2020年(采购管理)采购订单操作

（BPM业务流程管理)采
购业务流程
采购业务流程
1、仓库设置
可以根据公司的业务情况，设置三个仓库：预留仓、散货仓和次品仓。

预留仓：所有已经被订购的货品存放在此仓，此仓中的货品只能发给订货人。

散货仓：所有没有被人预订的货品存放在此仓，此仓的货品可以发给任何人，此仓的库存数量是可供货数量。

次品仓：用于存放待处理的次品。

除此之外，如果还需要管理样板，可以设置样板仓。

2、填制采购订单（采购部）
根据市场销售状况、货品库存情况和公司新款上市计划制定《采购订单》，《采购订单》也可以由《销售订单》转换而来。

3、采购收货（仓库）
仓库接收生产厂送来的货品，核对数量和款式等，仓库填写《采购收货单》，系统自动增加仓库库存数量，同时增加应付帐款，若发现厂家送货与《采购订单》不符，请示采购部经理处理。

4、采购退货（仓库）
对于需要退回给厂家的货品，开具《采购退货单》，系统冲减仓库库存，同时减少应付帐款。

（采购管理）采购系统使用说明目录采购系统使用说明2第一节基础信息21.1设置审批环节21.2设置审批流程41.3采购类别定义61.3.1 采购类别定义61.3.2 采购物品维护&供应商维护7 第二节采购管理82.1申购82.2审批132.3采购152.3.1 采购订单查询162.3.2 申购批后单转采购172.3.3 紧急申购批后单转采购单18 2.4验收192.4.1 未确认收货记录查询窗口21 2.4.2 待验收采购定单查询窗口22 2.4.3 验收单24第三节价格管理253.1供应商报价253.2价格审核283.3物品定价293.4定价审核32第四节其他334.1合同管理334.1.1 合同管理列表334.1.2 新合同344.2采用下期定价364.3手工更新定价报价36采购系统使用说明采购管理系统是整个物流系统的中枢，对内联系着部门，将部门的要求反映为采购订单，并将收货凭证转交收货部门作为验收依据。

对外，采购系统联系合适的供应商，从而达到物品的采购。

采购系统主要有以下功能：生成采购订单、供应商报价及市场价搜集、物品按期定价等。

生成采购订单有两种方式：一种是根据部门应用系统各部门及仓库提出的申购单的批后单，系统自动生成相应采购订单；另一种是根据手工的批后单输入采购订单（一般用于申购功能未使用或未完全使用）。

第一节基础信息采购业务重点：厂商报价、物品定价、信息查询、系统维护等。

每个酒店采购物品都有一定的审批流程，使用采购系统前，必须先正确合理的设置好审批流程。

审批流程的设定主要有两方面的工作：审批环节、审批流程，如下图所示。

1.1设置审批环节所有审批环节的汇总，并指定每个审批环节中有效人员的工号，便于设置审批流程时采用。

执行系统维护→审批环节维护，打开审批环节维护窗口，如下图所示。

窗口左边是全部审批流程环节列表，中间是各环节的详细信息：项目说明编码即审批环节的流水号，增加环节时，编码自动生成；审批环节即审批环节描述；分部门审批每个审批环节下可能涉及整个酒店多个部门的操作人员，而有些操作被限制只能本部门人员操作与本部门相关的业务。

采购管理操作手册一、采购订单下达 (3)二、采购入货单制作 (5)2.1功能路径 (5)2.2 操作步骤 (6)三、采购发票录入 (7)3.1 功能路径 (8)3.2 操作步骤 (9)一、采购订单下达1) 采购订单下达适用业务：所有采购物资的订单下达。

功能路径：“供应链”-“采购管理”-“采购订货”-“采购订单”功能界面及操作步骤：图1.12）界面功能说明本界面提供新增、修改、删除、输出、打印等基本功能。

3)增加：打开界面后，单击“增加”按钮进行添加，如图1.2。

填写供应商、价格、用途等内容，最后进行保存、审核。

图1.24）修改：是指对已保存、审核的采购订单进行修改。

打开一张要修改的采购订单，如图1.3。

对于一张已经审核的采购订单要进行修改，先单击“弃审”按钮，出现如图1.4所示“单据弃审成功”，单击“确定”按钮，然后再单击“修改”按钮进行修改；对于一张已经保存但没有审核的采购订单要进行修改，直接单击“修改”按钮进行修改。

