秘书工作的宏观环境

盐城师范学院毕业论文浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析学生姓名学院文学院专业汉语言文学(高级文秘)班级学号指导教师2016年4月1日浅析当前秘书工作所遇到的困境和对策分析摘要秘书是现代社会急需的软人才之一，随着中国加入WTO，秘书工作迎来了更加广阔的发展空间。

秘书工作具有服务的直接性和稳定性、知识化和专业化、年轻化和女性化等特征。

但是随着社会工作越来越细分化，传统的秘书工作逐渐不能适应现代社会发展的需要，因而秘书工作从业者愈发难以适应这些改变，在日常工作中也不得不面对这些不适应带来的困境。

社会分工的变化要求秘书工作也要逐步改变，主动适应。

本文以当前秘书工作为背景，首先分析当前经济形势下秘书工作中存在的问题与面对的困境，引出解决方案和对策；然后再从当前的经济发展趋势，分析出未来秘书工作的前景。

【关键词】秘书；困境；方案；前景A Research of Guiyouguang’sProse About Anti-ancient Japanese invadersAbstractJiajing period, the whole society exception dark chaos. Mongolia and other countries invaded the north border, Japanese pirates invaded south coast,the people lived very hard.Guiyouguang lived in Kunshan,witnessed scenes of human tragedy. He racked their brains for advice to the authorities, he has wrote many articles about anti-ancient Japanese pirates. In this paper, the prose of anti-ancient Japanese pirates as the main object, by studying the characteristics and value of its narrative prose, assessment and induction of strategic thinking and other political commentary prose anti-ancient Japanese pirates claims to a deeper understanding of the deep patriotism and keen strategic vision; and from the track Guiyouguang’s life, to appreciate the genuine feelings of Mr. Confucian ideas and thinking sad; Jiajing era live by the spirit of the era to tap to Guiyouguang represented by showing a virile Scholars backbone and heavy historical responsibility.[Key words] Guiyouguang , prose of anti-ancient Japanese pirates ,deep patriotism , the genuine feelings of Mr. Confucian ideas目录引言 (1)一、秘书的定义和工作职责 (2)二、秘书的特征 (2)三、秘书工作的现状分析 (5)(一) (5)(二) (7)(三) (8)四、秘书工作遇到的困境和对策分析 (10)(一) (10)(二) (12)五、秘书工作的前景分析 (13)结语 (16)参考文献 (17)引言在经济全球化的当今时代，秘书工作已经成为政府、企业发展过程中不可或缺的部分。

