浅谈人事档案数字化建设的几点思考

1 浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设

摘要：干部人事档案管理是我们每个机关、企事业单位的一项重要管理工作,针对干部人事档案管理数字化信息系统建设中需要注意的一些重点、难点问题进行探究，为干部人事档案管理数字化信息系统建设提供参考。

正文：干部人事档案管理数字化信息系统建设是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，干部人事档案管理数字化信息系统建设的目的就在于推广应用。因此，干部人事档案管理数字化信息系统建设必须围绕干部人事档案文件多、种类多、文件创建者多、创建时间不定期、数字化程度低等实际问题,最大可能地采用最新信息技术，及时研究解决数字化建设中的存在问题。

一、干部人事档案管理数字化信息系统建设的现状

干部人事档案管理长期以来都是依靠手工作业，近年来虽运用了计算机，但由于其内容的保密要求，通用性相对较差，造成其数字化程度相对其他领域和行业相对落后。

1、干部人事档案管理软件的开发滞后，通用性差。由于干部人事档案管理侧重于通用性信息的使用和管理，对干部人事档案的查阅使用相对薄弱，加之各级、各地、各部门对档案的需求各异。干部人事档案管理软件的开发处于无政府状态，各自开发的软件不能互通，造成规范、通用管理软件开发落后，制约了数字化进程。

2、干部人事档案管理的标准化、规范化程度低。干部人事档案管 2 理数字化信息系统建设的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，干部人事档案业务基础较差，案卷质量不高，干部人事档案管理尚无统一标准，仅着眼于某一地区、部门或某系统，全面实施困难较大，制约了数字化建设。

3、干部人事档案管理的方式相对落后。干部人事档案管理的技术标准、工作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑，越来越多的“文件资料”是硬盘和光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应干部人事档案数字化的要求。

4、干部人事档案管理人员的素质有待提高。进行数字化信息系统管理，需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多单位和部门缺乏高素质人才，既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才就更加奇缺。

对档案管理数字化建设的几点思考

【摘要】随着档案事业的快速发展以及信息化时代的到来，档案的利用率和价值也不断提高，但由于档案的数量剧增，档案管理工作也面临着更大的挑战，而档案管理数字化就成为了新的出路。本文对档案管理数字化建设的途径、内容及遇到的相关问题进行了探讨，为新时期档案管理工作提供帮助。

【关键词】档案；管理；数字化；建设；途径；问题

档案是一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，档案管理数字化建设是信息技术发展的必然需求。而所谓档案管理数字化，就是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。虽然目前档案数字化的建设已经成熟，但在数字化的过程中依然存在着不少问题。为了更好地建设档案管理的数字化，本文拟从档案管理数字化的途径、内容及遇到的相关问题等方面加以阐释。

1.档案数字化建设的途径

单就档案数字化而言，其途径是很多的。计算机数据录入、电子扫描、数码照相、模拟信息的计算机转换等，都是实现档案数字化的方法和途径，而其主要方法就是对档案信息的计算机数据录入。那么，对过去已有的非数字档案进行数字化的时候，可不可以同样采用档案信息的数据录入方法呢？换句话说，就是可否把过去形成的所有档案，回过头来再重新一字一句地进行计算机数据录入呢？这当然不行。因为，第一，劳动量太大，要完成现有非数字档案的录入工作，就如档案著录一样，动则需要几十年时间，甚至成为“永远还不完的债”；第二，重新录入档案文件，仅是完成了档案文件信息内容的录入，而档案原件的外观原貌、真实可靠性标志、法律地位和权威性等等，却通通无法转移到新录入的电子版本中。这样，数字化后的档案就完全丧失了法律效用和凭证作用，成为不足为凭的依据。所以，对于过去形成的非数字档案的数字化，只能采用电子扫描、数码照相、缩微转换（先拍成缩微胶片，再通过计算机软件转换为电子档案存储在计算机中）等，才能实现档案原文原貌的数字化储存和利用。

