档案管理学(第三版)复习材料

档案管理学复习提纲：选择题1. 省级以上机关档案馆所接收的档案，在形成机关保存的年限是(20年左右)。

2. 省辖市和县级以下机关档案馆所接收的档案，在形成机关保存的年限是(10年左右)。

3. 接收档案时，一个机关的档案应集中保存在(一个机关档案室)4. 档案馆档案的主要补充源是(现行机关档案、撤销机关档案、组织和个人保存的散失档案、档案馆之间交接的档案)5. 确保入馆档案质量的首要工作环节是(保证入馆档案的齐全完整)6. 下列文件中必须归档的有(重份文件)7. 机关文书部门或业务部门想档案部门移交档案的时间应在(第二年上半年)8. 就性质而言，档案组织体系中属于党和国家的科学文化事业机构的是(档案室)9. 档案馆档案最基本的保管单位是(全宗)10. 档案馆内由若干互有联系的文件构成的组合体叫(全宗群)11. 档案收集工作的中心内容是(接收)12. 从文件的类型看，下列文件需要永久保存的是(本机关机构演变、领导人任免的文件材料;下属机关报送的重要总结报告和统计报告等文件材料;上级机颁发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件)13. 档案室是(机关的内部机构)14. 立档单位是(形成档案全宗的机关)15. 档案库房较为适宜的相对湿度是(50%65%)16. 标识符号=置于(并列提名项前)17. 为了解决档案不断损坏和人民利用要求长远的矛盾，便形成了档案的(保管) 工作18. 档案是在社会生活中(直接形成的)19. 本机关一般事务性的文件材料，应列为(30年)保管20. 建馆总数、库房面积、整理工作量符使用的是(相对数)21. (全宗卡片)是一种全面反映记录、汇报每一全宗情况的卡片式登记形式22. 整理工作的第一项工作是(区分全宗)23. 由档案数量很少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合体称 (全宗汇集)24. (组织机构年度分类法，问题年度分类法)一般多用于历史档案和撤销机关档案和整理25. (通用档案保管期限)是全国的标准期限表，它是制定其他类型档案保管期限表的依据，对其他各种保管期限表具有指导意义。

档案管理学复习资料１、档案的萌芽时期是结绳记事、刻契记事，形成时期是原始图画，成熟时期是原始文字，总之，档案的产生以文字为条件，而阶级的出现、国家的产生推动了档案的发展成熟。

２、我国档案演变经历了以下六个阶段：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型载体档案。

３、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律以备查考的各种形式和载体的历史记录。

基本含义1档案是人类社会各项实践活动中形成的。

2档案是保存备查的历史文件。

3档案信息的记录方式和载体的多样性。

4档案具有特有的原始记录性。

４、文件与档案的关系：第一，文件是档案的前身，档案是文件的延伸；第二，文件是档案的基础，档案是文件的升华；第三，文件是档案的因素，档案是文件的组合。

５、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是知识属性和信息性。

６、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值。

７、档案的作用：第一，维护国家、集体和个人权益的法律书证；第二，政治的必要工具；第三，行政管理的查考凭据；第四，生产建设的参考依据；第五，科学研究的可靠资料；第六，宣传教育的生动素材。

８、档案发挥作用的规律：第一，档案的时效律和扩展律；第二，档案机密性递减律和社会递增律；第三，档案行政作用弱化律和科学作用强化律；第四，档案价值共享律。

９、档案发挥作用的条件：第一，外部条件对档案价值实现的影响：（1）社会发展水平和社会政治条件；（2）社会档案意识 第二，内部条件对档案价值实现的影响：（1）档案管理方法的科学与否直接影响到档案价值的实现；（2）档案管理的手段现代化能够快速、准确、有效地提供档案，为档案价值的实现创造了条件；（3）档案管理状况，即物质保管条件。

１０、国家档案全宗是指一个国家过去和现在的国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。

１１、我国“国家档案全宗”按历史时期分为两大部分：第一，中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、人民公社、企业和事业单位的档案以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案；第二，中华人民共和国建国以前的档案，其又分为革命政权档案和旧政权档案两种类型。

