合同保管及归档管理办法

第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。

第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。

第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。

（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。

（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。

（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。

（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。

第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。

（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。

（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。

（四）其他需要存档的合同文件。

第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。

（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。

（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。

（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。

第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。

（二）合同档案的保管、维护、修复。

（三）合同档案的查阅、借阅、复制。

（四）合同档案的销毁。

第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。

（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。

（三）确保合同档案的完整性和准确性。

第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。

2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）2024新版合同档案管理办法，标准版doc（二）一、引言二、基本要求1. 档案管理部门合同档案管理应设立相应的档案管理部门或责任人，专职负责合同档案的收集、整理、保存和检索工作。

档案管理部门应具备相应的人员和资源保障，并制定相关管理规章制度。

2. 合同档案的建档和归档合同在签订后应及时建立档案并进行归档。

建档包括合同的编号、名称、签订日期、签约双方、合同类型等基本信息，以及合同原文的扫描或复印件。

归档应按照一定的分类和编号原则，以确保档案的有序存放和检索。

合同档案应采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保合同的长期保存和安全性。

3. 合同档案的保密性合同档案应严格保密，避免未授权的人员查阅和泄露。

档案管理部门应定期检查合同档案的存放情况，确保安全可靠的存储环境，并设立权限管理机制，限制档案的访问和修改权限。

4. 合同档案的备份和恢复合同档案应定期进行备份，并确保备份资料的可靠性和完整性。

如发生不可预见的灾害或档案损坏情况，应及时进行档案恢复工作，并采取相应的补救措施，以避免合同档案的丢失和毁损。

5. 合同档案的检索和利用档案管理部门应建立合同档案的检索和利用制度，提供高效便捷的检索工具和系统。

合同档案应具备可检索、可打印、可导出等功能，以满足用户对合同信息的查询和利用需求。

同时，档案管理部门应根据需要提供详尽的合同档案报告，为企业和机构的决策提供参考依据。

6. 合同档案的销毁合同档案在达到保管期限后，经过合法合规的程序可以进行销毁。

档案管理部门应制定合同档案销毁的规定和流程，并严格按照相关法律法规执行。

销毁前应进行合同档案的清查和备案工作，防止非法销毁和遗漏档案的情况发生。

三、结论2024新版合同档案管理办法，标准版doc（一）2024新版合同档案管理办法一、引言二、目的管理办法的目的是建立一个统一的合同档案管理制度，确保合同的存档、归档和检索工作得以有效实施。

合同归档管理办法第一章总则第一条为了规范公司合同归档管理工作，确保合同资料的完整、准确和有效，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于公司内部所有合同资料的归档管理工作。

第三条合同归档管理遵循“统一领导、分级负责、归口管理”的原则。

第二章职责与分工第四条合同归档管理工作由公司合同管理部门负责，具体职责如下：（一）制定和修订合同归档管理制度；（二）组织、协调、监督和检查合同归档管理工作；（三）负责合同归档管理的培训、指导及考核；（四）对合同归档管理工作进行总结、分析和改进。

第五条各部门应指定专（兼）职人员负责本部门合同资料的收集、整理、归档和保管工作。

第三章合同归档范围与要求第六条合同归档范围包括：（一）公司对外签订的各类合同及补充协议；（二）合同谈判、签订、履行、变更、解除、终止等过程中的相关资料；（三）合同纠纷处理过程中的相关资料；（四）合同审计、评价、考核等资料；（五）其他与合同有关的资料。

第七条合同归档要求如下：（一）合同资料应真实、完整、准确、有效；（二）合同资料应采用统一格式，字迹清晰，易于识别；（三）合同资料应按照合同签订的时间顺序进行归档；（四）合同资料应采用适当的保护措施，确保安全、保密；（五）合同资料归档后，应定期进行检查、清点，确保资料完整、安全。

第四章合同归档程序第八条合同签订后，合同承办人应在合同生效后七个工作日内将合同正本、附件及合同签订、履行过程中的相关资料提交给本部门合同资料管理人员。

第九条各部门合同资料管理人员应按照本办法的规定，对合同资料进行整理、分类、编码、归档，并在合同资料归档后七个工作日内将归档信息报送给公司合同管理部门。

第十条公司合同管理部门应定期对各部门合同归档情况进行检查、指导，发现问题及时督促整改。

第五章合同档案的保管与利用第十一条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算，一般不少于五年。

第十二条合同档案保管期满后，应按照国家有关档案管理的规定进行鉴定、销毁或移交。

合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理，规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规，制定本办法。

1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理，包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。

（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的完整性；（2）准确性：合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况；（3）安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁、篡改等情况发生；（4）保密性：合同档案涉及商业秘密和国家秘密的，应按照相关法律法规进行保密；（5）便捷性：合同档案应便于查询、利用，提高档案使用效率。

二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集（1）合同草案、修改稿、会签稿等；（2）合同谈判记录、会议纪要等；（3）合同签订依据，如招投标文件、中标通知书等；（4）合同评审意见、法律意见书等；（5）其他与合同签订有关的文件材料。

