审核要求和迎审技巧
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审核计划的要求一、明确审核目标。
这就好比你要去寻宝,得先知道自己要找啥宝贝,是金子还是钻石。
审核计划得清楚地说明为啥要进行这个审核,是为了看看某个项目有没有按照规定完成呢,还是要检查某个流程是不是合规。
比如说,你要审核一家餐厅的卫生情况,那目标就是看它符不符合卫生标准,像厨房有没有蟑螂啊,食材是不是新鲜啊之类的。
二、确定审核范围。
这就是你要查看的“地盘”有多大。
还是拿餐厅举例,你是只检查厨房呢,还是连餐厅的大厅、洗手间这些地方的卫生都要管呢?是只看食品卫生,还是连服务员的健康证这些也包括在内。
范围一定要定得清清楚楚,可不能模糊,不然就像没头的苍蝇到处乱撞啦。
三、安排审核人员。
就像组建一个小团队去打仗一样。
要考虑这些人的能力和经验,要是审核财务的事儿,你得找懂财务知识的人吧;审核建筑工程质量,那就得找懂工程的专家。
而且要把谁负责哪一块说清楚,可不能大家都挤在一块儿干同一件事儿,或者有些事儿压根没人管。
四、规定审核时间。
这得有个时间表,啥时候开始审,大概多久能审完。
不能拖拖拉拉的,像马拉松一样没个尽头。
比如说审核一家小商店的货物摆放是否符合消防规定,你不能花个一年半载去审吧,那商店老板都要疯掉了。
当然也不能太仓促,得给审核人员足够的时间去仔细查看。
五、制定审核标准。
这就是审核的“尺子”。
还是说餐厅卫生审核,什么叫干净,有多少细菌算合格,这些标准都得事先定好。
如果没有标准,审核人员就只能瞎猜了,今天说这样行,明天又说那样行,那可不行。
六、审核方法要合理。
你得想好用啥方法去审。
是看文件记录呢,还是要实地检查,或者找相关人员访谈。
就像侦探破案一样,要多管齐下。
不能只听老板说他们店卫生好,你得自己去厨房翻一翻,看看有没有过期的调料之类的。
七、要有应急处理预案。
万一在审核过程中出了岔子,像发现了特别严重的问题,或者审核人员和被审核方起了冲突,得有个应对的办法。
不能一遇到问题就手忙脚乱,像热锅上的蚂蚁。
比如说发现餐厅有严重的食品安全问题,是直接让它关门呢,还是给个整改期限,这些都得在计划里说明白。
迎审技巧一、准备工作1.制作欢迎用的横幅或欢迎牌“热烈欢迎×××公司光临指导!”;2.首、末次会议的地点的安排和适当的布置;3.参加会议的人员及时间通知;(按审核计划的时间,所有受审核部门代表参加)二、确定审核的主要人员﹑配合人员﹑陪审人员1.选择原则----熟悉被审区域/部门的运作流程及良好表达能力;----熟悉ISO9000标准和公司的质量管理体系文件结构和基本内容;----一般由部门内审员或主管人员(或以上职位)担任;2.工作任务----引导审核员到被审核的部门/区域;----向审核员介绍有关被审核部门的负责人;----审核员与被审核人员发生沟通的误会时,作必要的解释;----记录审核过程的发现的问题点;3.注意事项----了解审核时间和进度安排,守时;----适当时,可帮助应审人员简洁明了的回答审核员的问题;----不要催促审核员的进度;----礼貌、谦虚但不卑躬;4.三、应审人员注意事项1.确定接受审核的地点(不方便在办公室时,可安排在会议室)并准备好桌子、椅子、茶水(/饮料/水果)等;2.事先准备需要审核的相关的文件/数据/记录等;3.熟悉本部门主要的工作职责,基本的工作流程(紧扣相关的程序文件或作业指导书);必要时,对产品的主要功能特性,过程参数,数据分析等能讲解;4.注意力集中,做到有问必答,答其所问,不要强辩或狡辩;回答问题时应大方,不紧张、做到口齿清晰;所回答问题被审核员肯定后则停止;5.