公司文件管理规定

公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。

结合公司实际工作状况，特制定本制度。

2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。

3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。

3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。

3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。

3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。

3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。

3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。

3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。

3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。

公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。

下面是公司公文管理细则，欢迎参阅。

公司公文管理规定范文11.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。

3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。

同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。

负责本制度的实施。

3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

5. 公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。

公司文件管理制度（15篇）公司文件治理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。

结合公司实际工作状况，特制定本制度。

2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、公布、执行、修改、废止和备案。

3定义3.1文件：公司文件是在公司治理过程中形成的具有执行效力和标准体式的文书，是公司各项工作开展和进展相关活动的重要依据和工具。

3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进展掌握。

随时保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修订的掌握，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进展相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业标准、客户要求等)。

4职责4.1公司人事行政部是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监视。

4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。

4.3文件编制、审批、公布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。

4.3.2治理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、治理文件。

4.3.3人事行政部为公司文件标准化统筹治理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、公布、汇总。

5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、标准组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。

包括但不限于公司员工手册、经营治理标准等。

5.1.2二级文件：标准各专业职能治理、效劳标准治理等方面的文件。

5.1.3三级文件：各职能治理、效劳标准等详细实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、标准、工程治理文件、公文等，包括详细的作业方法和标准。

公司文件管理规定在公司日常运营中，文件管理规范是非常重要的一项工作。

良好的文件管理规定能够确保公司内部信息的安全性、合规性，提高工作效率。

以下是公司文件管理规定的具体内容：1. 文件分类管理所有公司文件应根据内容和重要性进行分类管理，分为机密文件、内部文件和公开文件三个级别。

•机密文件：包括公司内部重要的商业机密、客户资料等，只限相关人员访问和使用，需加密存储，并进行定期备份。

•内部文件：公司内部部门之间共享的文件，需要限制部门内部人员的访问权限。

•公开文件：对外发布的文件，可以公开访问或共享。

2. 文件命名规范为了便于查找和管理，所有文件应按照一定规范命名，包括项目名称、文件内容、版本号和日期等要素，避免使用含有特殊符号的命名方式，确保文件名清晰明了。