档案学复习提纲《档案管理学》复习提纲：[1]重点概念：（必弄清楚）1、档案：（档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

——《档案工作基本术语》2、档案工作：档案工作就是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

工作内容在狭义上：档案具体业务工作（8个环节）收集—整理—签定—保管——检索—利用—编研—统计3、全宗：全宗一个独立机关、团体、企事业单位和著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。

简单地说：一个立档单位的全部档案就是一个全宗。

4、全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，即具有某些历史联系的若干全宗群体。

在意义：全宗群是在全宗理论基础上进一步解决全宗之间的相互关系的一种科学原则（“全宗群”的全宗要集中保管，不能分散。

）5、立档单位：立档单位是与全宗相对而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。

6、归档制度：国家对各单位向档案部门移交归档文件材料的规定。

具体包括三项内容：（1）归档范围。

（2）归档时间。

（3）归档要求。

7、立卷：对办理完毕而又有查考保存价值的文件，按照它们的形成过程中的联系和一定的规律组成案卷，叫立卷。

8、档号：亦称档案号。

是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

档号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

9、分类方案：全宗类档案整理标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，有称“分类大纲”。

10、案卷：案卷是文书立卷的结果，是关于某项工作活动或某一问题的有密切联系的、系统的文件组合体，是文书档案的基本保管单位。

11、件：件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。

12、档案鉴定：档案价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值，确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。

档案管理学期末复习资料档案管理学期末复习资料一、关键词解读1、档案管理：指对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，是档案工作的一项重要内容。

2、档案分类：指将杂乱无章的档案按照一定的分类标准，如年代、主题、地区等，进行分类整理，以便查找和利用。

3、档案整理：指将零散、杂乱的档案进行分类、排列、编号、装盒等操作，以便有序地存储和利用。

4、档案编目：指对档案进行著录、标引和组织等工作，以便快速地查找和获取所需的档案信息。

5、档案保管：指对档案进行妥善保管，防止其损坏、丢失等，以保证档案的完整性和安全性。

6、档案利用：指根据利用者的需求，提供档案的阅览、复制、摘录等服务，发挥档案的价值和作用。

7、档案信息化：指利用现代信息技术，如数字化、数据库、网络等技术，对档案进行信息化处理和管理，提高档案管理和利用的效率和质量。

二、文章结构1、档案管理概述：介绍档案管理的定义、目的、意义等基本概念，为后续内容的展开奠定基础。

2、档案分类和整理：详细介绍档案分类和整理的方法、标准、操作流程等，帮助读者了解如何将杂乱的档案进行分类整理，提高查找和利用效率。

3、档案编目：介绍档案编目的概念、方法、标准等，阐述编目在档案管理工作中的重要性，为快速查找和获取档案信息提供支持。

4、档案保管：介绍档案保管的方法、措施、注意事项等，阐述如何保证档案的完整性和安全性，防止档案损坏或丢失。

5、档案利用：介绍档案利用的方式、方法、途径等，阐述如何根据利用者的需求提供档案服务，发挥档案的价值和作用。

6、档案信息化：介绍档案信息化的概念、技术、应用等，阐述如何利用现代信息技术提高档案管理和利用的效率和质量。

7、总结：对全文进行总结，强调档案管理的重要性，呼吁读者重视档案管理工作的意义和作用。

三、具体内容1、档案管理概述档案管理是档案工作的重要内容之一，目的是将零散、杂乱的档案进行分类、整理、保管和利用等操作，以便快速地查找和获取所需的档案信息。

档案治理学档案的分类：1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、D 派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。

