北京市电子文件归档与管理暂行规定

电子文件管理与归档暂行办法为适应现代化办公的要求，加强公司系统内网络环境下电子文件、声像文件（资料）的科学管理，更好地服务经济发展，服务企业，防范各类风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国档案法》和《电子文件归档与管理规范》的有关规定，结合公司工作实际，制定如下暂行办法。

1.有关规定具有保存价值的电子文件是公司档案资料的一部分，必须纳入归档范围，经过收集、鉴定和整理后移交归档至档案管理部门保存并提供利用，以维护公司档案的齐全、完整和系统。

电子文件归档和电子档案管理以真实、可靠、完整、可用为目标，贯彻全过程管理和统一管理的原则。

（1）电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（2）归档电子文件，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（3）背景信息，指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（4）元数据，指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（5）逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案室移交的过程。

（6）物理归档，指把计算机网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体（磁带、磁盘、光盘等）上，向档案室移交并由档案室集中管理的过程。

2.管理职责（1）档案管理部门制定电子文件归档规章制度和标准规范，对本单位各部室在业务工作中形成的电子文件接收归档，对电子档案进行保管、统计、提供利用等管理工作，定期对电子档案进行真实可读性检查，对存在持续可读风险的电子档案进行长期保存管理。

公司档案管理部门对所属各单位电子文件归档和电子档案管理工作进行指导、监督和检查。

各单位档案部门定期向公司档案管理部门备份重要文件电子档案目录。

1.目的2.适用范围本标准规定了在项目活动中，具有长期保存价值的电子文件的收集、积累、归档及电子档案管理的一般方法。

适用于项目执行过程中产生的电子文件及电子档案的管理。

其他种类的电子文件的管理可参照本标准。

3.定义本标准采用下列定义。

3.1 电子文件能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序列。

3.2 电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据3.3 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

3.4 物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

4.职责分工4.1 电子文件形成由资料员对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理,保证管理工作的连续性。

4.2 电子文件的管理由项目经理负责。

4.3 各部门经理应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等归档要求,以保证电子档案的质量。

5.规定内容5.1 为保证电子档案的可利用性,从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性。

5.2 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

5.3 具有长期或永久保存价值的文本或图形电子文件,如没有纸质等拷贝件的必须制成纸质文件或缩微品等。

进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件或缩微品一并归档。

5.4归档范围电子文件的归档范围,参照国家关于文件归档的现行有关规定执行，并应包括相应的支持软件和相关数据。

5.5归档时间逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

5.6检测在进行电子文件归档工作时,应按其基本技术条件进行检测。

其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读近年来，国家和北京市相继出台了《电子文件管理暂行办法》、《电子档案移交与接收办法》和《北京市电子文件管理暂行办法》等多份在电子文件和电子档案管理工作领域具有重要意义的行政规范性文件。

北京市档案局作为本市的档案行政管理部门，对新形势下电子文件归档和电子档案管理工作如何推进，进行了深入且科学的研究。

2016年，市档案局党组就如何应对信息化发展的新趋势，快速推动全市电子文件归档和电子档案管理工作，初步确定了近期的工作重点：调研全市电子文件管理工作现状，抓紧制订《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》，加快北京数字档案馆建设，配套出台《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》、《北京市电子档案移交与接收办法》、《北京市电子文件元数据方案》和《北京市档案馆档案数字资源管理办法》，采取边制订、边宣贯、边建设、边试点的工作模式，力争三年内形成具有我市档案工作特色的电子文件归档和电子档案管理工作制度体系，形成一批较为成功的、可借鉴的电子档案管理试点单位，为“十三五”时期我市档案系统全面开展电子档案管理工作奠定坚实基础。

按照市档案局党组的统一部署，市档案局积极寻求北京市电子文件管理联席会议成员单位的政策支持，北京市档案局联合北京市密码管理局于2016年2月7日印发了《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》。

本《办法》共六章27条，针对电子文件的归档、电子档案的移交与接收、电子档案的保管和电子档案的利用等制订了较为全面的规定，并就目前仍容易产生歧义的名词定义和新旧文件更替等方面进行了明确。

本《办法》规范了我市电子文件归档与电子档案管理的相关工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，为维护历史记录完整，促进档案信息资源开发与利用，推动档案信息化又好又快地发展起到重要作用。

笔者将按照《办法》的章节，就其中较为重要的内容以及《办法》的有关条款与之前有关文件的要求不尽相同的方面进行详细解读。

电子文件归档及管理规定1.目的为进一步规范公司电子文件的归档及管理工作，保障归档的电子文件安全有效地利用，根据国家有关法律法规，特制订本规定。

2.定义电子文件，是以数码形式存储于电脑、U 盘、移动硬盘等载体，包括但不限于各部门工作产生的合同、档案、资料、图纸、表格、图片、视频、录音、PPT 等。

3.电子文件涉及保密内容的，部门内部应做好加密保管，不可随意外传，如有违反一经发现将按照保密协议严厉惩处。

4.行政人事部对各部门电子文件归档及管理工作实行监督和指导。

5.凡有保存价值的电子文件，各部门均必须定期向行政人事部归档。

6.电子文件归档的基本要求：6.1及时完整原则：所有文件应在产生之后及时并完整的收集；6.2真实有效原则：所有文件应如实产生，如实保存，确保有效；6.3规范管理原则：文件归档要求责权明确，管理科学规范；6.4通用软件原则：专用软件产生的电子文件应尽量转换为通用型电子文件。

7. 电子文件归档时，《电子文件目录表》、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

8.归档电子文件移交前，各部门必须认真检测电子文件，并填写《电子文件目录表》一式两份，一份随电子文件移交给行政人事部，一份由电子文件形成部门保存。

9.电子文件的检验应包括以下项目：9.1有无病毒；9.2核实电子文件的真实性、完整性、有效性；9.3核实目录表、说明资料等是否准确、齐全；9.4对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本等是否完整。

