实用会务工具：公司会务组织执行手册

广东壬丰投资有限公司会务手册1 手册说明为了便于各单位掌握会议服务的各项流程，更好地为各类会议做好服务保障工作，综合办公室特编写了《广东壬丰投资有限公司会务手册》，手册内容主要包含常见会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项，各类会议组织人可参考手册内容进行筹备、组织。

2 会议制度及规范按照《广东壬丰投资有限公司会议制度》执行。

3 会议各阶段工作内容3.1 在公司内召开的会议3.1.1 确定参会人员、时间、内容，拟订并下发会议通知;3.1.2 反馈并确认参会信息，会议材料制作;3.1.3 会议室布置，资料整理及会间服务；3.1.4 会议资料整理，会议纪要撰写、下发。

3.2 在公司外召开的会议3.2.1 确定会议议题、参会人员、时间、内容，拟订并下发会议通知;3.2.2 制作或收集会议汇报材料，呈报会议预算，确认人员参会信息，预订会议室、会议用车，与接待方确认各项细节（用房、用餐、其它安排等）;3.2.3 场地布置与熟悉，会间服务，对参会人员各项保障工作；3.2.4 散会后各项后续工作（退房、结算、人员送行）安排及会议纪要（或工作简报）撰写、下发。

4 会议筹备工作程序4.1 会前工作4.1.1 议题及参会人员范围的确定4.1.2 会议场所的选定：提前2天（含）以上确定好会议地点，并充分考虑会议室的布局，如光线明暗，灯光，音响，空调等。

4.1.3 会议议程的起草，其中包括汇报的具体时间，主要内容及安排，汇报人，列席人员等事项。

举例如下：4.1.4 结合会议议程起草会议通知。

其中应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（必须包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律，联系人电话等）在公司外召开的会议应附路线图，并在会前发出。

4.1.5 申报会议预算（主要针对公司外召开的会议）包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等。

（公司LOGO）2009年销售工作联合总结会会议执行手册总策划：联系方式：传真：邮箱：目录一、会务筹备及执行框架 (1)二、会议基本信息 (2)三、会议主要内容及日程 (4)三、会务组织机构划分 (5)四、各工作组具体工作安排 (7)五、会议礼仪要求 (7)六、腾冲地理人文简介 (8)七、信息汇总 (9)可编辑精品一、会务筹备及执行框架二、会议基本信息三、会议主要内容及日程㈠正式会议阶段2010年1月7日至1月9日㈡会议考察阶段2010年1月10至1月12日三、会务组织机构划分备注: 各会务组人员由各小组长负责统一管理，根据会议实际情况可互相驰援，如需调整则需由组委会主任统一进行调整安排。

四、各工作组具体工作安排1、大会秘书组2、礼仪接待组3、餐饮财务组4、车辆调度及嘉宾接送组5、会议接待组6、晚会筹备组备注：各工作组组长自行召集本组人员讨论工作细节,保证按时按质完成工作。

五、会议礼仪要求会议期间衣着规定表：1.规定：男士衣着搭配为：工作外套，白色衬衣，深蓝色领带；女士一号衣着搭配为：2008年的工作装，穿着外套，裙子，衬衣；女士二号衣着搭配为：2009年的工作装，穿着外套，裙子，衬衣，鞋子。

鞋子统一用2009年套装鞋。

女士在会议期间要求统一穿着套裙（无套裙者穿着套装即可）。

六、腾冲地理人文简介腾冲县位于云南西部边陲，距省会昆明606公里；与缅甸山水相连，国境线长148.075千米，距缅甸克钦邦首府密支那200公里，距印度雷多仅602公里。