所回答的问题要有根据,即在质量手册/程序文件或作业指导书/法律法规/合同/标准中规定的;而不是道听途说的;6.将审核员要求审查的某份记录时,应翻到需要审查的记录并展现给审核员看,而不要将整本的记录全部递给审核员;7.当审核员出现偏离文件或企业实际进行审核时,可适当提示;(比如说我们公司的文件对这个问题和管理是这样规定的)8.审核中有疑异时,应以商量的口吻与审核进行沟通;9.在审核过程中,不要根据自己的感觉,不顾标准和文件的要求,阐明个人对标准或文件等的评论;(如我认为什么事应该怎样怎样)10.不主动提出问题或过失,不将问题引申到不相关的地方;11.多做或从严做并不一定是好事,不要过于表现与文件无关的内容或事项;12.评审人员未提到的问题,决不可以提供任何与第5点规定无关的或口头的信息;13.审核时应避免闲聊,喧哗吵闹,避免电话干扰,必要时可以缓和一下气氛;四、生产现场的准备1.评审前应审查现场,作好“5S”的整理、整顿、清洁、清扫等工作;2.无法识别的材料、半成品或成品移往隔离的地方;3.暂时不用的材料、半成品依据文件规定的方法退仓;4.整理所有的文件,并按要求存放,与审核无关的文件应隔离审核现场或隐藏起来;5.确认工作地点的图纸、作业指导书等文件齐全、整洁以及是有效控制的版本,并与所加工的产品是一致的;6.确认质量管理体系的运行的客观证据,如记录已得到分类、整理、归档并且是完整、正确、齐全的;7.生产现场所有的产品标识和检验状态的标识都正确和完整;8.确认所有的设备,特别是检测设备的状态,以及相应的标识是否正确;9.现场操作人员应熟悉与本工作有关的作业程序、指导书、规程/规范、标准等;10.确认库存物品的分类、分区、定置摆放、标识等符合要求,且做到帐、物、卡数量一致;五、生产安排和调整1.现场操作人员须筛选,要安排班组长在现场;2.不熟练的工人可调班;3.生产计划作出适当的调整和安排,使生产顺利进行;不至于因生产安排太紧而出现混乱和失控的状态;4.条件许可时,审核期间不安排来料或出货;5.特殊现场需准备相应的安全/防护服/帽等,必要时对审核员讲述有关安全注意事项,以避免审核过程中出现不必要的安全事故;6.不合格品、废品应在认证前的一天全部清理,现场只能保留当天生产的不合格品;出现的不合格品应根据文件要求进行标识、记录和必要的改善措施;7.全体员工的坐姿、着装、厂牌的配戴符合公司的要求;六、与质量记录有关的问题1.质量记录有审批要求时,应按有关文件进行签名或审批,且审批手续齐全、正确;2.质量记录应按实施填写,且内容填写完整、齐全、正确;3.记录下不需要填写的地方应划上斜线“/”;(或盖“以下空白”印章)4.无充分理由时,质量记录不可用铅笔填写;5.不可剪贴,不要用涂改液涂改;6.涂改过多的质量记录应重新抄写;7.质量记录上的修改或涂改必须签字确认;8.应确保质量记录的完整性及连续性,尤其是需要作的后续跟踪的记录,如出现严重质量问题,则应按《纠正与预防措施控制程序》建立分析记录,同时应按《持续改进控制程序》建立和提供有关改进的记录;9.审核应尽可能的提供审核前一个月的质量记录,并准备审核三个月的记录;七、其它注意事项1.审核过程中,如持续到下班时间也应予以配合,不能催促或作有关不适当的表示;2.公司中的任何人员不可与评审人员发生冲突,避免强辩,明显的错误先立即接受;然后及时提供有效的证据进行解释;3.遇有问题时,能努力承担有关责任时决不可推卸到其它岗位或部门;4.对于文件或记录内容欠缺的部分,可能时相关职责部门/人应立即编制/修改/补充有关文件或质量,并在适当时间(最迟应在审核员做出审核结论前)提供给审核员看;5.全体员工对质量方针和质量目标均能理解,并能熟练地背诵;6.不围观,不窜岗,坚守工作岗位;当审核需要抽查时,回答完成有关问题并征询审核员的意见后立即回到本职岗位,不逗留;7.审核时应克服不良语言和行为习惯,如嚼槟榔,吸烟,他妈的话等;八、审核员的安排1.审核员的接送、住宿、餐饮需提前做好安排;2.审核员的办公室做出适当的安排;3.法律许可下的友情馈赠;。
