财务单据填写规范总结

1 《单据规范和填写的管理办法》（草案）

为使公司单据填写更加规范, 提高工作效率, 特制定以下管理办法。以下凡是支出类单据统称“请款单”。

“请款单”由业务经办人负责填制，不得假借他人名义填报。

1. 本人不能签核本人的“请款单”，也不能转移他人请款而本人签核。

2. 请款的事项必须有证明人证实，证明人必须对自已所证明的事项负责。

3. 发生的同一笔业务应按合计总额报批，不得为了逃避金额限制而分开报批。对违反规定的，财务人员有权且必须拒绝支付。

4. 审核管理按分级负责、层层把关，由各部门主管负责进行一级审核，审核本部门人员费用报销的真实性、合理性、时效性；由财务对请款单后所附票据的金额、合理、合法性等进行二级审核；视业务事项、金额及各级权限范围，由办公室、项目经理、总经理、董事长进行三级审核或最后的审核批准。

（一） 报销时限规定

1. 所有发生的费用，应于15天内办理报销手续。否则视为自动放弃报销资格。

2. 对预算范围内的费用报销严格执行总额控制原则。当年各项费用的2 报销时间截止到当年的12月31日，逾期报销的费用计入下一年度，并列入下一年度的预算开支额度内。

（二） 报销单证取得规定

1. 费用的发生应以经济业务必须发生而发生（即为经营服务）为原则。

2. “请款单”后所付的原始凭证内容必须及时、真实、合理、合法、有效为原则。

3. 发票必须以公司全称开具发票（除定额发票外），不得开具简称或其他抬头，发票内容必须清淅明朗，否则无效。

4. 发票内容应与实际发生业务内容一致，不得出现以其他发票冲抵报销现象。

5. 如特殊情况无法取得票证的，在“请款单”后附上“支付证明”说明无法取得票证的理由，并由相关人员证明、由部门主管确认方可作为报销附件。

(四) 请款单填写规定

1. 所有“请款单”按规定填写完整，要求字迹工整，一律不允许涂改、跳行。

2. 保证请款金额与所附单证金额一致，特殊情况应特别说明。

第 1 页 共 2 页 单据填写说明

为了各部门能够更好的配合工作，现将单据填写要求规范作如下说明：

一、单据分类：

1.费用报销单：填写费用类报销，如业务招待费，办公费，市内差旅费等费用。

2.出差旅费报销单：只填写市外出差旅费报销。

3.领借款单：填写预付类款项、借支类款项，如预付货款，预付人工费、个人借款等。

4.付款单：填写应付类款项，如货款、已挂账类款项、会员提现等。

二、填写要求：

1.在填写单据前整理好附件（包含：发票、收据、合同付款条例等），检查附件是否齐全、合法、合规，附件数量填写到报销单附件张数处。

2.在单据年月日处填写报销日期，费用名称栏填写该费用名称（如：业务招待费，办公费用，销售费用等），摘要栏填写业务简述，金额栏填写该业务的金额，在合计栏填写金额大小写。

3.费用报销单可填写多笔费用，请按费用类别分类填写（如有办公费、业务招待费等，请分开填写两张报销单）。

4.出差旅费报销单要在出差事由处填写出差事由，起止地点栏填 第 2 页 共 2 页 写地点（如重庆至成都），本行的车船费等费用填写重庆至成都时产生的费用，在右侧栏填写本行合计金额，可多笔填写，但只能填写一次出差费用（如即到成都考察，也到北京考察，请分开两张单据填写），如出差途中产生业务招待费请用费用报销单填写报销。

5.单据填写要求干净整洁，不允许涂改、挖补等，该单据金额不得大于附件金额，大小写必须一致，单据填写完成后将附件按规定粘贴到单据背面。

6.单据数字大写：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 零。

7.在业务发生时（合同签字时），应取得合法合规的发票，发票开具时应该填写单位台头、纳税识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，如重庆渝财林国际贸易有限公司不可填写简写渝财林国际。如购买的货物较多，发票无法填写完整的，发票数量可以一批为单位开具，且附上盖有单位财务章或发货专用章的货物清单。发票是记录该业务发生的重要凭证，不可用收据代替，财政部门专用收据除外。