（1）合同履行过程中的往来函件、通知、报告等；（2）合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料；（3）合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料；（4）其他与合同履行有关的文件材料。

2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。

（1）文件材料应按照时间顺序排列；（2）文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类；（3）文件材料应确保字迹清晰、完整，易于识别；（4）文件材料应采用统一规格的装订材料，便于查阅。

三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后，及时将合同档案归档。

（1）合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类；（2）合同档案应填写归档目录，包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息；（3）合同档案应按照编号顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标注合同名称、编号等；（4）合同档案归档后，应进行编号、编目，确保档案的有序性。

企业合同档案管理办法目录一、总则二、合同档案的归档范围和归档要求三、合同档案的保管四、合同档案的利用和销毁五、附则一、总则1.1 为加强企业合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，制定本办法。

1.2 本办法适用于企业内部合同档案的管理工作。

1.3 合同档案管理遵循统一领导、分级负责、归口管理、集中保管的原则。

1.4 企业各部门应按照本办法的规定，做好合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

二、合同档案的归档范围和归档要求2.1 归档范围2.1.1 企业与企业之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。

2.1.2 企业内部各部门之间签订的各类合同、协议、补充协议等文件。

2.1.3 合同履行过程中产生的各类文件，包括但不限于合同变更、解除、终止等相关文件。

2.1.4 合同纠纷处理过程中产生的各类文件。

2.1.5 其他与合同相关的文件。

2.2 归档要求2.2.1 合同档案应真实、完整、准确、系统地反映合同签订、履行和终止的全过程。

2.2.2 合同档案应按照合同类型、签订时间、合同金额等标准进行分类、编号和归档。

2.2.3 合同档案的归档工作应在合同签订后一个月内完成。

2.2.4 归档时应填写《合同档案归档登记表》，并确保相关信息填写完整、准确。

三、合同档案的保管3.1 合同档案的保管应遵循安全、保密、便于查阅的原则。

3.2 合同档案的保管期限自合同终止之日起计算，一般不少于五年。

3.3 合同档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。

3.4 合同档案的保管应定期进行检查，发现问题及时整改。

四、合同档案的利用和销毁4.1 合同档案的利用4.1.1 企业内部人员因工作需要查阅合同档案时，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。

4.1.2 合同档案的查阅应在规定场所进行，不得擅自携带、复制、摘录合同档案内容。

4.1.3 合同档案的查阅应做好登记，注明查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度一、制度目的本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。

二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。

三、制度内容1. 合同保管（1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。

（2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。

（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。

（4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严禁非相关人员进入。

2. 合同备案（1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。

（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。

（3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人员在3个工作日内完成备案工作并反馈。

3. 合同归档（1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。

（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行归类、编号和归档。

（3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设有防火、防潮等措施。

（4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。

4. 合同查询（1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员可以查询合同档案。

（2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。

（3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。

5. 合同销毁（1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限届满后，由文件室负责对合同进行销毁。