修改后的采购订单需再次保存和审核。

图1.3图1.45）删除：是指对已保存、审核的采购订单进行删除。

打开一张要删除的采购订单，如图1.3。

单击“删除”按钮，出现如图1.5所示“确实要删除该张单据吗”窗口，单击“是”就可以删除该张单据，单击“否”则不删除该张单据。

图1.56）采购订单列表、采购订单执行统计表和采购订单预警察和报警表：这三种表格是用来对采购订单进行查询统计的。

分别点击请采购订单列表、采购订单执行统计表和采购订单预警察和报警表过滤出所需要的采购订单。

二、采购入货单制作适用业务：所有采购物资的入库单制作。

功能路径：“供应链”-“库存管理”-“入库业务”-“采购入货单”功能界面及操作步骤：2.1功能路径进入U8：“业务工作”-“供应链”-“库存管理”-“入库业务”-“采购入库单”，双击打开，如下图；2.2 操作步骤1）增加单据：打开界面后，单击“生单”按钮，参照“采购订单”，如下图，出现过滤条件选择窗口，如下图；2）在该窗口中添加过滤条件后单击“确定”按钮，如供应商编码或者订单号，出现“订单生成列表”窗口，如下图，3) 选择相应的采购订单后，单击“确定”按钮，就可以把选中的采购订单拷贝到“入库单”中，进行保存，再进行单据审核。

20XX 专业合同封面COUNTRACT COVER甲方：XXX乙方：XXX采购协议管理：2024版订单处理步骤图解版B版本合同目录一览1. 订单提交1.1 客户提交订单1.2 订单接收确认2. 订单审核2.1 审核订单内容2.2 审核订单资质3. 订单评审3.1 评审订单可行性3.2 评审订单风险4. 订单批准4.1 批准订单4.2 通知客户订单批准结果5. 订单执行5.1 分配订单任务5.2 开始订单执行6. 订单进度跟踪6.1 定期跟踪订单进度6.2 更新订单进度信息7. 订单变更管理7.1 处理订单变更请求7.2 评估订单变更对合同的影响7.3 通知客户变更结果8. 订单完成8.1 确认订单完成8.2 提交订单完成报告9. 订单验收9.1 客户验收订单成果9.2 验收结果反馈10. 订单结算10.1 计算订单费用10.2 提交结算申请10.3 结算审批10.4 完成结算11. 订单售后服务11.1 处理客户售后需求11.2 提供售后服务12. 订单归档12.1 归档订单相关文件12.2 管理订单档案13. 订单评价13.1 客户评价订单服务13.2 供应商评价订单过程14. 合同终止与解除14.1 合同终止条件14.2 合同解除程序第一部分：合同如下：第一条：订单提交1.1 客户提交订单1.1.1 客户通过采购平台或指定方式提交订单，包括订单名称、数量、规格、要求等相关信息。

1.1.2 供应商在收到订单后，应在规定时间内进行订单接收确认，确认收到订单无误。

第二条：订单审核2.1 审核订单内容2.1.1 供应商对客户提交的订单内容进行审核，包括产品规格、数量、交货时间等是否符合合同要求。

2.1.2 审核订单资质2.1.2.1 供应商应审核客户提交的订单资质，包括但不限于客户的有效性、信誉度、付款能力等。

2.1.2.2 如审核中发现客户资质不符合要求，供应商有权拒绝接收订单。

第三条：订单评审3.1 评审订单可行性3.1.1 供应商应根据自身生产能力、库存情况、资源配置等因素对订单进行评审，评估是否能够按照客户要求完成订单。

采购订单操作流程一. 采购项目接到采购部门的采购项目后，仔细核对包括物资名称、规格型号、技术参数、数量等。

把不明确的物资挑出，与采购部门确认无误后，将采购项目单保存，以便日后核对。

二. 询价询价需要平时对客户的积累.1.有过采购记录的物资，可参考原来的供应商的同时比较新的供应商一些报价，(1)采购员需要多家供应商参与报价，这样有助于采购员对该产品的市场行情有个了解.(2)有助于采购的客观、公正.三方面(3)节约公司采购成本.2.无采购记录的物资，需要查找供货资源，找到一定量的供应商，交流所需的和供应商所供的是否一致，是否吻合，作为备选供应商。