文秘专业就业背景分析报告标题：文秘专业就业背景分析报告引言：随着经济的不断发展和企业的快速增长，对文秘人才的需求也在逐渐增加。

文秘专业以其专业性和实用性受到了越来越多学生的关注。

本报告旨在通过分析文秘专业的就业背景，为学生和社会提供有关该专业就业前景的信息，帮助学生做出职业规划和决策。

一、文秘专业的概述文秘专业是指专门培养文秘人才的专业。

该专业要求学生具备良好的文字和沟通能力，熟悉办公软件和办公自动化设备的操作，具备一定的业务素质和组织协调能力。

课程设置主要包括文秘实务、办公自动化、公文写作与处理、商务礼仪等内容。

二、当前文秘专业就业背景1.商务企业的需求：随着商务交流的不断增加，商务企业对文秘人才的需求不断增加。

大部分企业都需要文秘人员来负责日常的行政工作，如接待客户、处理文档、安排会议等。

2.政府部门和事业单位的需求：政府部门和事业单位需要大量的文秘人才来处理各种公文、材料和会议。

政府部门和事业单位相对稳定的就业环境和福利待遇也吸引了不少文秘专业的学生。

3.互联网企业的需求：随着互联网的快速发展，大量的互联网企业涌现出来，这些企业对文秘人才的需求也在逐渐增加。

互联网企业对文秘人员的要求更加注重创新能力和沟通能力，掌握多语种和新媒体运营的文秘人才尤为受欢迎。

4.私人秘书和个人助理的需求：一些高层管理者和富有的个人也需要文秘人员来协助管理日常事务和处理文件。

个人秘书和个人助理在一定程度上受到雇主的信任和重视，工作内容也更加丰富多样。

三、文秘专业就业前景分析1.就业机会多样化：文秘专业的就业机会非常丰富，不仅可以选择在企事业单位就业，还可以选择从事独立办公室服务、兼职、个人助理等工作。

同时，随着互联网的快速发展，开设个人办公室和独立办公室服务的机会也越来越多。

2.薪资待遇相对稳定：目前，文秘专业的平均薪资水平相对较稳定。

根据相关数据统计，初级文秘的薪资水平约为每月3000-5000元，随着工作经验的增加和能力的提升，薪资待遇也逐渐上升。

文秘专业就业环境剖析日前各行各业对秘书的要求也在不停提高，只会打杂的“听话”秘书已经难以再知足职场的需求，拥有高学历的高级秘书证书正渐渐成为人材市场上的紧俏资源。

秘书分两级，一般秘书的月收入在两千元左右，假如有助理的角色大体在5000元，外企公司总裁办公室的高级秘书在8000到1万元左右。

秘书职业此后的发展是做行政、人力资源或许后勤方面的经理，或是负责自己熟习的工作。

因为他们与各个部门都打交道，关于公司的架构和业务都比较认识，因此将来发展方向也是这些，“对公司来说，职业资格证书不过一块叩门砖”，身为人事主管，以为，“当一种职业的社会需求十分旺盛，且从业人员的规模已达到相当数目时，职业标准的拟订和资格认证确实显得很有必需。

工作、辅助领导办理行政事务及平时事务，并为领导决议及其实行供给服务的人员，包含了从公司基础文书、专职文秘、到高级行政助理等一个完好的行政辅助人员系统，是推行就业准入的职业之一。

具备较强的文字与语言表达能力、综合协调合作能力和逻辑思想与剖析能力，富裕专业知识与技术的秘书是各种公司、事业单位和社会集体急需的人材。

该专业就业面广，需求量大，发展远景极为可观。

就业方向：该专业毕业生不单可从事秘书工作和行政管理工作，还可从事公司广告、公共关系等文案创作，以及人力资源管理、信息办理和营销工作。

当前因为缺少专业背景和正规培训，好多任职的秘书工作起来不够自信，这时，他们就应当选择一个与秘书职业有关的专业，连忙补补课，以增补自己的专业技术，进而赶快提高自己的价值，增添自己的职场竞争力。

秘书职业生涯自己就是一个不停进修、不停累积、不停提高的过程。

处在秘书这个职场中的任何一个人，要想在日趋强烈的竞争中求得发展，求得生计，就一定主动来更新自己的知识构造，掌握最新的技术、技术，给自己职业的发展增补新鲜血液。

选择适合的培训机构培训，而后择机跳槽已成为职场发展的最新动向。

而面对名目众多的秘书培训机构，怎样选择好的培训机构进行充电，是个首要问题。

一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。

学习新知识：关注行业动态， 学习新技能，如数据分析、项
目管理等
建立良好的人际关系：与同事、 客户建立良好的关系，拓展职 业网络
提升个人品牌形象和影响力
注重个人形 象和礼仪， 保持专业形
象
提高沟通能力 和人际交往技 巧，建立良好
的人际关系
持续学习和提 升个人能力， 提高工作效率
和质量
积极参与行业 交流和活动， 扩大个人影响
秘书职业市场需 求状况分析
汇报人：
目录
01 02 秘书职业市场需求概 述
秘书职业市场需求影 响因素
03 04 秘书职业市场需求的 未来趋势
提高秘书职业市场竞 争力的建议
01
秘书职业市场需求概述
秘书职业的定义与职责
秘书职业的定义：协助 上级领导处理日常事务， 协调各部门工作，确保 公司运营顺利进行。
工作的重要领域。
人工智能：AI技术的发展将 对秘书工作产生深远影响，
需要秘书具备相关技能。
跨文化交流：随着全球化的 推进，跨文化交流将成为秘
书工作的重要领域。
环保和可持续发展：环保和 可持续发展将成为秘书工作 的重要领域，需要秘书具备
相关技能。
04
提高秘书职业市场竞争力 的建议
提高专业技能和素质
人才供给状况
教育背景：秘书专业毕业生数量和质量 工作经验：具有一定工作经验的秘书人才数量 地域分布：秘书人才在不同地区的分布情况 薪资待遇：秘书行业的薪资水平对求职者的影响
03
秘书职业市场需求的未来 趋势

