办公电话使用管理规定及流程
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办公电话使用管理规定及流程
为进一步规范办公电话管理制度,保证学校通信渠道的畅通,确保信息的及时传递,提高效益,减少失误,确保通讯费用开支的合理性,特制定本规定。
一、适用范围
本制度适用我校全体人员。
二、职责划分
1、行政管理中心:负责全校办公电话的监督与管理(传真
的使用由团队主任或指定专人负责)及负责电话的安装、使用、维修、停机、电话费用结算等相关事项的统筹管理。
2、各团队:负责管理本部门的电话及控制电话费用。
3、财务部负责电话费川的结算口
二、规定内容
1、办公固定电话,主要是为了方便与外界沟通,开展业务之用,严禁员工利用办公电话拨打私人电话,内线电话用于各部门之间的工作联络,任何人不得用内线电话聊天、谈笑
2、办公室电话主要用于工作联系,提倡使用文明、简捷的
3、各部门办公电话不得随意让非本部门人员使用,业务人员电话专人专用,不得给予他人使用,若遇到特殊情况,如电话出现故障,在短时间内无法修复,可向团队主任汇报,并由团队主任内部调剂,指定和某人暂时共用,暂借使用人员需向行政管理中心索要登记表,做好拨打电话号码记录,便于后续核查使用。
4、使用者需做好电话机、端口接线的维护工作,要求轻拿轻放,爱护固话设备,确保使用寿命,节约成本;使用者如发现电话机、线路等故障要及时向行政管理中心反馈,非专业人士不得私自拆装电话。
5、各部门不得私自安装通信线路,需要增加或改动通信线路的,需将变动理由反馈至行政管理中心,由行政管理中心上报校长进行审核批准后方可实施。
6、离职人员需做好固定电话的交接工作,保证电话机的设
备完好方可离职。
三、费用核对
1、财务部负责做好每个月的 5 日前应做好上个月的办公电话话费的缴纳,确保学校通信渠道的畅通。
2、每月5 日前行政管理中心按流程图负责进行查询、打印(营业厅)上月话费清单,并进行统计、核对。
四、处罚细则
1、用固定电话拨打私人电话及利用内线电话聊天、谈笑,扣所在团队作风评比 2 分/ 次,成长赞助 1 元/ 次。
2、未经申请批准使用他人电话者,扣所在团队作风评比 2 分/ 次,成长赞助 1 元/ 次。
3、使用者未认真做好电话机的维护,人为原因造成电话机损坏,按电话机采购价格原价赔偿,费用从工资中扣除,扣所在团队作风评比5 分/ 次。
4、私自更换、调换、拆装电话机,私自设置呼叫转移,安
装/ 更改通信线路者,扣所在团队作风评比 5 分/ 次,成长
赞助10 元,因故对学校造成较为严重损失,需承担所有损失,情节严重按劝退处理。
5、每月核对后发现有打私人电话或作其它无关事宜,如拨
打信息费、168、QQ等充值、网络游戏充值等特殊收费电话
属严重违纪行为,不仅所产生话费由当事人双倍承担,还应视情节严重给当事人进行处分,若无法核查、明确到个人,所产生话费按所在团队均摊处理。
6、离职人员需做好固定电话的交接工作,保证电话机的设备完好,离职时电话机有故障需向行政管理中心反馈,若人为原因导致损坏者,按电话机采购价格原价赔偿,费用从工资中扣除。
2013-3-1
缴费
责任人
加强监管力度