必要时让对方提供公司资质证明。

(1) 发询价函：了解供应商后，发询价函，让供应商对价格、交货时间、付款方式、售后服务等确认后加盖公章回传;(2) 议价：综合考虑价格、交货的及时度、付款方式等方式找出二、三家，进一步商谈，以达到最能保障公司利益的企业进行合作三. 做订单或合同1.相互合作已取得信任的供应商及多次采购相同货物, 可直接做采购合同, 经总经理审核批准后方可生效.2第一次采购的货或第一次合作的供应商需做供应商选择报告, 经总经理审核批准后确定下单.(供应商选择报告:比价表、报价单、企业资质、采购计划、采购计划确认单，以及合同的主要条款简要说明)合同及会签：将双方的合作意向、方式等以合同形式拟定出来后，尽量由供应商先盖章回传后，经总经理签字,采购负责人盖章会签.3.下单过程中采购员将产品名称、规格型号、技术参数、数量等因个人原因出错而导致公司赔偿损失,将由采购员承担全部赔偿.如果金额较大,将按公司相关规定处理.4. 回传合同或订单5. 合同或订单签订后，需根据采购部做的采购计划，完成采购订单.6. 货物跟踪: 根据合同签后与供应商保持联系,实时跟踪货物生产完工情况,根据公司出货安排实时告知供应商交货地址及所需要相关信息，直至货物安全完整送至出货港口装箱出港.四、生效 :本规定自2013年月日起执行，解释权归公司行政人事部。

