备品备件流程
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操作规范
——备品备件
1.采购执行
1.1 相关职能部门/责任人根据采购流程图规定和申报物料需求计划，通过公司内部系统OA中的工作流，向相关领导提出申请，经领导审批后转交到采购员；对于急于采购的或相关领导不在时，相关人员可以将常用物资以OA短信的形式发给采购员直接采购。
1.2 采购员根据物料需求计划进行分类采购，在金蝶K3中做相关订单，并要负责采购订单数量、价格、交期等的准确性；在确认无误后，由采购员执行采购。
1.3 采购员将常用物资以电话或邮件形式报采购计划与相应的供应商，并与供应商确认订单；
现购类物资以签订合同为准。采购员咨询供应商后，应与供应商确认物资的规格型号，并就相关技术指标进行确定，在合同中将相关条款写清楚，经双方协商确认后，签字盖章互传合同即为生效，合同财务、供应各一份，经财务部确认打款后催促供应商发货。
1.4 采购员下达订单给供应商后，应根据订单要求负责对供应商的生产进度和交货期进行跟催管理，确保供方按时交货，如遇不可抗力供方无法按时交货，采购员应与物料需求部门及供应商协调，重新协商交货方式。
1.5 采购进厂的常用物资由供应商自己办理进场检验手续，凭来货明细和合格证明办理入库手续。
采购进厂的现购类物由采购员办理进厂检验手续，凭合格报检单办理入库手续。
1.6 常用类物资有供应商自己根据中铁建公司确认的入库单开具相应的发票，到供应部进行审核，然后交财务进行挂账，财务部核实金额、付款条件后办理；
现购类物资由采购员凭签根据中铁建公司确认的入库单及相关的发票到财务进行报账，财务部核实金额、付款条件后办理。
2. 采购物料进厂检验
2.1 关键设备配件应由相关设备管理人员或设备使用人员进行确认验收，合格后通知相关库管人员收到该物资，可以办理相关的入库手续，如有不合格，应及时通知供应商进行的无条件更换，并对由此发生的相关费用付全部责任。
2.2 相关仪器等应由中心实验室组织相关人员针对关键控制指标和要求进行验收，相关人员验收合格后，通知相关库管人员可以办理入库手续，若不合格，应及时通知供应商要求相关人员到厂进行核实，或无条件更换，并对由此发生的相关费用付全部责任。
2.3 常用类物资有使用人员进行核实，并进行质量验证，不合格的及时通知供应部，供应部通知供应商进行限期整改，并进行整改项目的再验收。
流程图见下一页
备品备件采购流程图
确定数量及价格等相关条件后，签订合同，并做订单，财务、供应各存一份合同备案，打款后催促发货。 货到后，验收合格，办理入库手续
货到后，验收不合格，与厂家协商，并立刻进行调换，对于造成的损失按合同索赔，待货合格后再办理入库手续 入库单与发票一起，让科长签字后，交财务报账 以电话，或邮件形式报采购计划与相应的供应商，供应商按期送货（该类为投标定价产品），采购员做采购订货到后，库管验收，供应商自己办理入库手续 月底前，供应商开清当月所欠发票，交供应部审核后，到财务挂账
车间根据需求并结合库存报计 划 常用物资采购
现购类物资 批量的车间进行月报
其它零星物资通过OA采购流程报计划
配件：和设备动力部结合，确定原厂家采购
不常用物资：通过相关手段，进行比价、议价采购，如上网、或通过相关厂家