第一章 费用报销单据填写及粘贴规范(试行）

针对公司员工日常报销中存在的问题，现对报销单据填写和粘贴规范如下：

一、 费用报销单据分类：

单据名称 使 用 说 明

差旅费报销单 内部职员发生的出差费用（车、船、飞机票、住宿费、误餐费、补贴等）。出差过程中的交际应酬费用应单独填写《费用报销单》。

费用报销单 内部职员发生的除差旅费以外的费用填写费用报销单（应酬费、电话费、零星采购等）。

付款申请单 付款申请单是申请对公司外部支付的单据（支付给供应商等）。

借支单 以个人名义借出的款项

二、单据的填写规范：

1、 差旅费用报销单

(1)差旅费报销需按时间顺序逐次填写，并且按照交通、住宿、误餐费等分项填写，交通费用应注明起始地点，住宿费需注明几个晚上，一张单上如有不同的出差地点需注明所属区域。

(2) 差旅费报销单各项目的填写：报销部门以各部门名称为报销部门、填报日期以填写差旅费报销单日期为准、姓名为出差当事人、出差事由为出差需要办理的事项、出差起止日期为出差的开始日到结止日、单据张数为报销单后附贴单数、日期为实际出差日期、起讫地点为出发地及抵达地、天数为出差天数、机票费为坐飞机的费用、车船费为跨市发生的长途车费及船费、市内交通费为在市内坐公交车发生的费用、住宿费为出差住宿费用、其他为除以上项目以外的费用。差旅费报销单如果行程比较多时可以用附表的形式填列，见附件《差旅费明细表》。 报销单据

差旅费报销单 费用报销单 付款申请单 借支单

（3）住宿费及交通费未经领导批准如有超出公司标准报销范围外的请按标准数填单，如超出填单的单据财务部有权拒收。

（4）出差期间住宿费和交通费未能索取实际发票（请注明原因）如需找代票的请找其它交通费相关的发票,如加油费，过桥费，车票等；不能用餐费发票、食品发票、礼品发票、服装发票替代。

2、 费用报销单

（1）报销时，报销单上应注明所办事由和用途，并附原始单据和发票。

财务常用业务单据填写规范(试行)

财务常用业务单据填写规范(试行)

为规范财务常用单据填写,规避支付风险,保证支付审批准确、有效,特制定该填写规范,要求公司各部门在日常工作予以执行:

一、《请款单》

适用范围:用于申请对外单位、个人付款

填写项目:

1.请款人:必填项,此处填列申请付款的业务当事人;代他人经办,需备注代办人

姓名。

2.请款单位:必填项,此处填列请款人所属部门;

3.申请时间:必填项,此处填列申请付款的具体日期;

4.收款单位名称:必填项,此处准确填列具体的收款单位/个人名称;

5.收款单位开户行名称:非必填项,此处填列收款单位的开户行;若付款为票据或现金,

可不填列;

6.收款单位开户行账号:非必填项,此处填列收款单位的账号;若付款为票据或现

金,可不填列;

7.请款事由:必填项,此处填列简明扼要的请款事由。

8.付款留言:非必填项,此处填列用于向收款人的留言(限20个字符/10个汉字内)。

9.具体明细:非必填项,若付款对应明细简单单一,可在明细中填列;若付款明细

复杂,或滚动付款,可不填列;付款金额在总应付额度内可支付。

10.人民币(大写)/小写:必填项,此处填写付款金额的大小写,且大小写必须正确

一致,无涂改,否则为无效单据。

11.支付方式:必填项,在转帐支票/汇票/本票/网银/其他中选择填列。

审批路径:

1.部门领导:针对付款金额及事项进行审核确认,同意后签字。

2.会计人员:必填项,由经办审核的会计人员签名或签章,填列下列两项数据:

收款单位是否挂账:必填项,由经办审核的会计人员填列是否挂账。

挂账金额:必填项,由经办审核的会计人员填列实际挂账金额或在途金额;针对内

部往来,可不填列或备注内部往来。

3.分管领导:针对付款金额及事项进行审核确认,同意后签字。

4.总经理:针对付款金额及事项进行审核确认,同意后签字。