如何做好迎接外审的准备工作一.正确对待外审1每次审核都是有目的的。
譬如,接受第三方审核,通过认证,获得证书;接受第二方(顾客)审核,希望成为他们的供方,或者其他什么目的。
准备工作必须围绕这个目的进行。
2立足于建立和执行符合要求的体系。
通过认证、获得顾客认可的前提是,实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系,组织要展示自己有能力提供顾客满意的产品和服务。
因此,要会用客观证据来证实自己有能力,有效地执行这个质量管理体系。
3积极展示自己能力。
无论什么审核目的,迎接外审都是一次展示自己能力的机会。
必须正确对待,特别要正确对待审核发现的不符合项。
不合格不是好事,但可以变成好事。
要从正面认识。
因为,不符合客观存在,这次不被发现和纠正,将来总会带来比现在更大的损失。
4积极配合审核方做好审核工作。
顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。
审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。
审核方希望尽快能从现场取得充分的证据,从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则,是有效的;被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据,证明自己所建立的体系符合标准要求,执行是有效的。
二.如何做好这项工作,主要把握好如下各个方面:明确这次审核的目的和审核的范围管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息:1审核的目的。
这次审核是认证(2008版认证审核),还是第二方审核,或者其他什么目的。
2审核的判别准则。
不同审核目的应当用不同的审核准则。
通常是质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件,还有和顾客签订的合同,以及适用的各种法规条例等,都是审核的准则。
但是,不同审核目的,侧重点是不同的。
譬如第二方审核比较侧重于与他们产品有关的要求。
第三方审核侧重于过程和顾客的要求。
3审核的范围。
确定审核的地点、职能、产品等范围(到时SGS会提供审核计划)。
迎审技巧和注意事项1.熟悉和掌握自身手头的各种资料,耐心仔细的回答有关问题。
需要出示证据性资料时,应尽快准确的出示,以证据说话。
不需提供的证据资料,不要提供。
2.对审核中的问题,能合理解释的,可以给予解释。
没有合适理由的,不要做太多的不合情理的解释。
更不要部门之间相互推委。
3.当某种合情理的解释未被采纳时不要与审核人员发生冲突,可向管理者代表反映,在与审核组沟通时详细反映。
4.做好应审的准备工作。
各部门应指定对体系熟悉的人员迎审。
迎审人员在接受审核时,将迎审的各项资料准备好,安排好日常工作。
在接受审核时尽量不受日常工作的干扰,不要接打电话,如确有无法回避的电话或工作时,应向审核人员做出解释。
5.迎审人员在审核期间尽量不要请假,如确需请假时,应找好或指定好接替人员,并将审核中的事项和资料交接清楚。
