机关公文写作步骤

公文写作格式规范及公文收文发文处理流程

公文写作格式规范及公文收文发文处理流程

一、公文写作格式规范

公文写作是一种正式的书面表达方式，要求准确、规范、简练。下面是一份常见的公文写作格式范例：

1.页眉部分

页眉一般包括机关名称、文号、密级和页码等内容。其中，机关名称位于最上方，文号位于机关名称的下方，并列于右侧。密级位于文号的下方，并居中。页码位于页面底部的中间或右下角。

2.标题部分

公文标题要简单明了，能够准确概括主题。标题通常居中排放，与上下文之间用空行分隔。

3.时间部分

时间部分一般位于标题的下方，左对齐于页面的左边缘。时间格式一般为“年-月-日”。

4.发文机关部分

发文机关部分一般位于时间的下方，左对齐于页面的左边缘。发文机关包括发文机关的名称、全称和地址等。

5.收文机关部分

收文机关部分一般位于发文机关的下方，左对齐于页面的左边缘。收文机关包括收文机关的名称、全称和地址等。

6.正文部分

正文部分是公文的核心内容。正文一般从空两行开始，按照段落排布。段落之间通常使用段首缩进或空行进行分隔。

7.落款部分

落款是公文作者或机关的名称和签发人员的姓名、职务等信息，表示发文机关的具体负责人。

二、公文收文处理流程

公文的收文处理是指机关或单位接收到外部单位发送的公文后，按照一定的程序进行处理并做出答复。

一般情况下，公文的收文处理流程可包括以下几个步骤：

1.收文登记

收文员收到公文后，需要对其进行登记。登记内容包括文号、来文时间、发文机关、来文标题等。登记后，将公文进行盖章备案，并进行电子存档。

2.公文分发

根据公文的内容和涉及部门，收文员将公文分发给相关部门进行处理。分发时需注明办理期限和相关要求，以及将来文副本发送至所需部门。

3.办文处理

各处理部门按照公文的要求和办理期限，进行相应的处理工作。处理人员应认真分析公文的内容，制定具体的工作方案，并进行实际操作。

4.汇总和整理

附件1 《党政机关公文格式》

GB/9704-2012 2012-07-01实施

2 目 次 前 言 1 范围 2 规范性引用文件 3 术语和定义 4 公文用纸主要技术指标 5 公文用纸幅面尺寸及版面要求 5.1 幅面尺寸 5.2 版面 5.2.1 页边与版心尺寸 5.2.2 字体和字号 5.2.3 行数和字数 5.2.4 文字的颜色 6 印制装订要求 6.1 制版要求 6.2 印刷要求 6.3 装订要求 7 公文格式各要素编排规则 7.1 公文格式各要素的划分 7.2 版头 7.2.1 份号

3 7.2.2 密级和保密期限 7.2.3 紧急程度 7.2.4 发文机关标志 7.2.5 发文字号 7.2.6 签发人 7.2.7 版头中的分隔线 7.3 主体 7.3.1 标题 7.3.2 主送机关 7.3.3 正文 7.3.4 附件说明 7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章 7.3.5.1 加盖印章的公文 7.3.5.2 不加盖印章的公文 7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文 7.3.5.4 成文日期中的数字 7.3.5.5 特殊情况说明 7.3.6 附注 7.3.7 附件 7.4 版记 7.4.1 版记中的分隔线 7.4.2 抄送机关 7.4.3 印发机关和印发日期

4 7.5 页码 8 公文中的横排表格 9 公文中计量单位、标点符号和数字的用法 10 公文的特定格式 10.1 信函格式 10.2 命令（令）格式 10.3 纪要格式 11 式样

5 前 言 本标准按照GB/T 1.1—2009给出的规则起草。 本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。本标准相对GB/T 9704—1999主要作如下修订： a）标准名称改为《党政机关公文格式》，标准英文名称也作相应修改； b）适用范围扩展到各级党政机关制发的公文； c）对标准结构进行适当调整； d）对公文装订要求进行适当调整； e）增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整； f）进一步细化特定格式公文的编排要求； g）新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。 本标准中公文用语与《党政机关公文处理工作条例》中的用语一致。

- 1 - 国家行政机关公文格式

〘国务院关于发布〖国家行政机关公文处理办法〗的通知〙（国发〔2000〕23号）

一、纸型、纸质

复印纸A4型（国际标准210mm×297mm）,厚度定量60—80g/m2。

二、封面

文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标，但不使用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、标题

标题使用2号小标宋体或宋体加粗，顶行。副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。

四、正文

1．正文文字字体、字号

正文使用3或4号仿宋、宋体。

2．正文内标题字体、字号

1级标题文字使用3或4号黑体，2级标题文字使用3或4号楷体，3级标题文字使用3或4号宋或仿宋体，4级标题文字使用3或4号宋或仿宋体。标题单独成行时，均无需标点。

不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持公文严肃、文 - 2 - 面整洁。

3. 结构层次序数、标点

第1层为“一、”，第2层为“（一）”，第3层为“1.”，第4层为“（1）”。不使用不规范的序号，如：1）、A、a等。

4.段落

每段文字前空2格，第2行起均顶格。

5.表格

正文中表格一般作附件，置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文，字号可略小。

6.数字

数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、落款、盖印

在正文后空2行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，或用区位码0180，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿4格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

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机关公文写作的构思

作者：裴春凯 王倩

来源：《办公室业务》2014年第12期

材料构思的过程，实际上是我们对所阐述问题深入学习研究的过程，是对我们头脑中已有知识进行梳理和释放的过程，是对所讲内容的特点规律逐步深化认识和掌握的过程。这个过程，就是一个由点到线、由线到面的过程，是一个由粗到细、由虚到实的过程。构思材料是从大到小，从整体到具体，写材料是由小到大，由具体到整体。构思的过程，可以大体分为三个阶段。

第一阶段：理清思路，整体布势

一要确定主题。确定主题就是要明确准备写些什么，要围绕这主题展开和发展，以便于落实单位准确地把握材料的基本精神和总体倾向，进而用以指导工作。比如，起草一篇领导讲话，领导明确要讲一下党的建设问题。但这是一个比较大的题目，需要给它具体定位，是从总体上强调几个思想，还是要侧重讲一两个突出的问题，这个问题是什么，从哪个角度讲。如果只讲党支部建设，需要确定是以保持先进性为主题，还是以坚持制度建设为主题，是增强原则性、战斗性为主题，还是以改革创新为主题，把大体的思想和方向明确下来。

二要确定对象。确定对象就是要明确写给谁看，讲给谁听。要了解所面对的对象是什么层次、有什么样的特点，因为对象不同，内容层次、行文风格都应有所不同。毛主席在讲到反对党八股的时候，指出了一个治病的药方，就是我们每一个人，都应当切实领会下面这条起码的规则，把它当作定律，当你写东西或讲话的时候，要想到你究竟是为什么人写东西，向什么人讲话。

三要确定目的。确定目的就是要解决什么问题。无论是各级文件、召开年度例行的会议，都要分析问题、解决问题，如果没有问题需要解决，或没有把需要解决的问题搞清楚，相关会议和文件就失去或削弱了存在的价值。我们在构思一篇文章的时候，要想到究意是针对什么。头脑中有了靶子，写起来就有所遵循，不会出现跑题。从提出问题、回答问题到解决问题，一条线写下来，整篇文章就会很集中。