市场需求增长趋势
随着经济的发展，企业对秘书的需求不断增加 秘书的职业技能要求不断提高，需要具备更全面的知识和技能
掌握办公软件： 熟练使用

2.秘书工作的微观环境 又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘 书部门工作所处的自然环境。办公室环境的种类 包括：
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第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分 配，办公空间的大小，家具的布臵； 第二，办公室的视觉环境，包括色彩、光线； 第三，办公室的听觉环境，指办公室所处空间 的有益或无益声音； 第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素 （温度、湿度、空气流通与净化）造成的办公室整 体气氛； 第五，办公室的健康与安全环境。
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2.舒适整洁 不论是办公室、办公桌椅，还是抽屉等，不要放 臵与办公无关的东西。办公文具摆放要井然有序。 3.和谐统一 办公桌椅、文件柜、办公自动化设备等的大小、 格式、颜色等协调统一。这不仅能增加办公室的美观 ，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致 的工作环境。 4.安全 布臵办公室时要留意附近的办公环境和办公室存 放财物的安全条件。信息，如纸质文件、存储在计算 机里的数据等的安全和保密能否得到保障；电器的电 源、电线，器物的摆放是否会对人员造成生理上的危 14 害等。
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2.差异性 各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着 差别。这形成了各国各地区各单位的秘书工作风格 的特殊性。 3.变异性 环境不是一成不变的，随着社会的变迁，它要 经历相应的变化过程。这要求秘书工作不断地调整 ，以适应变化的环境。
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环境与秘书工作之间是相互作用的过程： （1）环境决定、影响或制约秘书工作； （2）秘书工作必须适应环境； （3）环境的变化必然导致秘书工作发生变化
（四）办公室布臵的具体要求 （1）办公桌的排列应按照直线对称的原则和 工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止 逆流与交叉现象。同室工作人员应朝同一个方向办 公，不可面面相对，以免相互干扰和闲谈。

秘书的工作环境秘书是一个非常重要的职位，在各个领域都有着广泛的应用。

他们在日常工作中承担着组织、协调和管理的任务，为高层管理者提供各种支持和帮助。

秘书的工作环境是他们发挥职能的基础，对于工作效率和工作满意度都有着重要的影响。

本文将探讨秘书的工作环境，并提出一些改善工作环境的建议。

一、办公场所秘书的工作地点一般是在办公室，在公司或组织内部设立一个专门的办公室供秘书使用是非常有必要的。

这个办公室应该宽敞明亮，布局合理，配备必要的办公设备和工具，如电脑、打印机、传真机等。

此外，保持办公室的整洁和卫生也很重要，可以提高工作效率和秘书的工作满意度。

二、工作工具和技术支持在现代化的办公环境中，各种数字工具和技术已经广泛应用到工作中。

秘书应该熟练掌握办公软件和相关的数字技术，如办公套件、电子邮件、办公自动化系统等。

这些工具和技术可以大大提高秘书的工作效率和工作质量。

此外，公司或组织也应该提供必要的技术支持和培训，确保秘书能够充分利用这些工具和技术进行工作。

三、良好的人际关系秘书的工作涉及到与各种人员的沟通和协调，良好的人际关系是非常重要的。

公司或组织应该鼓励和促进秘书与其他员工之间的良好互动和合作。

此外，提供一个和谐的工作氛围和团队合作的机会也是必要的，这有助于秘书更好地开展工作，增强工作满意度。

四、合理的工作时间和休假制度秘书的工作一般比较繁忙和紧张，因此，合理的工作时间和休假制度对于秘书的身心健康和工作效率都很重要。

公司或组织应该制定合理的工作时间安排，避免加班过多。

同时，对于休假制度也应该合理安排，确保秘书能够充分休息和放松，以提高工作效率和秘书的工作满意度。

五、职业发展和培训机会秘书作为一个专业职位，也需要不断学习和提升自己的知识和技能。

公司或组织应该提供适当的职业发展和培训机会，帮助秘书不断提高自身素质和能力。

这不仅有助于秘书更好地胜任工作，还能够增强秘书的工作满意度和职业发展前景。

结语秘书的工作环境对于他们的工作效率和工作满意度有着重要的影响。

秘书资格考试秘书常识：秘书知识素养于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识一、基础知识1. 科学文化知识：基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。