全县国土面积5845平方公里，居住着汉、回、傣、佤、傈僳、阿昌等25种民族；辖18个乡镇，2008年末总人口64.2万人，其中汉族人口占70%。

腾冲气候和生态环境极佳，冬无严寒、夏无酷暑、四季如春，年平均气温14.8℃，年降雨量1480毫米，森林覆盖率达70.7%。

腾冲是中国走向南亚的“桥头堡”，历史上的“南方丝绸之路”、“驼峰航线”、“史迪威公路”（即中印公路）均经过腾冲，是中缅贸易的重要前沿。

XXXXX集团会务执行手册目录一、手册说明 (4)二、会议制度及规范 (5)三、流程图 (9)四、程序 (12)✉会前工作（按顺序） (12)●议题及参会人员范围的确定 (13)●会议场所的选定： (12)●会议通知的起草 (13)●申报会议预算 (14)●人员确认 (14)●预定 (14)●车辆安排 (15)●会务通知起草 (15)●议程PPT制作.......................................... 错误！未定义书签。

●食品的采买 (15)●指导服务员工作 (15)●会议场地布置与熟悉 (16)✉会中工作（按顺序） (16)●会议室保障 (16)●汇报人员的保障 (17)●用餐的保障 (17)●娱乐的保障............................................... 错误！未定义书签。

●住宿的保障 (17)✉会后工作（按顺序） (18)●离会车辆安排 (18)●退房 (18)●设备整理 (18)●结帐 (18)●费用报销 (19)●会务总结 (19)五、注意事项 (19)附件： (18)●会议通知草稿 (19)●会务通知草稿 (22)●会议预算草稿 (27)●会务分工明细表 (28)●主要会议场所明细表 (29)一、手册说明为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统做好服务保障工作，特编写了《中研国际时尚管理咨询公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

望随时提出修改意见，谢谢！二、会议制度及规范为保障总代项目课程顺利召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：会议制度（试行）1.目的：会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明确服务的过程是一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。

会务手册新版会务手册新版XXXXX集团会务执行手册目录一、手册说明 (4)为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统做好服务保障工作，特编写了《中研国际时尚管理咨询公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

(4)二、会议制度及规范 (5)●整体流程 (9)四、组织架构 (10)六工作程序 (10)会前工作（按顺序） (10)会议场所的选定： (10)参课人员数量的确定 (10)会议通知的起草 (10)申报会议预算 (11)人员确认 (11)设备准备（详见附件二） (12)预定 (12)车辆安排 (12)会务通知起草 (12)食品的采买 (12)指导服务员工作 (12)会议场地布置与熟悉 (13)签到 (13)会中工作（按顺序） (13)会议保障 (13)汇报人员的保障 (14)用餐的保障 (14)住宿的保障 (14)会后工作（按顺序） (14)离会车辆安排 (14)退房 (15)设备整理 (15)结帐 (15)设备归还 (15)费用报销 (15)会务总结 (15)五、注意事项 (15)附件： (16)●会议通知草稿 (16)●会务通知草稿 (16)●会议预算草稿 (16)●会务分工明细表 (16)●主要会议场所明细表 (16)一、手册说明为了便于客服部会务组掌握会议服务的各项流程，更好地为总代赢利系统做好服务保障工作，特编写了《中研国际时尚管理咨询公司会务手册》供大家参考，《会务手册》内容主要包含组织一次会议中所应做好的各项工作（会前，会中，会后）及注意事项。

望随时提出修改意见，谢谢！二、会议制度及规范为保障总代项目课程顺利召开和课程的效果，客服部特制定并颁发了会议制度（试行版），对会议的全程工作做了要求，现将制度附下：会议制度（试行）1.目的：会务服务工作作为客户服务部的一项重点工作，应以“以客户为中心”为基本服务理念，在做好会务工作的同时，客服人员更要明确服务的过程是一次企业形象全面的展示，是加深客户信任度的最佳机会。

非常详细的公司会议会务安排规范手册一、会议会务前的策划工作决定召开会议后，应做好会议前的各项策划工作，包括：1、商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。

