浅谈干部人事档案数字化及信息化管理
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浅谈干部人事档案数字化及信息化管理
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【摘要】本文以某集团型企业（以下简称“该企业”）干部人事档案数字化和信息化建设为例，阐述了干部人事档案数字化和信息化建设的必要性、实施的主要过程及干部人事档案信息系统合规使用与运行维护的建议。
【关键词】干部人事档案 数字化 信息化
干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，属于党和国家所有[1]，具有重要的现实价值与历史意义。随着信息技术的发展，干部人事档案的管理、利用模式与时俱进，采用现代化技术方法实现干部人事档案数字化、信息化管理是必然选择。
一、干部人事档案数字化和信息化管理的必要性
（一）是贯彻中央从严管理干部人事档案的要求
党的十八大以来，中央组织部颁布系列文件，明确从严管理干部人事档案的要求，其中多次提到档案数字化、信息化建设：2014年下发了《关于进一步从严管理干部档案的通知》，提出要创新干部档案管理的方法和手段，积极推进干部档案数字化，不断提高管档工作水平；同年，全国干部人事档案专项审核工作会议明确“大力推进档案数字化建设，是利用现代化信息技术提升档案工作水平的重要途径”；2017年印发了《关于贯彻实施<干部人事档案数字化技术规范>的通知》，要求按照人事档案数字化技术规范执行干部人事档案数字化工作环节、流程操作和技术指标；2018年颁布了《干部人事档案工作条例》，明确提出“按照国家相关标准和要求，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系”[2]。
（二）是保障干部人事档案信息及实体档案材料安全的有效手段 档案信息及实体材料的安全是做好干部人事档案管理工作的基础。在传统的管理和利用模式下，需频繁取出、翻阅、放回实体档案，存在档案损坏、造假、甚至丢失等风险。实施干部人事档案数字化及信息化管理，可以切实提高干部人事档案安全保障水平，主要体现在：
1.线上查阅替代实体档案取放查阅，大幅降低纸质实体档案频繁翻阅导致磨损、污损等损坏风险；
2.线上永久保存且操作留痕的数字影像档案，可以有效防止档案借出使用过程涂改造假、撤换或丢失材料的风险；
3.线上数字影像档案与实体档案共存，作为实体档案的重要备份，可以防止档案不慎丢失或损毁情况发生导致的不可挽回的损失。
（三）是推动干部人事档案管理工作高质量发展的必然趋势
干部人事档案工作数字化、信息化转型，能够充分发挥信息技术在档案信息资源管理中的优化、集成作用，通过线上管理、授权、查借阅，可大幅提高干部人事档案管理、利用效率，降低管理成本，同时转变了档案管理方式、服务方式和管控模式，逐步实现档案资源集约化、档案业务数字化、档案服务知识化，有效发挥和提升干部人事档案的价值。
二、干部人事档案数字化和信息化实施过程
开展干部人事档案数字化和信息化建设工作，应该严格按照人员建库、目录建库、档案扫描、图像处理、数据存储、数据验收、数据交换、数据备份、安全管理的技术要求，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性[3]。该企业以档案管理信息系统建设和档案数字化采集两方面工作为切入点，总体规划、逐步推进、分步实施，最终实现了干部人事档案的线上管理和利用，极大提高了档案管理、利用效率，切实防止了档案涂改造假及查借阅过程导致的破损、丢失，构建了各层级成员单位数字人事档案一体化管理模式。
（一）系统调研、科学选型，集中部署干部人事档案管理信息系统 一般企业并不具备自己开发干部人事档案管理信息系统的能力，需从市场上选购。市场上可供选择的人事档案管理信息系统较多，但标准不一，参差不齐。该企业在选择系统前从管档范围、管理要求、管理方式、合规性、安全性、应用性、成熟度、性价比等多方面进行了充分市场调研，确定了如下建设原则：
1.集中部署、分级管理
该企业总部单位牵头组织建设人事档案管理信息系统，按照“集中部署、集中存储、信息共享、分级管理”的原则，以干部管理权限为依据，构建包含各层级成员单位的档案管理信息系统体系，各成员单位管理本单位权限范围内人员档案。
