涉密文件、档案管理办法
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XXX集团公司
涉密文件、档案管理办法
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目录
涉密文件管理办法 .................................................................................... 3
第一章 总 则 .................................................................................... 3
第二章 密级范围及确认 .................................................................... 3
第三章 涉密文件的管理 .................................................................... 4
第四章 附 则 .................................................................................... 6
档案管理办法............................................................................................. 6
第一章 总 则 .................................................................................. 6
第二章 职 责 .................................................................................. 7
第三章 归档管理 .............................................................................. 9
第四章 档案使用 .............................................................................. 10
第五章 档案销毁 .............................................................................. 11
第六章 附 则 ................................................................................ 11
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涉密文件管理办法
第一章 总 则
第一条 目的
为提高公司内控管理水平，加强各类文件的保密性，防止公司生产经营等各类信息的泄密和流失，特制订本办法。
第二条 定义及范围
涉密文件是指与公司一切经营活动有关的，公司不允许对外公布和扩散的文件，包括但不限于：
各种往来文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、图纸等。
第二章 密级范围及确认
第三条
涉密文件的密级划分为秘密、机密和绝密三级，具体规定参见《XXX股份有限公司保密制度》（xx发〔XXX〕XX号）。
第四条 密级的确认
涉密文件由拟制人根据文件密级不同，提交不同级别的领导进行密级确认，并填写涉密文件密级确认表（见附件1），在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。密级确认的具体权限为：
1. 绝密文件与机密文件由单位主管领导确认，经总经理审批后方可定级；
2. 秘密文件由单位负责人确认，经单位主管领导审批后方可定 4 / 12
级；
3. 经相关领导确认为非涉密的文件则定为普通级，按一般文件管理即可。
第五条 密级标识
密级确认后，涉密文件均需标注密级标记，加盖相应标识：
绝密文件在其文件每一页的右上角加盖“绝密”专用印章；
机密文件在其文件每一页的右上角加盖“机密”专用印章；
秘密文件在其文件首页的右上角加盖“秘密”专用印章。
第三章 涉密文件的管理
第六条 涉密文件的保存
1. 公司所有涉密文件的右上角均需标注密级标记，加盖对应的密级印章。
2. 公司所有密级文件，均由专人保管，专柜存放。
3. 公司涉密文件管理人员对所保管的密级文件资料不得擅自复印、摘抄或传播，不得向无关人员泄露；不得在普通电话、电子邮件和私人通信中暴露涉密文件机密。
第七条 涉密文件的利用
1. 绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和传送，秘密文件如需在网络上传送，应得到主管领导的批准。
2. 在对外合作中，如确需向合作方提供公司保密文件的，应首先按其密级由相关领导审批，并在提供前与之签订保密协议。 5 / 12
3. 涉密文件利用者必须严格遵守有关制度，保证文件及其内容的安全；未经许可，不得私自查阅、抄录和复制，更不能擅自将文件材料带出保管单位。
4. 凡查阅涉密文件，必须填写《公司涉密文件利用申请表》（见附件2），经相关领导批准后方可查阅，并对查阅内容有保密的义务。
5. 涉密文件原则上不能外借，确为工作需要，必须办理借阅手续，填写《公司涉密文件利用申请表》，经相关领导批准后方可借出，使用完后立即返还。
6. 严格控制涉密文件复印数量，复印的涉密文件要和原件一样严格管理，不得改变其原定的密级和保密期限；复印涉密文件须填写《公司涉密文件利用申请表》，经相关领导审批同意，在保管人处进行登记，并标注使用目的，以备核查。
7. 涉密文件利用者不得将文件拿到社会上营业性复印场所复印；不得自行翻印。
第八条 涉密文件的清退和销毁
1. 涉密文件保管人员按规定对涉密文件定期进行清查，按期清退。
2. 需要销毁的涉密文件，严格履行销毁登记手续，经总经理审批后，由2人以上共同监销，任何人不得私自销毁涉密文件。
3. 负责管理涉密文件的人员调动工作时，必须将所管文件进行认真清理，办理完交接手续后方可调离。 6 / 12
第九条 监督和检查
1. 单位负责人应当对本单位涉密文件的保密情况进行有效监督，对违反管理规定的行为要及时指正，对严重违反者要立即上报。
2. 涉密文件保管人员对本单位涉密文件的控制情况进行记录，单位负责人根据记录信息对保密执行情况进行不定期检查，对违反管理规定的情况要通报批评。
第十条 发生失密、泄密和涉密文件被盗事件时，要立即采取补救措施，并及时报告主管领导、文件保密单位，尽快挽回影响；当事者要写出书面报告。
第十一条
对违反保密规定、造成文件资料泄密和被盗密者，应按其性质及情节轻重给予批评及相应的惩罚处理，具体参见《XXX股份有限公司保密制度》。
第四章 附 则
第十二条 本办法由公司办公室负责解释与修订。
第十三条 本办法自下发之日起施行。
档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强XXX股份有限公司（以下简称“公司”）的档案管理，有效地保护和利用档案，结合公司实际情况，特制定本办 7 / 12
法。
第二条 公司档案管理工作实行集中管理与分散管理相结合的体制。
第三条 公司办公室是公司档案的管理部门。除公司办公室外，公司另设多个档案管理点。
第四条 公司办公室和公司各档案管理点都要安排专人兼职负责档案管理工作，都要为各类档案的存放提供安全、良好的保管条件。
第二章 职 责
第五条 公司办公室档案管理工作职责
1．负责制定公司档案管理工作的规章制度。
2．做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作。
3．公司办公室在负责主体档案管理的同时，对各档案管理点的档案管理工作进行监督和管理。
4．管理范围包括：
（1）证件类档案：
包括法人营业执照、组织机构代码、工业品生产许可证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证等各种证件。
（2）文字类档案：
包括公司各类公文、文件等文字类资料。
（3）荣誉类档案：
包括公司获得的各类荣誉牌匾和证书、公司产品荣获的各种奖项、各种达标证书和证明等。
（4）声像类档案： 8 / 12
包括公司以声像、照片等形式记录下来的各种资料。
（5）人力资源类档案：
包括公司全体人员的人力资源信息，薪酬管理、人事管理过程中产生的各类文字材料，各类与人事有关的协议、合同等档案资料。
（6）公司党委、工会、团委的各类档案资料。
第六条 各档案管理点工作职责
公司各档案管理点都要积极建立健全档案管理制度。由各档案管理点负责管理的档案，要严格执行其相关管理制度。公司各档案管理点及其职责如下：
1．董事会办公室：
负责管理公司董事会、监事会和股东大会的各类档案资料。
2．企业管理部：
负责管理公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；公司对内、对外各项业务过程中产生的各类文件材料。
3．资产财务部：
负责管理公司所有财务档案资料。
4．后勤安保部：
负责管理公司所有跟后勤保卫工作有关的档案资料。
5．营销公司：
销售部是营销公司的档案管理部门，在做好本部门档案管理工作的同时，负责对营销公司其余各部门的档案工作进行监督和管理。
营销公司各部门分别负责管理本部门的客户资料、购销合同、相关票据、会议记录等档案资料，接受销售部的统一监督和管理。