3. 文件存储位置和备份公司文件应存储在指定的网络盘或服务器上，避免私自存储在个人电脑或移动设备中，以确保文件安全。

同时，要定期进行文件备份，避免文件丢失或损坏。

4. 文件查阅和审批流程对于机密文件和重要文件的查阅和使用，需进行审批流程，确保只有相关人员可以访问和使用，同时要记录文件的查阅情况，追踪文件的流转情况。

5. 文件销毁和归档对于已经过期或不再需要的文件，应按照规定的流程进行销毁或归档，避免文件堆积和占用资源。

对于机密文件的销毁需要进行特殊处理，确保信息安全。

6. 员工培训和监督公司应定期对员工进行文件管理规定的培训，指导他们正确使用公司文件管理系统，保障文件安全和合规性。

同时，要建立监督机制，对文件管理情况进行检查和审查。

以上是公司文件管理规定的具体内容，希望全体员工遵守并执行，共同维护公司的信息安全和效率。

公司公文及证照文件管理规定一、总则为了加强公司公文及证照文件的管理，确保其安全、准确、及时、有效地使用和传递，提高工作效率和管理水平，特制定本规定。

二、适用范围本规定适用于公司内部所有公文及证照文件的生成、收发、归档、保管、使用等管理工作。

三、公文及证照文件的分类（一）公文分类1、行政公文：包括通知、报告、请示、批复、函等。

2、业务公文：如合同、协议、方案、计划等。

（二）证照文件分类1、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证等。

2、各类资质证书，如行业许可证、专业认证证书等。

3、其他重要的法定证照文件。

四、公文及证照文件的编号与格式（一）编号1、公文应按照一定的编号规则进行编号，确保唯一性和可追溯性。

2、证照文件应根据其类别和颁发时间进行编号。

（二）格式1、公文应遵循公司统一的格式要求，包括字体、字号、行距、页边距等。

2、证照文件应保持其原始格式，不得随意更改。

五、公文及证照文件的生成（一）公文生成1、公文的起草应明确目的、依据和主要内容，语言准确、简洁、通顺。

2、起草完成后，应由相关部门负责人审核，确保内容准确、合规。

（二）证照文件的申请与办理1、需要新办或变更证照文件时，由相关部门提出申请，并准备齐全所需材料。

2、按照规定的流程和要求，向有关部门提交申请，办理相关手续。

六、公文及证照文件的收发（一）收文1、公司设立专门的收文登记本，对收到的公文及证照文件进行登记。

2、收文后，应及时进行分类、编号，并送相关领导阅批。

（二）发文1、发文前，应对公文的内容、格式进行再次审核。

2、按照规定的范围和方式进行发文，并做好发文登记。

七、公文及证照文件的归档（一）归档时间1、公文应在办理完毕后的一定时间内归档，一般不超过一个月。

2、证照文件应在取得或变更后的及时归档。

（二）归档要求1、归档的公文及证照文件应齐全、完整。

2、按照分类编号进行整理，便于查找和使用。

八、公文及证照文件的保管（一）保管场所1、设立专门的文件保管室，具备防火、防潮、防虫等设施。

公司文件管理制度的内容（10篇通用）公司文件管理制度的内容篇1目录一、总则二、办公室管理制度三、文印管理制度四、办公用品购置、领取规定五、考勤制度六、人事管理制度七、餐旅费管理制度八、合同管理制度九、档案管理制度为了适应社会市场经济的发展，提高本公司科学化、制度化管理，增强江西分公司的总体素质，加强企业的管理体系，为今后江西分公司能适应组建行业集团公司开拓性的发展需要，体现企业制度管理和自我约束力，根据江西分公司的章程，并结合公司的实际及相关法律规定，特制本公司规章管理制度。

一、总则1.公司全体员工必须遵守公司章程，遵守公司的各项规章制度和规定。

2.公司倡导树立“一盘棋”思想，禁止任何部门、个人做出有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情。

3.公司通过发挥全体员工的积极性，创造性和提高全体员工的技术管理经营水平，不断完善公司的经营管理体系，实行多种形式的责任制，不断壮大公司的实力和提高经济效益。

4.公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识，为员工提供学习深造的条件和机会，努力提高员工的整体素质和水平，造就一支“思想新，作风硬，业务强，技术精”的员工队伍。

5.公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥自身的才智，提出合理化建议。

6.公司实行“绩效制”的分配制度，为员工提供收入和福利保证。

并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面的待遇，为员工提供平等的竞争环境和晋升机会。

公司推行岗位责任制，实行考勤，考核制度，评先树优对做出贡献者予以表彰与奖励。

7.公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率;提倡厉行节约，反对铺张浪费;倡导员工团结互助，同舟共济;发扬集体合作和集体创造精神，增强团结的凝聚力和向心力。