采购订单处理流程说明1. 概述本文档旨在详细描述采购订单的处理流程，以确保采购流程的顺利进行。

采购订单是指采购部门向供应商发出的购买产品或服务的正式要求。

2. 创建采购订单采购订单的创建通常由采购部门负责人或授权人员完成。

创建采购订单时需要提供以下信息：- 供应商信息：包括供应商名称、地址、联系人等。

- 产品/服务信息：包括产品名称、规格、数量、单价等。

- 发货要求：包括交付日期、交付地点等。

- 付款方式：包括付款条件、付款方式等。

3. 审批采购订单创建完采购订单后，需要进行审批流程。

审批流程通常涉及多个层级的审批人员，具体的审批流程可以根据公司的规定进行定制。

4. 发送采购订单通过审批的采购订单将会发送给供应商。

发送采购订单时，需要注意以下事项：- 确认供应商的接收方式：可以通过电子邮件、传真等方式发送采购订单。

- 确认采购订单发送后的回执情况：如果供应商未及时回执，需要与其联系确认。

5. 订单跟踪与变更一旦采购订单发送给供应商，就需要进行订单的跟踪与变更管理。

具体步骤如下：- 跟踪订单状态：及时了解订单的处理进度，确保按时交付。

- 处理变更请求：如果需要对采购订单进行变更，需要与供应商进行协商，确保变更得到确认并更新订单。

6. 采购订单收货与验收当供应商发货后，采购部门将对收到的产品进行验收。

验收步骤如下：- 检查产品的质量和数量是否符合采购订单的要求。

- 如有问题，及时联系供应商进行解决。

7. 付款处理一旦产品验收合格，采购部门将根据采购订单的付款条件进行付款处理。

付款步骤如下：- 核对付款条件：包括付款金额、付款截止日期等。

- 进行付款：可以通过银行转账、支票等方式进行付款操作。

8. 订单归档完成付款后，采购部门将对采购订单进行归档，以备将来的查询和审计。

9. 异常处理在采购订单处理过程中，可能会出现异常情况，如供应商延迟发货、产品质量问题等。

对于这些异常情况，采购部门需要及时与供应商进行沟通和解决，并在文档中记录相关事宜。

采购管理
一、业务流程
二、操作说明
（一）采购订单
1、录入
a)双击“供应链”——“采购管理”——“采购订单”中的“采购订单-新
增”；
b)录入“供应商”、“物料代码”、“部门”、“业务员”以上4项通过F7键选
择,日期、数量、单价后点保存;
如果是依据申请单生成的采购订单,则在源单类型处选择“采购申请单”,选单号处按F7键选择,在出现的界面中选中要做订单的记录后点工具栏上的“返回”可以按键盘上的Crtl或shift键后选多条记录;
根据申请单关联生成采购订单后,原申请单系统自动关闭,即同一张申请单不允许生成多张采购订单;
2、审核
a)双击“供应链”——“采购管理”——“采购订单”中的“采购订单-维
护”；
b)在条件过滤界面中选择查询条件,比如：审核标志选择“未审核”；
c)筛选出单据后双击要审核的单据；
d)确定数据无误后点工具栏上的“审核”;
（二）采购收料
1、双击“供应链”——“采购管理”——“收料通知”中的“收料通知单-
新增”；
2、在源单类型处选择“采购订单”,选单号处按F7键选择,在出现的界面
中选中要做收料的记录后点工具栏上的“返回”可以按键盘上的Crtl或shift 键后选多条记录;录入收料仓库、部门、业务员通过F7键选择和数量后点保存,审核;。

（采购管理）操作手册采购订单MMXX集团SAP项目最终用户操作培训手册物料管理（MM）功能描述：采购订单的创建、修改、查询事务代码：ME21N、ME22N、ME23N、ME2M 手册版本：v1.0关键用户：邹志宏顾问：赵畅、车玉花作者：邹志宏日期：2009-10-10密级：保密目录1.功能用途42.适用的业务流程43.操作岗位44.业务过程概述45.具体操作步骤45.1业务场景：手工创建消耗性物料采购订单（ME21N）4 5.1.1业务描述45.1.2操作路径45.1.3具体步骤45.2业务场景：手工创建库存物料采购订单（ME21N）75.2.1业务描述75.2.2操作路径75.2.3具体步骤75.3业务场景：手工创建外协加工物料采购订单（ME21N）10 5.3.1业务描述105.3.2操作路径105.3.3具体步骤105.4业务场景：参考采购申请创建采购订单（ME21N）13 5.4.1业务描述135.4.2操作路径135.4.3具体步骤135.5业务场景：创建转储采购订单（ME21N）165.5.1业务描述165.5.2操作路径165.5.3具体步骤165.6业务场景：创建退货采购订单（ME21N）195.6.1业务描述195.6.2操作路径195.6.3具体步骤195.7业务场景：创建固定资产采购订单（ME21N）215.7.1业务描述215.7.2操作路径215.7.3具体步骤215.8业务场景：采购申请货源分配（ME56）245.8.1业务描述245.8.2操作路径255.8.3具体步骤251、命令栏中输入事务编码ME56或双击菜单项进入采购申请货源分配界面：25 5.9业务场景：由采购申请自动转采购订单（ME59N）285.9.1业务描述285.9.2操作路径285.9.3具体步骤285.10业务场景：修改采购订单（ME22N）30 5.10.1业务描述305.10.2操作路径305.10.3具体步骤305.11业务场景：单个查询采购订单（ME23N）32 5.11.1业务描述325.11.2操作路径325.11.3具体步骤325.12业务场景：查询采购订单清单（ME2M）33 5.12.1业务描述335.12.2操作路径335.12.3具体步骤331.功能用途采购员在系统内创建、修改、查询各种类型的采购订单2.适用的业务流程大货皮料、面副料、底材采购业务流程、正单包材采购业务流程、生产性非大货采购业务流程、非生产性物资采购业务流程、外协采购业务流程、固定资产采购业务流程、公司内工厂间转储采购业务流程、公司内工厂间加工业务流程。