2、商定会议日程。

3、商定会场（含讨论地点）和会议住地的安排及讨论分组原则。

4、商定会议文件材料的起草和印发工作。

5、商定会议报名和签到事项。

6、商定参观点的安排。

7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作。

8、商定新闻报道的有关事宜。

二、会议会务有关问题的请示根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，报党、校办主任审核。

请示包括以下内容：1、会议的名称、时间、地点和主题。

2、出席会议的人员范围。

3、会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。

4、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单。

6、会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印发的原则。

7、奖品、证书的安排发放（含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求）。

8、会议合影、参观的组织安排。

9、与会人员请假的原则。

10、新闻报道的原则。

11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。

三、会议会务的通知1、全校性会议，通知以党委办公室、校长办公室名义发出。

通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。

如召开视屏会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。

2、校外会议，邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出。

邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等。

邀请函需附回执。

3、会前适当时间，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。

四、会议会务前的有关准备工作1、召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。

会务操作手册1、款项申请，各种会务款提出预算，及早申请，保证会务费及时到位，保证会议顺利进行。

2、与酒店提前3-4个月预定会场、住宿房间、餐饮人数，签订合同。

与旅行社确定旅游项目，价格，旅游人数，签订合同。

3、分工明确，各司其职。

总协调要把各个岗位的职责分工明确，并且做好培训工作，每个岗位应该做好哪些，应注意事项等说清楚，各岗位准时到岗，不准中途离开岗位。

4、邀请工作，策划的邀请函出来后，整理出邀请话术，再根据各地的具体情况来邀请客户，把会议的主题、亮点说清楚，吸引的地方如抽精美大奖、赠送精美礼品或正版软件说清楚，旅游项目说得吸引人一些。

客户参会名单及时整理好。

5、会议资料准备：打印好准备物清单，按清单一一核实，需要异地运输的，及时快运过来。

保证资料及时到位，总协调会前指挥工作人员装好资料袋。

礼品奖品及时准备。

6、会场布置：酒店大堂的欢迎牌与条幅、大屏幕欢迎PPT等，各种指引牌，餐厅的祝福条幅与宣传牌等，酒店房间的水果与问候卡，会场的背景板，条幅，为会议特别制作的宣传画、主持台LOGO、鲜花，各种展架，座位矿泉水，会议纸笔，笔记本电脑到位（主持台一台，控制台一台，演示区2-4台）。

茶歇区布置，主持台的台式麦克1-2个、无线麦克2-4个，音响、投影预备与调试，摄影机预备与调试，专业照相机2-3台，礼仪物品与礼仪小姐，奖品、礼品到位。

声光电调试，桌签核对与制作、排列。

演讲时间控制牌。

预留座椅。

贵宾室布置。

技术演示区布置。

7、签到处：会前装好会议资料，按类分好，布置好签到台，签到前把已经报名的名单打印4份，以保证报名人数集中时能分批签到，节约时间，空白的报名表多打印些，分成几份，分批签到。

签到人员要及时整理签到名单，统计人数。

明确职责，把开收据、收钱、给资料的人员分工明确，收取会务费的人员要写明交费人的单位与姓名，以便查找。

餐劵如果中、晚餐券种类多，一定要清楚的送给客户，不要造成客户午餐时拿的是晚餐券。

会议策划与执行实操手册第1章会议策划概述 (3)1.1 会议目标与目的 (3)1.1.1 确定会议主题 (3)1.1.2 制定会议目标 (4)1.2 确定会议类型与规模 (4)1.2.1 会议类型 (4)1.2.2 会议规模 (4)1.3 会议策划团队组织架构 (4)第2章会务筹备 (5)2.1 会务筹备时间表 (5)2.2 预算编制与控制 (5)2.3 会议场地选择与布置 (6)第3章会议主题与日程安排 (6)3.1 确定会议主题 (6)3.2 制定会议日程 (7)3.3 确定演讲嘉宾与议题 (7)第4章邀请与注册 (8)4.1 确定邀请对象 (8)4.1.1 主讲人与嘉宾：根据会议主题邀请相关领域的专家、学者、行业领袖等担任主讲人或嘉宾。