2.审批授权、严格管控
在同一成员单位内部，可设置不同管理、审批、使用角色，经过审批、授权后，相关用户方可查阅有关人员数字档案信息。
在各成员单位之间，不允许随意查看非本单位的人事档案信息。因工作需要查阅的，需经管档单位审批、授权后，方可查阅。
3.信息安全、数据互通
干部人事档案信息是记载个人身份、学历、经历等方面的原始凭证，是组织历史、全面地考察和选拔人才的重要依据，其内容的特殊性和保密性决定了干部人事档案管理信息系统的安全性和可靠性尤为重要，信息安全是系统选型和建设过程的首要考虑因素，系统承建商需具备相应保密资质。
根据干部人事档案管理信息系统建设原则，该企业重点围绕“干部人员管理、档案名册、档案检索、档案查借阅、系统维护”等功能，制定了详细的系统需求方案，确定了软件的基本选型。进而开展了测试版本安装、应用场景测试、问题反馈、需求再沟通等工作。取得预期效果后，采购部署了集团管控版干部人事档案管理信息系统，为档案信息化管理提供了技术平台。 （二）总体规划、分布实施，开展干部人事档案数字化工作，形成数字档案信息库
按照“总体规划、逐步推进、分步实施”的档案数字化加工方案，该企业各成员单位遵照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）标准框架，结合特殊档案材料实际，按照以下工作内容开展了干部人事档案数字化加工工作，形成了数字档案信息库：
1.人员建库：参照《干部任免审批表》填写说明进行人员基本信息录入。
2.目录建库：根据统一的档案目录格式进行档案目录录入。
3.档案扫描：每份档案按十大类顺序进行扫描，形成数字档案。电子图像要清晰、平直、干净。数字档案要与纸质档案内容一致，顺序一致。可按类别进行检索，查看所需数字档案内容。此阶段工作中，需特别关注档案材料齐全且分类编目准确，防止后续因调整类别或补充归档材料导致相应类别材料重新编号、扫描、装订，造成大量重复性工作，降低工作效率。
4.原始图像处理：对扫描后的图像进行纠偏、裁切、拼接等图像处理。
5.优化图像处理：使用计算机对原始图像数据进行处理，得到符合标准的优化图像。
6.数据存储：图像数据采用JPEG格式存储，上传至干部人事档案管理信息系统存储。
7.数据验收：按照标准对数字档案进行成品验收。
8.数据备份：干部人事档案管理信息系统部署过程中，在服务器端设置了数据备份功能，会对上传的数字档案数据进行安全备份。
（三）明确新增档案材料的数字化加工的工作流程
整卷的档案数字化加工完成后，每年会有大量的档案散材料需要补充扫描上传，各种材料收集的时间不同，有的是可预见的年度性材料（如考核、职称、工资等材料），有的是不可预见性非定期材料（如后取学历、党团、任免等材料），将它们收集归档及数字化加工需制定严格的工作流程，否则会导致不必要的大量重复性工作和纸质档案与数字档案不一致。
三、干部人事档案信息管理系统合规使用与运行维护建议
（一）新增档案材料需及时进行数字化加工及上传
干部人事档案信息化管理后，相关人员查阅利用档案由原来到档案室查阅纸质档案转变为了在客户端查阅数字影像档案，在便捷高效利用的同时，对系统维护提出了更高要求，即务必及时加工并上传新归档散材料，以确保数字干部人事档案的全面性和及时性。
（二）建立干部人事档案管理信息系统运行管理要求或制度
干部人事档案运用信息技术管理后，一方面给利用提供了高效快捷的服务，另一方面给管理带来了安全隐患[4]。中央组织部明确“干部人事数字档案在利用、转递和保密等方面按照纸质档案相关要求管理[5]”，这就需要建立切实有效的干部人事档案管理信息系统运行管理要求或制度，明确各单位（部门）的职责、系统运行管理模式、角色账户创建审批流程、系统数据管理、系统安全等方面规则、要求，以指导、规范系统的管理使用、运行维护，确保系统安全、稳定、可控。
参考文献
[1][2][5]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例[M].北京,中国法制出版社，2018
[3]国家质量监督检验检疫总局,中国国家标准化管理委员会.干部人事档案数字化技术规范:GB/T 33870—2017[S].北京，中国质检出版社,2017
[4]吴建议.海峡西岸经济区干部人事档案信息化建设探讨[A].长春理工大学学报,2012,(10):93-95