2按照内容标准有两种划分方法：3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。

4按照时刻标准划分：古代档案、近代档案、现代档案5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案档案治理理论分析1环节论：〔最常见的一种形式〕六环节论：收集→分析→鉴定→保管〔保卫〕→统计→利用;八环节论：收集→分析→鉴定→保管〔保卫〕→统计→利用→检索→编研2信息论：〔?档案治理信息论?〕输进→加工→输出→相应3三时期论：形成→治理→利用档案的起源1文字产生前的档案：①结绳记事②书契③岩画2文字产生后的档案①文字②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮〔蜡版〕 国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸档案的定义：复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直截了当形成，保持完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。

1法语国家：档案是文件三个方面：2英语国家：档案是进进到档案馆的文件3苏中国家：文件经回档后即为档案—文件中心档案的属性：1实质属性：原始性2一般属性：知识性：储存传播知识信息性：①扩充性②可压缩性③可替代性④可传输性文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会效劳档案的价值和作用1价值：凭证、参考→【行政凭据、 信任、史料共计】2作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料〔以上根基上国家作用〕国家、组织、个人维权的重要〔个人作用〕档案工作的全然原那么1我国档案事业治理体制——集中制国家所有〔立档单位〕集中治理分级设馆馆网庞大1直截了当分为D 务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等2先分为一般档案【如：D 务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等2全然原那么〔全然原那么建立在治理体制上〕①统一领导，分设治理：A 分设按行政级不来分级B 按专业来分设②维护档案的完整与平安：A 数量要求完整，质量保证B 平安性：实体平安、内容平安3便于社会各方面利用：（1） 以档案原件提供利用（2） 以档案复制品提供利用（3） 综合档案内容编写书面资料提供利用收集的定义：档案的收集工作，确实是根基按照 、 的 ，通过例行的接收制度和专门征集的方法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地点的档案，分不集中到各级档案保管机构。

档案管理学复习资料定义题一：档案的收集。

P68档案的收集：是接收、征集档案和有关文献的活动。

(具体讲，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。

)二：归档。

P90归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。

三：历史档案。

P110历史档案：通常是指中华人民共和国成立以前（各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中）形成的档案。

包括革命政权的档案、历代王朝、北洋军阀和民国时期的档案。

四：全宗。

P124全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机关联的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

五：立档单位。

P126立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。

（形成个人全宗的个人、家庭和家族，也是立档单位。

P137）六：人物（个人）全宗。

P137个人全宗：社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。

历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于个人全宗的类型。

七：档案价值的鉴定工作。

P33档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。

简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁（生存死亡）的工作。

它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。

八：全宗卷。

P221全宗卷：档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料缩组成的专门案卷。

九：档案检索。

P274档案检索：对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。

有广义狭义之分。

广义包括存储和查找两个过程。

档案管理学复习重点第四章档案的收集：★指档案馆（室）接受与征集档案及有关文献的活动。

P62档案收集工作的基本要求：加强调查研究，丰富馆藏，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。

P62归档制度：★对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。

P65归档制度主要包括四个方面：1，归档范围。

2，归档时间。

3，归档文件的质量要求。

4，归档手续。

P65会计档案归档时间：一般是在会计年度结束之后，暂由企业会计部门保管一年，期满后移交给档案部门。

P66人事档案归档时间：一般在办理完后的10天或者15天内向档案部门归档。

P66第五章档案整理的目的：将处于零乱或零星状态，需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化以便于档案的管理和查找利用。

1，管理上的需要。

2，对外服务的需要。

P75档案整理工作的步骤：★区分全宗全宗内档案的分类文件的归类、组卷案卷（件）的排列、装订编制案卷（件）目录编写全宗历史考证装盒P76档案整理工作原则：1，必须保持文件之间有机的历史联系。

2，档案的整理要便于管理和利用。

3，档案的整理应充分利用原有基础。

P79全宗分类规则：1，排它规则2，同一规则3，效用规则P88分类方案的编制要求：1，保证档案分类方案类目体系的严整性。

2，档案分类方案类目体系应具有可包容性。

3，档案分类方案类目体系应具有相对稳定性。

P90案卷内科技文件的排列：1，图样的排列2，文字材料的排列3，图文混合文件的排列P109科技档案号：1，分类式科技档案号2，累计式科技档案号P110档号：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号的合称。

