档案管理工作是对高校教职工个人材料的收集、鉴别、整理、鉴定、保管、转递与统计、检索与利用的过程。

人事档案对于教职工个人而言，关系到其身份证明、职称晋升、职务变动、福利待遇等情况，对于高校而言，在人才引进和对教职工的相关培训及对干部的考察任免工作中，是重要的依据和法律凭证。

随着我国市场经济体制的建立发展和教育体制改革的进一步深化，高校人事档案管理工作中许多弊端日渐显露，原有的管理模式已不能适应新形势发展的需要，一定程度上制约了高校的健康发展，寻找高校人事档案管理工作中存在的问题，探讨相应的解决方案，对高校的长足发展有着重要的现实意义。

2高校人事档案管理工作中存在的问题2.1人事档案工作不被重视科研、教学是高校的头等大事，高校通常将注意力集中在人才引进、科研教学设备的更新、科研教学质量的提升、学生的培养及学生就业率的提高等方面，人事档案管理工作作为辅助工作当然地列在了次要位置。

此外，人事档案有其特殊性，它的内容往往涉及一些个人隐私，在政治上学术上也有一些保密性资料，不宜公开，人事档案管理日常工作也多为收集归档、整理装订、查阅、调档等事务性工作，所以很多部门及人员都有一个共同的认识误区，即将人事档案管理等同于简单的人事档案保管。

日常工作中，人事档案的利用较少，一般主要涉及工资奖金的调整，职务职称的评聘，退休年龄的核准，很难与高校所重视的科研教学领域相互融合发展，所以在学校的发展规划中很容易被忽略。

2.2制度建设滞后人事档案管理工作纷繁复杂，涉及面广，政策性强，这需要有相关法律法规作为其工作开展的依据。

从整体上看，《中华人民共和国档案法》《干部档案工作条例》《干部档案整理工作细则》等法律法规确立了档案管理的基本准则，为档案管理工作的开展提供了基本的操作依据和操作规程，但上述法律法规均修订较早，《中华人民共和国档案法》是1987年9月5日通过使用的，仅在1996年7月5日修正过，《干部档案工作条例》是1991年4月2日修订的，《干部档案整理工作细则》是1991年3月29日颁布实施的，迄今已有二三十年，面临着因社会发展加速而出现的各种新问题新挑战，亟待修正。

从高校层面来看，学校修订的各项规章制度约束指导着各部门的工作，但大多数学校并不重视人事档案工作，少有修订相关制度，以中国人民大学为例，其仅有一个全文六百余字的简单的《人事档案利用规定》。

这影响了高校人事档案管理工作质量的有效提升。

2.3硬件设施落后通常，设施过于简陋且不配套，设备过于老旧是许多单位档案管理工作的老问题，高校也不例外。

《干部档案工作条例》规定，干部档案管理部门要建立坚固的、防火、防潮的高校人事档案管理工作中存在的问题与对策研究初探黄炜炜（扬州大学人事处江苏·扬州225000）中图分类号:G647文献标识码:ADOI :10.16871/ki.kjwhb.2017.12.055作者简介：黄炜炜（1971—），女，硕士，讲师，研究方向为档案管理。

127教育管理专用档案库房，库房面积每千卷需20至25平方米，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开，库房应配置防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施[1]，而实际情况是，许多高校库房面积不达标，未能做到档案库房、阅档室、办公室分开，最多只做到了“两室分开”（档案库房，办公室），办公设备老化，计算机、复印机、碎纸机、切纸机、缝纫机老旧，勉强能用，缩微设备更是少见。

“硬件是档案管理的基础和前提，是提高和改善工作方式和工作环境的第一要素”[2]，没有良好的硬件基础，人事档案管理工作显然很难上一个新台阶。

2.4人事档案管理缺乏高质量的足额的工作人员目前，高校人事档案管理工作人员配置普遍不足，根据《干部档案工作条例》的要求，每管理一千人的档案需配备一名专职干部，而大多数高校均未达到这一要求，以笔者所在单位为例，管理着六千余人的人事档案室仅有三名工作人员，人员的不足，必然影响档案管理工作的开展。