20XX 专业合同封面COUNTRACT COVER甲方：XXX乙方：XXX采购协议管理：2024版订单处理步骤图解本合同目录一览1. 订单提交1.1 客户提交订单1.2 订单审核1.3 订单确认2. 采购申请2.1 采购部门接收订单2.2 采购申请2.3 采购申请审批3. 供应商选择3.1 供应商评估3.2 供应商选择标准3.3 供应商通知4. 谈判与合同签订4.1 价格谈判4.2 合同条款讨论4.3 合同签订5. 订单处理5.1 订单分配5.2 订单执行5.3 订单跟踪6. 生产与物流6.1 生产计划制定 6.2 物料采购6.3 物流安排7. 质量控制7.1 质量标准制定 7.2 质量检验7.3 质量问题处理8. 货物验收8.1 货物到达通知 8.2 货物验收标准8.3 货物验收报告9. 付款与结算9.1 付款条件9.2 发票核对9.3 付款操作10. 售后服务10.1 售后服务标准 10.2 售后服务流程10.3 售后服务评价11. 合同变更11.1 变更申请11.2 变更审批11.3 变更执行12. 合同终止12.1 终止条件12.2 终止程序12.3 终止后果处理13. 争议解决13.1 争议协商13.2 调解程序13.3 仲裁或诉讼14. 合同的生效、修改和解除14.1 合同生效条件14.2 合同修改程序14.3 合同解除条件及程序第一部分：合同如下：第一条订单提交1.1 客户提交订单1.1.1 客户通过指定的订单提交平台或方式，向供应商提交订单。

1.1.2 客户需确保提交的信息准确无误，包括产品型号、数量、交货时间等。

1.1.3 供应商在收到订单后，需在约定的时间内确认收到订单。

1.2 订单审核1.2.1 供应商在收到订单后，对订单进行审核，包括但不限于订单的完整性、合理性、可行性等。

1.2.2 供应商在审核过程中，如发现订单存在问题或疑问，应及时与客户沟通，进行核实和澄清。

1.2.3 供应商应在约定的时间内完成订单审核，并向客户反馈审核结果。

（采购管理）采购人操作手册南宁市政府采购管理信息系统采购单位操作手册二○一二年十月郑州信源信息技术股份有限公司目录1用户登录32用户界面33委托单申请43.1委托登记主页面43.2搜索服务53.3新建委托单63.4编辑需求分包63.5编辑委托单134委托单申请流程144.1编辑委托单信息154.2查看委托单信息164.3上传附件174.4提交送审184.5委托单的取回与终止205采购人确认初稿215.1查看采购文件225.2采购人审核确认251用户登录点击在地址栏输入：http://172.16.218.42:8080/nncg（建议加入收藏)，输入帐号、密码和检验码并点击，如要变更请点击,如图1-1所示：图1-12用户界面在用户主页面可进行如下操作：如图1-21、密码修改：修改初始密码或变更密码；2、待办事项：显示当前需办事的事项，按日期排序；3、项目状态：显示当前项目进展情况，显示当前所处环节；4、开评标安排：显示项目开标时间、地点、评标地点，按日期排序；5、系统提醒：显示项目的质询、澄清等信息；6、备注：根据用户角色分配相应的功能，登录后界面及操作权限均有所不同。

图1-23委托单申请3.1委托登记主页面操作角色：采购人功能入口：1.操作步骤：点击左侧系统功能菜单下的右侧弹出委托单申请登记页面，如图1-1-1-1-1所示：图1-1-1-1-1委托申请单的采购项目委托单分类查看如下：1、点击标签列表显示起草中的委托单信息，如图1-1-1-1-2所示：图1-1-1-1-22、点击标签列表显示登记中的委托单信息，如图1-1-1-1-3所示：图1-1-1-1-33、点击标签列表显示已分派的委托单信息，如图1-1-1-1-4所示：图1-1-1-1-44、点击标签列表显示已终止的委托单信息，如图1-1-1-1-5所示：图1-1-1-1-53.2搜索服务操作角色：采购人功能入口：委托管理委托管理委委托单申请操作步骤：如图1-1-1-1-1所示，可通过二个查询条件：项目名称、采购种类（货物、工程、服务）进行查找，选择任一查询条件点击。