特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。

3. 政策法规知识：这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。

因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1 理论知识，是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。

分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

2 业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

3 行业知识，秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三相关知识秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

4 心理学知识。

四社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等秘书常识：秘书人员的称谓、类别、层次【（一）秘书人员的称谓】社会上对秘书人员的各种称谓打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任XX主管（培训主管、业务主管）XX助理（人事助理、执行助理）初级秘书、高级秘书等等对秘书称谓的不规范带来的问题1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。

（三）不同办公模式的特点 1、在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费 的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、 污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有 的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控 制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了 与专业人员及社会的联系。 2、弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间， 提高效率。缺点：难以监督员工 3、远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时 间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
办公室空间设计的内容包括以下几个方面： 1．各职能部门的场地设计 2．工作中心的设计 3．开放式办公场地的布局 4．办公房间的空间设计
（四）办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 1．覆盖物 它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等 上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状 态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生 影响。
（四）文化环境与秘书工作 文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性 特点。概括性是指文化所指的内容十分概括， 几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观 念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社 会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活 状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便 存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫 大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的 影响及支配力。
3．空气流通 办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。 在这样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲 倦，工作效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要 45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良 好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 4．空气的净化 完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要 的成分，如尘埃、臭气等。

秘书行业环境分析秘书行业是一个与各行各业密切相关的职业行业，其环境分析主要包括市场环境和职业发展环境两个方面。

市场环境方面，随着经济的发展和社会进步，各行业企业的发展壮大和组织结构复杂化，对专业秘书的需求也越来越大。

特别是在高层管理人员的办公室，他们需要秘书提供专业的助理支持，协助处理日常事务，提高工作效率。

因此，市场对优秀的秘书需求旺盛，市场潜力巨大。

另一方面，随着信息技术的飞速发展，很多传统秘书的工作已经可以由电子化的办公设备和软件来完成。

这给秘书行业带来了一定的挑战。

许多简单、重复性的工作已经可以被自动化完成，需要秘书处理的复杂、高度理解性和判断性的工作相对减少。

因此，秘书行业需要不断提高自身技能和适应能力，积极转变工作方式和职能，才能在市场上保持竞争力。

职业发展环境方面，长期以来，秘书行业在中国一直是一个较为陈旧的行业，缺乏专业化和规范化的培训体系和职业认证。

但近年来，随着人们对行业专业化的需求逐渐增加，行业协会和职业培训机构开始推出相关的培训和认证制度，提供更加规范和专业的秘书培训，提高行业整体素质。

此外，秘书工作的性质决定了秘书的职业发展路径相对较为有限，晋升空间相对有限。

在大多数情况下，秘书的职业发展主要依赖于跟随高层管理人员的晋升而晋升，或者通过转岗到其他岗位来实现职业发展。

因此，秘书行业对于个人的要求较高，需要具备较高的学历和优秀的综合素质，同时具备灵活、适应能力强的职业心态。

综上所述，秘书行业在市场环境和职业发展环境方面都存在一定的机遇和挑战。

行业需求旺盛，但也面临着信息化和自动化的压力。

个人要想在这个行业有所发展，不仅需要具备专业技能和丰富的工作经验，还需要不断提升自身素质，适应行业的变化和发展。

文秘专业宏观与微观环境分析Prepared on 22 November 2020实训作业一：求职环境机会与威胁分析即将毕业，面对激烈的人才竞争，回顾自身的学习历程，您可有感悟——人生就是营销！作为工商管理或相关专业学生的你，正在寻找并满足您的潜在客户——用人单位。

