财务制度补充公函

时间：XX年XX月XX日

文件编号：威奥特财字[XX]第1号

财务制度补充规定

财务报销制度经过一段时间的执行，随着实际情况的不断变化，现做如下补充规定：

1、 工程人员在工程中发生的招待费用属于市场行为，原则上不予报销。若有特殊情况需事先向工程负责人、当地市场负责人请示，经批准后，方可发生，每月不得超过200元。经工程负责人、当地市场负责人签字后，财务予以报销，否则费用自负。

2、 已经使用联通免费手机的人员，每月通讯费标准为150元。

3、 手机费用报销必须使用电信营业厅电脑打印的话费专用发票，手机号码必须是员工联系表上记录的号码，否则一律不可报销。

4、 本补充规定从公布之日起执行，与原制度有冲突的以本规定为准。

5、 本制度由公司财务部负责解释。

XX 时间：XX年XX月XX日

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附注：

1、 现使用如意通和神州行的人员，如果确有困难无法更换可以打印手机话费专用发票的，请及时告知财务部。

2、 如果手机号码发生变化，请及时于行政部联系，以便更新员工联系表。

1 严格财务报销制度的补充规定

项目部全体员工：

为进一步执行公司财务管理的各项制度规定，本着勤俭节约、争取项目效益最大化的原则。结合本项目部前期在执行公司财务文件方面的实际情况，现重申公司“严格财务报销制度的规定”。

一、员工报销间接费用执行会签制：

项目部员工间接费用报销严格按照公司《实行报销会签制的通知》执行，员工间接费用报销必须由项目经理共同签认，并附有财务部出具的报销清单，发票要分类贴到每一张，严禁多类发票粘贴到同一张报销单。

二、员工出差必须执行请、销假制度：

项目部员工出差严格按照《广州分公司差旅费管理办法》执行，员工出差实行请、销假制度，本着高效节约的原则，缩短出差时间，如经项目经理同意利用出差机会顺道回家的，在家期间按事假计算（或按有薪假计算），经项目经理同意回家往返的车费自理。

三、项目部员工休假管理：

项目部员工休假严格按照公司文件规定执行，但一年只能报销一次探亲路费，如全年未休探亲假的，年未发给一次性路费。

四、办公用品管理： 2 项目部办公用品不允许多人采购，由项目各部门月末提供次月需用计划，交办公室汇总，经项目经理批准后，统一采购、报销、造册、保管、发放，低品要建立动态台账，台账要每个季度送到财务部，及时对低品进行点算及报废。今后除办公室主任报销办公用品外，任何人不得报销办公费用。

五、业务招待费管理：

业务招待费是对外联络感情、便于工作使用的，严禁单位内部相互请客报销业务招待费。对外需要招待时必须先请示项目经理后再招待，任何人不得先斩后奏，否则财务不予报销。业务招待费必须一事一报，不允许多次使用一次报销，如财务发现有多次使用一次报销的，财务只能报销其中最少的一次，其余的按作废处理。

六、备用金挂支：

备用金挂支是指项目零星采购、出差等需要使用的小额资金，任何人不得用于个人使用。对于对外经营费一次性支出2万元以上的，需书面报告公司领导审批方可支出。备用金挂支根据财务制度“前账不清、后款不借”的规定，项目员工在使用备用金后必须及时清理，不允许备用金滚动使用。

关于完善财务管理制度的补充规定

为加强公司对产品销售及结算的管理，确保销售与收款业务及会计科目的核算真实、完整、规范，防止差错和舞弊。保证公司的资产不受损失，特制订以下管理规定。

一、产品、物资销售的具体规定

1、公司所有产品、副产品及废旧物资的销售必须由营销部办理发货及结算手续。

2、营销部根据过磅单和分管领导批准的价格开具销货单，销货单应注明单位、货物名称，数量、日期（单价、金额）仅限会计联和销售统计联。

3、销货单为一式六联（存根联、客户联，会计联、保管联、销售统计联、出门联）。

4、开具销货单要按照编号顺序填写，不得无序填写。如有填写失误或者客户的原因造成重新填写，要把原单据作废并加盖作废章。

5、销货单的管理由财务部负责。营销部领用销货单每次分产品只能领用一本，使用完毕交财务部，经财务人员检查无误后方可再次领用。财务部发放销货单必须按顺序号发放，并有经手人签字。

6、营销部根据开具的销货单除存根联外的五联到财务办理结算手续。财务部必须根据过磅单审查数量，根据合同审查价格并计算金额是否准确。审核无误后办理现金及银行结算，并在联单上盖章。

7、门卫审查加盖财务章的出门联方可放行，否则有权不予放行。门卫每周日下午要把出门联交到财务部，财务安排专人负责按顺序号进行统计。办公室负责通过监控录像统计下午17：00-早上7:30货车出厂车辆的明细（车号、时间），并于9:00之前由办公室负责人签字后报给财务部。财务部根据统计报表审查出厂车辆是否有销货手续，如没有办理要第一时间汇报常务副总查明原因，属于不履行岗位职责或者串通客户导致公司资产流失的，对相关责任人按照货物价值两倍的处罚并作出开除处理。

8、除公司规定的赊销的客户外，其他客户的赊销财务不允许办理出厂手续。特殊情况由分管销售的副总签字方可办理。

9、属于晚上发货不能办理销货手续的，必须由公司值班人员在过磅单上签字，门卫凭过榜单方可允许货物出厂。第二天营销部负责完善手续。属于客户扣减数量的必须由营销部调查的调查报告并经常务副总签字，营销部开具红单冲销，财务部做冲账处理。

致供应商对账调整公函

致各供应商：

首先感谢贵单位一直以来对我司工作的支持！

为了贵我双方合作顺畅，规范签收结款等财务管理，配合我公司财务制度需要，现针对供应商货款的单据及对账签收等问题做以下调整，望知悉并配合:

1、自2023年5月15日起，所有供应商送货单必须当日随货送至鲜元素仓库，由收货人确认签收并签字确认。如单据延期不提供或无我司收货人签收及签字，我公司一律不予承认并不予结款。

2、送货单内容要求明确：送货名称、数量、规格、金额等数据要求正确、完整。

3、我公司目前收货人：1、仓管员： ；2、分拣组长： ，制单员： ，采购主管：。（由其中任何1人签字即可）

4、关于对账时间：要求每月8号前各供应商将我司签收的送货单及贵司送货单一起送公司对账。未按规定时间送达的一律顺廷至下月对账并于次月结账，同时我司有权推迟该月货款的结算时间。

5、根据2023年5月前所有未签收的送货单，要求所有供应商与我司上述签收人对接，并补签，要求在本月补签完成，如未能在本月补签完成的，延续到次月结算，如不能补签的单据，本公司不予以对账及结算。

特此通知！ 顺颂商祺!

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