6.选派好陪同人员,陪同人员应熟悉体系、有较好的沟通能力。
在审核时,起到提醒和沟通的作用。
7.审核人员到有关部门审核时,请为其提供饮水等;将方便书写的座位让其就坐,以方便审核书写。
8.做好审核调度工作,已审核的部门应尽快将审核中涉及的内容传递给相关未审核的部门,使未审核部门心中有数。
9.准备好办公设备,如传真、电脑和复印机等,保证审核人员随时使用。
如有外地现场请准备适当的交通工具,方便出行。
组织领导、管理者代表审核的主要内容1、企业为什么要建立质量体系?提示:从为进一步提高产品质量、规范企业内部管理、满足顾客要求、在市场竞争中力争保持优势等方面回答。
2、在建立和实施质量体系中,作了哪些工作?提示:从以下几个方面回答:1)公司根据质量体系的要求,对产品质量形成的过程进行了识别、分析,确定了过程的顺序、关系和控制准则;包括:领导管理的要求、资源提供的管理、产品生产管理、监视测量和改进过程等。
2)确定了公司的质量方针和质量目标,并根据各部门的职责的管理范围,建立了部门质量管理目标,按照规定的考核周期进行了考核、评价。
审核过程注意事项及迎审技巧一、审核过程注意事项1、公司仅包含市场营销中心、供应链管理中心、运营中心、安全质量中心、人力资源中心、财务中心六个核心部门,不包含分子公司和产品中心;2、公司使用的测量设备有电子秤1台和温度记录仪14771台,其中温度记录仪只有'1000A/1000B/LY-TH20TP温湿度监控终端,不包括百沃、RC-5等其他温度记录仪;3、公司不涉及特种设备,及没有使用叉车,所有货物都是通过地牛和人工搬运;4、公司的审核范围是:普通货运、冷藏保鲜货物道路专用运输及仓储服务(不含分支机构);冷链验证相关的技术服务、GSP技术咨询,温湿度监测的技术服务。
5、审核老师分别是:审核组长:牛犇审核员:郭莉、律淑芝6、公司人数是59人。
7、体系运行时间从2016年9月中旬开始。
8、公司本年度进行两次内部审核,审核时间分别是2017年6月15日和2017年11月16日,其中第二次审核有3个不符合项:(1、供应商交货情况统计表,编号为CG-005 填写日期2017.9.29表单编号与文件要求不一致;(2、未更新知识清单;(3、冰排释冷放行表单填写不全,未填写操作人一栏。
9、管理评审时间是2017年11月22日。
10、公司质量方针是:高质量、低成本、优服务要求各中心负责人将质量方针传达至部门每个人员,并要求每人都能背下来。
11、质量目标是:11.1货损货差率0.5‰以内(每月发生的货损货差件数/该月发送总件数);11.2顾客满意率95%以上(调查的满意数/调查总数);11.3货物送达及时率97%;11.4客诉处理率100%;11.5方案评审通过率100%;11.6年度重大安全事故为零,一般小事故不大于3起。
二、迎审技巧1、各中心在接受审核前首先介绍所在部门、姓名、职务。
2、有问必答,答其所问。
先确定了解问题后再回答,没有了解的问题可向老师请教。
回答要有根据,审核员认可所答的问题后,不要再延伸,发展该问题。
迎审技巧和注意事项1.熟悉和掌握自身手头的各种资料,耐心仔细的回答有关问题。
需要出示证据性资料时,应尽快准确的出示,以证据说话。
不需提供的证据资料,不要提供。
2.对审核中的问题,能合理解释的,可以给予解释。
没有合适理由的,不要做太多的不合情理的解释。
更不要部门之间相互推委。
3.当某种合情理的解释未被采纳时不要与审核人员发生冲突,可向管理者代表反映,在与审核组沟通时详细反映。
4.做好应审的准备工作。
各部门应指定对体系熟悉的人员迎审。
迎审人员在接受审核时,将迎审的各项资料准备好,安排好日常工作。