请您利用“第四章市场营销环境”的理论知识，简述你所面临的求职宏观市场环境与微观市场环境，并要求结合环境威胁与机会的分析与评价方法，提出相应的求职对策。

要求：1.课内实训1-3人一小组，作答紧扣理论知识，观点鲜明、层次清晰；2.字数1500字左右、另起一页（A4单面）；3.杜绝雷同、切忌下载。

文秘求职环境机会与威胁分析在快节奏的社会背景下，当我们用一种全新的眼光去看待文秘专业所走过的风风雨雨，感叹它历尽辉煌后面对的困惑与机遇时，不禁深深体会到：要想在新的挑战中站稳脚跟，就必须以市场为导向，了解市场的整体环境，而后及时调整自己的方向，输出市场真正需要的人才。

一、宏观环境分析（一）政治法律环境政治法律环境包括党的政策、国家的法律等。

我国相继颁布了《秘书职业技能标准》《国家职业教育技能鉴定规范（秘书）》和《招用技术工种从业人员规定》等法规政策，制订了秘书职业的工作规范，一定程度上促进了秘书职业化的发展，但由于对秘书工作性质等没有做出具体规定，秘书工作中的许多理论问题依然不明确。

现实中，国家要求秘书持证上岗的规定并没有得到很好的执行；同时我国推行社会化的职业资格证书制度不过十多年，在推行力度、鉴定与就业的相关性研究方面尚显薄弱。

（二）经济环境我国现实行的社会主义市场经济体制，市场经济所具有的开放性以及加入世贸组织后与各国的经济来往频繁，加速了中国经济发展及与世界的一体化的进程，这种情况使得秘书工作置于国内外两大环境之中，客观上扩大了工作范围。

（三）科技环境随着现代科学技术的飞速发展,尤其是计算机的普及和网络技术的不断进步，许多现代化的办公设备进入了各级党政机关和企事业单位的办公室。

宏观 环境
社会文 化环境
社会政 治环境
经济环境：为秘书工作提供物质基础， 影响秘书工作的业务内容及活动形式。 政治环境：秘书工作要适应其特定的政治 环境。 文化环境：影响秘书的综合素质，办事的 有效性，工作效率。 科学技术环境：影响秘书办公设备与手段 的先进性，思维方式，学习及创新能力。
案例：
西汉初年，由于秦王朝的暴政和连年战争的破坏 中原大地人烟稀少，蒿草遍地，满目疮痍，一片荒凉 景象。刘邦称帝后，认真总结了历史的经验教训对封 建制度中一些不利于政权巩固的东西进行了调整，社 会生产力得到一定的恢复。但刘邦在位7年就溘然长逝 其子刘恒继位，史称汉文帝。文帝即位后的第二年， 谋士贾谊建议汉文帝提倡生产，发展农业。他以《管 子》一书中的“治国之道，必先富民”、“民富则易 治也，民贫则难治也”为理论依据，建议朝廷应当鼓 励老百姓好好种地，多生产，多积蓄，能够安居乐业 这样，政权也就巩固了。
二、秘书对职能环境的优化 （一）了解优化职能环境的前提 1.立足本职工作，在本职岗位上积极发 挥作用 2.正确看待职能环境，从客观实际出发 （二）明确优化职能环境的重点: 优化主辅配合关系 （三）掌握优化职能环境的基本途径： 建立和维护相互理解、信任和合作的和 谐关系。
三、秘书对职能环境障碍的排除 （一）排除信任障碍 1.因工作能力造成的信任障碍 2.因工作态度造成的信任障碍 3.因人品不好造成的信任障碍 4.因误会造成的信任障碍
第二节
秘书对职能环境的适应与优化
一道应试题目引发的思考 一个单位在招聘时，主试者出了一道这 样的题：在一个雷雨交加的夜晚，一个人开 着汽车路过一个公共汽车站，看见车站有三 个人在等车，一个是垂死的老人，好可怜； 一个是救过自己命的医生，总想找机会报答； 一个是自己做梦都想娶(嫁)的梦中情人，多好 的机会!可是车子里只能放下一个人，究竟应 该让谁上车呢?