8.员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为都要予以追究。

二、办公室管理制度1.公司的文件由行政部拟稿，文件形成后属公司的由总经理签发。

2.业务文件已由有关部门拟稿，分管经理审核签发。

公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。

所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。

文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。

2. 文件存储与保管。

重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。

对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。

3. 文件查阅与权限管理。

员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。

管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。

4. 文件销毁与归档。

对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。

5. 文件管理责任。

每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。

每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。

以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。

公司文件管理规定一、文件管理概述高效的文件管理对于任何一家公司来说都是至关重要的。

公司文件管理规定旨在确保公司文件的安全、完整性和可追溯性，并提高员工在文件存储、查找和共享方面的效率。

本规定适用于所有公司员工，并包含了文件分类、存储、保密和销毁等方面的要求。

二、文件分类1. 秘密文件：包括公司商业机密、银行账户信息、合同、授权文件等对公司利益具有重大影响的文件。

2. 机密文件：包括员工个人信息、公司内部会议记录、薪酬信息等需要严格保密的文件。

3. 内部文件：指供内部员工参考和使用的文件，包括公司规章制度、培训资料等。

4. 客户文件：包括与客户合作的合同、备忘录、报告等与客户相关的文件。

5. 项目文件：指特定项目的文件，包括项目计划、进度报告、会议记录等。

6. 行政文件：包括行政部门制定的各项文件，如行政管理制度、通知公告等。

三、文件存储1. 电子文件存储：- 公司电子文件应存储在安全的网络服务器中，并定期备份以防数据丢失或损坏。

- 不同类型的文件应分目录存储，以方便查找和管理。

- 重要文件应加密存储，确保其机密性。

2. 纸质文件存储：- 纸质文件应放置在指定的文件柜或抽屉中，定期整理并标记文件柜或抽屉的名称。

- 文件应按照分类整理，每个文件都应标有文件编号、文件标题和文件创建日期。

- 重要文件应被装订或放置在保险柜中，确保安全和保密。

四、文件保密1. 秘密文件和机密文件：- 秘密文件和机密文件应仅对需要知悉的员工授权查看和使用，遵守公司保密协议。

- 员工应定期更改密码以保护电子文件的安全。

2. 客户文件和项目文件：- 客户文件和项目文件应仅由授权人员访问和编辑，防止信息泄露。

- 在与客户共享文件时，应使用安全的文件传输方式，如加密的电子邮件附件或安全的文件共享平台。

五、文件销毁1. 文件销毁程序：- 文件销毁应按照公司规定的时间表进行，以确保文件的合规性。

- 纸质文件应通过安全的文件销毁服务进行销毁，以保护文件的机密性。

公司文件管理制度范文第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

二、收文的管理第三条、公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。

对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。

第四条、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。

为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。

如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

风险提示：实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。

由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。

企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。

第五条、文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。

公司文件管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件管理，保障文件的安全、完整和有效，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司总部及所属各单位（以下简称“各部门”）文件的生成、传递、归档、保存、借阅、销毁等管理工作。

第三条公司文件管理工作应遵循统一领导、分级负责、分类管理、全程控制、注重利用的原则。

第四条公司应设立文件管理组织机构，明确各部门的文件管理职责，配备相应的文件管理人员，确保文件管理工作的顺利开展。

第二章文件生成与传递第五条公司文件分为内部文件和外部文件。

内部文件包括公司内部使用的各类文件，外部文件包括与外部单位往来的文件。

第六条文件生成应遵循简洁、明了、规范的原则，做到格式统一、文字准确、图表清晰、签字齐全。

第七条各部门应建立健全文件审批制度，确保文件的合法性和有效性。

文件审批应按照公司规定的权限和程序进行。

第八条文件传递应通过公司内部邮件系统或指定的其他途径进行，确保文件传递的及时、安全。

第三章文件归档与保存第九条公司应设立档案室，统一保管公司各类档案。

档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等条件。

第十条文件归档应按照公司规定的分类标准和归档时间进行。

归档文件应齐全、完整、有序。

第十一条文件保存期限应根据文件的性质和重要性确定，按照公司规定的期限进行保存。

第四章文件借阅与利用第十二条文件借阅应填写借阅申请表，经批准后方可进行。

借阅人应按照规定的期限归还文件，并确保文件的安全、完整。

第十三条文件利用应遵循保密、合法的原则，确保文件的使用不违反国家法律法规和公司规定。

第五章文件销毁第十四条文件销毁应按照公司规定的程序进行，确保文件的销毁符合国家法律法规和公司规定。

第十五条文件销毁前应进行清点、登记，并由两名以上工作人员在场监销。

销毁过程应做好记录，留存相关证据。

第六章文件管理责任第十六条公司领导应对文件管理工作负总责，确保文件管理工作的顺利开展。