在接受审核时尽量不受日常工作的干扰,不要接打电话,如确有无法回避的电话或工作时,应向审核人员做出解释。
5.迎审人员在审核期间尽量不要请假,如确需请假时,应找好或指定好接替人员,并将审核中的事项和资料交接清楚。
6.选派好陪同人员,陪同人员应熟悉体系、有较好的沟通能力。
在审核时,起到提醒和沟通的作用。
7.审核人员到有关部门审核时,请为其提供饮水等;将方便书写的座位让其就坐,以方便审核书写。
8.做好审核调度工作,已审核的部门应尽快将审核中涉及的内容传递给相关未审核的部门,使未审核部门心中有数。
9.准备好办公设备,如传真、电脑和复印机等,保证审核人员随时使用。
如有外地现场请准备适当的交通工具,方便出行。
组织领导、管理者代表审核的主要内容1、企业为什么要建立质量体系?提示:从为进一步提高产品质量、规范企业内部管理、满足顾客要求、在市场竞争中力争保持优势等方面回答。
2、在建立和实施质量体系中,作了哪些工作?提示:从以下几个方面回答:1)公司根据质量体系的要求,对产品质量形成的过程进行了识别、分析,确定了过程的顺序、关系和控制准则;包括:领导管理的要求、资源提供的管理、产品生产管理、监视测量和改进过程等。
2)确定了公司的质量方针和质量目标,并根据各部门的职责的管理范围,建立了部门质量管理目标,按照规定的考核周期进行了考核、评价。
体系外审迎审技巧及注意事项总的要求,迎审人员必须牢记的三各方面:1、现场审核过程中,要注意观察他们的提问以及我们提供证据与标准的差距,如果发现问题要马上和他们沟通,否则最后就来不及了。
一定要首先自己识别他们发现问题的重要程度。
2、在回答他们的提问是不要抢着说,先想清楚后再回答,不要让他们抓住把柄。
3、特别是在一些我们还做的不好的过程方面,告诉他们对标准的理解不深,目前也正在想办法进行改进等什么的,这样他们会宽容一些。
技巧方面:接受认证审核时,每一位员工必须要做到的是什么?一、自圆其说。
1. 知道应做什么事;2. 知道如何做事;3. 知道做事的依据;4. 用记录证实所做的事;5. 任何事都应形成循环(即PDCA模式)。
二、接受审核时应有的正常心态是什么?1. 不怕出现不合格,发挥出最佳水平;2. 尽可能减少不合格,以提高认证通过的可能性;3. 尽快纠正不合格。
三、接受审核方在审核中的角色是什么?1. 2:8规则;2. 20%听问题,听懂了才能回答对;3. 80%回答问题,回答时要谨慎。
四. 聆听时应注意哪些方面?1. 认真听,听不懂必然会回答不准确;2. 不懂就问,审核员会换一个角度询问;3. 一定搞清楚所问问题。
4. 接受审核时回答问题的基本原则是什么?5. 依据文件规定回答问题;6. 依据实际情况回答问题;7. 紧紧围绕提问,不要扯太远;8. 语言简单明了;9. 不要假设审核员不懂技术问题,审核员的视点是整个体系。
五. 回答问题时就注意哪些技巧?1. 只说自己的事,不说别人的事;2. 只说该说的事,该说的说足,不该说的不多说一句;3. 用证据说明问题;4. 自信而又不失谦虚;5. 多解释,不争论;6. 有误解时把解释权让给更明白的人(最好是上司)。
六. 回答问题时应避免出现哪些现象?1. 不懂装懂;2. 说别人的事;3. 所说的不符合事实;4. 谋求帮助;5. 对其他部门或人员进行诋毁;6. 争论不休不礼貌,可能会导致不好的结果。
ISO9001各要求审核技巧ISO9001是一个质量管理体系的国际标准,旨在帮助组织确保其产品和服务符合客户的要求并持续不断地提高其质量。
对于ISO9001的认证,组织需要通过内部和外部审核来证明其质量管理体系符合标准的要求。
以下是一些ISO9001要求审核的技巧:1.准备工作:在进行ISO9001审核之前,首先需要进行准备工作。