第三章秘书职能环境环境是人类赖以生存和发展的基本条件。

人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。

职能环境是职能活动的基础。

正确认识秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适环境，对提高秘书工作效率和效益是十分重要的。

第一节秘书职能环境要素环境是一个系统的、开放的概念。

秘书工作的职能环境具有开放的系统的层次性，各层次环境由多种相互联系的要素组成。

一、秘书职能环境层次结构秘书职能环境可以分为三个层次，即秘书机构的内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。

三个层次的环境相互联系，对秘书工作都有着重要的影响。

1.秘书机构内部环境（1）秘书机构内部环境的含义秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系，和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的团队精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。

（2）形成良好秘书机构内部环境氛的要求一是要有一位作风正派，知识、能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。

二是要有健全的工作制度。

有了健全的工作制度，秘书工作行为才有了规范的依据；评价秘书工作才能、工作表现和成绩才有统一的标准；才能确保秘书工作有序地进行。

三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程。

有合理的分工，才能各负其责；有紧密的配合，才能在各项工作实务中形成整体合力。

四是要形成灵敏的信息综合机制。

秘书机构是组织信息流动的枢纽，但发挥信息枢纽作用的是秘书机构整体，而不可能仅由个别秘书承担。

五是要形成和谐的人际关系。

工作人员、秘书与秘书部门负责人之间，相互关心，相互体谅、相互支持，不断地加强向心力和凝聚力。

六是要具备一定的办公设备环境。

创造条件建设办公自动化系统，以科学的手段提高秘书机构工作效率。

2.组织内部环境秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。

有以下五个要素：一是组织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。

⼀、秘书⼯作环境的涵义和特点 环境是指对⼯作绩效起着潜在影响的外部⼒量。

秘书⼯作环境是指直接或间接的影响秘书⼯作效率的各种潜在外部⼒量的总和。

秘书⼯作环境特点的有以下⼏点。

1．复杂和多样性 环境⽆所不包，有社会的，⾃然的；有物质的，精神的；有宏观的，中观的和微观的。

众多因素构成了类型不同⽽⼜相互联系的系统，从⽽呈现出复杂⽽⼜多样的特点。

2．差异性 各国各地区各单位，其秘书⼯作环境都存在着差别。

这形成了各国各地区各单位的秘书⼯作风格的特殊性。

3．变异性 环境不是⼀成不变的，随着社会的变迁，他要经历相应的变化过程。

这要求秘书⼯作不断地调整，以适应变化的环境。

环境的上述特点，深刻的影响秘书⼯作的环境之间相互作⽤的过程： （1）环境决定、影响或制约秘书⼯作； （2）秘书⼯作必须适应环境； （3）环境的变化必然导致秘书⼯作发⽣变化； （4）秘书⼯作对环境有能动作⽤：⼀是改善环境，⼆是污染环境。

⼆、秘书⼯作的宏观环境 宏观环境，⼜称为⼀般环境，或⼤社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发⽣影响的外部环境。

它是⼀种必须监测和适应的不可控制的环境。

秘书⼯作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、⽂化环境等。

1．政治法律环境与秘书⼯作 政治法律环境包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。

对于政治法律环境，秘书⼯作⾸先是适应，秘书⼯作必须与党的⽅针政策保持⼀致。

其次，政治环境影响和制约秘书⼯作。

党的政治路线决定了秘书的⼯作⽅向，制约着秘书的⾏为，秘书⼯作经常涉及⼤量的理论问题和政策问题，⽽要做好秘书⼯作，没有⼀定的理论⽔平和政策⽔平是难以胜任的。

再次，由于秘书参与政务，秘书⼯作也会影响党风政风。

2．经济环境与秘书⼯作 经济环境主要包括经济体制、经济实⼒。

秘书⼯作的内容与性质常随着经济环境的改变⽽⼜互动的发展。

我国的社会主义市场经济体制的影响了秘书⼯作：市场经济的开放性扩⼤了秘书的⼯作范围。

浅谈商务秘书工作的社会大环境浅谈商务秘书工作的社会大环境商务秘书工作的社会大环境是指企业之外并对企业有着重大影响的宏观环境，包括政治环境、经济环境、科技环境、文化环境等。