10. 各部门负责人为电子文件管理第一责任人，负责领导、督促内部资料管理专人有序、有效的规范管理各类文件，并定期移交归档。

11. 各部门应安排专人定期对电子文件进行归档及备份，每月15日前将电子文件归档至行政人事部。

12. 行政人事部将不定期的对电子文件进行验收，对检验不合格者，应退回相关部门重新制作。

13. 行政人事部档案管理人员应做好公司所有电子文件的管理归档工作，记录各部门归档时间和归档人，并于每月25日前填写《归档电子文件管理登记表》。

电子文件归档与电子档案管理制度一、总则1.对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统T办调指定专门机构或人员负责, 保证管理工作的连续性。

2.电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

3.电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

4.应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子档案的质量。

5.为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

6 •归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

7.具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。

进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

二.电子文件的收集与积累1•收集范围。

电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行。

2•收集积累要求(1)记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

(2)保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

(3)在"无纸化"计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,井对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留。

(4)用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

(5)用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

(6)用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

北京市电子文件归档与管理暂行规定北京市电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。

第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业和事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）。

第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义：（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（七）真实性指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）迁移指将源系统中的电子向目的系统进行转移的方法与过程。

第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

第五条各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件管理负有全面的责任。

国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年7月28日发布2003年9月1日施行)第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。

电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。

第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。

第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

北京市档案局、北京市信息化工作办公室关于印发《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》的通知各区、县档案局、馆和信息化工作主管部门，市属各委、办、局、总公司（集团）、人民团体、高等院校档案部门和信息化工作主管部门：为加强本市各级国家机关和具有行政管理职能单位的电子文件归档工作，确保电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，市档案局和市信息化工作办公室根据相关政策法规，结合本市电子文件归档工作的实际，联合制定了《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》。

现印发给你们，请认真组织学习，并研究制定或修改本单位的电子文件归档制度。

市档案局和市信息化工作办公室将对落实情况进行检查，检查结果将纳入各单位年终信息化绩效考核。

北京市档案局北京市信息化工作办公室2007年1月22 日北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）（2007年1月22日）第一条为加强本市的电子文件归档工作，保障电子文件的齐全完整、安全保存和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等法律法规以及国家和北京市有关电子文件归档与管理的标准规范，结合本市实际，特制定本规定。

第二条本规定主要适用于本市各级国家机关和具有行政管理职能的单位电子文件归档工作的管理职责、归档范围、归档要求、归档时间及方式。

第三条市、区县档案局会同本级信息化工作主管部门负责对本行政区域内电子文件归档工作实行监督和指导。

第四条各单位要明确电子文件归档工作的管理职责，制定电子文件归档制度，做好电子文件归档工作。

（一）各单位档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。

（二）各单位信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。

《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读
田雷
【期刊名称】《北京档案》
【年(卷),期】2014(000)012
【摘要】《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》已正式印发并施行。

本刊特邀主要起草者对《办法》进行解读，以深化档案工作者的理解，促进此项工作顺利开展。

【总页数】4页(P10-13)
【作者】田雷
【作者单位】北京市档案局
【正文语种】中文
【相关文献】
1.电子文件归档与电子档案管理办法 [J], 国家档案局电子文件管理研究课题组
2.福建省电子文件归档与电子档案管理办法（试行） [J], 无
3.我省电子文件归档与电子档案管理办法的几个特点 [J], 吴苏闽
4.解读《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》 [J], 李宝玲
5.福建省电子文件归档与电子档案管理办法的几个特点 [J],
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电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言随着信息技术的发展和普及，越来越多的组织和机构开始采用电子文件归档和电子档案管理制度，以取代传统的纸质档案管理方式。

电子档案管理制度可以提高档案管理效率，节约存储空间，并且便于检索和共享。

本文将详细介绍电子文件归档与电子档案管理制度的相关内容。

2. 归档原则2.1 归档级别根据电子文档的重要性和保密程度，可以将电子档案划分为不同的归档级别，例如： -非重要文件：一般的内部邮件、通知等，可以采用较低的归档级别进行管理。

-一般文件：对组织或机构有一定重要性的文件，需要按照一定的规定进行归档和管理。

-重要文件：对组织或机构有重要意义的文件，包括合同、协议等，需要采用更高的归档级别进行管理。

2.2 归档标准电子档案的归档标准包括文件格式、文件命名规则、文件存储路径等。

在制定归档标准时，应考虑到档案的长期保存和后续检索的需要。

例如，可以采用标准的文件格式（如PDF）以确保文件的可移植性和兼容性；采用统一的命名规则来方便文件的检索和管理；统一设定文件存储路径，以便于组织档案的整理和管理。

2.3 归档周期根据文件的管理要求和法律法规的规定，制定合理的归档周期可以保证档案的及时归档和安全保密。

一般来说，可以将文件的归档周期划分为：日归档、周归档、月归档、年归档等。

具体的归档周期可以根据组织的需要和实际情况来确定。

3. 档案管理流程电子档案管理流程主要包括档案归档、档案存储、档案检索和档案销毁等环节。

3.1 档案归档档案归档是指将电子文件按照一定的归档标准和归档级别进行整理和存档。

归档时需要先将电子文件转换成指定的文件格式（如PDF），然后按照规定的文件命名规则进行命名，最后放置到指定的存储路径下。

3.2 档案存储档案存储是指将归档的电子文件保存到相应的存储介质中，以确保档案的长期保存和安全性。

常见的存储介质包括硬盘、服务器、光盘等。

在存储过程中，需要注意档案的备份和加密，以防止档案丢失或泄密。