关于高校人事档案数字化平台建设的若干思考

摘要：本文以长春职业技术学院为例，分析了当今高校人事档案数字化趋势的必要性和迫切性。

关键词：高校人事档案数字化

1 概述

高校人事档案是高校教职员工在科研、教学、行政等日常工作中形成的真实的反映教职工的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。对于个人而言，是人一生真实轨迹的描述；对于组织而言，是考察、了解职工品德和素质的重要凭证。因此人事档案的保存、保护、管理对于个人和组织而言都具有重要的意义。在我国大部分高校档案馆，人事档案的管理方式相对滞后，主要存在是传统手工的借阅与保存，而这种传统的借阅与保存最大的弊端就是档案人员频繁的接触原始档案造成的人为有意无意的破坏，甚至泄露职工的人事档案，很不适应现代人事档案工作的需要。

2 高校人事档案管理现状

2.1 改进传统管理方式，提高工作效率

现阶段高校人事档案的提供、利用还是以原始纸质档案为主体。档案管理人员的管理重心只是放在对原始档案能够不丢失、不遗漏。特别是有些人事的档案装订还采取老式的线装方式，这就不可避免的造成了人事档案在递增和使用过程中被迫频繁拆装档案的行为，直接造成了对档案原本的人为伤害，降低了工作效率。

2.2 加强人事档案数据库系统的应用性

目前各个高校在构建人事档案数字化平台的过程中，着重发力点都限于对人事档案中关键信息的提取、包括档案人库、借阅、在库、出库的电子记录。而真正能做到将档案原件以电子副本的形式完成的保存在数据库中，少之又少。一方面是由于这是一项极其庞大的数据工程，另一方面在这个过程中产生的风险性对于高校的人事档案馆是一个不小的挑战。高校人事档案管理模式一直沿用传统的人工管理方式，由于原始纸质的人事档案拥有高度的机密性，涉及到各位教师的切实利益，因此为防止原始档案在借阅，查询过程中，出现经常接触原件可能造成原件的破损，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人员频频往返于阅档室与库房之间为使用者找出档案，利用完以后再将档案归入原位，这种查档方式费时费力，效率极其低下。因次，迫切需要对纸质原始档案材料进行数字化和信息化管理，有必要搭建学院人事档案数字化平台。而数字化平台中的数据库副本利用，有效的阻止了传统查询纸质档案中发生的篡改、丢失、破坏的现象的发生，而且电子副本的存在，在原始档案遭到可能性的破坏也是很好的留存依据，所以建立数字档案迫在眉睫。

浅谈人事档案数字化建设发展

摘要：在当今计算机的快速发展背景下，人事档案从纸质材料向数字化方向的发展已经成为主流趋势。数字化建设已经逐渐融入我们的日常生活中，人事档案的数字化建设，将使得人事管理更加高效便利。基于信息化时代人事档案的数字化建设背景，针对眼下人事档案数字化在事业单位、企业以及公务员系统的建设现状提出相应的对策。

关键词：人事档案；数字化建设；信息安全

前言

当前时代背景下，大数据在人事管理中的应用已经成为主要趋势，而人事档案的数字化建设，是人事档案适应时代变化的主要方式。人事档案关乎企业与事业单位用人制度的调整以及相应的人事管理，并且对于公务员体制改革具有重要意义。在这一基础上，传统的纸质材料已经无法满足数字化信息建设的需求。人事档案的数字化建设，不仅有益于提高工作的效率与准确性，还在一定程度上适应了事业单位改革的步伐、企业转型发展机遇以及公务员系统的调整，因此人事档案数字化建设，是适应时代发展的选择。

1.人事档案数字化建设现状

1.1基础配套设施缺乏

在实际的人事档案数字化进程中，由于计算机发展速度快，相应的计算机硬件软件更新速度日新月异。因此旧设备、旧系统、旧软件与新的设备软件的不配套，软件新旧的不兼容，造成了人事档案的数字化的进展缓慢，信息保存困难等问题。事业单位单一采用手工纸质材料，在一定情况下存在结构单一，保存较难的情况，容易出现档案损坏、丢失的问题。相对于传统公务员人事管理系统，基层公务员人数多，档案总量大，难以进行及时有效的档案管理，在进行人事管理调动时，容易出现寻找档案慢等情况。

在进行人事档案的数字化建设中，这一建设过程是一个复合的过程，传统纸质档案的信息化、数字化与计算机的硬件与软件质量性能有关，尤其是一些配套的硬件需要完善，必须提高硬件设备的管理性能，复合现代设备的基本需要，需要软件的及时更新，必须对软件完成、提高人员的操作技能，需要与时代的发展起到促进作用，人员的技能提高，掌握相应的技术[1]。