这是商务秘书必须监测并主动适应的不可控制的环境。

(1)政治环境与商务秘书工作。

对企业而言，政治环境笼统地包括党的政策、国家的法律、中央及地方政府的行政法规，也包括一般人们所说的政治风气等等内容。

(2)经济环境与商务秘书工作。

经济环境是与企业生存息息相关的'最重要的因素，它包括宏观经济运行的走向、金融货币政策的调整趋势、行业发展动向、市场供求走向等等内容。

(3)科技环境与商务秘书工作。

在现代企业中，商务秘书工作几乎须臾离不开科技环境，从传真机到视频会议系统，从文字处理到电子表格，从电子邮件到电子签章，无不与科技环境相关。

科技进步提高了商务秘书工作的效率，给商务秘书的工作方式和工作方法带来很大的变化。

过去秘书分送会议通知需要跑遍一栋办公楼，现在只需要轻点鼠标，这些会议通知就会立刻出现在所有应与会者的电脑屏幕上;过去秘书在统计数据时会为计算各种比例而头疼，现在运用电子表格或数据库的某几项功能，就能完成各种复杂的数据统计。

科技的发展在给商务秘书带来效率的同时，也要求商务秘书要跟上科技发展的步伐，要不断更新自己的知识，掌握日新月异的科技手段，以更有效地完成商务秘书的各项工作任务。

(4)文化环境与商务秘书工作。

不同的社会由于其历史背景、民族性格、生活状况等的不同，其文化环境有着很大的差异。

文化环境对社会成员的行为有很强的影响和支配力。

文化环境影响也会渗透到企业中来，商务秘书在各型各类企业中会感受到不同文化环境的影响，一个在国有企业工作过的商务秘书若到一家外资企业工作，会感到工作程序和领导风格有很大的差异，甚至一个在欧美企业工作过的员工到日资企业工作也会感到文化环境带来的差别。

商务秘书面对这些文化环境的差异，要有足够的心理准备，应抱着“入乡随俗”的心态，适应这种文化环境的变化。

第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。

良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。

工作环境有各种各样的类型。

这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。

一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。

秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。

从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。

人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。

因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。

自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。

因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。

秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。

环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。

众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。

2．差异性。

各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。

关于秘书工作的现实环境的调研报告调研时间：2012年11月14日——2012年11月20日调研地点：杭州及周边地区调研对象：秘书从业人员一、问题的提出环境是一个开放的大系统。

秘书工作的职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。

它与各环境要素及自然和社会大环境有着密切的关联。

秘书工作的现实环境可以分为三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。

三个层次的环境相互联通，对秘书发挥其职能作用有着极为重要的影响。

研究秘书工作的现实环境，对秘书人员及时正确地适应职能环境变化、利用职能环境资源是十分有益的。

为了大致了解当代秘书工作的现实环境，我决定通过采访的形式进行一次秘书工作现实环境的调查研究。

由于秘书工作的现实环境比较复杂，短时期内不可能做出一个详尽的调研，因此在此仅对秘书工作的宏观环境中的科技环境进行调查研究。

二、采访情况分析首先，部分受访者认为，文件编拟及传输的便捷、信息传达的快捷是新科技对秘书工作最大的影响。

以前完全纸质文件的传送被网络传送的电子文件所替代，互联网、电视、电话在上传下达中扮演着越来越重要的角色。

其次，受访者都一致认为，科学技术的发展对他们的工作方式影响非常之大。

以前，他们使用传统的秘书工作方式，有很多的缺点和不便：办公人员多，诸如速记员、打字员、通信员、保管员等；工作效率低，原因是工作环境差、办公设备落后、通信不畅、人际关系复杂等；办公费用高；工作时间长；工作质量差；办公设备落后，诸如笔、墨、纸、砚等所谓的“文房四宝”及人力和交通工具等。

但是随着科技的发展，他们逐渐实现了办公自动化，充分地利用了信息资源，大大地提高了工作效率和质量，使办公业务上升到一个崭新的水平。

科学技术的发展，包括计算机硬件和软件，电话传真机电视传输、智能手机、触摸媒体等通信设备，复印机、打印机、扫描仪等文字处理自动化设备，数字电视、数字广播、数字杂志、报纸等数字媒体和网络等，使他们的工作方式产生了巨大的革新。