P111第六章档案鉴定工作内容：★1，制定鉴定档案的有关标准2，具体鉴别档案材料3，挑出无保存价值和保管期限满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。

P117档案鉴定工作意义：1，档案鉴定是决定档案存亡的基本手段2，档案鉴定是优化馆藏、提高档案管理效益的重要手段P118鉴定档案价值的原则：1，从国家和人民的整体利益出发鉴别档案的价值2，从全面的、历史的、发展的、效益的观点鉴别档案的价值鉴定档案价值的标准：★●1，来源标准：（1）档案形成者的地位，级别，作用等直接影响其所形成档案的价值（2）文件可以是本单位生产的，也可以是由上下级或平级的来文，其来源是不同的（3）立档单位产生的文件价值受其形成者在本单位的作用，职能等的影响P1202，内容标准：（1）档案内容的重要性（2）档案内容的典型性、代表性与独特性（3）档案内容的时效性P1213，形式特征标准（1）文种（2）形成时间（3）文本（4）文件的外形特点P1224，社会需要标准：P1225，其他标准（1）档案内容的重复程度（2）所存档案的完整程度（3）各全宗档案的重复性P123档案鉴定工作程序：1，文书或业务部门鉴定2，档案室鉴定3，档案馆鉴定价值鉴定的方法：1，直接鉴定法2，间接鉴定法3，抽样鉴定法档案的销毁：★●1，编制档案销毁清册2，撰写“销毁档案内容分析报告”3，审查批准手册4，销毁档案的方法P132第七章档案保管工作含义：对已整理好并存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作以维护档案的完整与安全。

名词解释1、来源原则所谓来源原则就是：“把同一机构、组织或个人形式形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

”对来源原则可以简单理解为，产生于一个特定机构或组织的全部档案应集中保存，不能把它与其他来源的档案相混合。

2、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化，全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体，并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。

3、档案价值的鉴定工作所谓档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。

简单地说，就是判定档案价值，决定档案存毁（生死存亡）的工作。

它是档案工作的业务内容之一,是档案馆（室）的一项专门业务。

4、档案保管期限表（必考）档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。

它是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。

5、全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

6、立档单位立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。

7、个人全宗个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。

8、档号档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。

档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

9、档案代理卡档案提供利用和档案馆（室）内部工作，有时需要将库房中已排架分类的档案,暂时移出库外。

为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷（件）卡。

10、全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位，由说明全宗历史情况的有关情况的有关材料组成的专门案卷。

包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。

档案管理学第一章档案概论一、绪论1、什么是档案管理学？~是研究档案管理工作基本原理、原则、技术、方法的学科。

2、学习档案管理学的重要性。

就秘书工作者业务知识结构而言，档案管理知识是不可缺少的组成部分。

首先，从机构人员编制的发展趋势来看，秘书人员和档案管理人员的工作职能将逐渐趋于一体。

其次，从信息技术发展的前景来看，秘书工作与档案管理工作的流程将难以分开，秘书工作职能将扩大到档案管理的范畴。

最后，从保证档案的质量与档案工作现代化建设的角度来说，秘书人员档案意识的具备与否也是至关重要的，而其档案意识的高低主要取决于所掌握的档案学知识多少。

3、档案管理学的学习方法：1、历史研究法2、调查研究法3、比较研究法4、案例研究法5、理论研究法4、档案管理学的学科特点：1、理论性与应用性的统一2、综合性与专业性的统一3、社会性与服务性的统一二、档案概论起源和沿革（一）起源(主要有以下4种观点)1、国家——文字——档案2、文字——国家——档案3、文字——档案——国家——有条理的档案4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案（二）沿革1、载体沿革甲骨档案金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案声像档案电子档案2、名称的沿革A、商：册；周：中；秦汉：典籍；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；B、“档案”一词，一般认为初见于清代。

3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。

复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。

三、档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

除了书上的表述，还可以有如下表述：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。