(8)4.1.2 参会代表：包括部门、企事业单位、学术机构等相关人员。

(8)4.1.3 媒体代表：邀请相关媒体记者、编辑等参会，提高会议的曝光度。

(8)4.1.4 合作伙伴：邀请与会议主题相关的企业、机构等合作伙伴。

(8)4.1.5 其他：根据会议性质和需要，邀请其他相关人员，如志愿者、赞助商等。

(8)4.2 制作与发送邀请函 (8)4.2.1 设计邀请函：邀请函应简洁、大方，突出会议主题与重要信息，包括会议名称、时间、地点、主办单位等。

(8)4.2.2 明确邀请对象：针对不同邀请对象，制定相应的邀请函内容，如主讲人与嘉宾需注明演讲主题、时间等。

(8)4.2.3 发送邀请函：通过邮件、短信、等多种方式发送邀请函，保证邀请对象能够及时收到。

(8)4.2.4 跟进邀请函：在发送邀请函后，及时跟进邀请对象的回复情况，了解其参会意向。

(9)4.3 参会人员注册与信息管理 (9)4.3.1 注册流程：制定简单明了的注册流程，包括填写个人信息、证件照、选择参会类别等。

(9)4.3.2 注册方式：提供线上与线下注册两种方式，方便参会人员选择。

(9)4.3.3 信息管理：收集参会人员的信息，包括姓名、单位、联系方式等，以便于会务组进行会前通知、现场签到等工作。

公司《会议组织标准执行手册》一、分组概述筹备组：领会会议精神，摸清领导意图，明确会议目的和形式，评估核算会议收支，落实领导工作要求，全面负责会议各项工作的协调、组织和统筹。

具体工作：安排整个会议流程，制定并明确会议方案；合理安排协调人员调动与物品配给；会前与双方渠道负责人做好沟通，明确来宾人数、会议时间与其他各项要求；会前分配各小组工作，明确分工，会议进行时监督指导；会议结束后负责疏导来宾，分配员工进行会场清理物品归位等清理工作；对可能发生的与不可预见的突发事件给予解决；对各小组给予帮助并予以指导；确保会议圆满成功；会议结束后对会议工作进行评价，撰写会议总结，不断提高会务水平等。

文秘组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报、宣传通稿，负责会议的录音、录像、照相服务、信息存档等。

会务组：负责会议通知、会议物资、会场布置、会议接待、签到等会议协调工作。

接待组：负责生活服务（用餐、住宿等）、交通（路线）引导、医疗服务等工作。

财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账等财务工作。

保障组：负责防火、防盗、人身安全、会务安全、保密、应急等工作。

二、责任组成2 / 15三、会议组织流程说明：附件1-1会务安排需求表5 / 156 / 15会议室使用申请表会议接待（用餐/住宿/接送）申请表附件1-4会议签到表地点：时间：主要议题：附件2-1会前准备须知一、统筹组：会议前需与文秘、会务、接待、财务、保障等各小组充分沟通，再三检查，确保会议所需的各种文书材料、会务物料、人员资金等到位。

必要时，可提前组织全体工作人员进行1-2次会议流程预演。

二、文秘组：①会前必须检查是否已拟写好会议方案、会议流程，并经领导同意；②会议所需的各种文件和资料是否准好；③是否落实好专人负责会议记录（必要时可录音）、拍照、录像等。

三、会务组：①检查是否已经备齐《会务安排需求表》勾划的各种物料；②需反复确认会议室场地落实情况，并确保会议室的音频、投影、屏蔽（如必要）各项设备正常使用；③提前检查会议室布置工作，包括台凳布置、场景布置（横幅拉挂，茶水、水果、会议资料摆放等）、水（台）牌顺序摆放（详见附件2-2）等；④提前（视情况，建议提前0.5-1小时）提醒所有参会人员（包括参会领导、媒体人员），并跟踪好到会情况，做好会议签到，引导嘉宾入席；⑤提前检查其他事项。