另一方面，高校人事档案工作人员的专业素养也普遍不高，绝大多数非档案管理专业毕业，缺乏专业知识的储备，上岗后又因人员不足，工作繁忙，及主观不重视等种种原因，后续教育未能跟上，这在一定程度上影响着档案管理工作的水准。

2.5部分归档材料缺乏真实性、规范性、完整性一方面，人事档案收集的材料范围分属人事部门、组织部门、科研部门、教务部门等不同单位，通常这些部门的工作人员均非档案管理专业人员，档案意识薄弱，常会出现移交材料不及时，材料填写不规范，甚至出现涂改、缺少公章、审核不全等问题。

随着高校人事制度的变革，教职员工岗位变动频繁，部门跨度大，新上岗人员业务不熟悉，加上交接匆忙，导致材料移交工作混乱，甚至缺失，无法归档。

另一方面，有些人事档案材料需档案所有人本人递交，如其年终鉴定小结及获得的各种荣誉奖励材料，但由于绝大多数教职员工既非档案专业人士，又未接受过相关培训，档案意识薄弱，并不知晓这些材料需归入个人档案，伴其终身，常常个人鉴定小结马虎了事，甚至拿了前一年的随便改改，信息千差百错，如工作量计算出错，科研成果漏计入，甚至年份都写错，获奖资料等个人角度生成的应归档材料更是不会主动递交人事档案管理部门归档。

此外，也有少量档案材料有造假情况，当事人在招工、参军、晋职、晋级时，为谋求个人发展，在填报相关材料中根据申报条件擅自或与工作人员串通非法修改年龄、工龄、教龄、学历、职级及奖励情况等。

2.6人档分离现象日渐严重近年来，高校人员流动已是普遍现象，随着市场经济的发展，人才的流动日趋频繁，高校也不例外，高等教育规模的跳跃式发展、院校的扩招使不少高校出现了教师大缺口，高校人才流动日趋活跃，而高校间的各种排名竞争，使人才竞争越发激烈，许多高校为了发展自我，不惜一切代价引进高学历高职称高层次的人才，各校对高层次人才的引进政策不一，纷纷出台一些特殊政策，有的甚至可以不要个人档案，可以无档报编，从而出现了原单位因不愿放人而扣档，故有档无人，现单位则有人无档，人档分离现象频现。

3对策3.1更新理念教育管理部门应通过大力宣传和多层面的教育，督促高校全面提高教职员工全员的档案意识。

对高校领导层，通过宣传与教育，要使其充分认识到人事档案工作对学校可持续发展的重要作用，在设施设备投入，人员配备等方面要给予全力支持。

对高校档案管理部门，要督促其提高业务素质，加强管理，做好服务工作。

对基层教职工，通过宣传与指导，揭开人事档案的“神秘面纱”，让教职工知晓个人档案的构成，明白哪些材料需归档，从而引导教职工准确、如实、规范地填报各种相关材料，以提高人事档案材料的真实性、规范性、全面性。

3.2加强制度建设高校人事档案的有效管理，需要一套科学系统的档案制度来保障。

学校应以《干部档案工作条例》为准则，结合档案材料在收集、鉴别、整理、鉴定、保管、转递及利用过程中的实际情况，制定完善的可实施的管理规章制度。

其一，明确具体的人事档案材料的归档范围、时间和质量，一定要结合高校实际情况具体化、标准化，切不可模糊。

其二，制定严格的档案材料归档责任追究制度。

高校人事档案材料来源于组织、人事、科研、教学等多个职能部门，学校应制定相关规章制度以约束各职能部门配合人事档案管理部门高质量地完成材料并及时归档，对工作中出现材料缺漏、遗失、错误及不及时归档情况的工作人员追究责任。