这包括:-熟悉ISO9001标准文档并了解标准的要求。
-了解被审核组织的背景、结构、业务流程和工作方式。
-确定被审核组织的质量管理体系的范围和目标。
2.审核计划的制定:根据被审核组织的范围和目标,制定审核计划。
审核计划应包括以下内容:-审核活动的日期、时间和地点。
-审核活动的参与人员和角色。
-审核的范围和目标。
-审核的方法和工具。
在现场审核过程中,审核人员需要与被审核组织的员工进行交流和互动。
以下是一些审核技巧:-提问技巧:使用开放式问题和封闭式问题,确保获得准确和详尽的信息。
避免使用引导性或武断性的问题。
-观察技巧:观察和记录实际的工作情况,与文件记录进行比较并核对信息的一致性。
-记录技巧:及时而准确地记录审核过程中的观察和发现,以备后续分析和总结。
在文件审核中,审核人员需要评估被审核组织的文件记录和文件控制程序的有效性。
以下是一些审核技巧:-文件评估:检查文件的完整性、准确性和时效性。
确保文件记录能够支持被审核组织的质量管理体系。
-文件控制程序:评估被审核组织的文件控制程序是否符合ISO9001标准的要求。
5.非符合事项和改进:在审核过程中,可能会发现一些非符合事项。
以下是一些审核技巧:-非符合事项确认:对于发现的非符合事项,与被审核组织的相关人员进行确认,并确保对其进行正确的分类和描述。
-改进建议:根据发现的非符合事项,提出改进建议,帮助被审核组织解决问题,并持续改进其质量管理体系。
6.审核报告的编写:在审核结束后,审核人员需要编写审核报告。
-报告结构:确保报告具有清晰的结构,包括审核范围、目的、结果和改进建议等内容。
迎审指导管理者代表在审核前要准备的工作准备事项:1.对认证公司的审核计划进行确认和反馈,若对计划有异议或疑义请提前与认证公司沟通协调。
2.制作欢迎标语:如“热烈欢迎审核组专家莅临指导”。
3.策划审核员的接送车辆、生活安排工作。
尽可能安排车辆去长途车站接站,一定要与审核组长及时沟通,了解审核组各个成员到达时间,准确告知接车时间、地点、车辆特征(品牌、型号、牌照末三位号码等信息)、司机手机号码。
考虑到审核组成员大多为行业内的专家,审核员在外审核时大多企业在有条件时均会安排居住星级宾馆,所以他们可能自己不带洗漱用品。
有热水洗澡,有空调、有台灯、写字台,便于晚上加班写材料,因为审核组白天在企业审核,晚上到半夜还要写材料。
管代最好亲自对接待条件进行检查,包括一些细节,我们发现有的住地,会出现有卫生间,没有热水;有台灯,没有电源;有电视,收不到台;有空调,但不能制冷或制暖的情况。
因为审核组大多通过网络进行外部联系,或者向认证机构汇报,所以有可能的话,尽量安排可以上网的宾馆。
准备好审核员返程的交通工具和车费。
食品要保证清洁卫生,可能的话给男性审核员准备一包香烟,大多数审核员不喝酒,所以吃饭时礼貌的例行劝酒,但不要强行劝酒。
在未取得同意时尽量不要在女性审核员面前抽烟。
4.请准备好审核员办公的地方和中午休息的地方,准备好打印和复印的条件。
准备管理手册、程序文件及工作文件,份数以参加审核的审核员人数为准。
指定审核陪同人员,多少以认证公司的审核计划分组情况为准,陪同人员最好是熟悉公司的业务及质量管理体系运行情况的人员。
5.认证审核前两天建议由管理者代表组织召开动员大会,一是方便各相关部门作好充分准备,二是消除大家的紧张感和压力。
外审前一天组织相关部门负责人对公司进行卫生大检查,包括各部门办公室、生产现场的物品摆放、文件管理等。
确保公司参加审核首末次会议的人员要穿戴干净整齐确保公司参加审核首末次会议的人员准时到场,至少应提前比审核员到场,并带好笔和本,严禁有迟到现象。