会务精细化运作实用手册摘要：会务管理是一项重要的工作，要保证会议的顺利进行和取得预期效果，需要进行精细化运作。

本文将为您介绍会务精细化运作的实用手册，包括会务策划、会场布置、参会人员管理、会务物资管理、会后总结等方面的内容，帮助您提高会务管理水平。

一、会务策划会务策划是会务管理的重要环节，包括确定会议目标、会议主题、会议时间、会议地点等方面的内容。

在策划阶段，需要考虑到参会人员的需求和喜好，确保会议内容的针对性和吸引力。

同时，还要制定详细的会务计划和时间表，以确保会议的顺利进行。

二、会场布置会场布置是会务管理的关键环节之一，影响着会议的氛围和参会人员的体验感。

在会场布置方面，需要考虑到会议的规模和特点，合理安排会议布局、座位排列和舞台搭建等。

同时，还要注意会场的装饰和道具的摆放，营造出符合会议主题和氛围的环境。

三、参会人员管理参会人员管理是会务管理的核心环节之一，包括参会人员的邀请、注册、签到和接待等方面的内容。

在参会人员管理方面，需要及时与参会人员沟通，了解其需求和要求，并根据情况进行合理安排。

同时，还要制定参会人员名单和签到流程，确保会议的参会人员信息准确无误。

四、会务物资管理会务物资管理是会务管理的基础环节之一，包括会议资料、会议设备、餐饮服务等方面的管理。

在会务物资管理方面，需要提前准备好所需的会议物资，并进行妥善保管。

同时，在会议过程中需要关注物资的使用情况和调整需求，确保会议的顺利进行和物资的有效利用。

五、会后总结会后总结是会务管理的重要环节，对会议的效果和问题进行总结和分析，以为下次会务管理提供参考。

在会后总结方面，需要及时邀请相关人员参与和汇总各种反馈意见，对会议的组织和管理进行评估，并做出相应的调整和改进。

结论：会务精细化运作对于会议的顺利进行和取得预期效果至关重要。

通过精细化的会务策划、会场布置、参会人员管理、会务物资管理和会后总结等环节的有效管理，可以提高会务管理水平，为会议的成功举办提供有力支持。

某公司会务管理手册【公司会务管理手册】第一章总则第一条为规范公司内部的会务管理，提高公司会务管理水平，特制定本手册。

第二条本手册适用于公司内部各类会议、论坛、培训等活动的组织管理。

第三条公司会务管理应遵循公正、公平、公开、透明的原则，确保会务活动的顺利进行。

第四条公司会务管理工作由专职的会务管理部门负责。

会务管理部门应与各部门密切配合，做好会务活动的前期筹备、方案制定和后期总结及评估工作。

第二章会务活动的筹备工作第五条会务活动筹备工作应提前进行，确保各项准备工作的完成。

会务管理部门应与相关部门共同制定筹备计划，明确责任分工。

第六条会务活动筹备工作的内容主要包括：确定活动主题和目标、确定活动时间和地点、制定预算、确定参会人员及邀请函的发送、场地布置和物资准备、活动日程的安排等。

第七条筹备工作中应与相关的供应商建立良好的合作关系，确保活动所需资源的供应。

同时，也应与会务场地管理者保持良好的沟通，确保会议场地的预定和布置等工作的顺利进行。

第三章会务活动的组织执行第八条会务活动的组织执行是会务管理工作的核心环节。

会务管理部门应做好活动现场的组织、协调和指导工作，确保会务活动的顺利进行。

第九条会务活动组织执行的内容主要包括：现场接待工作、会议主持和议程安排、演讲人及嘉宾的服务和指导工作、会议记录和宣传工作、会务活动的安全保障和紧急情况的处理等。

第十条会务管理部门应加强对各个环节的监督和控制，确保会务活动的质量。

对员工的工作进行评估和总结，及时调整和改进工作方式。

第四章会务活动的后期总结与评估第十一条会务活动结束后，会务管理部门应及时总结会务活动的经验和教训，并制定细化的评估指标，对会务活动的效果进行评估。

第十二条会务管理部门应与相关部门共同组织会务活动的回访工作，了解参会人员对活动的评价和建议，为以后的会务活动提供参考依据。

第十三条会务管理部门应根据会务活动的总结和评估结果提出改进意见和措施，不断提高会务管理工作水平。