（2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行核对。

四、责任追究对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。

五、附则本制度的解释权归公司所有，并可以根据实际情况进行修订和完善，修订后的制度须告知全体员工并进行培训。

合同保管及归档的方法主要包括以下步骤：
1. 合同签订与审批：合同签订前，确保所有必要的审批流程已经完成，包括相关部门或人员的签字或盖章。

2. 合同分类与归档：将合同按照不同的业务类型、时间段等进行分类，并按照适当的归档方法进行归档。

例如，可以将合同按照其业务类型分为采购合同、销售合同、人力资源合同等。

3. 合同备份与存储：对于每个合同，都需要备份一份电子版和纸质版，并确保它们存储在安全的地方，避免丢失或被未经授权的人员获取。

4. 合同更新与变更：如果合同内容有任何变更或更新，需要确保所有相关方都得到了通知，并将变更的内容及时记录在合同存档中。

5. 定期审查与更新：定期对合同进行审查，确保所有内容都是准确、完整的，并及时更新存档。

6. 合同终止与归档：当合同到期或终止时，需要将合同进行归档，并确保所有相关的文档和记录也一并归档。

7. 合规性审查：根据公司的合规性要求，可能需要定期对合同进行合规性审查，以确保所有内容都符合公司政策、行业规定等相关法律法规。

此外，可以使用电子化管理系统来帮助管理合同文档，如合同管理软件等工具，以提高效率和管理效果。

同时，建立完善的合同管理
制度和流程也是保证合同保管及归档工作顺利进行的重要保障。

合同管理及归档方法一、合同管理的重要性1.1 合同如同企业运营的“指南针”在商业世界里呀，合同那可太重要了。

它就像是企业运营的指南针，给企业的各项活动指明方向。

比如说，企业要进行一个大项目，从项目的启动、执行到最后的收尾，合同里规定的条款就像一个个小路标，告诉大家该怎么做，什么时候做。

要是没有合同，那就像一艘在大海里航行却没有指南针的船，到处乱撞，很容易就触礁沉没啦。

1.2 是权益的“保护神”合同还是企业权益的保护神呢。

不管是大企业还是小公司，在和其他方合作的时候，都可能会遇到各种各样的问题。

有了合同，就像给自己穿上了一层铠甲。

要是对方想耍赖或者不按照约定办事，咱们就可以拿出合同来说事儿，让自己的权益不受侵害。

这就好比两个人打架，你有个厉害的保镖在身边，对方就不敢轻易欺负你了。

二、合同管理的方法2.1 合同签订前的审查要“明察秋毫”在签订合同之前呀，审查合同条款必须得明察秋毫。

这可不是随便看看就成的事儿。

要仔细查看合同里的每一个条款，包括双方的权利和义务、付款方式、交货日期、质量标准等等。

就像买东西一样，你得看看这个东西有没有瑕疵，值不值这个价钱。

比如说，一家企业要采购一批原材料，那在合同里就得明确原材料的规格、数量、价格，要是有一点含糊不清，到时候就可能出大问题，那可真是“差之毫厘，谬以千里”啊。

2.2 合同执行过程中的跟踪要“一丝不苟”合同签了可不算完事儿，在执行过程中的跟踪那得一丝不苟。

要时刻关注合同双方是不是按照合同的规定在做事儿。

如果一方没有按时履行义务，就得及时提醒，就像你和朋友约好了时间见面，他迟到了，你肯定得打电话催催他呀。

比如说，在建筑工程的合同执行中，施工方如果没有按照合同规定的进度施工，那甲方就得赶紧找施工方问问情况，可不能让工程拖延下去。

2.3 合同变更要“小心翼翼”有时候合同在执行过程中会有变更的情况，这时候就得小心翼翼啦。

任何变更都要有书面的记录，并且要经过双方的同意。

合同保管及归档制度合同保管及归档制度。

1. 目的。

本制度的目的在于规范和管理公司的合同保管和归档工作，确保合同的安全性、完整性和可追溯性，以及便于合同的查阅和管理。

2. 适用范围。

本制度适用于公司所有部门和员工，在公司签订的所有合同范围内执行。

3. 责任部门。

（1）合同管理部门，负责公司合同的全面管理和监督。

（2）各部门负责人，负责本部门合同的保管和归档。

4. 合同保管。

（1）所有合同必须在签订后立即送交合同管理部门备案，并建立合同档案。

（2）合同管理部门负责建立合同档案库，对合同进行编号、归类和存档。

（3）合同必须按照合同类型、签订日期等进行分类存档，并建立相应的索引和档案目录。

5. 合同归档。

（1）合同管理部门负责对合同进行归档，确保合同的完整性和安全性。

（2）合同归档包括电子档案和实体档案两种形式，电子档案必须进行定期备份和存储，实体档案必须放置在防火、防水、防盗的档案柜中。

6. 合同查阅。

（1）任何部门需要查阅合同，必须提出书面申请，并经过合同管理部门的批准。

（2）查阅合同后，必须填写查阅记录，并确保合同的安全性和完整性。

7. 合同销毁。

（1）合同管理部门负责对合同的销毁工作，包括电子档案和实体档案的销毁。

（2）合同销毁必须经过合同管理部门的审批，并建立销毁记录，确保合同的安全销毁。

8. 法律合规。

本制度的执行必须符合国家相关法律法规和公司内部规定，确保合同管理工作的合法性和合规性。

9. 其他。

对于特殊类型的合同，如涉及商业机密、知识产权等的合同，必须按照公司相关制度执行，并加强保密措施。

以上为《合同保管及归档制度》的范本，如有需要，可根据实际情况进行调整和完善。

合同归档管理办法第一条目的。

本办法旨在规范公司合同的归档管理工作，确保合同文件的完整性、安全性和便捷性，保障公司合同权益，提高合同管理效率。

第二条适用范围。

本办法适用于公司所有合同文件的归档管理工作。

第三条归档责任。

1. 合同归档责任人应当及时、准确地将公司签订的各类合同文件进行归档，包括电子版和纸质版。

2. 合同归档责任人应当对合同文件进行分类、编号、盖章、归档并建立档案清单，确保合同文件的完整性和准确性。

3. 合同归档责任人应当定期对已归档的合同文件进行检查和整理，及时更新档案清单，确保档案的及时性和有效性。

第四条归档存储。

1. 合同文件应当根据保密级别进行存储，严格控制合同文件的查阅和复制权限。

2. 纸质版合同文件应当存放在专用的文件柜中，保证文件的安全性和防火防水性。

3. 电子版合同文件应当存储在公司指定的网络服务器中，确保文件的安全和备份。

第五条合同查阅。

1. 合同归档责任人应当负责合同文件的查阅工作，确保合同文件的便捷查阅。

2. 合同查阅应当根据不同部门和人员的权限进行授权，严格控制合同文件的查阅范围。

第六条法律合规。

1. 合同归档管理工作应当遵守相关法律法规，确保合同文件的合法性和合规性。

2. 合同归档管理工作应当定期接受内部和外部的审计，确保合同文件的合规性和完整性。

第七条处罚规定。

对于违反本办法的行为，将根据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、记过、降职、辞退等。

第八条其他。

本办法自颁布之日起正式实施，并对公司合同归档管理工作产生约束力。

以上就是合同归档管理办法的范本，如有需要，欢迎随时联系我进行讨论和修改。